Формализация учетных процессов в современных бухгалтерских информационных системах

Центральное место в информационных системах экономического характера занимает бухгалтерский учет. Эффективность его оп­ределяется не только оптимальной организацией обработки фи­нансово-бухгалтерской информации, но и эффективной техноло­гией учетного процесса, что непосредственно связано с модели­рованием функций учета. Поэтому вопросы типизации на основе стандартной бухгалтерской записи и модели счетоводства в со­временных экономических условиях являются чрезвычайно акту­альными.

Организация бухгалтерского учета характеризуется предмет­ной областью и, вбирая в себя все особенности хозяйственного субъекта, представляет собой сложную систему, оперирующую большим числом взаимосвязанных учетных компонентов постоян­ного и переменного характера, которые отражают функции и ог­раничения изменений отдельных элементов учета и, следователь­но, подвержены высокой степени формализации с использовани­ем аппарата моделирования. Кроме того, бухгалтерский учет в России есть весьма динамичная система, что проявляется в по­стоянных дополнениях и изменениях в налогообложении и мето­дологии ведения учетных регистров, в которых четко выделяются три группы.

Первая группа изменений связана с адаптацией учета к условиям международных стандартов. В экономическую теорию и практику ра­боты отечественных предприятий всех форм собственности введены национальные стандарты - Положения бухгалтерского учета (ПБУ). ПБУ-1/94 "Учетная политика предприятия" обязало каждое предпри­ятие предавать гласности информацию об учетной политике, под которой понимается выбранная хозяйственным субъектом сово­купность способов ведения бухгалтерского учета. К этим спосо­бам относятся первичное наблюдение, стоимостное измерение, текущая группировка и итоговое обобщение. Второй националь­ный стандарт - ПБУ-2/94 - расставил точки над "и" в вопросах учета договоров-контрактов на капитальное строительство. ПБУ-3/95 стандартизовало учет имущества и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте. ПБУ-4/96 оп­ределило, что есть бухгалтерская отчетность организации в РФ, а ПБУ-6/97, как вести учет основных средств. На стадии согласова­ния находится ПБУ-5/97 по организации учета материальных цен­ностей. Внедрение каждого нового положения вызывает измене­ния в системе регулирования бухгалтерского учета. Всего плани­руется разработать и принять 30 стандартов ПБУ.

Вторая группа изменений в методике учета связана с появле­нием новых объектов учета, ранее не применявшихся. Так, напри­мер, с 1994 г. в хозяйственную практику введены векселя и казна­чейские обязательства. Организация их учета привела к необхо­димости внести изменения в План счетов.

Третья группа изменений, которые, к сожалению, носят посто­янный характер, связана с внесением дополнений и изменений в налоговое законодательство. За время существования налоговой системы (с 1992 г.) издано более 3000 нормативных актов, значи­тельная часть которых внесла изменение не только в налоговое законодательство, но и в методику учета. Особенность учета стран Запада характеризуется тем, что какие бы изменения не происходили в налоговой политике, учет остается незыблемым, т.е. его методология не изменяется. С утверждением ПБУ-4/96 впервые был сделан шаг к разделению бухгалтерского учета и на­логовой системы РФ. Принятие национальных стандартов и ут­верждение Налогового кодекса должно привести к независимости бухгалтерского учета от изменений в налогообложении.

Новое понятие и явление - учетная политика - определило самостоятельность выбора в организации учета. Конкретизация учетной политики на каждом предприятии осуществляется в со­ответствии с его формой собственности, условиями деятельно­сти, технической базой и отраслевыми особенностями, наличием налоговых льгот, свободы в решении вопросов ценообразования, квалификации персонала и его материальной заинтересованно­сти. Выбор варианта учетной политики определяет проводимая на предприятии экономическая политика.

Например, она может быть постоянно ориентирована на сохра­нение финансового равновесия, получение стабильной прибыли и долговременное существование, а в отдельные периоды направ­лена на расширение предприятия, увеличение ассортимента, ос­воение новых видов продукции, завоевание новых рынков сбыта и характеризуется дополнительными инвестициями, увеличением затрат и финансовыми затруднениями. В современных условиях экономическая политика ряда предприятий России направлена на оптимизацию затрат и минимизацию налогов.

В настоящий момент в бухгалтерском учете России выделяют четыре уровня нормативного регулирования. Первый включает указы Президента и законы РФ, например Закон о бухгалтерском учете РФ, второй - национальные стандарты ПБУ, третий - мето­дические указания, раскрывающие методологические подходы к организации объектов учета, четвертый - документы предпри­ятия, формирующие его учетную политику.

