Лабораторная работа № 4. Система управления базами данных Access

Под базами данных принято понимать упорядоченные по определенным признакам более или менее емкие массивы данных. Программы – оболочки, с помощью которых можно создавать, просматривать и редактировать базы данных, называются системами управления базами данных или, сокращенно, СУБД. Одной из мощнейших СУБД является компонент MS Office – MS Асcess. При загрузке MS Access появляется окно:

Состав главного меню и содержание пунктов меню зависимы от типа объектов, с которыми идет работа.

Программа MS Access предоставляет пользователю достаточно широ­кий спектр возможностей по работе с базами данных. Вся информация, имеющаяся в базе данных, хранится в таблице или ряде таблиц. Строка таблицы называется «записью», столбец – «полем». Все записи таблицы пронумерованы при помощи специального поля, на­зываемого Счетчиком. Каждое поле в таблице имеет имя и содержит оди­наковые по типу данные. Редактировать данные можно либо в таблице, либо при помощи фор­мы. Формы могут быть нескольких типов, один из которых представляет собой трафарет для ввода данных в таблицу (таблицы). Также в Access можно работать в режиме запросов. Запросы пред­ставляют собой сводные таблицы, созданные на основе исходных таблиц, содержащих данные. В одном запросе может содержаться информация, входящая в различные таблицы. И, наконец, на основе таблиц и запросов можно создавать отчеты, предназначенные для вывода данных на принтер, то есть для создания твердых копий информации, имеющейся в базе данных.

Учебная база данных «Борей»

Для начала изучим пример готовой базы данных. Таким примером может быть учебная база данных «Борей» (C:\Program Files\Microsoft Office\Office10\Samples\Борей.mdb). При ее запуске появляется окно:

Вызываем окно базы данных:

Окно базы данных содержит закладки (см. слева): Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы и Модули. Каждая из закладок содержит лишь объекты, объявленные в названии, то есть, например, закладка Таблицы содержит только таб­лицы, хранящие информацию.

Макросы представляют собой последовательности команд, выполняемые при нажа­тии на какую-либо клавишу. Макросы могут вставляться в любой доку­мент, созданный в приложениях MS Office. Модули – это программы, на­писанные на языке Visual Basic, служащие для выполнения определенных операций с объектами или данными. На начальной стадии изучения MS Access не стоит обращаться к двум данным закладкам.

Каждая закладка имеет три кнопки, расположенные слева вверху от окна содержимого закладки. Нажатие на кнопку Открыть предоставляет поль­зователю доступ к просмотру и редактированию данных, содержащихся в выделенном объекте. Кнопка Конструктор открывает выделенный объект в режиме конструктора, позволяющем изменять свойства объекта: табли­цы, запроса, формы или отчета соответственно. Кнопка Создать открыва­ет диалог создания нового объекта в данной закладке.

Изучение базы данных «Борей» лучше начать с рассмотрения объекта типа «Таблица». Можно выбрать таблицу «Сотрудники». Ее надо выделить щелчком мыши и нажать кнопку Открыть.

Данная таблица содержит девять заполненных записей. На десятой строке располагается надпись Счетчик, показывая готовность к вводу следующей записи. Первое поле (первый столбец), названное Код сотруд­ника, выполняет функции Счетчика – нумератора записей.

Остальные поля таблицы содержат самую разную по типу информа­цию, но каждое из полей несет данные только одного типа. Например, поле Имя содержит данные текстового типа, поле Дата найма – данные типа да­ты, и т.д.

Подробнее с типами данных, которые содержатся в таблице, можно ознакомиться в режиме конструктора. Для перехода в этот режим можно закрыть таблицу в режиме просмотра и щелкнуть по кнопке Конструктор. Иначе можно вызвать контекстное меню щелчком правой кнопки мыши на заголовке окна и выбрать команду Конструктор таблиц.

В данном режиме отображается структура таблицы (имена полей) и тип данных. Третий столбец служит для примечаний.

Таблица «Сотрудники» содержит все основные типы данных:

1. Счетчик – последовательные возрастающие числа, автоматически вводящиеся при добавлении каждой новой записи в таблицу. Значения по­лей типа счетчика не могут быть изменены!

2. Текстовый – любые символы, в том числе и цифры. Количество символов не может превышать 255. Данный тип устанавливается «по умолчанию».

3. Дата / время – определяет формат ввода даты или (и) времени.

4. Числовой – описывает данные, используемые в расчетах. Если чис­ла ввести в поле, описанное как текстовое, над ними нельзя будет произво­дить никаких математических операций.

5. Поле МЕМО – позволяет пользователю вводить большие массивы символов (текст). По типу аналогично текстовому, но дает возможность записи в ячейку до 65535 символов.

6. Поле объекта OLE – тип данных, позволяющий вставлять в базы данных объекты, созданные в других приложениях. Этими объектами мо­гут быть: рисунки, диаграммы Excel, документы Word, формулы, органи­зационные диаграммы, звуковые файлы и т.д.

Еще один важный тип данных (он не включен в таблицу «Сотрудники»):

7. Денежный – аналогичен числовому по возможностям математических преобразований, но отличается присутствием единиц из­мерения и форматированием.

Изменить тип данных достаточно просто. Необходимо выбрать щелч­ком мыши тип данных, в котором будет производиться изменение. При этом в ячейке появится кнопка со стрелкой, нажатие на которую открывает меню типов.

В этом меню можно выбрать новый тип данных.

Внимание: при работе с базой данных «Борей» (тем более, если Вы не единст­венный обучаемый на данном компьютере) не вносите измене­ния в информацию базы.

Обратим внимание на имена полей таблицы. Они не мо­гут содержать знаков препинания. Если при изменении имени поля были внесены недопустимые символы, оболочка не примет новое значение и по­просит изменить его:

Вернемся в режим таблицы (способ перехода аналогичен включе­нию режима конструктора). Для просмотра содержимого таблицы используется горизонтальная полоса прокрутки. Если записей в таблице достаточно много, так что они не помещаются в окне, появляется вертикальная полоса прокрутки.

Дата добавления: 2015-07-08