Типы нарушений информационного потока

Нарушения	Примеры	Решения	Примеры
Рассеивание	Объявление о существовании фирмы в общегородской газете (знают все, кроме тех, кому это нужно...)	Фокусировка	Адресная рассылка по фирмам-потребителям
Накопление	Заказы на склад накапливаются, и товар отпускается 1 раз в неделю. Перебои с его наличием в торговом зале.	Равномерность	Ежедневное удовлетворение заявок
Отклонение	Информация об изменении сроков поставки сообщается в транспортный отдел, но не доводится до сведения продавцов.	Возврат в нужное русло.	Регулярное сообщение об этих изменениях продавцам: «Товара сейчас нет, будет через два дня».
Иссякание источника	Мы узнавали о потребностях клиентов при разговоре с ними в торговом зале, а теперь перешли на продажи по телефону.	Прочистка или поиск нового	Разработать алгоритм телефонных продаж, позволяющий получить нужную информацию.
Прерывание потока	На складе есть информация о поступившем товаре. В магазине есть потребность в новых товарах. Но нет связи между ними.	Соединение	Организовать систему регулярного взаимного информирования
Отсутствие части пути	Мы-то знаем, что наша продукция хорошая, но как об этом догадаются потребители?	Достройка	Разработка рекламной кампании

Помимо информации, которая распространяется внутри Вашей компании, существует и её взаимодействие с окружающей средой. Постарайтесь обратить внимание на такие аспекты как:

ÞИспользование в принятии решений поступающей на фирму информации:

· из каких источников поступает

· кому обычно адресована

· кто и как ее обрабатывает

· кто использует для принятия решений

ÞНаличие обратной связи:

· как узнаем, что переданная информация была получена и понята.

Облегчает работу с информацией использование современных информационных носителей:

* компьютерной сети

* факсовой связи

* мобильной связи

и т.д.

Но при этом возрастают требования к качеству информации: стандартизации, лаконичности, однозначности сообщений.

Уделите время составлению стандартных форм фиксации входящий, исходящей, внутренней информации. Например, формы "телефонного прозвона" клиентов:

Фирма "Графити"

ФИО ответственного лица ________

Сидоренко Иван Степанович

тел. фирмы 486-46-42

Что сообщено Тренинг по развитию

творчества состоится 17-18 мая

Какая реакция получена Направим

двух дизайнеров

Когда перезвонить 16 мая + 14-го

послать по факсу программу тренинга

Доп. примечания фирма вносит

предоплату по безналичному расчету

Таким образом, у Вашей фирмы имеются представления об оптимальной организации технологического конвейера и информационного потока. Следующим шагом является определение "хозяина процесса" – того должностного лица, в чьи обязанности входит принятие решения и ответственность за его выполнение по каждому этапу технологически - информационного процесса.

Например, на некоторой фирме технологический конвейер и информационный поток выглядят следующим образом:

Хозяин процесса 1 – менеджер по рекламе.

Процессы 2, 3, 7 – менеджер по сбыту.

Процесс 4,5 – инженер.

Процесс 6 – главный технолог.

Процессы 8, 9, 10 – бригадир монтажников.

Видно, что в обязанности каждого хозяина процесса могут входить как технологические, так и информационные, а иногда и управленческие функции (руководство бригадой монтажников).

Прежде чем перейти к определению функциональных обязанностей сотрудников, следует рассмотреть принципиально возможные методы организации и управления.

Можно выделить шесть основных типов организационных структур:

1. Простая фирма – имеет одного руководителя и 4 – 15 подчинённых. Функциональные обязанности определяются умениями и навыками сотрудников. Управление осуществляется с помощью прямого приказа и наблюдения за его выполнением. Например – артель по изготовлению дверей, строительная бригада.

2. Простая бюрократия. Это предприятие обзаводится «службами», не принимающими непосредственного участия в процессе производства. Это бухгалтерия, кадровая служба и т.п. На предприятии возникают точные должностные инструкции, письменные отчёты и приказы, промежуточные руководящие звенья.

3. Холдинг. Несколько простых бюрократий собрались под «крышей» одного предприятия. Часто = это службы и вспомогательные подразделения, разросшиеся и приобретшие экономическую самостоятельность: лесопилка + автопарк + древообделочный комбинат + «Укрлесбанк»… У этого типа предприятия возникает существенная проблема с определением ведущих и перспективных отраслей.

