На приложениях к поступившим или отправленным документам индексы не ставят, регистрируются только сами документы.

При регистрации любого документа используются следующие реквизиты:

· автор (корреспондент);

· вид документа;

· его дата, индекс;

· заголовок документа (краткое содержание);

· резолюция руководителя (определение исполнителя, срок

исполнения, содержание поручения);

· отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

В регистрационно-контрольной карточке (РКК) эти же данные могут быть расположены в следующем порядке:

Форма регистрационно-контрольной карточки

Корреспондент (откуда поступил, куда направлен)
Дата получения	Входящий № От	Дата отправления	№ документа исходящего
Вид документа его краткое содержание
Резолюция руководителя (кому направлен, срок исполнения)	Дата и подпись исполнителя
Отметка об исполнении документа В дело №…	Дата и подпись секретаря

Оборотная сторона карточки

Контрольные отметки (о ходе контроля)

Запись о текущем контроле (дата контроля, что сделано, подпись исполнителя)

Запись об окончательном исполнении (каким образом решен вопрос, № исходящего документа, его дата) Отметка о снятии с контроля (документ с контроля снят, дата, подпись секретаря)

Такая карточка может оформляться на формате А5 на достаточно плотной бумаге. Для различных групп регистрируемых документов можно использовать карточки разных цветов или цветовые полосы по верхнему полю. Например, зеленые для входящих документов, красные – для исходящих, желтые – для внутренних. Контрольные карточки могут группироваться по срокам исполнения, по исполнителям, по группам (видам) документов.

Кроме журналов регистрации входящих, исходящих и внутренних документов (или контрольно-регистрационных карточек) отдельно формируют книгу приказов по основной деятельности. В отделе кадров оформляется книга приказов по личному составу. Все листы журналов, начиная со второго, нумеруются в правом верхнем углу, прошиваются прочными нитками, выводят концы на оборотную сторону последнего листа, наклеивают на них бумажный квадрат. На квадрате пишут должность руководителя, его И.О.Фамилию, там же руководитель ставит подпись, на которую ставится печать.

Внизу на оборотной стороне последнего листа делают запись: «в данном журнале прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью

95 (Девяносто пять) листов».

Когда журнал заканчивается сразу после последней регистрационной записи пишется:

«В данном журнале зарегистрировано 547 документов (Пятьсот сорок семь) с входящего № 1 по № 549. Зарегистрированы под литерными № 150а и № 240а, случайно пропущены № 45 и № 57».

Дата добавления: 2015-07-18