Выбор организации поставщика и внедренца системы

Важно решить, кто будет внедрять систему в организации.

На практике встречаются следующие основные варианты ответов:

1. Внедрение осуществить полностью собственными силами,

2. Реализовать проект «под ключ» силами внешней компании-консультанта,

3. Привлечь руководителя проекта от внешней компании-консультанта,

4. Привлечь экспертов по продукту от внешней компании-консультанта.

Основными вариантами являются, конечно, 1 и 2. Варианты 3 и 4 являются «промежуточными». В таблице ниже приведено общее сравнение этих вариантов.

	Вариант	Преимущества	Недостатки
	Внедрение полностью собственными силами	1. Меньшие финансовые затраты 2. Знание бизнес-процессов 3. Независимость на этапе эксплуатации	1. Требуются специалисты с хорошим знанием программного продукта 2. Требуются программисты 3. Требуется разработка методологии управления проектом и четкое следование ей 4. Необходимость решения вопроса занятости сотрудников, выделенных (или нанятых) для реализации проекта
	Реализация проекта (или его этапов) «под ключ» силами внешней компании-консультанта	1. Опыт управления проектами 2. Разработанная и «обкатанная» методология внедрения 3. Опыт внедрения системы на нескольких предприятиях 4. «Новый взгляд» на задачи предприятия 5. Как правило, способность оказания услуг в области оптимизации системы управления, владение современными методами построения систем управления 6. Знание программного продукта 7. Штат опытных программистов	1. Большие финансовые затраты 2. Сторонние консультанты не знают особенностей конкретного предприятия, им требуется время на их изучение 3. Проблема поддержания системы на этапе эксплуатации
	Привлечение руководителя проекта от внешней компании-консультанта	1. Меньшие финансовые затраты 2. Опыт управления проектами 3. Опыт внедрения системы на нескольких предприятиях 4. Владение современными методами построения систем управления 5. Независимость на этапе эксплуатации	1. Требуется разработка методологии управления проектом и четкое следование ей 2. Необходимость решения вопроса занятости сотрудников, выделенных (или нанятых) для реализации проекта 3. Требуются программисты
	Привлечение экспертов по продукту от внешней компании-консультанта	1. Меньшие финансовые затраты 2. Знание программного продукта	1. Требуется разработка методологии управления проектом и четкое следование ей 2. Необходимость решения вопроса занятости сотрудников, выделенных (или нанятых) для реализации проекта

К выбору фирмы-поставщика и внедренца комплексной системы автоматизации ДОУ нужно подходить очень скрупулезно, так как после подписания контракта, проплаты каких-либо средств и начала внедрения комплексной системы автоматизации ДОУ с этой фирмой будет непросто прекратить отношения в случае, если предприятие будет не полностью удовлетворять качество её работы. Фактически, в случае неправильного выбора фирмы-подрядчика, будут напрасно потеряны деньги, время и нервы. Конечно, при выборе комплексной системы автоматизации ДОУ необходимо внимательно изучить все предложения, имеющиеся на рынке, и обязательно провести тендер. Очень важно также учесть, есть ли опыт успешных внедрений у поставщика комплексной системы автоматизации ДОУ и насколько он соответствует специфике деятельности предприятия или организации. При этом при выборе комплексной системы автоматизации ДОУ необходимо учитывать ряд следующих важных моментов:

o Достаточно большое разнообразие комплексных систем автоматизации ДОУ (как отечественной, так и зарубежной разработки), представленных на российском рынке;

o За немногие годы существования отечественного ИТ-рынка уже были случаи, когда достаточно известные и внешне благополучные компании или уходили с рынка — примером является уход весной 2002 г. с отечественного рынка делового ПО компании НикосСофт — или же прекращение развития и модернизации своего ПО, что означает, фактически, уход с рынка — примером служит прекращение также весной 2002 г. развития ПО "БОСС-Корпорация" компанией АйТи);

В общем случае при выборе фирмы-поставщика и внедренца комплексной системы автоматизации ДОУ нужно учесть следующие требования:

o Серьезность фирмы (наличие известного имени на рынке, проведение и участие в специализированных мероприятиях, финансовая стабильность компании, наличие своего постоянного офиса, желания сохранить и укрепить свой рыночный имидж за счет успешной реализации очередного проекта внедрения комплексной системы автоматизации ДОУ, наличие представительств в регионах и др.); На примере систем

o Размер фирмы, наличие у нее достаточных ресурсов для выполнения проекта внедрения в договорные сроки;

o Соответствующий кадровый состав: наличие в фирме достаточно большого и стабильного коллектива разработчиков и внедренцев комплексной системы автоматизации ДОУ; уровень образования сотрудников; На примере информации с сайта Docflow2004

o Опыт фирмы в разработке и внедрении комплексной системы аввтоматизации ДОУ в аналогичных предприятиях и организациях (лучше всего, если есть возможность посмотреть внедрённые комплексные системы автоматизации ДОУ в работе и пообщаться с их пользователями); На примере списка клиентов системы “Дело”

o Существуют ли в фирме-разработчике технология и стандарты по программированию, как они оформлены (узаконены) и поддерживаются;

o Наличие технологической и методической документации (задокументированная технология внедрения, технологическое описание комплексных систем автоматизации; методики и программы обучения администраторов и пользователей; типовые договора поставки и внедрения систем) На примере систем Ланит, 1С

o Возможность обучения (количественный состав, опыт работы и квалификация сотрудников компании, занимающихся обучением администраторов и пользователей; наличие учебных помещение; техническое оснащение учебных помещений)

o Поддержка долговременной работы системы автоматизации (гарантийная техническая поддержка; дистанционная техническая поддержка(по телекоммуникационным каналам связи); консультации в компании; выезд специалистов по технической поддержке в организации

o Наличие необходимых для работы лицензий (на примере Дело-Предприятие)

