Принципи побудови зовнішньоекономічних служб на підприємстві

Зовнішньоекономічні служби підприємств будуються на двох рівнях:

— вищий — у вигляді центральних служб стратегічного управління зовнішньоекономічною діяльністю;

— низовий — у вигляді відділів оперативної роботи.

Застосування принципу «Розділяй і володарюй» до організації виробництва і управління означає, що в управлінні необхідна спеціалізація людей і структур на виконання певних обов'язків.

Процес виділення підрозділів, що спеціалізуються на певних функціях, почався в XX столітті: склалися два типи управління: лінійний і функціональний. У зв'язку з ринковими відносинами, що змінилися, в 50-х рр. в США почався перехід до іншого типу управління — дивізійного. Цей тип управління починає розповсюджуватися і в нашій країні.

Лінійна структура заснована на строгій підлеглості рівня, що є нижчим, рівню, що є вищим. Головна його перевага полягає в однозначності дії управляючої системи на керовану, відсутності проміжних зв'язків між керівником і підлеглими. Дотримується принцип єдиноначальності. Система комунікацій (зв'язків), що має відносно короткі канали, діє з достатньою ефективністю.

Недоліки лінійної структури привели до створення функціональної структури, при якій, на відміну від лінійної, персонал наділений не дорадчими правами, а правом керівництва і ухвалення рішень. Основний принцип побудови — угрупування влади і відповідальності згідно окремих функціях управління: плануванню, регулюванню виробництва, постачанню, збуту і т.д. Функціональна спеціалізація значно підвищує ефективність управління завдяки поглибленню професійної спеціалізації працівників. Проте цю систему характеризує слабка гнучкість стратегії і структури відносно об'єктів управління. Недоліком цього виду структури є те, що виконавець одержує розпорядження від декількох функціональних керівників.

Дивізійна структура — це організаційна структура за відділеннями (дивізіонами), за якою в галузях з масовим виробництвом відділення одержують самостійність, стають «центрами прибутку» і «центрами відповідальності», а також відділенням передаються функції виробничого планування, маркетингу, проведення міжнародних операцій. Сутність дивізійного типу полягає у виділенні як основний структурний елемент не функціональної служби, а повністю автономної в господарському відношенні виробничої ланки.

На практиці організації зовнішньоекономічної діяльності на підприємстві, зустрічаються п'ять основних типів побудови лінійно-функціональних структур:

1. За видами (функціями) зовнішньоекономічної діяльності. Як правило, таку структуру мають невеликі за розмірами фірми, які працюють з вузьким товарним асортиментом на невеликому числі зарубіжних ринків і їх сегментів, відмінних певною однорідністю, стабільністю і незначною місткістю.

Така структура підходить фірмам, які виробляють стандартні товари, що не вимагають значної модифікації залежно від того, що різного пред'являється до них на різних зарубіжних ринках попиту, а також не є об'єктом активної дії науково-технічного прогресу і т.д.

Такий тип структур має ряд недоліків: відсутність спеціальних підрозділів за видами товарів, що утрудняє управління процесом розробки нового товару, уповільнює інновацію; відсутність спеціальних підрозділів з напрямком на зарубіжні ринки, що приводить до уповільнення реакції на зміни попиту на зарубіжних ринках; ускладнення рішення питань фінансування зовнішньоекономічної діяльності і окремих зовнішньоекономічних проектів.

2. За товарно-галузевим принципом. Таку структуру мають фірми, які випускають і/або експортують продукцію широкого асортименту з різною технологією виготовлення, коротким життєвим циклом, із значним ступенем інновації і що спеціалізуються на невеликому числі зарубіжних ринків однорідного характеру, що динамічно розвиваються.

Недоліки такої структури: надмірна технологічна орієнтація при поставці товарів за кордон, труднощі пошуку і виходу на нові ринки збуту, складність проведення комплексної регіональної політики, обважнює структури за рахунок численних товарних відділів, ослаблення координаційних зв'язків за функціями, їх дублювання і невиправдане дроблення, ускладнення загального стратегічного управління.

3. За географічним принципом. Така структура має найбільше розповсюдження при організації зовнішньоекономічної діяльності. Вона дозволяє координувати і диференціювати ринкову стратегію фірми, добиватися чуйного реагування на зміну середовища і характеру попиту на зарубіжних ринках і своєчасно адаптувати товари, що поставляються на них. Така структура підходить для фірм, які продають однорідні товари з однорідними вимогами з боку споживачів на різних зарубіжних ринках, здатних взаємно замінювати і/або доповнювати один одного. Товари цих фірм не повинні бути схильні до різких коливань кон'юнктури і попиту і відрізнятися сезонністю продажів. Вони повинні продаватися, через широку збутову мережу посередників.

