Классификация систем электронного документооборота

Содержание

Введение………………………………………………………………………..
1.Сущность и значение электронного документооборота………………..
1.1Основные понятия, цели и свойства электронного документооборота……………………………………………………………..
1.2Классификация систем электронного документооборота …………..
1.3Методы совершенствования документооборота на предприятии..…
2.Анализ электронного документооборота в ОАО «Белпромимпэкс» …..
2.1Общий анализ деятельности предприятия ……………………………
2.2 Оценка эффективности электронного документооборота………….
2.3Особенности управления документами и нормативное регулирование электронного документооборота за рубежом …………
3.Совершенствование электронного документооборота………………….
3.1Выбор системы электронного документооборота …………………..
3.2Внедрение системы «Мотив» в ОАО «Белпромимпэкс»…………….
3.3Расчет экономической эффективности от внедрения системы «Мотив»………………………………………………………………………..
Заключение…………………………………………………………………….
Список использованных источников…………………………………………
Приложения……………………………………………………………………

Введение

Актуальность выбранной темы обуславливается необходимостью эффективно обеспечивать жизненный цикл документа (его создание, хранение версий, публикация, блокировка доступа к изъятому документу, передача документа для хранения в архиве), а также усиление контроля над обработкой и исполнением. Решение проблемы управления документами позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организации, обеспечивать их эффективное функционирование, а также обеспечить доступ сотрудникам к документированной информации с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Значимость данной темы определяется тем, что в настоящее время любая организация работает с документами. Документооборот охватывает всю структуру организации и непосредственно связан с ее деятельностью. Документы являются средством, обеспечивающим реализацию функций управления - от планирования до контроля. Управленческие процессы не только используют документы, но и порождают их. Так документы становятся одновременно и объектом, и средством управления.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота предприятия, хранение документов и их использование в текущей деятельности. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы.

В рамках работ по улучшению организационных методов управления все большее внимания уделяется комплексу целенаправленных мероприятий по упорядочению информации, совершенствованию документирования и документооборота на предприятиях всех форм собственности. Совершенствование информационной деятельности предполагает ее рационализацию. Рационализация связана, прежде всего, с внедрением и функционированием автоматизированных систем управления. Автоматизация делопроизводства обеспечивает полноценную работу пользователей, управление деловыми процессами, поддержку жизненных циклов и версий документов, динамическое управление правами доступа.

Таким образом, автоматизация делопроизводства при помощи автоматизированной системы документооборота необходима для обеспечения мобильности руководства предприятием и увеличение эффективности работы самого предприятия.

Данная тема нашла широкое освещение в научной литературе,например она поднимается в работах ученых: Андреев В.И.; Гадасин В.А.; Доронина Л.А.; Кузнецова Т.В.; Санкина Л.В.; Пахчанян А.; Персианов; Петров В.Н., а так же в работах ряда зарубежных ученых Д.Демпси, Т.Смедингоффа, Д.Скоума, Р.Хилла и др. В тоже время следует отметить, что на данный момент информационные системы практически не исследованы с точки зрения договорных отношений, возникающих в связи с их созданием и практическим использованием для целей гражданского оборота.

Объектом исследования дипломной работы являлся документооборот предприятия, в рамках которого реализуется процесс совершенствования системы электронного документооборота.

Предметом исследования дипломной работы являлись процессы разработки функциональной модели эффективной автоматизированной системы управления документацией.

Целью дипломной работы являлась разработка функциональной модели автоматизации документооборота как подсистемы корпоративной информационной системы предприятия «Белпромимпэкс».

Для достижения цели были поставлены следующие задачи:

· проанализировать основную деятельности предприятия;

· изучить теоретические основы построения системы документооборота на предприятии;

· выявить положительные и отрицательные стороны работы с автоматизированными системами управления документацией;

· охарактеризовать объект исследования;

· проанализировать процесс документооборота на предприятии;

· разработать на основе анализа существующей системы документооборота на предприятии конкретные мероприятия по ее совершенствованию;

· провести расчет экономической эффективности от внедрения проекта;

В первой главе рассмотрены задачи и функции систем электронного документооборота, представлены свойства СЭД, так же представлена классификация систем электронного документооборота и методы совершенствования документооборота на предприятии.

Во второй главе представлена информация о предприятии «Белпромимпэкс», проведен анализ информационных потоков и движения документов на предприятии и рассмотрена система организации делопроизводства.