ЛИЦЕНЗИЯ на право осуществлять проектирование средств защиты информации; ЛИЦЕНЗИЯ на право осуществлять производство средств защиты информации; ЛИЦЕНЗИЯ на право осуществлять деятельность по техническому обслуживанию шифровальных средств; ЛИЦЕНЗИЯ на право осуществлять деятельность по распространению шифровальных средств; ЛИЦЕНЗИЯ на право осуществлять разработку и (или) производство средств защиты конфиденциальной информации

При выборе оборудования предпочтение отдается надежной, сертифицированной технике промышленной сборки отечественных производителей, что гарантирует бесперебойную работу техники и установленных программных продуктов, однако следует учесть, что цены на компьютерную и периферийную технику подвержены изменениям, модели техники могут меняться

Этапы внедрения системы автоматизации

Как правило, внедрение комплексной системы автоматизации ДОУ в организации включает следующие основные этапы:

1. Создание рабочей группы, состоящей и представителей заказчика и внедряющей организации с желательным утверждением ее распорядительным документом. В команду внедрения должны входить как специалисты ИТ-подразделения, так и специалисты от подразделений, которые затрагивает проект внедрения (эти подразделения определяются на этапе определения связей проекта). Эти специалисты должны хорошо знать работу предприятия в своей области, хорошо представлять себе всю бизнес-деятельность предприятия, уметь грамотно сформулировать задачи для проекта внедрения, в идеале – иметь опыт работы с корпоративными информационными системами. Оптимальное количество членов команды внедрения, принимающих принципиальные решения по проекту (конфигурация программного продукта, бизнес-логика и т.п.) – не более 5-6

Тщательный анализ бизнес-процессов предприятия (документооборота), состояния используемого оборудования и технологий; (материал о внедрение Дела в КГУ, статью методы предпроектного обследования)

Учет и анализ документооборота традиционно относятся к числу постоянных задач службы ДОУ.

К основным задачам анализа, как правило, относят:

o регламентацию создания и прохождения документов, возможное сокращение излишней переписки;

o обоснование управленческих решений о структуре и штатной численности службы ДОУ;

o совершенствование технического оснащения, внедрение новых информационных технологий [36, 43].

Отметим также, что результаты анализа документооборота могут использоваться для обоснования управленческих решений по опти­мизации процедур работы, совершенствованию структуры и штат­ной численности подразделений и отдельных участков, использова­нию электронных технологий обмена конкретными видами инфор­мации, а также по другим вопросам, исходя из информационных потребностей руководства и специалистов организации.

В связи с использованием автоматизированных систем докумен­тооборота, основанных на корпоративной технологии, основные методические подходы к анализу документооборота заслуживают специального рассмотрения. С одной стороны, появляются принци­пиально новые возможности получения информации, а с другой — проведение многоаспектного, комплексного анализа документообо­рота организации является одним из непременных условий подго­товки к внедрению корпоративных систем. При этом следует исхо­дить из таких характеристик документооборота, как структура (состав), направленность и объем.

Анализ структуры документооборота заключается в определе­нии признаков классификации документов (виды документов, носи­тели). На этой основе должен быть подготовлен классификатор (справочник) групп или видов документов для его ввода в систему автоматизации документооборота. В соответствии с этим классификатором для определенных групп документов устанавливаются са­мостоятельные номерообразование и индексация, используемые при регистрации.

Документооборот организации охватывает входящие, исходящие и внутренние документы. Эти группы документов являются основой для разработки классификатора (справочника) групп или видов доку­ментов, используемого в системе автоматизации документооборота.

Входящие документы представляют собой, как правило, коррес­понденцию, поступающую из вышестоящего органа управления, от органов законодательной и исполнительной власти субъектов РФ (на территории которых осуществляет деятельность организация), прочие законодательные и нормативные акты и другую служебную корреспонденцию, а также письма, заявления и обращения граждан.

К исходящим документам относятся письма в адрес вышестоя­щего органа управления, письма в адрес иных организаций и граж­дан, а также другие виды документов, издаваемых организацией в соответствии со своими задачами и функциями, установленными в учредительных документах.

К внутренним относятся документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации (протоколы коллегиальных органов, служебные записки, планы работы, акты, а также другие виды доку­ментов, используемых в процессе взаимодействия подразделений и

должностных лиц).

С точки зрения направленности документооборота двойственный характер могут иметь распорядительные документы организации (приказы, распоряжения, приказы по личному составу):

o если данная организация имеет подведомственные структуры, которым рассылаются названные распорядительные документы, эти документы можно относить к исходящим;

o если организация не имеет подведомственных и иных структур, которым рассылаются распорядительные документы, их можно рас­сматривать как внутренние.

Анализ направленнности движения документов связан не только с классификацией на входящие, исходящие и внутренние, но и с вы­явлением основных информационных потоков, посредством которых обеспечиваются коммуникации внутри организации, а также мар­шрутов движения отдельных категорий документов. На этой основе могут приниматься решения по оптимизации технологии документо­оборота в условиях внедрения и использования автоматизированной системы. С этой целью могут составляться оперограммы или технологические схемы работы с конкретными группами документов (пример оперограммы см. в приложении 8).

