Создание таблицы базы данных

Создание новой базы данных имеет смысл начинать с построения таб­лицы или ряда таблиц, в которых будет содержаться информация и кото­рые станут базой для разработки всех остальных узлов базы: форм, отчетов и запросов.

Создадим пустую базу данных, выбрав пункт Новая база данных в меню или нажав кнопку Создать, дублирующую аналогичную команду пункта меню Файл:

Далее в появившемся диалоге надо определить имя новой базы. Созданная таким образом база данных не содержит никаких компонентов. Поэтому на всех закладках активной яв­ляется только кнопка Создать, которую и следует нажать на закладке Таб­лицы. При этом появится окно выбора варианта создания таблицы.

Пункт «Мастер таблиц» практически дублирует первый шаг Мастера создания базы данных. Здесь можно выбрать вариант таблицы и входящие в нее поля.

Но для самостоятельного создания таблицы удобнее выбрать режим Конструктора. Здесь проще задать имена полей и определить их тип. После подтверждения выбора (ОК) появляется окно конструктора таблицы.

Предположим, созданная таблица будет содержать данные о неких сотрудниках Организации. Это значит, что понадобятся поля: «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Год рождения», «Фотография». Кроме того, понадобится поле счетчика, которое назовем «Код».

Поля «Фамилия», «Имя», «Отчество» должны иметь тип текстовый. Поле «Год рождения» - числовой. Поле «Фотография» - поле объекта OLE. «Код» должен иметь тип счетчик. Напомним, что для определения типа данных поля надо поместить курсор в колонку Тип данных, при этом в активной ячейке появляется кнопка вызова меню, в котором и следует выбрать тип:

После ввода всех перечисленных значений в таблицу получится сле­дующее:

Последним шагом формирования таблицы является вставка ключево­го поля. Ключ определяет поле, по которому будет вестись пересчет запи­сей.

Для этого надо щелкнуть правой кнопкой мыши по полю «Код», вызвав контекстное меню и нажав пункт «Ключевое поле»:

Иначе можно, установив курсор мыши на данное поле, нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов:

При выборе этого пункта меню у поля Код появится значок ключа:

Теперь, когда полям присвоены имена, определены их типы, установ­лено ключевое поле, можно переходить в режим таблицы, используя соот­ветствующую команду меню Вид или контекстное меню заголовка окна таблицы:

Так как созданная таблица не была сохранена, появляется пред­ложение сохранить ее:

В появляющемся следом окне необходимо определить имя таблицы:

Как и следовало предполагать, появляется таблица, содержащая толь­ко имена полей и одну строчку для первой записи:

Как только в поле «Фамилия» начнется ввод данных, счетчик из­менит значение на «1». Заполним все поля, кроме «Фотогра­фии», сделав три записи:

В таблицах ширина столбцов и строк регулируется так же, как и в Ех­cel.

Надо подвести курсор к линии раздела столбцов (строк) в области имен полей. Курсор изменит вид, стрелками показывая направление изме­нения размеров. При этом ширина столбцов изменяется индивидуально, а изменение ширины одной строки влечет за собой такое же изменение у всех строк таблицы. В случае необходимости изменения имени поля можно дважды щелк­нуть на имени. В этом случае появится мигающий курсор - признак готов­ности к вводу информации с клавиатуры. Для ввода данных в ячейки поля «Фотография» надо выделить соответ­ствующую ячейку и воспользоваться командой Объект пункта Вставка главного меню.

В открывшемся диалоге предлагается либо создать новый объект, ис­пользуя одну из программ, перечень которых можно пролистать с помо­щью полосы прокрутки. Если выбрать в предлагаемом списке конкретную программу и нажать кнопку ОК, то можно будет в запущенном приложении создать но­вый документ, который при сохранении будет внедрен в базу данных.

Если выбрать, например, пункт Точечный рисунок, то откроется гра­фический редактор Paint (можно будет нарисовать портрет Иванова):

Заголовок документа (здесь – рисунка) содержит информацию о том, где будет располагаться создаваемый рисунок. Причем для сохранения рисунка в базе данных меню Файл предоставляет пользователю команды «Обно­вить...» и «Выход и возврат»:

Как только будет выполнена последняя команда,

в таблице будет за­полнена соответствующая ячейка (см. поле «Фотография»):

Двойной щелчок по данной ячейке вновь вызовет редактор Paint. Аналогичным образом в базу данных могут быть вставлены практиче­ски любые объекты. Их разнообразие ограничивается только количеством установленных на компьютере пользователя программ.

Второй вариант заполнения поля объекта OLE – в диалоге вставки объекта выбрать пункт Создать из файла:

В этом случае пользователь может вставить в базу данных уже гото­вый объект, найдя его среди файлов на диске. Для этого можно либо ввести путь доступа к объекту в окне Файл, либо воспользоваться кнопкой «Обзор...»

Дата добавления: 2015-07-08