Информационно-справочная работа по документам

Регистрация всего массива документов учреждения позволяет службе ДОУ быстро навести справки о состоянии работы с любым документом и о месте его нахождения.

Информационно-справочная работа, как сама система регистрации, может вестись в традиционной форме с помощью справочных карточек и в автоматическом режиме с помощью компьютеров.

В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедший годы. Общий срок хранения карточек три года. В картотеке законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены документами новыми. Карточки на документы постоянного и долговременного сроков хранения могут передаваться в архив учреждения, где используются при организации научно-справочного аппарата архива.

Справка может выдаваться:

- по конкретному документу (где находится, стадия подготовки, результат исполнения, место хранения);

- по теме или содержанию (как по конкретному документу, так и по группе документов);

- по корреспонденту или автору;

- по региону (стране, области, городу).

Справку можно выдавать как по исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), так и по документам, еще находящимся в работе, а также при необходимости – по архивной базе данных (документы предшествующих лет).

СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. ФОРМИРОВАНИЕНОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Систематизация документов – одна из важнейших задач в ДОУ. От того, как группируются и хранятся документы в делопроизводстве, зависит не только возможность их использования в справочно-информационном обслуживании руководства организации, иногда даже ее финансовое положение.

Основой систематизации документов в делопроизводстве является их группировка в дела.

Дело – это совокупность документов или один документ, относящийся к одному вопросу или виду деятельности, помещенный в твердую обложку. В условиях новых информационных технологий делом будет являться и папка, хранящая документы в электронном виде (файлы).

Самый главный признак систематизации – год. Делопроизводство должно осуществляться в течение одного календарного года. Документы в течение года накапливаются в дела, по окончании года они перемещаются в архив на хранение, а в начале каждого года заводят новые папки для хранения новых документов.

Второй по старшинству признак систематизации – это или виды деятельности, осуществляемые на предприятии, или код (номер) структурного подразделения согласно штатному расписанию, если подразделение имеет право самостоятельно накапливать и хранить документы.

Третий уровень систематизации – внутри направления деятельности или отдела. Каждой папке (делу) внутри направления деятельности вашего отдела присваивается порядковый номер (отдельно приказы, отдельно переписка, отдельно организационные документы отдела).

Теперь у Вас есть год, в течение которого ведется делопроизводство, номер вида деятельности (или Вашего отдела) и номер отдельной папки внутри Вашего отдела. Эта система индексов позволяет отличить одну папку от другой. Кроме того, зная систему индексации, по номеру папки можно определить, какого рода информация в ней храниться.

Последний, самый младший уровень систематизации – порядковый номер документа внутри дела. Он присваивается «по очереди» документам, подшиваемым в папку, и оформляется во внутренней описи дела.

Принципы систематизации фиксируются в документе «Номенклатура дел», который утверждается руководителем предприятия и является законом в течение одного календарного года.

Номенклатура дел (НД) – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, и оформленных в установленном порядке.

НД обеспечивает порядок формирование дел в организации, обеспечивает систематизацию и индексацию дела, устанавливает сроки хранения дела, намечает группировку исполненных документов в дела. С помощью НД обеспечивается сохранность и облегчается поиск документов. НД является также учетным документом для дел временного хранения (до 10 лет) хранения.

Дата добавления: 2015-07-18