Существенное значение при анализе документооборота может иметь классификация носителей информации и способов передачи документов. С учетом практикуемых в организации способов дос­тавки (почта, заказная почта, курьерская доставка, телеграф, факс, электронная почта и др.) могут вноситься соответствующие позиции в справочник видов документов либо в справочник видов доставки (при его наличии в автоматизированной системе).

Если организация ориентируется на применение элементов элек­тронного документооборота, то важно определить категории доку­ментов, подлежащих сканированию, а также документов, пересы­лаемых адресатам в электронной форме.

Анализ структуры документооборота должен дополняться изуче­нием содержания и функциональной принадлежности конкретных групп документов. Именно на этой основе возможно подготовить тематические рубрикаторы документов, типовые тексты, используе­мые как для составления самих документов, так и для их аннотиро­вания в автоматизированной системе (включаются в справочник ти­повых текстов). Наличие таких возможностей в программном про­дукте, используемом для автоматизации документооборота, позво­ляет существенно экономить трудозатраты на регистрацию доку­ментов и справочно-информационную работу.

Анализ документооборота по названным критериям необходим также для подготовки качественной номенклатуры дел организации, поскольку для ее разработки должна использоваться совокупность признаков классификации и систематизации документов.

В последние годы вопросам ведения номенклатуры дел не всегда уделялось должное внимание, особенно предприятиями и организа­циями негосударственных форм собственности. Сейчас те из них которые функционируют уже около 10 лет и более, столкнулись с проблемой хранения образовавшихся массивов документации и выделения документов, утративших практическую и историческую Ценность, для их уничтожения. Для этого необходимо продумать во­просы классификации документов, формирования дел и установле­ния им соответствующих сроков хранения, закрепить их в номенк­латуре дел организации.

Важнейшей характеристикой документооборота организации является его объем Данные об объеме документооборота имеют определяющее зна­чение при расчете штатной численности и формировании структуры службы ДОУ, обосновании потребности в технических средствах обеспечения документационных процессов. Кроме того, показатели объема документооборота в определенной мере характеризуют мас­штаб деятельности учреждения, объем и характер его взаимосвязей с другими организациями. Поэтому можно считать, что объем доку­ментооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата (учреждения или подразделения), так как всем его работ­никам приходится иметь дело с документами.

При отсутствии автоматизированных технологий делопроизвод­ства и документооборота служба ДОУ или экспедиция обычно осу­ществляют ежедневный учет документооборота, на основе которого готовят сводные статистические сведения за месяц, год или конкрет­ные периоды. В условиях использования систем автоматизации доку­ментооборота статистические данные об объеме документооборота готовятся с помощью компьютерных программ. При этом возможно использовать как режимы поиска (наряду с перечнем документов система может сообщать сведения о числе документов, релевантных данному поисковому запросу, например: «найдено 286 документов»), так и специальные режимы формирования сводных статистических данных о документообороте. Эти сведения можно получать с требуе­мой периодичностью или по специальным запросам. Тем самым не только снижаются трудозатраты на подготовку статистических дан­ных, но и появляются новые возможности выполнения аналитиче­ской работы.

Основываясь на знакомстве с практикой внедрения систем авто­матизации документооборота в ряде учреждений, можно рекомендо­вать готовить статистические сведения об исполнении документов, поставленных на контроль, ежемесячно, а статистические данные об объеме и составе документооборота периодически, но не реже одного раза в квартал. По поручению руководства учреждения служба ДОУ должна осуществлять подготовку и анализ сведений об объеме и составе документооборота по отдельным структурным подразделениям, видам документов и другим признакам.

При рассмотрении критериев оценки деятельности служб ДОУ мы уже отмечали, что нередко объемом документооборота называ­ют как «количество зарегистрированных документов» (официаль­ный показатель объема документооборота), так и «количество доку­ментов, включая их копии» (показатель, характеризующий объемы работы копировально-множительной службы и экспедиции). Вследствие этого можно получить разные значения показателей.

В условиях использования систем автоматизации документообо­рота повышается возможность получения объективной и сопостави­мой информации по различным количественным параметрам доку­ментооборота учреждения на основе единой методики подсчета объема документооборота как по учреждению в целом, так и по его подразделениям.

В суммарный показатель объема документооборота учреждения следует включать количество зарегистрированных документов (входя­щих, исходящих и внутренних документов). При этом учет докумен­тооборота ведется по каждой из названных категорий документов.

При необходимости в учреждении может вестись учет общего количества документов, включая их копии. В этом случае показа­тель объема документооборота оформляется в виде дроби, где в чис­лителе число зарегистрированных документов (т.е. суммарный показатель объема документооборота), а в знаменателе общее число документов (в том числе нерегистрируемых) и их копий.

Практика показывает, что можно выделить некоторые типовые информационные потребности по различным аспектам анализа документооборота. Учет типовых, а в ряде случаев и специфических информационных потребностей и запросов относится к числу задач разработчиков систем автоматизации документооборота. Реализа­ция этих задач возможна на основе:

o использования режима поиска (за выбранный период по опреде­ленным реквизитам или сочетанию реквизитов электронной регист­рационной карточки);

o использования специального режима подготовки сводок по доку­ментообороту по установленным формам;

o разработки и использования средств, позволяющих пользова­телю — прикладному программисту осуществлять произвольную выборку данных из базы данных системы автоматизации докумен­тооборота и на этой основе формировать новые формы сводок, справок и других выходных документов; таким средством является API -интерфейс (интерфейс прикладного программирования).

