Глава 4 Пресс-тур

Пресс-туром принято называть мероприятие, подготовленное служ­бой по связям с общественностью организации специально для жур­налистов, рассчитанное на достаточно продолжительное время (не­сколько часов, день, несколько дней) с целью получить в результате публикацию объективных журналистских материалов о своей компа­нии в средствах массовой коммуникации. Целью организации пресс-тура не обязательно должно быть знакомство с деятельностью всего предприятия или, например, жизнью населения небольшого провин­циального города (если администрация последнего хочет наладить хорошие отношения с местными журналистами), для этого достаточ­но и довольно убедительного информационного повода. В этой связи хочется привести выдержки из прекрасно подготовленного пресс-кита, созданного санкт-петербургским предприятием ОАО «ЛОМО» в свя­зи с проведением «Дня прессы на "ЛОМО"». Далее будут названы раз­делы пресс-кита и приведены краткие цитаты из каждого из них с тем, чтобы показать на конкретном материале, как готовят такие меропри­ятия солидные организации и опытные специалисты по связям с об­щественностью, в них работающие. Пресс-кит имеет форму брошюры, размер листа А-4, и содержит 18 с. текста и рисунков.

Пример

ДЕНЬ ПРЕССЫ НА «ЛОМО»

(Пресс-кит открывается обращением к журналистам)

Дорогие друзья!

Спасибо за то, что вы нашли время быть с нами в этот день. Сегодня у нас уже третий «День прессы на "ЛОМО"»... Такая форма общения с журналис­тами гораздо полезнее, чем традиционные презентации и пресс-конферен­ции. Вы можете не только узнать о последних событиях на «ЛОМО», но и своими глазами увидеть живое производство...

Сегодня мы хотим показать вам законченный новый высокотехнологич­ный прибор, на который получен соответствующий сертификат и уже выпу-

щена первая его промышленная серия, часть которой будет передана в ва­шем присутствии в дар городу к его Дню рождения. Мы ведем интенсивные переговоры с различными регионами, но первыми, как мы считаем, новые светофоры должны украсить наш родной город.

...У нас ведется производство нашей единственной оставшейся «в жи­вых» модели фотоаппарата «ЛОМО-компакт», судьба которого удивительна и в своем роде уникальна...

Обо всем этом... вам расскажут...

Отдел по связям с общественностью ОАО «ЛОМО»

ПРОГРАММА НА 14.05.99 г.

9³⁰-9⁴⁵_ сбор журналистов в автобус на площади...

9⁴⁵ — отъезд на производство по адресу...

10⁰⁰ — 10²⁰ — осмотр производства светофоров.

10²⁰ — 11²⁰— встреча со специалистами ОАО «ЛОМО».

11³⁰ — 12⁰⁰ — осмотр производства фотоаппаратов...

12⁰⁰ —- 13⁰⁰ — встреча с генеральным директором...

13¹⁰-14¹⁰ —кофе

14²⁰ — отъезд на перекресток Московского пр. и...

14⁵⁰ — 15²⁰ — передача в дар городу и установка светодиодных светофо­ров нового поколения. Подарок принимают.................................................

15²⁰ — отъезд.

На следующих 8 с. дано описание проекта, фотографии и чертежи, приве­дены сравнительные характеристики и определена эффективность нового из­делия, включена также копия сертификата на эту продукцию. Последние 5 с. пресс-кита посвящены описанию уникальных свойств фотоаппарата «ЛОМО-компакт».

Ознакомившись с этой сжатой информацией о пресс-туре для жур­налистов (хотя в их документе он назван «День прессы»), можно убе­диться, что в результате его проведения организация «ЛОМО» до­стигла не только своей цели — ознакомления журналистов с новой продукцией, а показала и другие очень важные стороны своей деятель­ности. Она сделала очень ценный и важный подарок Санкт-Петербур­гу — набор светофоров нового образца, работа которых, несомненно, облегчит движение транспорта в перегруженном автомобилями горо­де. А тот факт, что это было сделано накануне празднования 300-летия города, показывает, что специалисты организации умеют использовать ситуацию и демонстрировать общественности социально ориентируе­мый характер деятельности коммерческого предприятия.

