Я и окружающая среда.

Попробуем найти наиболее удобную форму для рассказа о том, что получено в предыдущем упражнении.

1. Как бы это звучало в виде лозунга?

2. Расскажите данные идеи в виде сказки: Жило – было предприятие, и вдруг…

3. Представьте это в виде рисунков.

4. А как бы прозвучал доклад на общем собрании персонала Вашего предприятия?

5. Выберите наиболее удобную для Вас форму презентации своих идей и сообщите о них окружающим.

5.1.8. Цена? Качество?

1. Обратите внимание на таблицу соотношения цены и качества:

Качество	Цена
Высокая	Низкая
Высокое	Работаем качественно, берём дорого	Работаем качественно, берём недорого
Низкое	Работаем некачественно, берём дорого	Работаем некачественно, но и берём недорого.

2. Проставьте галочку, где именно находится Ваш бизнес в настоящий момент. А где Вы хотите, чтобы он находился?

3. Учтите, что 2 и 3 квадраты создают наибольший риск в отношении дальнейшего выживания Вашего предприятия.

4. Проверьте, соответствует ли цена и качество Вашего персонала, офиса, рекламы и т.д. заявленному квадрату?

Организация.

Работа по построению или изменению организации труда начинается с представлений о единице бизнес цикла. Единицей бизнес цикла является последовательность действий, расположенная между вложением денег в бизнес и получением результата. Например: закупка продукции у оптового поставщика – завершённая продажа всего объёма продукции в розницу. В зависимости от профиля предприятия, бизнес – цикл может составлять годы, месяцы, дни… Для его успешного осуществления необходима организация технологического конвейера предприятия.

Технологический конвейер – это та совокупность, последовательность действий, которая необходима для осуществления целей данной фирмы.

Если мы рассматриваем ситуацию в самом обобщенном виде, то мы имеем нечто на входе в "черный ящик" фирмы и нечто – на ее выходе. Например:

Понятно, что-то, что является концом какого-то одного процесса (например, продукция завода), вполне может быть началом следующего процесса (продажи этой продукции). Анализ данного процесса на Вашем предприятии – в упр.5.2.1.

А теперь заглянем внутрь "черного ящика", разбив прохождение технологического конвейера на этапы. Например:

Заметим, что при анализе технологического конвейера учтены перемещения и преобразования (хранение, сборка, лечение и т.д.) только реальных, материальных объектов, а не информации о них. Анализ данных процессов произведите с помощью упражнения 5.2.2.

Следует заметить, что наряду с последовательными процессами технологического конвейера имеются еще и сквозные процессы, осуществляемые ежедневно или с определенной периодичностью и обслуживающие технологический конвейер. Помимо хранения и продажи продукции, в магазине происходит уборка, ремонт кассовых аппаратов, и т.д., и т.п.

Нанесем сквозные процессы на нашу схему:

Типичными сквозными процессами являются бухучёт и реклама, на некоторых предприятиях их воспринимают как шаг бизнес цикла: всё продали – посчитали и прорекламировались… На тогда срок существования таких предприятий очень невелик. Анализ собственных сквозных процессов проведите в упр. 5.2.3.

Постараемся подумать, какие этапы этого технологического конвейера реально необходимы для достижения цели, а без каких можно обойтись. Например:

ÞНужен ли склад при магазине – или выгоднее доставлять товар и размещать сразу в торговом зале?

ÞНужно ли больным спать в больнице – или достаточен дневной стационар?

Постараемся ориентироваться не на прошлый опыт: "всегда так было, значит, зачем-то надо...", а, использовав интеллект всех сотрудников, продумать оптимальную организацию технологического конвейера. Возможно, что он будет в результате начинаться и заканчиваться как-то иначе. Например, наш "Завод" с предыдущих страниц обзаведется фирменным магазином для продажи своей продукции – или наоборот, вместо сырья будет принимать нечто другое. А школа закрепит за собой детский сад, но будет отправлять учащихся в 15 лет в колледж...

Обратим внимание на то, что каждый наш квадратик технологического конвейера – это тоже миниатюрный конвейер со своим входом и выходом процесса.

Уровень конкретизации процесса различен в зависимости от места, с которого мы смотрим на технологический конвейер. Учитель видит конкретный урок и пишет его план, а методист из Академии педагогических наук может обращать внимание только на необходимую совокупность знаний за год.

Если мы вернемся в наш Магазин, то вот как выглядит "продажа" для продавца:

Заметим, что в этом процессе по-прежнему не участвовала информация и документация: чеки, накладные и т.д.!

Попробуем привлечь самого себя и сотрудников к конкретизации каждого блока технологического конвейера и доведению данного блока до полного совершенства (сохранив в "мини-конвейерах" только то, что там действительно необходимо). То же самое касается и сквозных процессов. Поможет в этом знакомство с форматами совещаний из раздела 5.6.