В третьей главе сформулированы требования к разрабатываемой подсистеме, разработана модель работы подсистемы для автоматизации делопроизводства и рассчитана экономическая эффективность от её внедрения.

Теоретический обзор использования систем электронного документооборота

Основные понятия, цели и свойства электронного документооборота

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания.

В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов. Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Основными правилами организации документооборота являются:

- оперативное прохождение документа с наименьшими затратами времени;

- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении) [25, стр. 34].

1) Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указаны непосредственно во входящем документе.

2) Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

3) Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации.

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение.

От правильной постановки делопроизводства в организации зависит оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организация и культура труда персонала управления.

Делопроизводство в организациях имеет три основные системы:

1. централизованную;

2. децентрализованную;

3. смешанную.

Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры организации.

При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредотачиваются в одном месте, в единой для всей организации службе или у секретаря (прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранение дел и др.), что позволяет значительно повысить качество их обработки. Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счёт специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях.

При децентрализованной системе все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях организации, т.е. делопроизводство каждое функциональное подразделение ведет самостоятельно. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщён, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

При смешанной системе делопроизводства одни операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются в одной из служб документационного обеспечения управления (ДОУ), а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) производятся в других функциональных подразделениях. Порядок движения документов в организации включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

· снизить стоимость делопроизводственных операций;

· улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;

· обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

· использовать прогрессивные и производительные технические средства;

· обеспечить единство организационного и методического руководства.

Рисунок 1. Схема документационного обеспечения управления

Примечание: Источник: [27, стр. 111 рис. 7].

Электронный документооборот— это движение электронных документов на предприятии и деятельность по организации этого движения. При этом, как правило, подразумевается полный цикл автоматизации движения документа (от получения или порождения до отправки или перевода в архив) и существенное (вплоть до нуля) сокращение объема использования бумажных документов. При этом электронный и безбумажный документооборот — не одно и то же, так как и электронный документооборот может оперировать (зачастую так и происходит) в том числе образами (отсканированными оригиналами) бумажных документов. Не всегда очевидна разница двух понятий: «делопроизводство» и «документооборот».

Документооборот - деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их сознания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

Таким образом, можно говорить о том, что документооборот входит в круг задач делопроизводства. Как правило, система электронного документооборота (СЭД) включают в себя не только автоматизацию документооборота, но многие элементы автоматизации делопроизводство, поэтому в большинстве случаев мы можем говорить о системе электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД).

Работа СЭД строится вокруг одного базового понятия — документ.

Система электронного документооборота— организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Система электронного документооборота представляет собой интегрированную систему автоматизированного учета и контроля движения документов при помощи информационных технологий, начиная от формирования, обработки, получения документов до передачи их в архив и уничтожения [28, стр. 309].

Система электронного документооборота предназначена для автоматизации документооборота и делопроизводства на предприятии.

Основные принципы электронного документооборота:

· Однократная регистрация документа

· Возможность параллельного выполнения различных операций с целью сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения

· Непрерывность движения документа

· Единая база документной информации для централизованного хранения документов и исключения возможности дублирования документов

· Эффективно организованная система поиска документа

· Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота.

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие:

· обеспечивать надежное хранение документов и их описаний;

· обеспечивать жизненный цикл документа (его создание, хранение версий, публикация, блокировка доступа к изъятому документу, передача документа для хранения в архиве);

· допускать задание пользователем различных типов документов, создания и редактирования карточек для них;

· поддерживать иерархию категорий для эффективного поиска документа;

· осуществлять поиск документов на основе информации из карточки, а также полного текста;

· обеспечивать разделение доступа к документам на уровне отдельных пользователей,

· протоколирование деятельности предприятия в целом

· оптимизация бизнес-процессов

· исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии.

· упрощение хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

При создании системы электронного документооборота (СЭД) на предприятии достигаются следующие цели:

· повышение эффективности и оперативности принятия управленческих решений;

· усиление контроля над обработкой, исполнением и хранением документов;

· оптимизация потоков информации на бумажных и электронных носителях;

· исключение случаев потери документов;

· создание единого информационного пространства для ввода, обработки, анализа и хранения документов;

· обеспечение сотрудникам многофункционального доступа к базе данных системы документооборота.

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между организациями, подразделениями одной организации, группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение (так как они, как правило, постоянно хранятся на сервере), а передачу прав на их использование тем или иным пользователям или группам пользователей.