Названные функциональные возможности получения статистиче­ских сведений и перечней зарегистрированных документов могут использоваться при выполнении работниками служб ДОУ достаточ­но трудоемких видов работ. К примеру, для отдельных категорий документов требуется составлять опись документов в деле. Для этого необходимо получить перечень документов в деле и иметь воз­можность при необходимости его отредактировать. Реализовать это в принципе возможно через режим поиска (при условии, что индекс дела по номенклатуре будет поисковым признаком) либо с исполь­зованием API-интерфейса.

На наш взгляд, к числу типовых информационных потребностей можно отнести следующие.

1. Статистические данные по числу входящих, исходящих и внутренних документов, зарегистрированных в системе автомати­зации документооборота (как по каждой группе, так и суммарный показатель). На основе этих данных можно оценить динамику объе­мов документооборота за год или отдельные периоды времени.

2. Статистика по видам документов (в соответствии с класси­фикатором документов). На основе этих данных можно оценить динамику по видам документов за год или отдельные периоды вре­мени (к примеру, сколько было зарегистрировано приказов, распо­ряжений, обращений граждан и т.п.). В условиях начала практиче­ского использования элементов электронного документооборота желательно также иметь возможность получения сведений о количе­стве файлов документов, введенных в систему автоматизации документооборота. При этом могут представлять интерес как суммарные данные, так и конкретные виды документов. Например, сколько приказов, зарегистрированных в автоматизированной системе, имеют прикрепленные к электронным регистрационным карточкам файлы.

3. Статистика по корреспондентам (число поступивших и отправленных документов по конкретным корреспондентам, с кото­рыми организация ведет переписку). На основе этих данных можно оценить динамику и относительные объемы (долю от общего объема) переписки с конкретными организациями или группами организаций.

4. Статистика по подразделениям (число входящих, исходящих и внутренних документов, число документов, поставленных на кон­троль в службе ДОУ и в подразделении). На основе этих данных можно оценить динамику и относительные объемы (долю от общего объема) документооборота подразделения в суммарном документо­обороте организации, выполнить сравнительный анализ объемов документооборота подразделений организации, при необходимости сопоставить его со штатной численностью подразделения и числен­ностью делопроизводственного персонала или числом пользовате­лей системы автоматизации документооборота. Последнее обстоятельство бывает существенным при ограниченном количестве кли­ентских мест.

5. Статистические сведения о работе конкретных должностных лиц с документами (количество резолюций, автором которых является данное лицо; количество исполненных входящих докумен­тов, в том числе по резолюциям; количество подготовленных исходящих и внутренних документов; количество подписанных подготовленных исходящих и внутренних документов). Эти сведения позволяют оценить «личный документооборот» руководителя или другого должностного лица, сделать выводы на основе оценки динамики и сопоставительных данных.

6. Статистические сведения об исполнении документов, поставленных на контроль, в том числе по документам, исполнен­ным с превышением срока. При этом требуются данные об исполни­телях (подразделениях), а также о корреспондентах, исполнение документов которых было задержано. Эти сведения позволяют оце­нить уровень исполнительской дисциплины (в сопоставлении с количеством документов, поставленных на контроль). Иногда могут интересовать сведения о документах, срок исполнения которых был продлен. Эти данные могут использоваться для выявления и анализа причин задержки исполнения документов.

Следует также специально отметить различие типовых информа­ционных потребностей и прав пользователей системы автоматизации документооборота, работающих в службе ДОУ и в структурных под­разделениях. Получать обобщающие сведения о документообороте работники должны только в рамках своих должностных полномочий. Поэтому в системе автоматизации документооборота должны быть предусмотрены возможности соответствующего разграничения прав пользователей (права на получение обобщающих сведений по орга­низации в целом или только по конкретному подразделению).

Достаточно широкий спектр типовых информационных потреб­ностей в статистических данных о документообороте, различные, в том числе нестандартные, ситуации их применения свидетельству­ют в пользу точки зрения, что невозможно создать «идеальную» сводку о документообороте. На основе специфических задач орга­низации могут быть выбраны три-четыре формы сводки, дополняю­щие одна другую и составляемые с требуемой периодичностью. На основе анализа этих данных может проводиться дополнительное изучение различных аспектов работы с документами в организации с использованием отмеченных выше и других возможностей систем автоматизации документооборота.

Таким образом, в условиях внедрения и применения корпоратив­ных систем автоматизации документооборота вопросы комплексного анализа документооборота организации требуют значительного вни­мания. Результаты анализа объема и состава документооборота могут использоваться для обоснования, планирования и проведения мероприятий по различным направлениям совершенствования документационного обеспечения управления, а также для стратегического и тактического планирования деятельности организации и улучше­ния информационного менеджмента.

• изучение документов
• метод наблюдения
• Фотография и самофотография рабочего дня
• Хронометраж
• Опрос (интервьюирование)
• Анкетирование
• Графический и статистический методы

Совершенствование информационно-документационного обеспечения управления на основе компьютерных технологий, активно проводимое сегодня в большинстве организаций, обязательно требует предварительного проведения оргпроектных работ.

Практика рационализации делопроизводства в аппарате управления, накопленная в нашей стране, позволяет выделить основные этапы проектирования:
1. Проведение предпроектного обследования, т. е. сбор исходных данных для проектирования.
2. Анализ существующей системы делопроизводства на основе материалов обследования.
3. Составление технического задания на проектирование.
4. Разработка проекта рационализации делопроизводства и расчет ожидаемой экономической эффективности от его внедрения.
5. Внедрение.
Проведение каждого этапа требует применения определенных, присущих данному этапу методов.
Прежде чем разрабатывать рекомендации, необходимо получить возможно более полное представление о состоянии объекта исследования на сегодняшний день. Для этого проводится предпроектное обследование.

