Методические рекомендации и основные тезисы к теме

Обеспечение эффективных коммуникаций организаций как внутренних, так и внешних, является важной задачей, ответственность за решение которой возлагается на менеджера. Неэффективные коммуникации могут породить серьезные проблемы, включая плохой моральный климат, отсутствие инновационных идей, снижение производительности и неспособность адекватно реагировать на угрозы и неблагоприятные возможности, возникающие в окружающей среде. На коммуникации тратится 80% рабочего времени менеджера. Коммуникация – это процесс кодирования идей в сообщение, которое распространяется по коммуникативному каналу и декодируется получателем. На них влияют коммуникативные каналы, невербальные коммуникации и умение слушать и убеждать.

Работа с информацией показывает, что уже в простейших формах ее поиска, изучения и применения встречаются некоторые затруднения. Все значительно усложняется, когда в ход дела, в поток информации вступают новые действующие лица. Чтобы не запутаться в частных вопросах информации, необходимо привести ее в определенную систему, выявите наиболее общие, принципиальные вопросы.

Система коммуникаций состоит из четырех основных взаимосвязанных элементов:

лицо, передающее информацию;

сама информация;

способ передачи информации;

лицо, получившее информацию.

Необходимо также выделить этап подготовки информации. В нем может быть задействовано как одно лицо, так и множество исполнителей, целые отделы и службы. И, наконец, этап принятия решения на основе полученной информации.

Движение информации по каналам коммуникации от отправителя к получателю четко разграничивается на несколько этапов: 1) происходит отбор необходимого материала; 2) информация обрабатывается и избирается лицо, которому предназначается информация; 3) информация передается и получается; 4) осуществляется обмен информацией по обратной связи или подтверждается ее получение.

Следует более подробно разобрать способы получения информации. В основном это зависит от двух причин: а) характера информации и б) ее вида и возможностей, которыми располагают отправитель и получатель информации. На современных предприятиях все большее применение находят технические способы передачи и получения информации – радио, телефон, телетайп, факс. Большие возможности для получения и хранения информации имеют современные ПК. Наметились тенденции к сокращению письменной информации, но полностью избежать этого способа передачи и хранения информации нельзя, да и нецелесообразно.

В процессе занятия студенты должны определить для своей фирмы, предприятия или учреждения (как часть подготовки к деловой игре) систему коммуникаций, объем, сроки и ответственных за сбор, обработку и передачу информации. Какова возможность потери или искажения информации при различных способах ее передачи по горизонтальным или вертикальным линиям?

Особенно внимательно следует рассмотреть вопрос методики приема и уяснения устной информации, где искажения и неточности достигают значительных величин (иногда до 30% и более). Например, лицо, посетившее собрание, докладывает своему руководителю сведения так, как он сам их воспринял, т. е. на основе своего интереса, не беспристрастно, а иногда и в угоду начальству. Другой человек, присутствовавший на этом же собрании, может дать совсем иную трактовку полученных сведений. Здесь играет роль все: искренность, поза, жесты, мимика, эмоциональность и интонация. Кроме того, имеет значение и умение слушать говорящего.

Можно подробно рассмотреть и способы передачи информации «сверху вниз» и «снизу вверх». Как должен учитывать передающий информацию, особенно устную, психологические особенности лица, получающего информацию, и в особенности исполнителя? В каких случаях необходима только письменная информация, в каких – с использованием технических средств? Как бороться со стереотипами, дезинформацией и слухами, или как это можно использовать в интересах дела?

Контрольные вопросы

1. Какие виды коммуникаций в организации существуют?

2. Назовите особенности восприятия устной информации. Почему возникают слухи и информация.

3. Какие виды информации вы знаете и какими свойствами они могут обладать?

4. Что является основными компонентами модели коммуникации?

5. Каково значение обратной связи и информационного шума в коммуникационном процессе?

6. Какие формы информационного обмена вы знаете?

7. Опишите препятствия на пути межличностного информационного обмена.

8. Раскройте методы, которыми могут воспользоваться руководители для совершенствования своих межличностных информационных контактов.

9. Какие преграды возникают на путях обмена информацией в организациях?

10. Опишите методы, с помощью которых руководители могут повысить эффективность обмена информацией.

11. Определите значение коммуникации для эффективности управления.

12. Что включает понятие «организационная коммуникация»?

13. Определите, что такое «модель организационной коммуникации».

14. Что понимается под корпоративной коммуникацией?

15. Дайте понятия внутренней и внешней коммуникации.

16. Определите, что понимается под межчеловеческой коммуникацией, категориальной коммуникацией и массовой коммуникацией.

17. Какие коммуникационные цели предприятия вы можете назвать?

Рекомендуемая литература к теме

1. Виханский О.С., Наумов А.И.Менеджмент. – М.: Экономистъ, 2005

2. Вудкок М., Френсис Д. Раскрепощенный менеджер: для руководителя практика/ Пер. с англ. – М.: Дело ЛТД 1994.

3. Егоршин А.П. Управление персоналом. – Н.Новгород: НИМБ, 1999.

4. Ладанов И.Ф.Мастерство делового общения. – М.: АО «Россиана», 1989.

5. Панасюк А.Ю.Управленческое общение. – М.: Экономика, 1990.

6. Планкет Л., Хеш Г.Выработка и принятие управленческих Решений. – М.: Прогресс, 1984.

7. Современное управление: Энциклопедический справочник/Под Ред. Д.Н. Карпухина и Б.З. Мильнера. Пер. с англ. Т. 1 – 2. – М.: Дело, 1997.

8. Человек прежде всего. Высококачественный сервис через личностное развитие. – М.: ИНФРА-М, 1992.

Дата добавления: 2015-10-28