Таким образом, главным назначением СЭД является организация хранения электронных документов и организация эффективной работы с ними. Для таких систем в качестве критериев эффективности могут использоваться следующие параметры:

· ограничение на объем электронного архива документов;

· гибкость подсистем поиска (как реквизитных, так и полнотекстовых);

· возможность учета версий и надверсий документов;

· набор функций по управлению доступом к документам;

· наличие возможности протоколирования действий;

· возможность интеграции с существующими системами потокового ввода документов.

Основные свойства СЭД заключаются в следующем:

1) Открытость. Все современные СЭД построены по модульному принципу, а интерфейсы их связи с операционными средами (API-интерфейсы) являются открытыми. Это позволяет при необходимости добавлять к системам новые функции или расширять существующие.

В настоящее время разработка приложений, хорошо интефируемых с СЭД, представляет собой отдельное направление в области промышленного производства программного обеспечения. Возможность относительно простого добавления к СЭД множества модулей разработки третьих фирм значительно расширяет их функциональные возможности. Направления данных разработок связаны с построением модулей ввода документов со сканера. Обеспечением связи с электронной почтой, интеграцией с программами пересылки факсов и др.

2) Высокая степень интеграции с прикладным программным обеспечением. Важной особенностью СЭД является также высокая степень их интеграции с прикладными программами за счет использования технологий, таких как: OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. Позволяет пользователям иметь дело только с обычными прикладными программами, которые в момент инсталляции клиентской части СЭД дополняются новыми функциями и элементами меню. Например, пользователь текстового процессора MS Word, открывая файл, имеет возможность обращаться к библиотекам и папкам СЭД, При сохранении документ автоматически помещается в базу данных системы. Данный пример удачно иллюстрирует преимущества, связанные с возможностями интеграции системы с привычными для пользователя программами. [38, стр. 17]

3) Особенности хранения документов. СЭД преимущественно работает на распределенных архитектурах, и используют разнообразные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. В таких системах реализована иерархическая система хранения документов. Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится на полке и т. д. Количество уровней вложения при хранении документов не ограничено. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок за счет применения механизма ссылок. В ряде СЭД реализованы еще более мощные возможности хранения за счет установления связей между документами. Пользователю предоставляется возможность устанавливать и редактировать связи между документами в графическом виде.

Любому документу в системе документооборота обязательно ставится определенный набор атрибутов (название, автор документа, время создания, конкретный срок и т.д.). Набор атрибутов может меняться в зависимости от типа документа, и в пределах одного типа документов.

В общем случае подразумевается, что набор атрибутов одного и того же документа может изменяться на протяжении работы с ним. Учитывая данную особенность, современных СЭД для целей хранения атрибутов документов предпочтительнее использовать документно-ориентированную систему управления базой данных (СУБД), а не реляционную.

Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, где в понятном графическом виде представлены наименования атрибутов документа. Для ввода электронного документа в систему используется необходимый шаблон для заполнения соответствующей карточки атрибутов. После заполнения карточка связывается с документом.

Исходя из вышеизложенных соображений, серверная часть любой СЭД обязательно содержит следующие логические компоненты (которые могут располагаться как на одном, так и на нескольких серверах):

· хранилище атрибутов документов (карточек);

· хранилище документов;

· сервисы полнотекстовой индексации

Под хранилищем документов обычно понимается хранилище содержимого документов. Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют под общим названием «архив документов». Для хранения атрибутов в большинстве СЭД используются СУБД, обеспечивающие поиск документов по атрибутам.

Для хранения непосредственно содержимого документов в большинстве систем применяются файл-серверы MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX и др. В этом случае могут быть реализованы и гетерогенные комбинации сетевых сред. Например, база данных с атрибутами документов может работать, под управлением ОС UNIX в сети TCP/IP, а сами документы могут храниться под ОС Novell NetWare в сети IPX/SPX. Следует отметить, что большим преимуществом СЭД является хранение документов в исходном формате и автоматическое распознавание множества форматов файлов.

В последнее время все большую популярность приобретает хранение документов вместе с атрибутами в базе данных. Такой подход имеет свои преимущества и недостатки. Преимуществом является значительное повышение безопасности доступа к документам, а основным недостатком - низкая эффективность работы с документами при большом объеме хранимой информации. При данном подходе также требуется использование мощных серверов с большими объемами оперативной памяти и жестких дисков. Кроме того, в случае сбоя базы данных восстановление хранившихся в ней документов является непростой задачей.