Обследованию подлежат:

• функции, задачи и структура учреждения;
• структура делопроизводственной службы, ее задачи, функции и штаты;
• организационно-нормативные материалы по делопроизводству;
• характер загрузки делопроизводственного персонала и основных специалистов;
• организация секретарского обслуживания;
• документы учреждения (оформление и содержание);
• состав и структура документопотоков;
• организация работы с документами;
• технология прохождения документов;
• организация изготовления (набора) и размножения документов;
• организация доставки (движения) документов;
• организация текущего хранения документов;
• архив учреждения;
• уровень автоматизации и механизации делопроизводства и архива;
• организация и оборудование рабочих мест делопроизводственного персонала.
  Большинство методов, применяемых при обследовании, - это методы, заложенные в 20-е годы и получившие дальнейшее развитие, уточнение, детализацию в настоящее время.
  
  

В предпроектном обследовании используются следующие методы:

• изучение документов,
• непосредственное наблюдение,
• фотография рабочего дня,
• самофотография и хронометраж,
• опрос /интервьюирование/,
• анкетирование,
• графический,
• статистический.

Изучение документов - один из основных общеобязательных методов, которым начинается обследование.
Необходимые для изучения при оргпроектировании документы условно можно разделить на несколько групп.

К первой группе относятся законодательные и нормативные материалы о создании, задачах, функциях организации. Рационализаторы, приступая к работе, должны получить полное представление об объекте. Это достигается изучением, прежде всего, законодательных актов, приказов, положений как об организации в целом, так и о его структурных подразделениях, и штатного расписания. Если организация создана давно и имеет свою историю, надо посмотреть в архиве (если он есть) историческую справку о фондообразователе, в которой отражается история организации с момента ее создания, все структурные изменения и т. д. Штатное расписание позволяет сразу представить размеры организации, документальные потоки и их объем.
Особого внимания заслуживают нормативные и методические материалы по организации делопроизводства: положение о службе делопроизводства, инструкция по делопроизводству, должностные инструкции на работников делопроизводственной службы, положение о экспертной комиссии (если есть - и о ЦЭК), методические рекомендации по составлению, оформлению и изготовлению документов, методические рекомендации по выполнению отдельных делопроизводственных операций, нормы выработки на делопроизводственные операции.
Эти документы позволяют получить общее представление о структуре и задачах делопроизводственной службы, уровне организации делопроизводственного обслуживания. Общая численность сотрудников учреждения и процент делопроизводственного персонала выясняются по штатному расписанию.

Ко второй группе относятся различные учетные формы, перечни и сведения, дающие материал о состоянии технологии обработки документов в учреждении.
Собирая сведения о порядке приема, обработки и передачи входящей и исходящей корреспонденции, объеме документооборота и структуре документопотоков, изучаются учетные формы (журналы, реестры), списки постоянных корреспондентов, классификаторы структурных подразделений и исполнителей с индексами, графики и маршруты движения документов и др.
Изучение порядка регистрации и контроля исполнения документов требует ознакомления с регистрационными формами, перечнем документов, не подлежащих регистрации, перечнем документов, подлежащих контролю, сводками исполнения документов в срок.

В копировально-множительном центре собираются данные из журнала учета копировально-множительных работ и выдачи готовой продукции. Особого подхода требует изучение материалов, характеризующих организацию текущего хранения документов. Требуется выявить наличие и изучить номенклатуру дел (сводную и индивидуальную), описи дел постоянного хранения, акты о выделении к уничтожению документов и дел и сами первичные комплексы (дела).

Изучая уровень автоматизации и механизации делопроизводственного процесса, оборудование и организацию рабочих мест, обращаются к спецификации оборудования, средств автоматизации и оргтехники, изучается поэтажный план, который дает сведения о размещении структурных подразделений организации, размере площади, приходящейся на сотрудников различных категорий. Эти данные используются впоследствии при проектировании размещения и организации рабочих мест.

Отдельной задачей является изучение самих документов, поступающих в учреждение извне (входящих) и создаваемых в нем. Это наиболее трудоемкая и кропотливая часть исследования. Вся совокупность документов или какая-то их часть могут изучаться как для рационализации технологического процесса их обработки, так и для решения вопросов унификации и трафаретизапии документов по форме и содержанию. Для рационализации делопроизводственных процессов из документов могут быть получены сведения о составе корреспондентов и основных вопросах переписки. Эти данные необходимы при составлении классификаторов, решении вопросов прямоточности движения документов, автоматизации документооборота.
Унификация и трафаретизация требует просмотра больших массивов документов. На стадии обследования необходимо лишь решить вопрос о возможности и целесообразности проведения таких работ.

Метод наблюдения. Этот метод также является одним из основных. Он заключается в непосредственном присутствии в учреждении на конкретных рабочих местах и визуальном фиксировании происходящих процессов и условий труда, дает возможность проектанту не только собрать необходимый исходный материал, лично разобраться, но и проверить и уточнить данные, полученные другими методами, т. е. действовать по принципу: "Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать".