Бухгалтерский учет в своей основе всегда был связан с мате­матическим аппаратом. Экономико-математические методы и мо­дели привлекали и привлекают внимание специалистов (рис. 2.1). Актуальность данного направления не потеряла и те­перь своей значимости, а перешла на новый уровень в связи с изменениями в экономике и переходом ее к рыночным отношени­ям. Применение в учете методов моделирования обусловлено тем, что он представляет собой модель хозяйственной деятельности предприятия.

Продолжение рис. 2.1

Окончание рис. 2.1

Специалисты разработали следующую классификацию моделей бухгалтерского учета:

■ экономико-организационные, отражающие методологические основы ведения учета и, как следствие, связанные с учетной по­литикой предприятия;

■ экономико-математические, построенные с использованием методов целочисленного линейного программирования;

■ учетно-экономические, построенные по принципу двойной записи и отражающие экономическую сущность объекта или процесса;

■ функциональные, отражающие функциональные характери­стики моделируемого объекта или процесса;

■ структурные, основанные на структурном сходстве объекта и модели, точно описывающие состояние и поведение объекта или процесса.

Процесс моделирования бухгалтерского учета заключается в использовании методологии, направленной на упорядочение по­лучения и обработки информации об учетных объектах. Кроме то­го, в условиях функционирования локальной вычислительной сети важное значение приобретают вопросы информационного обмена между узлами сети, требующего оптимальной структуры переда­ваемых и используемых массивов учетной информации. Для этого целесообразно применить универсальную схему организации бух­галтерского учета по методу структурного моделирования учета по методу структурного моделирования.

Для построения схемы использовались понятия "первичный доку­мент общего вида", "стандартная бухгалтерская запись", "модель счетоводства".

Первичный документ общего вида представляет собой универ­сальный тип бухгалтерского документа в полном или укороченном виде, что зависит от конкретных условий. Стандартная бухгалтерская запись соответствует внутримашинной записи учетной фразы и име­ет структуру, позволяющую отразить любые хозяйственные опера­ции. Использование стандартной бухгалтерской записи общего вида означает идентичность структур массивов данных по всем участкам учета, что в условиях функционирования ЛВС обеспечит минимиза­цию затрат при обмене данных между узлами.

В процессе обработки информации целесообразно выделить следующие связанные между собой этапы:

• оформление и регистрация в первичных документах совер­шенной хозяйственной операции, накопление и обобщение дан­ных в местах регистрации;

• накопление и обобщение данных в целом по предприятию за определенный период;

• получение бухгалтерской и статистической отчетности;

• формирование финансовых и экономических показателей;

• анализ производственно-хозяйственной и финансовой дея­тельности;

• прогнозирование и формирование финансовой и экономичес­кой политики предприятия.

В современных экономических условиях тенденция рассматри­вать термин "бухгалтерский учет" как нечто единое и неделимое устарела. Исходя из функционального назначения и национальных особенностей ведения учета в России, целесообразно выделить взаимосвязанные компоненты, которые в сумме образуют понятие бухгалтерский учет. Если обратить внимание на зарубежную лите­ратуру в этой области, переведенную на русский язык, то в ней четко прослеживаются два межнациональных направления клас­сификации составляющих учета, которые условно можно назвать "американской" и "европейской" трактовками. Внутри каждой из них необходимо отметить неоднозначность толкований разными авторами и переводчиками отдельных определений, терминов и понятий, характеризующих систему учета конкретной страны. "Американская" трактовка подразумевает существование управ­ленческой (management accounting) и производственной (produc­tion accounting) составляющих учета. Производственный учет имеет материальное отражение и непосредственно связан с пер­вичным учетом, а управленческий включает в себя интеграцию методов учета, контроля и анализа для выполнения всего спектра задач, стоящих перед фирмой. "Европейскую" трактовку целесо­образно рассматривать на примере Германии, так как организа­ция немецкой системы учета исторически имеет много общего с российской. "Европейский" учет подразумевает наличие произ­водственной (betriebsabrechnung) и финансовой (finanzbuchhal-tung) составляющих, а понятие управленческий учет отсутствует. В данном учебнике используются понятия, которые опираются на "европейскую" трактовку.

Совокупность этапов сбора, накопления и обобщения бухгал­терской информации образует схему бухгалтерского учета; пер­вый и второй этапы отражают его производственную сторону, третий и четвертый - финансовую.

Вопросы разработки бухгалтерского документа общего вида, отражающего совершенную хозяйственную операцию, рассматри­вались в литературе, однако они и сейчас не потеряли своей актуальности. Каждый документ (рис. 2.2) может быть представлен 0 следующем виде:

Документ = < НД > < №Д > < ДД > < СЧ >,

где < НД > - наименование документа (код);

< №Д > - номер;

< ДД > - дата оформления (формирования);

< СЧ > - содержательная часть.

Содержательная часть включает:

< СЧ > = < РП >< КХ >,

где < РП > - реквизиты предприятия;

<КХ > - содержание и количественная характеристика факта

хозяйственной деятельности.