Така структура не позбавлена і певних недоліків. Вона привносить децентралізацію і дублювання ряду функцій в управлінні, знижує координацію зовнішньоекономічної роботи по товарах і функціях, не дає ефективності для науково ємких товарів і послуг і для фірм з широким номенклатурним рядом товарів, що продаються за кордон.

4. За групами споживачів або за ринковими сегментами. Така структура розрахована на задоволення вимог груп кінцевих споживачів, які індивідуалізуються, підвищуючи ступінь їх обслуговування. Вона забезпечує довгу тривалість зв'язків з партнерами і оптимізує прибуток.

5. Матрична структура побудови більшою мірою пов'язана з побудовою центральних служб управління зовнішньоекономічною діяльністю. Відрізняючись певною відсталістю і консервативністю, вона у меншій мірі здатна забезпечити мобільну адаптацію до нових умов розвитку зарубіжних ринків.

При побудові організаційної структури управління зовнішньоекономічною діяльністю на фірмі, як правило, відбувається комбінування різних типів і формування унікальних, оригінальних структур управління, що відповідають умовам діяльності на зовнішніх ринках саме цієї фірми саме на цьому ринку і саме з цією продукцією.

При формуванні зовнішньоекономічних відділів повинні дотримуватися наступні основні принципи організаційної оптимізації:

— відносна простота структури, що дозволяє чітко побудувати організаційну схему управління і не допускає дублювання функцій, порушення і ускладнення логічності горизонтальних і вертикальних зв'язків;

— всі функції управління повинні входити в обов'язки керівників підрозділами;

— на цей підрозділ не повинне покладатися рішення питань, тих що ефективніше вирішувати в іншому підрозділі.

— гнучкість, мобільність і адаптивність системи організації зовнішньоекономічної діяльності, що найчастіше досягається за рахунок так званих тимчасових робочих груп або груп за проектом, створюваних з числа співробітників різних підрозділів з метою вирішення поточної, актуальної задачі розвитку зовнішньоекономічний діяльності і підлягаючих розформовуванню після закінчення проекту і виконанні завдання;

— відповідність специфіці асортименту товарів, зайнятих в зовнішньоекономічній діяльності;

— відповідність специфіці зовнішніх ринків. Якщо число зарубіжних ринків велике, але вони можуть бути однорідними за групами країн, ми матимемо справу з одним типом побудови організаційної структури управління, а якщо число ринків невелике — з іншим.

Існує декілька варіантів організаційних структур управління зовнішньоекономічною діяльністю:

— утворення відділу зовнішньоекономічної діяльності у рамках діючого апарату управління підприємством;

— утворення так званого «вбудованого» відділу ЗЕД в інший відділ (економіки, маркетингу, комерційний);

— створення зовнішньоторговельної фірми;

— служби ЗЕД, побудовані за дивізійним принципом.

Самостійний відділ ЗЕД створюється, якщо підприємство самостійно здійснює експортно-імпортні операції, одержує доходи, що дозволяють мати спеціальний відділ, в якому зосереджені всі аспекти управління ЗЕД підприємства і який взаємодіє з відділами маркетингу, валютно-фінансовим, транспорту, збуту, тобто відділами, побудованими за функціональним принципом.

«Вбудований» відділ ЗЕД організовується, якщо обсяги експортної діяльності невеликі, або якщо операції носять не регулярний характер, або якщо підприємство здійснює експортні операції через посередників. При розширенні ЗЕД такий «вбудований» відділ може бути перетворений в самостійний відділ.

Зовнішньоторговельна фірма може бути організована при успішній, багатобічній і складній зовнішньоекономічній діяльності, що виконує всі функції з здійснення зовнішньоторговельних операцій: рекламно-інформаційну, дослідницько-аналітичну, валютно-фінансову, транспортно-експедиторську, а також митне оформлення.

Служби ЗЕД, побудовані за дивізійним принципом, створюють крупні підприємства, які виробляють складну технічну продукцію і самостійно реалізовують її на різних світових ринках (у різних регіонах світу).

Організаційні структури не є застиглими, відділ може перерости у фірму і, навпаки, згортання ЗЕД приводить до ліквідації зовнішньоторговельної фірми і створення самостійного відділу.

Дата добавления: 2015-10-21