Организация совершенствования систем ГМУ

Решение проблемы совершенствования СГМУ требует представления всех её подсистем и элементов, т.е. требует структуризации системы.

СГМУ – это совокупность 3-х подсистем:

1. подсистема предмета управления (административно-организационная подсистема). В этой подсистеме устанавливаются управленческие отношения как между управляющей и управляемой подсистемой, так и внутри управляющей. В соответствии с принципом делимости СП к управлению административно-организационная подсистема разделяется на 4 группы подсистем:

v Центральные подсистемы (руководство, коллегиальные органы, комиссия при руководстве)

v Функциональные (межотраслевые) подсистемы (осуществляют межотраслевую координацию и функциональное регулирование в определённой сфере деятельности – комиссии, агентства, надзоры)

v Отраслевые подсистемы (осуществляют управление в установленной сфере деятельности, а также координируют деятельность в этой сфере иных органов управления – министерства, управления, отделы)

v Вспомогательные подсистемы (структурные подразделения органа ГМУ, реализующие вспомогательные функции управления, направленные на обеспечение деятельности органа управления)

2. подсистема средств управления (техническая подсистема) – совокупность технических средств управления и людей, которые их обслуживают. Эта подсистема разделяется на подсистемы по видам работы с информацией:

v Подсистема обработки информации. В качестве её элементов выступают вычислительные машины, порядок их работы по обработке информации и люди, обслуживающие вычислительные машины.

v Подсистема сбора и передачи информации. Основными её элементами являются технические средства сбора и передачи информации, порядок их функционирования и люди, использующие эти технические средства.

v Подсистема копирования и размножения документации. Её основными элементами являются технические средства копирования и размножения документов и люди, обслуживающие эти технические средства.

3. подсистема управленческого труда. Она разделяется на подсистемы:

v форм и методов управленческого труда

v организации управленческого труда

v организации рабочих мест и условий труда управленческих работников.

Чётко представленная структура СГМУ позволяет осуществлять анализ действующих систем ГМУ с целью их совершенствования. В совершенствовании СГМУ в зависимости от характера предмета совершенствования можно выделить три основных направления: правовое, организационное и информационно-техническое.

Правовое – совершенствование правовых (административных) форм и методов ГМУ (например, актов управления), работу по этому направлению ведут юристы – специалисты по административному праву.

Организационное – совершенствование организационных форм и методов управления (например, оргструктур органов управления), работу по этому направлению выполняют экономисты – специалисты по организации управления.

Информационно-техническое – совершенствование потоков информации, её обработки с помощью средств электронно-вычислительной техники. Работу выполняют специалисты по использованию вычислительной техники в ГМУ.

При таком подходе к совершенствованию СГМУ обеспечивается частичное совершенствование управления, что часто не даёт ожидаемого эффекта и даже не всегда окупает расходы на приобретение вычислительной техники.

Совершенствование СГМУ осуществляется в форме разработки отдельных организационно-технических мероприятий: предложений, рекомендаций и т.п. (частичное совершенствование). К ним относятся разработка устава территориального образования, положения о структурных подразделениях и должностные инструкции их работников и т.д.

Как правило, все эти мероприятия осуществляются самими работниками органов управления и в определенной степени повышают эффективность управления. Однако поскольку при таком совершенствовании управления повышается эффективность лишь отдельных элементов, без изменения других, между ними возникает рассогласованность. Поэтому после определенного количества мероприятий по частичному совершенствованию необходимо осуществление комплексного совершенствования СГМУ на основе СП.

Такое совершенствование можно осуществить на основе разработки нормативной модели в форме организационного проекта, который позволяет, во-первых, чётко представить все элементы системы управления; во-вторых, увязать все элементы в единую систему; в-третьих, в полной мере реализовать методологию совершенствования систем управления.

К закономерностям организации построения и совершенствования СГМУ относится совместность работы заказчика и разработчика организационного проекта и обоюдная ответственность заказчика и разработчика за результаты разработки и внедрения усовершенствованной системы управления.

К общим принципам организации построения и совершенствования СГМУ относятся:

ü Принцип триединости – совершенствование ГМУ рассматривается как совокупность научных исследований и проектных разработок по проблемам управления, подготовки и переподготовки управленческих кадров и осуществление работ по совершенствованию управления на конкретных объектах.Из этого принципа вытекают два требования: первое – совершенствование управления на конкретном объекте должно осуществляться на основе проведения научных исследований и проектных разработок и сочетаться с выполнением мероприятий по подготовке и переподготовке управленческих кадров данного объекта. Второе – специализированные организации должны вести научные исследования по проблемам управления и осуществлять подготовку и переподготовку управленческих кадров.

ü Принцип первого руководителя – возглавлять работу по совершенствованию системы управления должен первый руководитель того объекта, на котором осуществляется совершенствование системы управления.

К специфическим принципам организации построения и совершенствования СГМУ относятся следующие:

§ Специализация подразделений органов ГМУ по совершенствованию управления.

§ Совмещение в одном подразделении всех работ по совершенствованию системы управления. В противном случае единая проблема будет раздроблена между несколькими подразделениями и создание целостной системы управления будет затруднено или даже невозможно.

В теории и практике ГМУ важнейшее место принадлежит вопросам методологии, которое в значительной степени определяют уровень эффективности управления. Вопросы методологии совершенствования ГМУ относятся к наименее разработанным темам в науке управления, и их решение в настоящее время является важной и актуальной задачей теории и практики ГМУ.