Содержание и количественная характеристика факта хозяйст­венной деятельности отражает дебетуемые и кредитуемые синтетические и аналитические счета и сумму:

< КХ > = Д (<С> <А'> <А">) К (<С> <A'XA">)<S> < ОСН > {<Н»>}{< В >}

где Д - дебет;

< С > - синтетический счет, включающий счет первого порядка С'(Главной

книги) и счет второго порядке С'(субсчет); <А'> - аналитический счет

первого порядка (структурные подразделения);

< А" > - аналитический счет второго порядка (номенклатурные и

инвентарные номера, калькулируемый объект и калькуляционная

статья и др.);

К - кредит;

< S > - сумма;

< ОСН > - основание для проведения хозяйственной операции;

< Н > - натуральное выражение (единица измерения, количество);

{< В >} - характеристика факта хозяйственной деятельности в валюте;

{ } - обозначение параметров, которые могут отсутствовать.

Реквизиты предприятия характеризуются следующим образом:

< РП > = < РППл > < РПП >,

где < РППл > - реквизиты предприятия плательщика;

< РПП > - реквизиты предприятия получателя.

Характеристика факта хозяйственной деятельности в валюте вклю­чает:

<В> = <КВ>< Курс В > < БВ >,

где < KB > - код валюты;

< Курс В > - курс валюты;

< БВ > - реквизиты, характеризующие валютный счет.

Проставляемые в документе корреспондирующие синтетиче­ские счета соответствуют Плану счетов бухгалтерского учета, представляющему собой модель, которая составляет основу формирования информационной системы бухгалтерского учета. В общем виде План включает набор синтетических счетов С и субсчетов С", т.е. его можно представить как С = (С",{С"}). В предлагаемой схеме нет жесткой привязки к конкретным синтети­ческим счетам, к определенному Плану счетов, что позволяет при ее реализации ориентироваться на действующие на предприятии счета.

Для часто встречающихся (массовых) хозяйственных операций вместо проставления в первичных документах кодов корреспон­дирующих счетов целесообразно ввести аналог - код хозяйствен­ной операции - КО, который после ввода в компьютер декодиру­ется (при использовании классификаторов хозяйственных опера­ций) в корреспондирующие счета - Сд, Ск:

КО: (Сд, Ск). В результате ввода в компьютер документа общего вида фор­мируется стандартная бухгалтерская запись - СБЗ (рис. 2.2), ко­торая в дальнейшем составляет основу электронного журнала хо­зяйственных операций. Эту запись можно представить в следующем виде:

СБЗ - < НД X №Д >< ДД > Д (< С >< С" >< А' > < А" >) К (< С > < С" > < А' >< А" >) < S > < ОСИ > < РППл > < РПП > < КО > {< Н >} { < KB > < Курс В >< БВ >}.

Наряду с преимуществом метода использования кодов хозяй­ственных операций, заключающемся в уменьшении количества кодируемых знаков, были обнаружены его недостатки: трудоем­кость создания классификатора кодов хозяйственных операций (на крупном промышленном предприятии насчитывается около 20 тыс. таких операций) и необходимость знания кодов.

При автоматизации учета хозяйственной операции используют также два способа группировки: по сообщению о хозяйственной операции, по роду документа и источнику его формирования.

Первый способ предложен Р.С. Рашитовым. Множество различ­ных типов хозяйственных операций описывается набором предикатно-октантных структур, по которым после выделения семантических единиц и определения их функциональной роли устанавливаются ко­ды дебетуемых и кредитуемых счетов. Однако при этом требуется создание сложного лингвистического процессора и знание ключевых слов при формулировке учетных фраз.

При втором способе коды корреспондирующих счетов определяются исходя из информации, содержащейся в первичном документе. Если она недостаточно полная, аналитический процессор запросит недостающую информацию у пользователя-бухгалтера в режиме «запрос-ответ». Такой способ является более простым и может быть легко освоен работниками бухгалтерии. Здесь возможны некоторое изменение типовых форм первичных документов и использование разнообразных их модификаций, например различной окраски однотипных бланков.

Итак, на первом этапе бухгалтерского учета происходят фиксация в первичных документах совершенных хозяйственных операций и формирование массивов бухгалтерских записей единой структуры.

Второй этап – накопление и обобщение данных по предприятию – является промежуточным и может быть составной частью третьего. В это время суммируются накопленные данные структурных подразделений, а в результате формируются массивы однородной учетной информации. Здесь же целесообразно осуществлять группировки по отдельным характеристикам операций исходя из потребностей ежедневного контроля, анализа и регулирования.

На третьем этапе происходит обобщение накопленных данных в аналитическом и синтетическом разрезах, что в совокупности образует модель счетоводства. Действия подразделяются на многопризначное суммирование, расчет оборотов, расчет сальдо, формирование оборотно-сальдовых ведомостей.

