Классификаторы экономической информации

При автоматизированной обработке учетной информации широко используются различные классификаторы, которые позволяют улучшить организацию учета и повысить его качество.

Классификатором называется совокупность отдельных номенклатур, построенных по определенной системе кодирования. Обозначение позиции классификатора с помощью условного символа – это шифр (код). Системы кодирования бывают буквенные, цифровые и буквенно-цифровые (при автоматизации учетных работ наиболее целесообразно пользоваться цифровыми). На практике наибольшее распространение получили следующие системы кодирования: порядковая, серийная, десятичная, шахматная, натуральная (повторная) и комбинированная.

Порядковая применяется для малопозиционных стабильных номенклатур (позициям присваиваются порядковые номера). По такой системе стоится код категорий работников, складов и т.п. недостатком здесь является то, что при дополнении номенклатуры новыми позициями шифры располагаются с нарушением первоначально установленной классификации. Кроме того, при выбытии отдельных позиций нарушается порядок расположения шифров.

Серийная предусматривает шифровку отдельных позиций номенклатуры в пределах серий номеров, выделяемых для разных групп (позиций), причем часть номеров резервируется на случай расширения номенклатуры. С ее помощью, например, можно построить код фамилий работающих (серия номеров отводится каждому цеху), видов оплат и удержаний (одна серия номеров для оплат и вторая – для удержаний).

Серийная система до последнего времени была одной из самых распространённых, что объясняется её экономичностью (охватывает позиции имеющейся номенклатуры и имеет минимальный резерв номеров) и лёгкостью построения кода. Серия номеров, как правило, должна оканчиваться цифрой 9 (для лучшего запоминания). К недостаткам относится трудность запоминания шифров и сложность шифровки многопризначных номенклатур, так как значительно расширяется серия свободных номеров.

Десятичная (позиционная) система кодирования используется при необходимости зашифровать несколько признаков номенклатуры. Тогда для характеристики каждого признака отводится определённое количество десятичных разрядов. Например, на виды оборудования код можно строить по десятичной системе, когда каждый разряд шифра охватывает ступени классификации (класс, группу, подгруппу, тип и типоразмер станка), чтобы одновременно определить его признаки. В связи с этим десятичная система особенно удобна для многопризначных номенклатур.

К её достоинствам относится стройность и логичность построения, чёткое выделение каждого признака номенклатуры, лёгкость запоминания и удобства использования для группировки по определённым признакам, а к недостаткам – длина кода. Однако при существующих ресурсах персональных компьютеров это не является принципиальной помехой, поэтому позиционная система сейчас широко распространена.

Шахматная система кодирования используется в тех случаях, когда необходимо зашифровать два признака номенклатуры. При этом каждый шифр характеризует две позиции: старшего признака и младшего. Для удобства пользования такой код целесообразно строить в виде таблицы шахматной формы (по горизонтали располагаются позиции одного признака, по вертикали – другого).

Натуральная система кодирования (система повторения) применяется обычно тогда, когда позиции номенклатуры уже выражены цифрами или цифровыми шифрами (например, масса изделия, размеры и т.п.). Таким образом строится классификатор размеров материала, сменности, расстояния и т.п., поскольку код нагляден и легко запоминается. Основным недостатком здесь является сложность внесения изменений.

При комбинированной системе классификатор строится одновременно по нескольким ранее описанным системам (порядковой и серийной, десятичной и серийной и т.п.), т.е. представляет собой синтез и внешне построен по десятичной системе. Например, классификатор фамилий работающих можно сделать таким образом: первый знак обозначает номер цеха (отдела), три последующих (по сериям) – табельные номера основных и вспомогательных рабочих, инженерно-технических работников и т.д.B данном примере шифры отделов построены по порядковой системе, а табельных номеров – по серийной. Комбинированные коды представляют наиболее гибкую систему шифрования, поэтому они получили распространение: так строится, например, классификатор заказов материальных ценностей по развернутой номенклатуре и др.

Совокупность классификаторов призвана обеспечить возможность автоматизации всех учетных работ, полное и качественное ведение текущего бухгалтерского учета, составление форм отчетности, проведение анализа и контроля производственно – хозяйственной деятельности предприятия.

Заметим, что одни классификаторы применяются на нескольких участках учета, другие - на одном. Первые называются обще-бухгалтерскими, вторые – локальными.