Поиск информации в пределах того или иного информационного ресурса является одной из основных задач любой автоматизированной системы. Существует множество технологий поиска, каждая из которых имеет свои достоинства и недостатки. Далее приведены определения, связанные с поисковыми технологиями. [21, стр. 39-43]

Полнотекстовый поиск (full-text search) - автоматизированный документальный поиск, при котором в качестве поискового образа документа используется его полный текст и учитывается порядок расположения слов.

Полнотекстовый индекс (full-text index) - хранящаяся в базе проиндексированных текстов совокупность идентификаторов, определяющих учитываемую совокупность индексов для всех слов текстов проиндексированных информационных ресурсов. Полнотекстовый индекс предназначен для обеспечения поиска по тексту проиндексированного документа и может включать в себя морфологический индекс, синтаксический индекс, семантический индекс.

Синтаксический поиск (syntactic search) - вид автоматизированного полнотекстового информационного поиска с учетом синтаксического анализа слов, словосочетаний запроса пользователя и предложений текстов проиндексированных информационных ресурсов.

Синтаксический индекс (syntactic index) - совокупность идентификаторов, определяющая выявленный тип зависимостей между словами, словосочетаниями в предложении проиндексированного текста.

Семантический поиск (semantic search) - вид автоматизированного полнотекстового информационного поиска с учетом смыслового содержания слов и словосочетаний запроса пользователя и предложений текстов проиндексированных информационных ресурсов. Является синонимом понятию «концептуальный поиск».

Семантический индекс (semantic index) - совокупность идентификаторов, определяющая выявленное смысловое содержание слов и словосочетаний в предложении, которое соотносится с учитываемой в системе иерархической категорией смысловых понятий.

Морфологический поиск (morphological search) - вид автоматизированного полнотекстового информационного поиска с учетом морфологического анализа слов по запросу пользователя и текстов проиндексированных информационных ресурсов.

Морфологический индекс (morphological index) - совокупность идентификаторов, определяющих, для каждого проиндексированного слова данные о его основе и о правиле словообразования.

Морфологический анализ (morphological analyses) - процесс выявления морфологических характеристик индексируемых слов. Определяющими характеристиками являются основа слова и его окончания, позволяющие реализовать поиск слова в различных вариантах его написания. Морфологический анализ обеспечивает приведение слов русского и английского языка к нормальной форме (именительным падежам, инфинитивам), получение всех форм анализируемых слов, а также синтез лексем незнакомых слов.

Сервис полнотекстовой индексации обычно является опциональным (необязательным). Полнотекстовая индексация предназначена для индексации содержимого документов, чтобы, при необходимости, пользователь мог найти документы с указанными в строке поиска словами. Данный сервис должен работать с документами в их исходных форматах, т.е. должен понимать все поддерживаемые в СЭД форматы файлов. Он также должен поддерживать язык, с которым работает пользователь.

4) Особенности маршрутизации документов. Модули СЭД, отвечающие за организацию движения документов, принято называть модулями маршрутизации документов. В общем случае используется свободная и жесткая маршрутизация документов. При свободной маршрутизации любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий или задать новый маршрут прохождения документов. При жесткой маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи не вправе их менять. Однако при жесткой маршрутизации может выполняться обработка логических операций, когда маршрут изменяется при выполнении каких-либо заранее заданных условий (например, отправке документа руководству при превышении конкретным пользователем своих должностных полномочий). В большинстве систем модуль маршрутизации входит в комплект поставки, в некоторых его необходимо приобретать отдельно. Некоторые полнофункциональные модули маршрутизации разрабатывают и поставляют третьи фирмы.

5) Мощные средства разграничения доступа. В СЭД должны быть реализованы надежные средства разграничения полномочий и контроля доступа к документам.

В большинстве случаев с их помощью определяются следующие виды доступа:

· полный контроль над документом;

· право редактировать, но не уничтожать документ;

· право создавать новые версии документа, но не редактировать его;

· право аннотировать документ, но не редактировать его и не создавать новые версии;

· право читать документ, но не редактировать его;

· право доступа к карточке, но не к содержимому документа;

· полное отсутствие прав доступа к документу.

Во время работы с СЭД каждое действие пользователя протоколируется, и, таким образом, вся история его работы с документами прозрачна для администратора системы, т.е. может быть легко проконтролирована.

