Етика службового листування.

37.1. Доповідна записка - це документ, адресований керівнику структурного підрозділу, установи, вищої організації, у якому викладається інформація про факти, події, ситуацію, що склалася, виконану роботу тощо, а також наводяться свої висновки і пропозиції.

Складається з власної ініціативи або ж за вказівкою керівника.

Доповідна записка складається з таких реквізитів:

1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі зліва).

2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі справа).

3. Назва документа.

4. Дата.

5. Номер.

6. Заголовок (Про...).

7. Текст.

8. Посада адресанта.

9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Деякі реквізити в доповідних записках як внутрішніх документах часто не пишуться (структурний підрозділ, звідки надійшов документ, номер, заголовок).

37.2. Пояснювальна записка - це документ, у якому:

- викладаються причини якихось подій, фактів, допущених порушень (складається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи установи);

- міститься додаток чи доповнення до основного документа, в якому пояснюється зміст окремих його положень (мета, актуальність, структура, зміст, призначення плану, звіту, проекту тощо).

Пояснювальні записки можуть бути службовими (відтворюються, як правило, на бланках) і особистими (відтворюються на аркушах паперу за підписом автора).

Службова пояснювальна записка містить такі реквізити:

1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі зліва).

2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі справа).

3. Назва документа.

4. Дата.

5. Номер.

6. Заголовок (Про...).

7. Текст.

8. Посада адресанта.

9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

37.3. Договір - це документ, який засвідчує угоду двох або більше юридичних чи фізичних осіб про встановлення, зміну або припинення їх спільних дій згідно із зафіксованими в ньому цивільними правами та обов'язками.

Договір може укладатися між фізичними особами (окремими громадянами), юридичними особами (організаціями), фізичними і юридичними особами відповідно до вимог чинного законодавства.

Незважаючи на значні відмінності, які мають місце в текстах договорів, при їх укладанні розкриваються, як правило, такі питання:

1. Назва документа (договір).

2. Місце й дата укладання договору.

3. Вступна частина (назви сторін, що укладають договір, посади, прізвища, імена та по батькові осіб, які підписують договір, із зазначенням їхніх повноважень).

4. Предмет договору.

5. Обов'язки сторін.

6. Взаєморозрахунки сторін.

7. Відповідальність сторін.

8. Термін дії договору.

9. Умови припинення дії договору.

10. Додаткові умови.

11. Юридичні адреси сторін.

Остаточний перелік питань, які вимагають висвітлення в тому чи іншому договорі, залежить, звичайно, від характеру та предмета спільної діяльності сторін, ускладнень, які можуть виникати у процесі співробітництва. При укладанні договорів слід уникати як зайвої деталізації, так і спрощеного підходу при вирішенні питань співробітництва між сторонами. Текст договору має фіксувати достатнє й однозначне для всіх сторін тлумачення характеру й напрямів взаємодії та окремих його пунктів.

Договірні стосунки між сторонами можуть оформлятися відповідними перед- та післядоговірними документами. Так, наприклад, укладенню договору може передувати попередній договір, претензії сторін можуть оформлятися протоколами розбіжностей до договору, угодами про залік взаємних вимог тощо. Післядоговірні взаємовідносини можуть додатково оформлятися протоколами розбіжностей до договорів, угодами про зміну порядку виконання договору, протоколами про залік взаємних вимог тощо.

37.4. Післядоговірні документи призначені для врегулювання питань, які можуть виникати між сторонами при виконанні укладеного договору.

До таких документів належать:

- супровідні листи до різноманітних документів

- протоколи розбіжностей до договорів

- протоколи розбіжностей узгодження до договорів

- угоди про зміни й доповнення до договорів

- протоколи про залік взаємних вимог

- угоди про зміну порядку виконання договорів

- угоди про поступку договорів

- угоди про поступку права на вимоги

- угоди про заміну договорів

- угоди про розірвання договорів тощо

Крім того, при виконанні умов договору сторони можуть звертатися до юридичних чи фізичних осіб, які не є учасниками договору (органи влади, судові органи, банківські установи тощо), з документами, які мають сприяти вирішенню проблем, що виникли при виконанні умов договору. Такими документами є комерційні, претензійні листи, позовні заяви, кредитні договори, заяви-зобов'язання тощо.

37.5. Довідка - документ, який містить опис та підтвердження юридичних і біографічних фактів та подій, пов'язаних з діяльністю окремих осіб, обставинами діяльності установ, організацій.

Довідки поділяються на дві групи:

- особисті - підтверджують біографічні чи юридичні факти конкретної особи;

- службові - містять інформацію про факти й події службового характеру.

Довідки також можуть бути:

- зовнішніми - укладаються для подання в інші установи; підписуються, крім укладача, керівником установи, засвідчуються печаткою;

- внутрішніми - укладаються для подання керівництву установи або на розгляд колегіальних органів; підписуються лише виконавцем і не засвідчуються печаткою.

Найчисленнішими (особливо серед особистих) є довідки, що засвідчують якийсь юридичний факт (підтвердження факту роботи чи навчання, дані про займану посаду, розмір заробітної плати, місце проживання тощо). Однотипні довідки часто виготовляються на трафаретних бланках.

Реквізити довідки:

1. Адресат (назва міністерства, відомства, установи).

2. Назва документа.

3. Дата.

4. Місце укладання документа.

5. Заголовок до тексту.

6. Текст.

7. Посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка підписала довідку.

8. Печатка.

3.6. Контракт - правовий документ, що засвідчує певну домовленість між партнерами (підприємством, установою і працівником) про засади спільної виробничої та творчої діяльності.

Контракт має відповідати вимогам чинного законодавства, зокрема, законам України "Про підприємство", "Про власність".

Контракт складається у двох примірниках - по одному для кожної із сторін.

Дата добавления: 2015-07-08