Требования, которым должна удовлетворять комплексная система автоматизации ДОУ

o В основе архитектуры системы лежат бизнес-процессы (потоки работ), в ходе выполнения которых создаются и перемещаются документы;

o В системе обязательно должна быть учтена специфика российского документооборота и делопроизводства (вертикальная организация документооборота, соответствие российским ГОСТам и др.) -Сложившаяся в западных странах практика исходит из того, что текущая работа с конкретным документом осуществляется персонально соответствующим менеджером, а система управления документами ориентирована лишь на хранение исполненных документов в систематизируемых папках (аналогично нашему архивному хранению). Отечественная же технология предполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации, а также регламентированный документооборот (термин, который отсутствует в западной управленческой традиции). Кстати, сама идея подобного учета и регламентации вполне адекватны современным реалиям управления с использованием компьютерных сетей;

o Система должна выполнять все задачи документационного обеспечения в организации и другие функциональные требования: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполненим, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву; организацию групповой работы над документами (календарное групповое планирование, совместное использование информации, "доски объявлений", форумы и др.); Возможность работы через Internet/intranet; Наличие в системе модулей для сканирования документов (или возможность интеграции с профессиональными системами управления образами)

o Возможность одновременного использования электронных и бумажных документов;

o Простота и гибкость при установке, конфигурировании и эксплуатации; по опыту компании 1С время развертывания системы 1С Архив: 52% за 1 день; 26% не больше 1-й недели; 22% больше 1-й недели.

o Использование распространенных платформ для организации групповой работы с документами; Все системы представленные на рынке можно разделить на следующие группы: а) работающие в среде Lotus Notes (системы от компнии “Интертраст” - OfficeMedia, “АйТи” - БоссРеферент) б) работающие в среде MS SQL Server (Directum) в) работающие в среде Oracle; в) работающие в среде собственной СУБД (Ефрат документооборот – СУБД НИКА); г) работающие в различных средах (системы от компании “Электронные офисные системы” Дело)

o Наличие средств для организации конфиденциального документооборота c защитой информации от несанкционированного доступа; ЭЦП и шифрование с использование криптосредств во всем мире являются общепризнанными средствами обеспечения безопасности в системах электронного документооборота. Однако, политика информационной безопасности, в т.ч. в системах электронного документооборота, не сводится только к применению этих средств. В ряде случаев, например, в рамках локальной сети предприятия можно ограничиться более простыми средствами защиты. В других случаях применение только криптографических средств само по себе не гарантирует полной информационной безопасности

В АСДД "ДЕЛО", как и во многих других, используется авторизация пользователя по его имени и паролю, вводимому с клавиатуры. Данный метод сегодня не может считаться достаточно эффективным - пароль можно подсмотреть, подслушать или взломать. Тем более что, по общеизвестным данным, до 80% случаев неправомерного использования информации приходится на самих сотрудников компаний. Наиболее эффективным и удобным способом решения этой проблемы является использование программно-аппаратного комплекса (ПАК) "Мастер Паролей" компании "Рускард". Комплекс "Мастер Паролей" совмещает универсальность парольной защиты и надежные и удобные технологии авторизации при помощи смарт-карточек. Авторизационная информация хранится только на карточке и при необходимости вводится в требуемую программу.

o Совместимость с сертифицированными средствами защиты информации;

o Хорошая масштабируемость; Система электронного документооборота должна поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность должна определяться только мощность соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение этого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных (Oracle, Informix и др.)

o В основе системы — открытая клиент-серверная архитектура;

o Возможность интеграции с другими приложениями (CAD-системами, MRP/ERP-системами, системами финансового и управленческого учета, системами электронной почты и др.);

В настоящее время на предприятиях широко распространены различные приложения, обрабатывающие структурированные данные. Наибольшее число их можно отнести к двум классам: системы для учета финансово_хозяйственной деятельности (ERP_системы) и системы управления взаимоотношениями с клиентами CRM_системы).

Однако в реальных бизнес_задачах пользователям этих систем приходится иметь дело с различными документами, представляющими собой другой тип содержания — неструктурированный, для управления которым используются другие системы. Так, бухгалтер наряду с учетом хозяйственных операций в ERP_системе озабочен архивированием первичных документов; менеджер службы сбыта, управляя заказами клиента в ERP и CRM_системах, работает с договорами, претензиями и ведет переписку с заказчиками; службы эксплуатации оборудования, зданий и сооружений ведут планирование технического обслуживания и ресурсов в ERP_системе, но при этом по роду работы постоянно обращаются к широкому спектру технической документации — руководствам по эксплуатации, чертежам объектов, регламентам технического обслуживания.

Необходимость постоянно переключаться между различными приложениями ведет к потерям рабочего времени, увеличению продолжительности бизнес_циклов и росту издержек. И чем крупнее предприятие, чем более интенсивны бизнес_процессы, тем сильнее эти издержки сказываются на его эффективности. Взаимодействие системы управления документами с приложениями, обрабатывающими структурированную информацию, способно революционным образом изменить эту ситуацию, значительно повысив производительность и существенно увеличив возврат инвестиций.