Многопризначное суммирование означает суммирование бухгалтерских записей по заранее определенным признакам (реквизитам), входящим в бухгалтерскую запись, что позволяет укрупнять исходную натуральную информацию в аналитическом разрезе, объединять показатели однородной информации, обобщать данные по различным сочетаниям признаков

(вычислительным схемам).

Расчет оборотов включает расчет дебетовых ДО и кредитовых КО оборотов аналитических А и синтетических С счетов. Основными счетными формулами будут:

ДО [А] = Д [A]

КО [A] = K [A]

ДО [C] = ДО [CA]

КО [C] = КО [CA]

A = [1, …, m], где m – период счета; а CA = [1, …, n], где n – количество аналитических счетов в пределах синтетического счета.

Расчет сальдо включает:

· начальное дебетовое сальдо аналитического счета

ДСн [A];

· начальное кредитовое сальдо аналитического счета

КСн [A];

· конечное дебетовое сальдо аналитического счета

ДСк [A];

· конечное кредитовое сальдо аналитического счета

КСк [A];

· начальное дебетовое сальдо синтетического счета

ДСн [C];

· конечное дебетовое сальдо синтетического счета

ДСк [C];

· начальное кредитовое сальдо синтетического счета

КСн [C];

· конечное кредитовое сальдо синтетического счета

КСк [C];

Этим положениям соответствуют следующие формулы:

ДСн [A] = Д ОСТ

КСн [A] = К ОСТ

ДСк [A] = ДСн [A] + ДО [A] – КО [A]

КСк [A] = КСн [A] + КО [A] – ДО [A]

ДСн [С] = ∑ ДСн [СA]

КСн [С] = ∑КСн [СA]

ДСк [С] = ∑ДСк [СA]

КСк [С] = ∑КСк [СA],

Где ОСТ – остаток финансовых ресурсов данного вида на начало отчетного периода.

К основным счетным формулам формирования оборотных ведомостей относятся следующие суммы.

Начальных дебетовых сальдо всех синтетических счетов (равна сумме их начальных кредитовых сальдо):

∑ДСн [C] = ∑КСн [C]

С = [1,…99].

Дебетовых оборотов всех синтетических счетов (равна сумме их кредитовых оборотов):

∑ДО [C] = ∑КО [C].

Конечных дебетовых сальдо всех синтетических счетов (равна сумме их конечных кредитовых сальдо):

∑ДСк [C] = ∑КСк [C].

На четвертом этапе на основе результатных данных, подготовленных предыдущими этапами, формируются финансово-экономические показатели в целом по предприятию, а также детализированного производства. Пятый этап ориентирован на полный экономический анализ, а шестой – на прогнозирование и формирование аналитической информации для руководства.

Совокупность описанных этапов образует универсальную типовую схему обработки финансово-экономической информации (рис. 2.3), на основе которой разрабатывается структура системы и электронная технология функционирования финансово-экономических подразделений, которая затем реализуется в виде комплексов автоматизированных рабочих мест пользователей-специалистов различных уровней для обработки данных и управления. Схема ориентирована на комплексную автоматизацию, использование общей информационной базы и единой нормативно-справочной информации.

Анализ и обобщение опыта использования математического аппарата в бухгалтерском учете обеспечили создание универсальной типовой схемы ведения учета, основанной на использовании стандартной бухгалтерской записи и модели счетоводства, что, в свою очередь, составляет основу при разработке единого журнала хозяйственных операций, предназначенного для эффективного обмена информацией между автоматизированными рабочими местами отдельных участков.

Опыт, накопленный в России и за ее пределами по автоматизации учетных регистров, показывает, что используемые в настоящий момент системы учета недостаточно полно формализованы и автоматизированы. Для автоматизированных форм учета в отличие от ручных учетных (журнально-ордерная и мемориально-ордерная) не существует никаких стандартов и нормативов. Поэтому программные продукты, обеспечивающие автоматизированные решения учетных задач, предоставленных на отечественном рынке, существенно отличаются друг от друга как по представлению исходных данных и результатной информации, так и по принципам использования и способам привязки АРМ к специфике учета конкретных хозяйственных субъектов.

Рис. 2.3. Схема обработки финансово-экономической информации в рамках бухгалтерской информационной системы

Исследование, которые проводятся в области теоретико-методологических и организационных основ бухгалтерского учета в России с формально-структурных позиций, а также с обобщением опыта использования математического аппарата в бухгалтерском учете, обеспечивают создание новых типовых схем и изменение существующих в едином направлении, которое в дальнейшем должно перерасти в создание национальных стандартов России по методологии бухгалтерского учета в условиях комплексной автоматизации.

Дата добавления: 2015-07-11