Рассмотрение руководством

Поступившие в организацию документы должны быть переданы руководству в день поступления. Руководитель накладывает свою резолюцию. В резолюцию входит:

- определение исполнителя;

- содержание поручения;

- срок исполнения;

- личная подпись;

- дата.

Если документ в соответствии с резолюцией исполняется несколькими лицами, то ответственным исполнителем является тот, чья фамилия названа первой. Затем документ возвращается секретарю для фиксации резолюции в журнале регистрации. Ответственный исполнитель имеет право:

- созывать соисполнителей на рабочие совещания;

- требовать от них все необходимые материалы;

- устанавливать очередность работы между соисполнителями.

5 Контроль исполнения

Контролю подлежат все зарегистрированные документы. Контроль документов осуществляет руководитель, секретарь и ответственный исполнитель (тот, чья фамилия указана первой). Контроль можно разделить на два вида:

- контроль по существу решения вопроса – осуществляет руководитель (учреждения или отдела) и ответственный исполнитель;

- контроль за сроками исполнения документов – секретарь контролирует ОРД, остальные системы документации (экономические, бухгалтерские и т.д.) контролируются в соответствующих отделах.

Контроль исполнения включает в себя:

1 постановку документа на контроль;

2 проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

3 предварительную проверку и контроль хода исполнения;

4 внесение в регистрационную форму данных об исполнении документа (снятии документа с контроля);

5 учет и обобщение результатов контроля документов.

1 Контроль за исполнением документов ведется с помощью контрольных карточек, заполняемых при регистрации. При постановке документа на контроль на этой карточке, а также на самом документе проставляется штамп «контроль» на левом поле листа на уровне заголовка к тексту. Контрольные карточки можно группировать по срокам исполнения, по исполнителям, по группам документов.

2 Проверка своевременного доведения документа до исполнителя осуществляется секретарем организации с помощью курьерской службы (существует на крупных предприятиях) или самим секретарем в небольших организациях.

3 Проверка хода исполнения документов осуществляется в следующем порядке:

- задания последних лет не реже одного раза в год;

- задания нескольких месяцев текущего года не реже одного раза в месяц;

- задания текущего месяца каждые десять дней.

Дата добавления: 2015-07-18