Наблюдение в зависимости от цели и выбора формы записи собираемых данных может проводиться различными способами.
Метод наблюдения используется для выяснения характера загрузки различных категорий сотрудников учреждения, организации секретарского обслуживания, организации работы по приему, обработке, изготовлению, транспортировке, хранению документов, оснащенности компьютерной техникой, средствами механизации, организации рабочих мест сотрудников, состояний архива.
Технологию движения и обработки типичных видов документов лучше всего изучать с помощью фиксации наблюдений в так называемых "технологических цепочках ". Технологические цепочки появились в результате обобщения наблюдательных карточек, широко используемых в 20-е годы. Технологическая цепочка - это результат фиксирования совокупности операций, отражающий последовательность работы с наблюдаемыми документами.
Каждой операции присваивается определенный номер и дается ее краткое описание.
В технологической цепочке указываются все исполнители операций, их должности и наименования структурных подразделений. По каждой операции цепочки отмечается не только затраченное на нее рабочее время, но и время, прошедшее между отдельными рабочими операциями. С помощью технологической цепочки происходит сбор и систематизация исходных данных о документе. Она показывает:

· состав и очередность операций;

· вид обработки документа;

· состав исполнителей и распределение работы между ними;

· длительность каждой операции и паузы между ними;

· длительность маршрутов исполнителей и документов.
На составление технологической цепочки исследователями затрачивается обычно большое количество времени. Одни и те же структурные подразделения аппарата управления в ней повторяются столько раз, сколько проводится в них та или иная работа с документом. На основе данных технологических цепочек впоследствии могут быть составлены разного рода оперограммы, которые лягут в основу проектирования автоматизированной системы организации движения документов, то есть документооборота.

Для определения характера загрузки рабочего времени основных категорий делопроизводственного персонала и выявления видов работ, выполняемых отдельными сотрудниками организации, используется фотография рабочего дня (ФРД). Результаты ФРД входят составной частью в отчет об организации делопроизводства, а при проектировании структуры и штатов делопроизводственного участка организации служат и доказательной частью.
ФРД является разновидностью непосредственного наблюдения, но в силу своей специфики этот способ в литературе часто выделяется как самостоятельный метод.
Целью фотографии рабочего дня является определение содержания труда, количества единиц работы и затрат рабочего времени, а также и изучение вопросов, связанных с повышением эффективности труда работников делопроизводства. Это позволяет впоследствии разработать рекомендации по автоматизации управленческого труда.
ФРД является одним из трудоемких методов. Проводится, как правило, в течение 5-7 дней для получения достоверности результатов и требует большого напряжения как от наблюдателя, так и от наблюдаемого.
Обычно ее проводят после тщательного инструктажа наблюдателей, так как одновременно ФРД охватывается значительное количество делопроизводственного персонала.
Для проведения ФРД необходим следующий комплект документов:
а) наблюдательный лист;
б) баланс рабочего времени.
Технология ФРД содержит три этапа:

· наблюдение;

· сводка по группировочным признакам;

· анализ полученных результатов.
Для получения полных и достоверных данных и в целях экономии времени при ФРД наблюдатель заранее знакомится с рабочим местом наблюдаемого и с перечнем операций, для того, чтобы выделить элементы, из которых слагается рабочее время работника, правильно поставить в наблюдательном листе соответствующий элемент и его шифр.
До проведения наблюдения составляется также перечень элементов затрат рабочего времени и каждому элементу присваивается шифр. Например, при проведении ФРД в одном из министерств был составлен перечень операций, включающий 221 наименование.
Фотография рабочего дня производится непрерывно в течение всего рабочего дня с начала работы и до ее фактического окончания. В течение рабочего дня в наблюдательном листе отмечаются все фактические действия и перерывы с точностью до одной минуты, причем против каждого элемента затрат рабочего времени проставляется время начала и конца работы.
Наблюдательный лист фотографии рабочего дня

После заполнения наблюдательного листа исследователь в тот же день на обратной стороне бланка составляет расчет затрат рабочего времени. Такой баланс является предварительным, но он позволяет не только суммировать затраты времени, но и оперативно, по своим впечатлениям, записать мысли и соображения для разработки в последующем предложений по рационализации исследуемых участков и элементов работ. При составлении предварительного баланса достаточно писать только шифр данного элемента работ. Например, шифр 11 элемента "Вкладывание письма в конверт". Такой элемент встречается в бланке трижды: 23 минуты, 20 минут, 17 минут. Выработка соответственно составила 316, 240, 204 вложенных письма в конверты. Запись на обороте бланка будет выглядеть так:

Шифр 18 элемента "Телефонные служебные переговоры".
В бланке было зафиксировано за день 12 служебных переговоров длительностью от одной до шести минут. Запись на обороте будет выглядеть так:

После окончания фотографии рабочего дня исследователь приступает к анализу, обработке и составлению баланса и сводного баланса рабочего времени по специальным формам.
ФРД дает наиболее точные и полные сведения о равномерности загрузки работников и характере выполняемой ими работы. Работники, считающие себя неправомерно перегруженными, как правило, сами просят провести их ФРД.
Например, ФРД, проведенные в некоторых министерствах, показали, что секретари руководства в 3,5 раза менее загружены, чем секретари структурных подразделений. Паузы в их работе составили 188,1 мин., в то время как у секретарей редакций и главков - 51,6 мин., а у работников общего отдела - 38,3 мин.
ФРД позволяет выявить наиболее типичные и массовые операции, выполнение которых поддается автоматизации. Результаты ФРД используются оргпроектантами в качестве доказательного материала при определении загрузки рабочего времени основных категорий делопроизводственного персонала. Они позволяют также дать классификацию перечня работ, выполняемых сотрудниками учреждений.
Используются ФРД при проектировании штатной численности сотрудников делопроизводственного обслуживания аппарата управления. ФРД дает возможность перераспределить обязанности между ними. Результаты ФРД являются также основой при составлении таких документов, как положение о службе ДОУ, должностные инструкции отдельных категорий сотрудников делопроизводственных служб.

