НД можно составлять по структурному и производственно-отраслевому принципу.

Производственно-отраслевой принцип – это когда все документы распределяются по направлениям деятельности (руководство и контроль, финансовые вопросы, работа с кадрами).

Структурный принцип - когда все документы располагаются в соответствии со штатным расписанием по отделам (канцелярия, финансово-экономический отдел, отдел труда и зарплаты). Этот принцип является более удобным для любых типов организаций.

В НД включают все документы, образующиеся в деятельности данного предприятия, в том числе контрольные и справочные картотеки, саму НД, личные дела сотрудников, регистрационные формы, документы, образующиеся в деятельности вычислительных центров. Не вносятся в НД техническая документация и печатные издания.

Различают три вида номенклатуры дел:

Типовая;

Примерная;

Индивидуальная.

1 Типовые виды номенклатуры составляются для однородных по характеру деятельности и структуре организации. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации отрасли и является нормативным документом, т.е. обязательным для исполнения.

Примерная устанавливает примерный состав дел для организаций однородных по характеру, но разных по структуре и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами ДОУ министерств или ведомств, являются методическими пособиями и используются при составлении НД конкретной организации.

3 Индивидуальная – это НД конкретных организаций. Она состоит из НД структурных подразделений. В результате получается сводная НД.

Индивидуальная НД уточняется в конце каждого календарного года, утверждается руководителем и новая НД вводится в действие с первого января следующего года с учетом происшедших за год изменений.

Сводная НД печатается в необходимом количестве экземпляров:

1 контрольный (храниться у руководителя);

2 рабочий (находится у секретаря);

3 в ведомственном архиве как учетный документ (является приложением к протоколу заседания экспертной комиссии;

4 в государственном архиве, с которым согласовывалась НД;

5 раздается руководителям отделов (для каждого отдела НД своего структурного подразделения).

НД структурного принципа составляется на основании штатного расписания и типового перечня с указанием сроков хранения. В конце сводной НД после всех структурных подразделений (отделов) указываются дела (папки) общественных организаций (например, профсоюза).

Дата добавления: 2015-07-18