Основные правила для составителя писем - Grundregeln für den Briefschreiber

Дистанция от первого лепета младенца до отшлифо­ванного стиля пишущего человека, будь он писатель, журналист или автор простого письма, огромна. Слово является кирпичиком предложения, а предложение -строительным элементом нашей речи. Как каменщик из одинаковых кирпичей может сложить убогую хижи­ну или возвести прекрасный дворец, так и пишущий из кирпичиков - элементов языка - может составить при-

митивное сообщение или написать выдающееся лите­ратурное произведение.

Если бы письмо было ни чем иным, как простым сообщением, то его мог бы составить любой, кто нау­чился писать и читать. Но как же беспомощны ока­зываются многие люди, имеющие хорошее образова­ние, когда они сталкиваются с необходимостью сочи­нить письмо! В чем же причина? В введении к этой главе мы говорили, что письмо выполняет триединую задачу: оно письменное сообщение, документ и сред­ство, с помощью которого мы хотим воздействовать.

Для письма-сообщения довольно познаний в язы­ке, которые мы получаем в начальных классах школы. Мы обязаны знать значения слов и правила грамма­тики и орфографии. Но по мере того, как мы учимся писать, мы получаем навыки письменно излагать то, что думаем, видим и переживаем.

И тем не менее многие, намереваясь писать пись­мо, чувствуют себя стесненно. "Пиши, как говоришь", -старое золотое правило, но чаще его проще произне­сти, чем выполнить. Тормоза срабатывают тогда, ко­гда вводится самоконтроль: мы часто говорим "как Бог на душу положит"; при записи же мы вдруг во­очию видим перед собой, что и как говорим, и нами овладевает страх, что адресат начнет смеяться над на­шей неуклюжей манерой изложения. Нужно преодо­леть этот барьер, тогда станет намного легче. У того, кто во время говорения следит за собой, не будет та­кого страха перед сочинительством.

Произведет ли наше сочинительство впечатление на читателя, почти полностью зависит от материала. Вот пример - маленький Михаэль пишет родителям: "Ich bin gut in Stuttgart angekommen" /"в Штуттгарт я добрался благополучно"/. Воздействие сообщения полностью исходит из того факта, что Михаэль доб-

рался целым и невредимым до конечного пункта сво­ей поездки. Если бы Михаэль написал: "Als ich in Stuttgart ankam, war es schon dunkel, und da man sah vom Zug aus die vielen vielen Lichter der Stadt drunten im Tal" /"когда я прибыл в Штуттгарт, уже стемнело, и из поезда было видно много-много огней города внизу, в долине"/ - тогда более сильное впечатление создава­лось бы не от самого факта (прибытие), а от способа его изображения.

И только когда пишущий научится воздействовать своим сочинением, тогда он станет писать "стильно". Автор писем тоже старается достичь этого уровня, по­скольку он желает воздействовать своими письмами. Ему прежде всего необходимо сконцентрироваться на человеке, которому он пишет. О языке и требованиях к хорошему стилю речь уже шла. Но в письмах многое зависит не только от языка, но и от формы, человече­ского контакта. Составитель письма наряду с языко­выми обязан владеть также и психологическими сред­ствами общения с людьми. Поэтому необходимо разра­ботать не только правила относительно языка и стиля, но и нормы взаимоотношений с партнером по пере­писке.

Сначала обдумай, потом напиши! (Denke erst, dann schreibe!)

Кто садится писать, должен уметь больше, нежели просто писать и читать: он должен уметь формулировать свои мысли!

Язык - вещь коварная. Он всегда старается подсу­нуть нам мысли другого человека и полуфабрикаты фраз набрасываются на нас как саранча.

От этого существует одно только верное лекарство: отбирай точное слово! Его мы отыщем лишь тогда, когда у нас ясное представление о предмете. Наше представление о предмете станет четким, только когда мы будем обдумывать его. Только продуманное пред-

ложение, меткое слово обращают внимание, оказы­вают воздействие. Только язык, возникающий из на­ших размышлений, несет печать нашего стиля. "Сначала подумай, а потом напиши" означает и уме­ние быть логичным, не повторять себя. Хорошо про­думанное письмо читается легко и приводит к быст­рому решению.