Самофотография рабочего дня (СФРД ) имеет элемент субъективизма. В случае необходимости проведения ФРД большого числа работников и при малочисленности разработчиков метод самофотографирования может быть рекомендован.
При его применении необходимо особенно тщательно подготовить перечень предполагаемых операций и провести подробный инструктаж работников, которые будут проводить самофотографию.

Хронометраж - вид наблюдения, при проведении которого изучаются циклически повторяющиеся элементы работы.
Хронометраж обычно применяется для определения или уточнения затрат времени на технические типовые операции для установления норм выработки.
Для проведения хронометража требуется большая подготовительная работа. Она заключается в тщательном изучении технологического процесса, выявлении операций, подлежащих измерению, и расчленению их на отдельные элементы.
Первоначально необходимо определить фиксажные точки элементов и записать их в хронокарту. Затем выяснить и занести в хронокарту все необходимые данные об исполнителе и операции. После этого можно приступать к хронометражу интересующей нас операции или ее части. Так как типовые нормы на наиболее массовые делопроизводственные операции разработаны НИИтруда, метод хронометража применяется лишь в тех случаях, когда изучаются операции, не отраженные в нормативах Центрального бюро нормативов по труду Минтруда.

Опрос (интервьюирование). Этот метод чаще всего позволяет проверить, уточнить и дополнить данные, полученные другими методами, и проводится вместе с ними.
В ряде случаев метод опроса является определяющим при выяснении распределения обязанностей между сотрудниками делопроизводственной службы (прежде всего, при отсутствии должностных инструкций), выяснении вида работ, выполняемых сотрудниками.
На основе опроса выявляется перечень операций, выполняемых работником. Этот перечень для отдельных служащих может быть уточнен с помощью наблюдений, хронометража и фотографии рабочего дня.
Методом опроса выясняется также мнение сотрудников об условиях их труда, степени автоматизации, оснащенности средствами оргтехники, психологическом климате в коллективе, отношении к работе по рационализации.
Готовясь к опросу, проектант заранее продумывает и составляет список должностных лиц, с которыми он предполагает провести интервьюирование, готовит перечень вопросов.
Результаты опроса не всегда фиксируются во время беседы. Они могут быть записаны и после ее окончания. Но чаще исследователи имеют с собой вопросник, который позволяет им не забыть получить необходимую информацию, и фиксируют ее тут же в произвольной форме во время разговора. Этот метод требует индивидуального подхода к каждому работнику аппарата управления и в связи с этим результаты опроса бывают весьма разнообразны.
В случае, если интересующие нас вопросы при интервьюировании не были выяснены, исследователь прибегает к другим методам.

Анкетирование - техническое средство конкретного социального исследования. В оргпроектировании применяется для сбора необходимых сведений путем обработки анкет, заполняемых сотрудниками аппарата управления.
Анкета представляет собой специально разработанный опросный лист для получения определенных сведений о том, кто его заполняет. Таким образом, анкетирование фактически является методом заочного опроса по определенной программе.
Этот метод применяется в том случае, если количество обследуемых сотрудников велико и не может быть охвачено ни устным опросом, ни ФРД. Чаще всего метод анкетирования применяется с целью определения затрат времени основных специалистов на выполнение несвойственных им делопроизводственных операций.
Метод анкетирования требует высокой квалификации исследователя и большой подготовительной работы.
Во-первых, при составлении анкеты, прежде всего, необходимо очень точно определить цель анкетирования, какие данные мы хотим получить от сотрудников аппарата, особенно тщательно должны быть продуманы и сформулированы вопросы. От их четкости и ясности во многом зависят полученные результаты.
Во-вторых, успех анкетирования зависит также от предварительного разъяснения его целей и задач, которые даются во вступительной части анкеты и позволяют лицам, заполняющим анкету, правильно отвечать на предложенные вопросы.
Например, нечетко поставленный вопрос в анкете: "сколько времени Вы затрачиваете на оформление (согласование, печатание, считку, визирование, подписание и т. д.) документов?" был понят сотрудниками по-разному во временном разрезе, и поэтому были получены разнородные, несводимые ответы.
Анкеты разрабатываются индивидуально для каждого объекта. Наиболее типовыми в анкетах являются вопросы: степень загруженности основных специалистов аппарата управления документным и внедокументным обслуживанием; использование в работе основных специалистов типовых текстов (шаблонов); применение компьютерной, диктофонной и другой оргтехники; затраты времени основных специалистов на совершаемые маршруты, поиск необходимой документации, подшивку документов, печатание документов.
По содержанию анкеты можно подразделить на:
анкеты по одному вопросу,
анкеты с заранее подготовленными ответами (типа да-нет),
анкеты с развернутым ответом,
анкеты с числовыми и временными показателями.
Данные, получаемые методом анкетирования, используются при составлении различных частей оргпроектов и, несмотря на сложность этого метода, он применяется при составлении проектов по всем объектам.

Графический метод предусматривает детальную и лаконичную фиксацию наблюдаемых операций и явлений с помощью чертежа. Графики находят широкое применение в оргпроектных работах. Они используются при изучении документов (схема организационной структуры учреждения, секторные диаграммы, схемы документационных потоков, документооборота, графики входящей и исходящей корреспонденции и др.), наблюдении (технологическая цепочка, оперограммы), оформлении результатов анализа ФРД, СФРД, хронометража, анкетировании (хронооперограммы, карты ФРД, СФРД, хронокарты, графики состава и распределения работ с указанием затрат во времени). Метод применяется на всех этапах оргпроектирования. Тесно связан с анализом и проектированием.