6) Отслеживание версий и подверсий документов. При одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей (особенно в процессе его согласования) очень удобным свойством СЭД является использование версий и подверсий документа. Предположим, исполнитель создал первоначальную версию документа и передал ее на рассмотрение следующему пользователю. Второй пользователь изменил документ и создал на его основе уже новую версию. Затем он передал свою версию документа в следующую инстанцию третьему пользователю, который создал уже третью версию. Спустя определенное время, ознакомившись с замечаниями и исправлениями, первый исполнитель документа решает доработать исходную версию и на ее основе создает, подверсию первой версии документа.

Достоинством СЭД является реализованная возможность автоматического отслеживания версий и подверсий документов (пользователи всегда могут определить, какая именно версия/подверсия документа является наиболее актуальной по порядку или времени их создания). [29,стр.306]

7) Наличие компьютерной программы утилит для просмотра документов разных форматов. В состав большинства СЭД входят утилиты для просмотра документов, распознающие множество файловых форматов. С помощью подобных утилит очень удобно работать, в частности, с графическими файлами. Помимо базового комплекта утилит просмотра, входящего в каждую СЭД, у третьих фирм можно приобрести дополнительные утилиты, хорошо интегрируемые с той или иной системой документооборота.

8) Возможность аннотирования документов. При организации групповой работы над документами обычно весьма полезна возможность их аннотирования. В некоторых случаях пользователи лишены прав на внесение каких-либо изменений в документ, но они могут воспользоваться возможностью его аннотирования. В большинстве СЭД аннотирование реализуется за счет включения в карточку документа атрибута. Для аннотации и передачи пользователям прав на редактирование данного поля электронной карточки.

Однако, такое решение не всегда приемлемо (например, в случае аннотирования графического документа). В связи с этим в некоторых системах реализована так называемая функция «красного карандаша», с помощью, которой можно графически указать недостатки на самом изображении. Программные средства, в которых реализована такая функция, широко предлагаются третьими фирмами.

9) Поддержка различных клиентских платформ. Базой, для клиентских мест в большинстве СЭД могут быть персональные компьютеры с операционными системами Windows 98, Windows NT, Windows 2000, Windows XP. В некоторых системах допускается также использование платформ UNIX и Macintosh. Кроме того, многие современные СЭД позволяют работать с документами посредством стандартного Web-клиента. Поскольку Web-браузер является стандартным сервисом практически любой современной операционной системы, данное решение снимает проблему обеспечения работы СЭД в гетерогенных сетевых средах. При использовании Интернет - технологий у таких систем появляется еще один серверный компонент, отвечающий за доступ к документам через Web-клиент [39, с. 28-30].

Классификация систем электронного документооборота

В связи с тем, что СЭД находят все более активное применение, то встает проблема анализа, как рынка предложения, так и рынка потребления СЭД.На данный момент существующие системы, основываясь на технологиях, лежащих в их основе, можно условно разделить на три группы:

· Системы западного производства (русифицированные версии). Среды разработок. (Documentum 4i компании Documentum, DOCS Open фирмы Hummindbird, Lotus Domino/Notes корпорации IBM, DocuLive концерна Siemens и т. д.)

· Российские системы, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes. (CompanyMedia, OfficeMedia компании «Интер-Траст», «БОСС-Референт» разработка фирмы «Ай-Ти и др.).

· Полностью российские разработки. Системы, разработанные российскими фирмами на базе промышленных СУБД («ДЕЛО» компании «Электронные офисные системы», LanDocs от ЛАНИТ, OPTIMA-WorkFlow производства группы компаний «Оптима» (UpScale Soft), «Кодекс» и др.)

Как правило, при классификации систем ЭУД выделяют шесть категорий систем. Однако некоторые продукты одновременно попадают в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий.

· Специализированные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД). Системы предназначены для решения широкого круга делопроизводственных задач в отечественных организациях. Как правило, это системы, созданные российскими фирмами-разработчиками.

· Системы автоматизации документооборота (управление документами, (СУД), Document Management systems). Предполагается, что каждый документ может характеризоваться сложной совокупностью структурированных данных. Системы управления документами обеспечивают эффективное хранение и обработку этих данных.

· Системы управления потоком работ (Workflow systems). Это системы, позволяющие автоматизировать сложные многошаговые алгоритмы работы с документами в организации. Каждый тип документа, в частности, может иметь специфические алгоритмы обработки и маршруты движения, причем на каждом шаге функции обработки и дальнейший маршрут могут, в общем случае, зависеть от предыстории документа и текущих событий.