Ставьте себя на место адресата! (Versetze Dich in die Lage des Empfängers!)

Это основополагающее правило находится в тесной связи с первым. Когда мы ставим себя на место получателя, то в первую очередь вклю­чается мыслительный процесс, помимо того и интуи­ция. Пишущий письмо должен уметь поставить себя на место другого и его глазами прочесть собственное письмо. Большинству людей это дается нелегко, по­скольку они замыкаются в своем "Я". Наша задача -суметь прорваться в эту капсулу нашим письмом.

Пожалуйста, не забывайте: письмо предполагает получателя. Письмо не должно быть бесцельным мо­нологом: адресат должен не просто пробежать его взглядом, но и воспринять умом и сердцем. Вспомни­те, как поступаете сами: вы скорее пойдете за челове­ком, который сам придет за вами. Только собачонка бежит, когда ее свистнут. Вообразите, что вам пред­лагают подписку на специальный журнал. Какое рек­ламное письмо вы читали бы внимательнее, то, кото­рое начинается: "Unsere neue Fachzeitschrift..." или "Ihre Zeit ist kostbar..."?

Ответы!

Обмен письмами мы называем корреспон­денцией, что означает в дословном переводе "двусторонний ответ" ("respondere" [лат.] - "отвечать"). Письмо - часть беседы. Каждый из нас знаком с та­ким неприятным собеседником, который, захвачен­ный только лишь собственными мыслями, совершен­но не способен выслушать то, что говорим мы. Для

него актуальны только предмет разговора да его соб­ственные мысли. Так разговор они делают легким, а взаимопонимание трудным.

Многие авторы писем находятся в плену специаль­ных знаний. Они пробегают письмо, на которое должны дать ответ. Предмет письма запускает в их мозгу некий механизм, и тот автоматически отпускает адресату порцию своих знаний, не особенно вникая в его потребности. Это обижает корреспондента. Он сразу ощущает бездушность письма. Ответить означа­ет: начать с вопросов и доводов корреспондента и на­писать ему то, что ему хотелось бы знать и что он должен знать по существу заданного вопроса. Ни больше и не меньше. Но ответить на письмо означает также соблюсти ту же тональность, что и корреспон­дент. Тот, кто на остроумное письмо отвечает сухо и исключительно в деловом ключе, в действительности не отвечает вообще, а дает своему корреспонденту от­поведь. И этот случай подтверждает, что переписка является беседой.

Сначала подтвердите полученные письма, а потом де­лайте заявление! (Bestätige erst - dann erkläre!)

Если наше мнение не совпадает с мнением нашего коррес­пондента, то не следует прямо в первой же строке письма огорошивать его "zu unserem größtem Bedauern mitteilen." Почти любой человек станет нас сторо­ниться, стоит ему дать понять: "прав я, а не ты!" По­сле этого будет весьма сложным привлечь его внима­ние к своей точке зрения.

Письма много выиграют, если вы помешаете ва­шему корреспонденту "опустить забрало", замкнуться. И это не так уж и сложно. При доброй воле всегда в письме другого можно найти нечто, с чем мы можем согласиться, за что можем быть благодарны. Если су­ществует различие во мнениях, умный корреспондент

в ответе всегда сделает акцент на то место, с которым он согласен. Так, он может начать с "ja", "in der Tat", "wirklich", или замечанием "Sie haben ganz recht, wenn Sie schreiben:.."/Вы совершенно правы, когда пише­те..."/ - и ваш корреспондент ни за что не пойдет на баррикады. Поэтому никогда не следует начинать: "Leider...", "Zu meinem größten Bedauern..."/"к моему великому сожалению..."/; "Wir kommen nicht umhin..." /"я не могу не... заметить и т.п."/; "Ich stimme mit Ihren Scheiben leider nicht überein..."

/"К сожалению, я не могу полностью согласиться с Вашим посланием..."/; "Ich bin überrascht..." /"Я пора­жен..."/ и так далее. Что еще следует писать вместо приведенных выше выражений, зависит от ситуации. Позднее мы рассмотрим это с помощью нескольких примеров.

Выскажите неприятное корректно! (Sage Unangenehmes angenehm!)