Конечно, как можно было понять из сказанного, для организации пресс-тура требуется реальный, а не придуманный на случай инфор­мационный повод. Если компания приглашает журналистов, представляющих различные виды средств массовой коммуникации, она долж­на обеспечить им достаточно комфортные условия работы, особенно если это касается телевидения. Ведь тележурналисты везут с собой крупногабаритное оборудование, и им нужна удобная парковка, не го­воря уже о необходимости подключения к источникам питания во всех местах, где будет проходить съемка. Это лишь один пример, показыва­ющий, как тщательно должно быть продумано мероприятие, вплоть до последних мелочей.

Что касается программы пребывания журналистов на предприятии, то именно она и определяет все основные элементы планирования пресс-тура. Вот основные элементы такого плана:

♦ Встреча журналистов. Если предприятие находится в черте города и поблизости расположены остановки регулярно функционирую­щего муниципального транспорта, вполне уместно назначить мес­то встречи у проходной, позаботившись заблаговременно, чтобы именной список приглашенных имелся у представителей охраны. Если же ожидаются иногородние журналисты, их встречу следует организовать в аэропорту или на железнодорожных вокзалах.

♦ Проживание. Бронирование мест в гостинице — также забота орга­низаторов пресс-тура.

♦ Сопровождение журналистов по всему маршруту пресс-тура.

♦ Обеспечение и проведение встреч со всеми представителями орга­низации, чьи имена включены в программу пресс-тура.

♦ Питание во время пребывания журналистов на предприятии. Куль­турная программа может быть предусмотрена для иногородних жур­налистов, если пресс-тур рассчитан на несколько дней и включает, например, поездки в отдаленные филиалы или по региону.

♦ Заключительная встреча с руководством предприятия, ответы на вопросы.

♦ Отъезд.

Непосредственной работе с журналистами в день проведения пресс-тура предшествует достаточно трудоемкий период подготовки, вклю­чающий длительные переговоры как внутри организации, так и со сред­ствами массовой коммуникации.

Отдел по связям с общественностью уточняет с руководством цели проведения пресс-тура. Такая причина, как: «Ну мы ведь проводим это мероприятие каждый год, давайте и в этом году сделаем!» — не долж­на даже возникать при принятии решения о подготовке пресс-тура. Это означает, что пресс-тур следует посвящать либо чему-то значительному, уже достигнутому, либо перспективному развитию организации (района, научного направления). В последнем случае (пресс-тур, ра­ботающий на перспективу) важно ознакомление общественности че­рез средства массовой коммуникации с этими планами, а также, воз­можно, поиск партнеров и инвесторов.

Для специалиста по связям с общественностью важно сразу же после принятия решения о проведении пресс-тура получить от руководства документы (приказы), в которых определены цели и дата пресс-тура, а также указаны фамилии лиц, отвечающих за его подготовку и проведе­ние. Далее, также с руководством определяются объекты осмотра для журналистов и назначаются специалисты, которые будут давать поясне­ния на каждом из объектов. Выбирается маршрут пресс-тура и назнача­ются ответственные за проведение мероприятия в каждой из запланиро­ванных остановок тура. Все обязанности по обеспечению эффективной работы и осуществлению контактов с сотрудниками административно-хозяйственного сектора предприятия осуществляют специалисты отде­ла по связям с общественностью.