Продвинутые платформы (Documentum) обеспечивают интеграцию с продуктами ведущих поставщиков рынка ERP и CRM. Интеграция обеспечивает связь документов с бизнес_объектами данных систем, в результате чего доступ к связанным документам можно получить непосредственно через этот бизнес_объект прямо из интерфейса ERP или CRM_системы. Таким образом бухгалтер, например, может посмотреть все счета от данного поставщика, а менеджер по продажам — всю переписку с данным клиентом

Интеграция с системами проектирования.Чертежи и другая информация, которая готовится в системах PDM, CAD и им подобных, также размещаются в общем корпоративном хранилище в формате CAD или одном из растровых, получаемых при оцифровке бумажных архивов. Комплексная система автоматизации ДОУ обеспечивает для них высокий уровень безопасности и другие преимущества, часто отсутствующие в системах проектирования

o Модульность системы и возможность наращивания ее базовых возможностей с помощью встроенных инструментальных средств; Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

Примеры. Золушка-Канцелярия Служебная корреспонденция - характеризуется большим объемом переписки по предмету документа, т.е. большим количеством ответов, повторных документов, сопроводительных писем. Решения и распоряжения - отличаются от служебной корреспонденции тем, что на контроль ставится не весь документ в целом, а отдельные его пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности. Письма граждан - характеризуется тем. что связующим началом пакета (пачки) писем является адресат - отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам.
CompaniMedia СМ-Портал 70 Специализированные рабочие места предметных специалистов, по направлениям деятельности; СМ-Делопроизводство 350; СМ-Обращения граждан 320; СМ-Заседания 80; СМ-Факс 150; СМ-Управление Персоналом 350; СМ-Планирование 50; СМ-Договоры 320; СМ-Клиенты и Контакты 80; СМ-Проекты 90; СМ-HelpDesk 30; СМ-TimeSheet 30; СМ-Библиотека электронных документов 50; Рабочее место администратора системы; СМ- Администратор 350; Отдельные рабочие места СМ-Делопроизводство: СМ-Входящие документы 150; СМ-Исходящие документы 150; СМ-Внутренние документы 150; СМ-Организационно-распорядительные документы 150 СМ-Поручения 110

o Независимость от средств коммуникации - основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие территориально-распределенных структур. Причем территориально разнесенные подразделения могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи, что особенно актуально в условиях низкого качества многих отечественных линий связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями; (Любые каналы связи: коммутируемые линии, х.25, TCP/IP, спутниковые каналы; Сетевые протоколы: TCP/IP, NetBIOS, SPX, X25, XPC; Почтовые протоколы: POP3, IMAP, LDAP; Почтовые шлюзы: SMTP, X400;100% гарантия доставки информации независимо от качества линий связи)

o Поддержка русского языка, включая экранные сообщения и подсказки, сортировку данных и поиск информации по различным словам и выражениям;

o Приемлемость по цене при поставке, внедрении и сопровождении.

Следует учесть, что затраты при создании комплексной системы автоматизации ДОУ складываются из:

Затрат на покупку технических средств, состоящие из затрат на:

- компьютерную технику,

- оргтехнику,

- средства связи – модем,

- ЛВС и телефонные линии;

Затрат на покупку программных продуктов, состоящие из затрат на:

- Программа ЭД

- системные программные продукты и СУБД,

- прикладные программные продукты, (MS Office, файн ридер, крипто про и др)

- техническое сопровождение ПО;

Затрат на работы по внедрению, состоящие из затрат на:

- затрат на установку и настройку программ на сервере и на клиентской части,

- затрат на обучение пользователей,

- затрат на ввод в эксплуатацию и сопровождение пользователей;

Затрат на провайдерские услуги – обеспечение доступа в Интернет.

Прейскурант на "коробочный" вариант поставки программных продуктов семейства "Дело"

Стоимость системы "Дело-Предприятие" под СУБД ORACLE (в долларах США)
	Стоимость одного рабочего места в локальной вычислительной сети
Количество рабочих мест	1-5	6-20	21-50	51-100	более 100
Цена за однорабочее место	Платформа Windows NT, UNIX, Платформа Novell Netware					по запросу

Расчет полной стоимости системы производится нарастающим итогом. Например, стоимость системы на 35 рабочих мест составляет (320*5+290*15+240*15) = 9550 долларов.

Стоимость системы "Дело-Предприятие" под СУБД MS SQL (в долларах США)
	Стоимость одного рабочего места в локальной вычислительной сети
Количество рабочих мест	1-5	6-20	21-50	51-100	более 100
Цена за одно рабочее место					по запросу

Расчет полной стоимости системы производится нарастающим итогом Например, стоимость системы на 35 рабочих мест составляет (200*5+180*15+165*15) = 6175 долларов.

Типовой комплект поставки системы "Дело-Предприятие"
1.	Серверное программное обеспечение
2.	Клиентское программное обеспечение
3.	Комплект документации:  Введение в систему  Руководство пользователя  Руководство системного технолога  Руководство администратора  Руководство прикладного программиста  Руководство пользователя "WEB-Дело", только для купивших опцию "WEB-Дело"

Годовая техническая поддержка:

Горячая линия - электронная почта+телефон

Поставка новых версий системы

Выезд специалистов на объект заказчика (при невозможности оказать помощь по горячей линии)

Стоимость годовой технической поддержки системы составляет дополнительно 20% от стоимости системы. Стоимость СУБД не входит в стоимость системы

Стоимость систем "Дело-Секретарь" и временной версии системы "Дело-Предприятие" (в долларах США)
Система "Дело-Cекретарь" (CD + комплект документации, кроме руководства пользователя "Подсистема Web")	$290
Однопользовательский узел системы "Дело" (CD + комплект документации)	по запросу
Временная версия системы "Дело-Предприятие" на 3 месяца (CD + комплект документации, кроме руководства пользователя "Подсистема Web") Независимо от количества рабочих мест	$100

Поставка систем осуществляется на носителе CD-ROM. В стоимость включен НДС. Все цены приведены в долларах США. Оплата производится в рублях по курсу ЦБ РФ + 1,5% на дату платежа.

Дата добавления: 2015-10-24