· Электронные архивы документов (Arhive Management system) Системы организации хранения документов в электронном виде и их поиска. Характерным примером электронного архива документов являются системы правовой информации, позволяющие быстро ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов

· Системы коллективной обработки документов (groupware). Эти системы позволяют группе пользователей компьютерной сети параллельно работать над общими документами. При этом может обеспечиваться оперативное отслеживание всех изменений и версий. Как правило, в таких программных продуктах реализованы подсистемы пересылки документов (электронная почта), обеспечивающие пересылку документов и сопроводительной информации для работы с ними других пользователей компьютерной сети. Возможности подсистем могут быть более или менее мощными: от простейших систем электронной почты до развитых учрежденческих систем, предназначенных для построения и функционирования территориально распределенных корпоративных систем, позволяющих, например, связывать с документами специфические наборы реквизитов и маршруты движения. [25, стр.256]

· Системы управления знаниями (СУЗ, Knowledge Management systems)

· Системы управления устройствами для хранения информации (storage management system).

Все системы основываются на технологиях, которые составляют рынок средств электронного управления документами (ЭУД). Консалтинговая компания IDC выделяет шесть типов технологий ЭУД:

· Системы ЭУД, ориентированные на бизнес-процессы, они предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом и т.д.

· Корпоративные системы ЭУД обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные системы ЭУД являются стандартным, «приложением по умолчанию» для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.

· Системы управления контентом обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

· Системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, intranet и extranet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов. Системы управления информацией дают возможность организациям накапливать и использовать экспертизу в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. Хотя большинство доступных сегодня технологий обеспечивают, в основном, статические публикации, обеспечение большей интерактивности и средств совместной работы – дело ближайшего будущего.

· Системы управления образами преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF, после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме. Технология применяется при сканировании документов.

· Системы управления потоками работ (workflow) обеспечивают систематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются в целях ускорения бизнес-процессов, увеличения эффективности и степени контролируемости процессов в организации. Подход Workflow (управление потоком работ) рассматривается как ключевая технология организации совместной деятельности в информационно – технологической среде.

«Маркетинговая» стихийная классификация. Современная практика работы производителей программных средств породило размытую, но интуитивно понятную всякому специалисту классификацию последних. Данная классификация сложилась стихийно. Фактически она представляет собой набор разновидностей существующих систем, которые приобрели известность благодаря усилиям специалистов по маркетингу соответствующих компаний. Маркетинговая классификация позволяет расширить область рассмотрения. А именно, перестать ограничиваться системами, причисляемыми к СЭД их разработчиками,и обратить внимание на системы соседних классов, попробывать трактовать их как специализированные СЭДЮ

Некоторые основные разновидности ПС, составляющие маркетинговую классификацию.

ПС

Деловое ПО

СЭД (СУД, ESDM)

Инструментальные ПС

CRM

Органайзеры

Системные ПС

Средства разработки

ПС реального времени

Торговля и склад

Кадры и зарплата

Бухучет

Фин. анализ

Бюджетирование

ERP

Инвестиции, бизнес-план

Контроль исполнения

Архив и регистрация

Workflow

Управление записями

Обработка форм

Рисунок 2 – Маркетинговая классификация СЭД

Примечание: Источник: [17, стр. 162 рис.12].

Приведенное деление очень условно. Действительно, торговые и бухгалтерские системы обычно поддерживают работу с первичными документами (счетами, накладными, счетами-фактурами) и, следовательно, в каком-то смысле являются системами электронного документооборота. Система CRM может иметь функции органайзера. Система расчета зарплаты частично пересекается с бухгалтерской системой. Крупная же система класса ERP может включать в себя функции других систем.

Маркетинговая классификация позволяет расширить область рассмотрения. А именно, перестать ограничиваться системами, причисляемыми к СЭД их разработчиками, и обратить внимание на системы соседних классов, попробовать трактовать их как специализированные СЭД. Но в последнее время наметилась тенденция к тому, что системы автоматизации делопроизводства постепенно совершенствуя свой функционал, становятся полноценными системами электронного документооборота. Также уже существующие СЭД постепенно уходят от специализации только на хранилище данных или на workflow, начинают создаваться универсальные системы документооборота, в которых одинаково хорошо представлены все составные части систем документооборота.

Именно такие полномасштабные системы в скором времени начнут доминировать на рынке.

Дата добавления: 2015-10-29