Этот же отдел занимается налаживанием и поддержанием регуляр­ной связи со средствами массовой коммуникации на основании имею­щейся в организации базы данных СМК и регулярных контактов с ними, составляет начальный поименный список журналистов, присут­ствие которых в этот день было бы желательно и полезно. Следует учесть, что, как показывает практика, примерно 50% журналистов, пер­воначально включенных в список, по разным причинам не смогут по­сетить организацию в этот день. Часть из них, поблагодарив за при­глашение и выразив сожаление по поводу невозможности принять его, тем не менее проявляют заинтересованность и просят прислать все материалы, связанные с этим событием. Конечно, такую просьбу все­гда следует удовлетворить.

Теперь самое время остановиться на тех печатных материалах, кото­рые готовит отдел по связям с общественностью, когда планирует пресс-тур. Хотя эта книга и посвящена подготовке и проведению разного рода мероприятий, осуществляемых в процессе устной коммуникации, но так уж повелось с давних пор, что все решения и договора, которые зак­лючаются благодаря мероприятию, оформляются на бумаге. Здесь бу­дут названы лишь основные виды материалов, подготавливаемые от­делом по связям с общественностью для проведения пресс-тура. Весь комплекс материалов достаточно легко разделить на основании пред­назначения для той или иной целевой аудитории. И начиная с самого общего определения групп общественности, с которыми при подготовке и проведении пресс-тура специалистам по связям с общественнос­тью придется контактировать, выделяем внутреннюю и внешнюю ауди­тории.

Работа по созданию планов или, если угодно, сценариев для под­ключения к участию в пресс-туре отдельных подразделений самой организации начинается непосредственно после издания руководством приказа о проведении пресс-тура с указанием цели, времени и фами­лии исполнителя, отвечающего за все этапы как подготовки, так и про­ведения пресс-тура. Хотя, конечно же, этому приказу уже предшество­вала большая работа, касающаяся вопроса: проводить или не проводить пресс-тур, зачем и что показывать и т. д.

Отдел по связям с общественностью начинает обычно с составления программы пресс-тура (в соответствии с теми общими рекомендациями, которые были даны на предыдущей странице, или совсем иначе), а затем устанавливает, кто, что и когда будет делать, причем эти обязанности рас­пределяются не только за специалистами по связям с общественностью, но и за конкретными лицами как тех отделов, куда будут приглашены журналисты, так и представителями административно-хозяйственных служб. Все это оформляется в виде распоряжений с указанием сроков выполнения. Конечно, вся работа но подготовке проходит в регулярных контактах на уровне деловых встреч для решения практических вопросов.

Гораздо более оформленный и четкий характер, с точки зрения пись­менных документов носит работа с внешней аудиторией. Если событие, ради которого планируется проведение пресс-тура, действительно очень серьезное и администрация города в нем может быть заинтересована, то, конечно, следует направить приглашения руководителям города. Позже, за день до намеченного дня пресс-тура, следует по телефону по­лучить подтверждение и узнать имена и должности лиц, которые наме­рены принять участие в мероприятии.

Непосредственно с представителями средств массовой коммуника­ции поддерживаются регулярные контакты:

♦ начиная с отправления им пресс-релиза — анонса с кратким сооб­щением о предстоящем пресс-туре и приглашением принять в нем участие;

♦ некоторое время спустя в редакции направляется новостной пресс-релиз с подробной информацией о целях пресс-тура и сообщением некоторых его деталей;

♦ за несколько дней до пресс-тура организация по телефону уточ­няет списочный состав представителей средств массовой коммуникации, включая радио и телевидение, и их требования по обес­печению технической стороны их работы;

♦ в течение периода подготовки к пресс-туру отдел по связям с об­щественностью готовит специальный пресс-кит, который вруча­ется журналистам либо по их прибытии, либо при отъезде (о со­держании пресс-кита см. гл. 5 «Пресс-конференция»);

♦ также готовятся для раздачи журналистам дополнительные спра­вочные материалы об организации и ее производственной и тех­нологической специфике на тот случай, если они намерены сде­лать большой материал по теме пресс-тура.

Дата добавления: 2015-07-20