4. Фирма с филиалами. Основное производство обзаводится сетью достаточно стандартизированных региональных филиалов. Типичный пример «Макдональдс». Проблемой становится стремление головного предприятии к стандартизации, а филиалов – к автономии и своеобразию.

5. Матричная структура. Она сочетает приметы простой бюрократии и проектной формы организации. Пример – киностудия. На ней существуют отдельно гримёрный, костюмерный и т.д. цеха и одновременно снимается несколько фильмов, в которых принимают участие представители всех этих цехов. Основной проблемой становится согласование действий внутри проектов и подразделений.

6. Проектная структура. Участники объединены общим интересом к проекту и работают в команде. Они не выполняют приказы, а решают проблемы. Сложностью является создание командного взаимодействия.

Определившись со структурой своей организации и технологически – информационными потоками в ней Вы можете вычленить количество и квалификацию нужных Вам работников. До момента найма следует определиться и расписать должностные инструкции для каждого рабочего места. Помимо стандартных вариантов должностных инструкций в этой работе следует ориентироваться на те реальные бизнес процессы и управленческие информационные потоки, которые свойственны именно Вашей организации. Возможен вариант, при котором руководитель подразделения пишет должностные инструкции для своих подчинённых, но крайне нерациональным будет требование к подчинённым самостоятельно описать свои обязанности. Если подчинённые делают это сами, то резко увеличивается риск, что какие – то бизнес – процессы останутся вообще без хозяина, а какие – то будут выполняться несколькими сотрудниками с непонятно чьей ответственностью за полученный результат. Потренироваться в этой работе поможет упражнение 5.2.5. Составив все должностные инструкции для своего предприятия, проверьте, не остались ли какие – то процессы без хозяина. Если заметили, что это так – то желательно сразу же закрепить их за кем-нибудь.

Элементом организации труда является не только организация людей, но и организация условий их труда, оборудование и информационное обеспечение рабочих мест. Забота организатора об этом значительно уменьшает число конфликтов и недоразумений в коллективе.

Возможно несколько принципиально разных подходов к планировке рабочих помещений:

	Открытая	Полу изолированная	Изолированная
Как выглядит?	Обеспечивает зрительный и слуховой контакт всех работников	Обеспечивает частичный зрительный и слуховой контакт работников с начальником	Обеспечивает отсутствие зрительного и слухового контакта работников
Каковы ощущения?	Создаёт чувство общности	Создаёт чувство подконтрольности	Создаёт ощущение самостоятельности
Недостатки	Шум и стремление сотрудников включиться в чужую работу	Эмоциональное напряжение	Не подконтрольность, При отсутствии информационной сети возможны трудности в общении между сотрудниками.
Преимущества.	Быстрая передача информации между сотрудниками	Мало непроизводительных затрат рабочего времени	Возможность самостоятельно и не отвлекаясь работать.

Приведём примеры оборудования менеджерской, в которой 4 сотрудника осуществляют постоянные переговоры с заказчиками по телефону и руководитель отдела.

Полу изолированная планировка рабочих мест.

Изолированная планировка.

Открытая планировка.

Помимо индивидуальных рабочих мест, в офисе должны быть предусмотрены помещения для проведения совещаний и переговоров. Необходимо так же позаботиться о том, чтобы сотрудники совершали как можно меньше перемещений по офису при ответах на телефонные звонки, поиске документации, а пришедшие посетители могли быстро найти нужного менеджера. Приведём примеры планировки одного и того же помещения, в котором три дизайнера работают и общаются с заказчиками. Планировка первого типа позволяет общаться с заказчиком, не вставая с рабочего места и иметь свободный доступ к шкафу с распечатками.

Планировка второго типа имеет две выделенные рабочие зоны: дизайнерскую и переговорную. Это облегчает взаимодействие сотрудников друг с другом, но посетитель может ознакомиться в основном с готовыми эскизами, а не наблюдать процесс их создания.

Какой тип планировочного решения Вам кажется более привлекательным? Обратите внимание на своё рабочее помещение и подумайте, как оно функционирует, помогает или мешает его планировка достижению тех целей, которые Вы ставите перед собой и сотрудниками.

Организационный этап подходит к концу и мы направляемся в следующий раздел, посвящённый проблемам управления персоналом.

Дата добавления: 2015-10-28