В спортивных грамотах мы иногда можем прочесть:"Dem 2. Sieger" /"второму при­зеру". Вот как деликатно это можно выразить; все за­висит от способа формулировки. Если фаворит стал в соревнованиях только вторым, то "2. Sieger" будет зву­чать для него как насмешка. Если же кто-то в жест­ком соперничестве занял второе место, то выражение "2. Sieger" вполне уместно. Подобные формулировки не следует обобщать; но всегда нужно попытаться об­лечь неприятное в такую форму, чтобы оно не оскор­било слушающего.

Практически любой факт можно выразить пози­тивно или негативно. Позитивная формулировка тре­бует такта, особенно когда дело на первый взгляд ка­жется неприятным. Необходимо постоянно подстраи­ваться под ситуацию и под конкретного человека, так как ваш корреспондент должен иметь возможность отреагировать, не теряя своего лица. От позитивной

формулировки существенно зависит успех вашего письма. Пример: представьте, что вы участвуете в конкурсе на работу в некоей фирме, которой, по мнению начальника по персоналу, вы не подходите. Но у него есть другое место, соответствующее вашим возможностям. С какой из двух следующих формули­ровок начальник отдела по персоналу имел бы у вас успех?

"Zu unserem großen Bedauern müssen wir Ihnen leider mitteilen, daß Sie für den in Aussicht genommenen Posten nicht geeignet sind. Wir sind aber bereit,..."

"Ihre Bewerbung haben wir sorgfältig geprüft; denn sie hat einen guten Eindruck auf uns gemacht; doch meinen wir, daß Sie sich mit Ihrer vielseitigen Erfahrung auf diesem doch sehr speziellen Posten nicht so wohl fühlen wurden, deshalb..."

Если не предлагается никакого другого места в ка­честве выхода, отказ может быть подслащен: "Ihrer Bewerbung hätten wir, da Sie uns gut gefallen hat, gern entsprochen. Leider..."

Сделайте неприятное приятным! - одно из важ­нейших правил, и мы соблюдем его лучше всего, если сумеем показать обоснованность нашего отказа.

Не поучайте! (Belehre nicht!)

Никто не любит по­учений, даже тот, кто охотно учится. Различие между обучением и поучением заключается в том, что чело­век многому научился у животных, а животное нико­гда ничему не сможет его обучить. Это такое же раз­личие, как между активной и пассивной формой. Passiv в немецком обозначает страдательный залог, Aktiv - действительный. Наш корреспондент не жела­ет быть пассивным, он жаждет действий. Мы же с помощью своего письма желаем добиться, чтобы он что-то совершил. Тот же, кто поучает, сам себя во-

дружает за кафедру, а поучаемого - на школьную ска­мью.

"Ihren Auftrag haben wir bestens dankend erhalten. Wir benutzen diese Gelegenheit, um Sie darauf hinzuweisen, daß Sie nur noch eine weitere Bestellung im Werte von mindenstens DM 90, -aufgeben müssen, um in den Genuß eines Mengensrabatts von 5% für Jhren Jahresumsatz zu kommen" /"С глубокой признательностью мы получи­ли Ваш заказ. Пользуемся случаем, чтобы напомнить, что Вам следует сделать еще один заказ на сумму не менее 90 DM, чтобы иметь право на скидку в 5% от Вашего годового оборота"/. В данном примере напо­минание оттого некорректно, что в нем намекается, будто клиент является настолько никудышным ком­мерсантом, что ему приходится напоминать о его же выгодах. Правилен бы был следующий текст: "Vielen Dank für Ihren Auftrag. Wir freuen uns, daß Sie schon mit Ihrer nächsten Bestellung, die ja sicher nicht unter DM 90 liegen wird - einen Jahresumsatz erreicht haben werden, der Ihnen 5% Mengenrabatt einbringt" /"Большое спаси­бо за Ваш заказ. Будем рады, если при следующем заказе - он должен быть на сумму не менее 90 DM -Вы достигнете годового товарооборота, который даст Вам право на скидку в 5%"/.

В этом случае мы не читаем наставлений, а просто констатируем то, что другому наверняка известно (а даже, если ему это и неизвестно).

Дата добавления: 2015-10-21