Например:

Данную работу можно считать законченной, если:

· понятны и отражены на схеме все перемещения и преобразования, происходящие с реальными объектами (товарами, людьми и т.д.),

· проставлено время, необходимое для выполнения каждого этапа технологического конвейера, и частота выполнения сквозных процессов,

· понятны и определены признаки начала и конца каждого процесса, и эти цепочки согласованы друг с другом.

Понятно, что, если время выполнения какого-то процесса слишком длительное, например, "Ищу товар на складе 30 минут...", то необходимо посмотреть, за счет каких других процессов это можно улучшить:

– "Товар расположен по мере его поступления, и невозможно узнать, где необходимый в данный момент..."

– Можно ли его расположить не в порядке поступления, а по определенным группам? Что для этого нужно?

Найдя ответы на эти вопросы мы можем обратить внимание на информационный поток, пронизывающий организацию.

Информационный поток – совокупность информации, минимально необходимая для осуществления работы фирмы.

Когда мы представили себе всю технологию работы фирмы, то заметили, что рядом с реальными объектами существуют их информационные копии. Например:

груз + накладная квитанция,

больной + история болезни,

школьник + классный журнал...

Этот информационный поток выходит за границу фирмы в виде рекламы, договоров, репутации на рынке и т.д. Следует задуматься, какая информация о цели деятельности фирмы (товаре, услуге) существует в нашем распоряжении, и что мы намереваемся с ней делать.

Перечислим требования, которые обычно предъявляются к информации:

· Достоверность.

· Своевременность.

· Точность.

· Согласованность.

· Оптимальный объём и наличие структуры.

· Приемлемая по стоимости.

Достоверность информации зависит от множества факторов, более подробно с ними мы познакомились. Желательно, чтобы к каждому сообщению, перед занесением его в базу данных был прикреплен «ярлычок» отражающий уровень достоверности информации.

Своевременность – информация доносится до её потребителя вовремя. Для того чтобы обеспечить именно это все сотрудники должны представлять себе срочность предоставления той или иной информации, например:

· Как только Вы узнали об изменении сроков поставки – сообщить в отдел продаж.

· Отчёт об объёмах закупок в зависимости от типа клиентов предоставлять 25 числа каждого месяца.

Точность – параметр, безусловно, важный. Но следует подумать – какая именно количественная или качественная информация Вам необходима. Что важнее - знать, сколько человек реально приобретают продукт Вашего конкурента, сколько хотели бы приобрести Ваш продукт, или почему они хотят его приобрести?

Согласованность – параметр, позволяющий оценить вероятность дезинформации: если Вы позвонили на соседнюю фирму и получили три взаимоисключающих ответа на свой вопрос от разных людей, то весьма вероятно, что часть этих ответов или они все являются дезинформацией.

Структурированная форма подачи информации: наличие оглавления, графиков, выводов, рекомендаций и т.д. Желательно создать стандартные формы предоставления информации и познакомить с ними всех сотрудников.

Прежде чем потребовать какою либо информацию необходимо продумать, для чего она нужна, и сколько денег, времени и энергии будет затрачено на её сбор, анализ и структурирование. Поможет разобраться в этих проблемах упр.

А теперь вернемся к технологическому конвейеру и посмотрим, какая информация, необходимая с точки зрения технологии, его сопровождает. Эта информация обязательно возникает на "стыке" между этапами процесса и может быть зафиксирована в любой форме: квитанции, журнала учета, информационного листка, справки, устного сообщения... Пока обращаем внимание всего на два вопроса: какую информацию и кому необходимо передать?

Например:

Таким образом, информация запустила функционирование следующих технологических процессов: взятие анализа, раздачу лекарств, питание, смену белья и т.д.

Возник и встречный поток информации: результаты анализов, отметки о выполнении назначений и процедур. А часть процессов (например, питание) остались без запланированной обратной связи.

В данный момент мы учитываем только технологическую, а не административную информацию. Административная информация (приказы, распоряжения, выговоры, поощрения, отчеты и т.д.) влияет на людей, а не непосредственно на технологический процесс.

Вот как будет выглядеть в таком виде школьный процесс:

Обращаем внимание на такие аспекты информационного потока:

· когда он остается без обратной связи (информация отправлена, но неизвестно, что получена),

· когда между участниками технологического конвейера вообще нет информации,

· когда есть излишняя информация, направляемая просто "по привычке" и не запускающая никакого технологического процесса,

· когда информация не обеспечивает какой-то "сквозной" процесс.

Все эти нарушения информационного потока мешают равномерной работе организации, вызывают конфликты на "стыках" между этапами технологического процесса.

Дата добавления: 2015-10-28