Статистический метод предусматривает количественный учет однородных, повторяющихся операций и явлений. Этот метод также широко применяется на всех объектах оргпроектирования. Он используется при подсчете объема документооборота, числа регистрируемых и контролируемых документов и средств автоматизации, результатов, полученных при ФРД, СФРД, наблюдении, анкетировании.
При статистическом методе фиксация ведется как по произвольной форме, так и в заранее разработанных таблицах и карточках. Первичные наблюдения подвергаются затем суммированию и анализу.
Анализ методов, применяемых при обследовании делопроизводства в учреждениях и организациях, показывает, что многие из них можно назвать основными. К таким методам относится изучение документов, непосредственное наблюдение, ФРД, опрос, анкетирование. Графический и статистический методы могут быть применены в совокупности с перечисленными.

Анкета используемая при обследовании организации

Вопросы для выяснения параметров проекта внедрения системы автоматизации делопроизводства (на примере LanDocs)

1 Официальное название организации.

2 Какие задачи планируется решить в результате выполнения проекта? Какие проблемы, существующие в компании в настоящее время, планируется решить путем внедрения системы автоматизации делопроизводства? Примеры задач (добавьте свои, если они не описаны):

- Автоматизация делопроизводства – регистрация документов, учет движения документов, контроль исполнения, рассылка документов исполнителям в электронном виде;

- Создание корпоративного хранилища электронных документов (с поддержкой версионности, разнообразных технологий поиска документов и т.д.);

- Внедрение безбумажной технологии согласования (визирования) документов в электронном виде – например, договоров, приказов, финансовых документов и т.п.;

- Возможность графического моделирования типовых маршрутов движения документов и обеспечения автоматического прохождения документов по типовым маршрутам;

- Автоматизация деятельности архивного подразделения предприятия, хранящего документы постоянного и долговременного сроков хранения – поддержка процедур передачи дел в архив, составление описей дел, обработка заявок на выдачу документов из архива, внедрение технологий массового (пакетного) сканирования больших объемов документов и ввода их в архив;

3 Какой планируется масштаб внедрения системы автоматизации делопроизводства?

- Какова территориальная структура проекта – предполагается установка системы только в главном здании или и в филиальных структурах?

- Какое количество полнофункциональных рабочих мест планируется установить?
Какое количество рабочих мест исполнителей (с ограниченной функциональностью на базе клиента электронной почты)[1]?

4 Планируется ли интеграция системы автоматизации делопроизводства с другим программным обеспечением? С каким?

5 Какую программную платформу планируется использовать?

- СУБД (LanDocs работает с двумя СУБД - Oracle или MS SQL);

- Почтовую систему (LanDocs работает с двумя почтовыми системами – MS Exchange или Lotus Notes).

6 Планируется ли создание юридически значимого документооборота? Какие криптографические библиотеки, из приведенных ниже, предпочтительны для использования? В настоящее время подсистема безопасности LanDocs (обеспечивается поддержка механизмов шифрования и электронной цифровой подписи, а также Центр регистрации и сертификации ключей) может работать со следующими криптографическими библиотеками:

- С криптобиблиотекой компании «ЛанКрипто». Реализуемые алгоритмы: ГОСТ 28147-89, ГОСТ Р34.10-94, ГОСТ Р34.11-94

- На основе базового криптопровайдера Microsoft (CSP), (встроенного в операционные системы Windows). Реализуемые алгоритмы: RC4, RSA, MD5.

- На основе криптопровайдера (CSP) компании КриптоПро, имеющего сертификат ФАПСИ РФ. Реализуемые алгоритмы: ГОСТ 28147-89, ГОСТ Р34.10-94, ГОСТ Р34.11-94.

- С криптобиблиотекой «Верба-W/ОW», имеющей сертификат ФАПСИ РФ. Реализуемые алгоритмы: ГОСТ Р. 34.10-2001, ГОСТ Р 34.10-94, ГОСТ Р 34.11-94, ГОСТ 28147-89.

7 Какова планируется степень участия сотрудников ЛАНИТ в проекте?

В практике нашей компании используются следующие варианты внедрения системы автоматизации делопроизводства:

- Реализация проекта внедрения преимущественно силами заказчика – при этом ЛАНИТ передает заказчику лицензии на ПО системы LanDocs и проводит обучение (на территории ЛАНИТ или на территории заказчика) группы сотрудников заказчика, которые в дальнейшем осуществляют внедрение самостоятельно при консультационной поддержке ЛАНИТ;

- Реализация обследования и пилотного проекта (10-15 рабочих мест) силами ЛАНИТ, а дальнейшее тиражирование и ввод в промышленную эксплуатацию силами заказчика – при этом варианте сотрудники ЛАНИТ осуществляют установку, настройку системы и обучение пользователей пилотного проекта; дальнейшее внедрение заказчик осуществляет самостоятельно при консультационной поддержке ЛАНИТ;

- Реализация проекта внедрения силами ЛАНИТ – при таком варианте все работы по выполнению проекта осуществляются сотрудниками ЛАНИТ, включая обследование, пилотный проект, разработка нормативных документов (инструкция по электронному документообороту, положение об электронной цифровой подписи), сопровождение опытной эксплуатации, тиражирование и внедрение в промышленную эксплуатацию.

8 Какова планируемая организация обучения сотрудников:

- Есть класс с подключенными в сеть ПК (укажите количество мест);

- Обучение по 2-3 человека на местах;

- Персональное обучение

3. Разработка информационно-функциональной модели предприятия, реинжиниринг его бизнес-процессов; (в качестве примера привести проект внедрения “ Directum”)

Дата добавления: 2015-10-24