В переводе с греческого языка методология есть учение о методе. В широком смысле слова под методологией понимают философское учение о методах познания и преобразования действительности. В отличие от теории, которая направлена на познание действительности, методология изучает сам процесс познания. В узком смысле слова методологией называют совокупность методов познания, применяемых конкретной наукой.

В данном случае понятие методологии рассматривается как совокупность методов построения и совершенствования СГМУ.

Важное методологическое значение для науки управления и теории систем имеют следующие методы познания:

Ø системный подход является и теорией, и методологией. В зависимости от выполняемых функций методология может быть дескриптивной или нормативной. Первая описывает существующие процессы изучаемых объектов, вторая имеет дело с разработкой рекомендаций и правил осуществления деятельности. Системный подход относят к нормативной методологии. Методологически системный подход проявляется посредством структурно – функционально – целевого метода анализа и синтеза систем управления. Этот метод характеризует систему управления в статике и динамике.

Ø исторический подход позволяет исследовать весь процесс создания, функционирования и развития системы, а также давать научные прогнозы будущего состояния системы.

Ø сравнительно – исторический метод позволяет раскрыть сущность явлений действительности изучением истории однотипных явлений.

Ø метод аналогии заключается в том, что и сходство отдельных признаков 2 или более явлений действительности делается вывод о сходстве других признаков этих явлений. Этот метод не может дать полностью достоверных выводов в социальных исследованиях.

Ø метод моделирования (разновидность аналогии) не позволяет получить полностью знание об изучаемом явлении вследствие отсутствия полной аналогии между объектом исследования и его моделью.

Ø метод конкретных социальных исследований включает в себя социальный эксперимент, анкетирование, опрос, анализ документов, наблюдение и др.

Методология комплексного совершенствования систем управления на основе системного подхода базируется на совокупности всеобщего, общих и конкретных методов познания. Важным конкретным методом комплексного совершенствования систем ГМУ на основе системного подхода целесообразно рассматривать метод построения нормативной модели системы управления.

Основой построения нормативной модели системы ГМУ является ее функционально-целевая модель, позволяющая представить всю совокупность действий аппарата управления, необходимых для достижения целей системы управления.

Структурно-функционально-целевой метод. Он предполагает определение или уточнение целей системы управления. Выявление на их основе функций управления, последовательное разделение последних на операции, действия, а также формирование организационной структуры управления методом группировки функций управления и их элементов. Построение целей, функций и их элементов осуществляется в виде дерева целей и функций, которое является функционально – целевой моделью СГМУ, показывающая всю совокупность действий аппарата управления, необходимых для достижения целей системы управления. Структурно–функционально-целевой метод – наиболее полно (в статике и динамике) характеризует систему. Этот метод базируется на принципе СП обусловленности функций и структуры системы её целью. Сущность этого метода в том, что при анализе систем по структуре системы определяются её функции, а по функциям системы – её цель.

В совершенствовании систем ГМУ в зависимости от характера предмета совершенствования можно выделить три основных направления: правовое, организационное и информационно-техническое.

Совершенствование систем ГМУ осуществляется в форме разработки отдельных организационно-технических мероприятий: предложений, рекомендаций и т.п. (частичное совершенствование). К ним относятся разработка устава территориального образования, положения о структурных подразделениях и должностные инструкции их работников и т.д.

Как правило, все эти мероприятия в определенной степени повышают эффективность управления. Однако поскольку при таком совершенствовании управления повышается эффективность лишь отдельных элементов, без изменения других, между ними возникает рассогласованность. Поэтому после определенного количества мероприятий по частичному совершенствованию необходимо осуществление комплексного совершенствования системы ГМУ на основе системного подхода. Такое совершенствование можно осуществить на основе разработки нормативной модели в форме оргпроекта, который позволяет, во-первых, четко представить все элементы системы управления; во-вторых, увязать все элементы в единую систему; в-третьих, в полной мере реализовать методологию совершенствования систем управления.

Теория систем ГМУ является теорией построения и совершенствования этих систем и составной частью науки ГМУ.

Предметом систем ГМУ является исследование построения и совершенствования управленческих отношений в единстве с построением и совершенствованием управленческой деятельности.

Основным методом исследования систем ГМУ является системный подход к управлению.

К основным понятиям теории систем ГМУ относятся:

система - взаимосвязанная совокупность элементов (люди, как субъекты управления);

Система ГМУ – совокупность взаимоувязанных форм, методов, информации, технологии, технических средств управления и управленческих работников.

подсистема ГМУ – относительно обособленная часть системы управления, выделенная по какому – либо основанию, обладающая собственной целью, которая носит подчиненный характер цели системы.

построение системы ГМУ – процесс создания системы ГМУ конкретным территориальным образованием, либо в форме ее модели, либо реальной системы управления.

Совершенствование системы ГМУ может осуществляться на разном уровне:

1. частичное совершенствование (совершенствование отдельных подсистем и элементов системы управления)

2. частичное совершенствование на основе системного подхода к управлению (с учетом взаимосвязей и взаимозависимостей всех ее элементов)

3. комплексное совершенствование всех подсистем и элементов системы управления.

4. комплексное совершенствование на основе системного подхода.

Системный подход к определенному объекту как к системе всегда комплексный, поскольку он предполагает рассмотрение объекта как целого.

Следует отметить, что комплексное совершенствование системы управления не исключает частичного.

Частичное совершенствование системы управления осуществляется, во - первых, когда какой – либо элемент стал узким местом, снижающим эффективность управления; во – вторых, когда теория или практика управления выработала более эффективные решения по функционированию отдельных элементов системы управления.

Дата добавления: 2015-07-15