К общебухгалтерским относятся, например, классификаторы синтетических счетов, цехов подразделений, к локальным – классификаторы видов оплат, удержаний и т.д. Примерный перечень классификаторов, необходимый для автоматизации учетных работ с помощью персональных ЭВМ, приведен в приложение 1.

Рассмотрим принципы построения отдельных классификаторов учетных номенклатур, чаще всего используемых в задачах по бухгалтерскому учета.

Классификатор цехов и отделов предприятия создается по порядковой или серийной системе (не более трех знаков). При использование серийной системы все цеха и отделы группируются по производственному принципу: основное производство, вспомогательное, непромышленные хозяйства, заводоуправление.

Важнейшее значение для автоматизации всех разделов учета имеет разработка классификатора бухгалтерских счетов, субсчетов и кодов аналитического учета (полных счетов бухгалтерского учета). Здесь первые два знака обозначают обычно номера синтетических счетов (согласно плану счетов, утвержденному Министерством финансов СССР приказом № 56 от 1 ноября 1991 г.), последующие знаки - шифры аналитического учета (субсчета, статьи затрат, заказы, виды изделий и т.п.). Полный код содержит четыре - восемь знаков.

Рекомендации по построению полного классификатора бухгалтерских счетов приведены в приложение 2.

Рациональное построение классификатора полных счетов бухгалтерского учета, особенно его аналитических признаков, позволяет получать на персональном компьютере все необходимые данные. В некоторых случаях, если позволяют условия, шифры ' j счетов, субсчетов и кодов аналитического учета можно заранее напечатать в первичных документах, что улучшает качество веде­ния учета и сокращает трудоемкость регистрационных работ.

Классификатор инвентарных объектов основных средств строится по порядковой или серийной системе (не более четырех-пяти знаков). Серия номеров отводится для кодирования основ­ных средств соответствующих цехов или видов основных средств.

Нормы амортизационных отчислений в разработке ново­го классификатора не нуждаются. Здесь можно воспользовать­ся пятиразрядным классификатором, который имеется в спра­вочнике "Единые нормы амортизационных отчислений на пол­ное восстановление основных фондов народного хозяйства СССР", утвержденных постановлением СМ СССР № 1072 от 22 ноября 1990 г.

Операции движения основных средств кодируются по раз­рядной системе: первый знак обозначает вид операции, второй -разновидность.

Классификатор оборудования разрабатывается в тех случаях, когда необходимо давать сводки для отдела главного механика.

Классификатор материальных ценностей обычно строится по комбинированной системе в пределах шести - девяти знаков. Например, на ряде предприятий применяют семиразрядный код: два высших знака обозначают группу материала, третий - под­группу, четвертый - вид материала, остальные - марку, сорт, размер и другие признаки. Заметим также, что номенклатура ма­лоценных и быстроизнашивающихся предметов представляет со­бой часть общезаводского кода.

Номенклатура-ценник - это перечень всех номенклатурных номеров, включая наименование материалов, цены и другие при­знаки. Особое внимание здесь уделяется установлению учетных цен, в качестве которых могут применяться плановые цены на ма­териалы или действующие в промышленности оптово-отпускные цены поставщиков. Какие из них применять в качестве учетных, решают на предприятии самостоятельно.

При разработке системы учетных цен на материальные ценно­сти целесообразно руководствоваться следующим: если цены на однородные материалы различаются незначительно, то устанав­ливают единую среднюю цену, а учетные цены на материалы, имеющие массовое обращение, округляют в пределах экономиче­ски допустимых приближений. Учетные цены ставятся напротив соответствующей единицы измерения по каждому номенклатур ному номеру. По материалам, имеющим две единицы измерения, записываются две цены.

Номенклатура-ценник необходима многим работникам разных подразделений предприятия (бухгалтерии, складов, отдела снаб­жения, цехов и др.), поэтому ее необходимо размножить, сбро­шюровать и раздать соответствующим подразделениям.

Классификатор поставщиков строится по серийной систе­ме, причем серия номеров отводится группе однородных постав­щиков.

Классификатор единиц измерения организуется по порядко­вой системе и не превышает одного знака, например: килограм­мы - 1, штуки - 2 и т.д.

Классификатор виновников и причин выбытия предме­тов из эксплуатации является десятичным и двузначным (разряд десятков - виновники выбытия, единиц - причина выбы­тия).

Классификатор операций движения материальных ценностей основан на серийной системе и содержит два зна­ка (табл. 2.1).

Таблица 2.1

Дата добавления: 2015-07-11