Анализ документации

Глава 9

Выполнение аудита

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Суть аудита - процесс сбора информации. Чтобы получить полезную информацию, аудитор должен критически проана­лизировать адекватность и эффективность мероприятий по экологическому менеджменту. Аудитор должен также определить и предвидеть последс­твия неадекватной реализации этих мероприятий и влияние несоответствия на такие мероприятия.

Аудит, разумеется, может быть полностью эффективным только в том случае, если его проводит персонал, который понимает не только, как его проводить, но и каким образом достичь наилучших результатов. Их можно достичь путем всестороннего и систе­матического подхода к аудиту, применяя тактику ведения аудита, ведущую к открытой и дружелюбной дискуссии по предмету обсуждения.

Все это может показаться простым и очевидным, однако, при невыполнении этих условий, иначе говоря, при плохо проведенном аудите можно не только не достичь желае­мого результата, но и, оказать неблагоприятное влияние на отношения внутри организации

Существует несколько способов сбора информации в ходе аудита:

- Проведение интервью

- Невербальный язык

- Язык телодвижений

- Анализ документации

- Наблюдение.

Независимо от выбранной методики, аудит должен иметь всесторонний характер. Аудитору следует тщательно изучить все части системы. При проведении анализа документации изучайте документацию всех уровней - от Руководства по экологическому менеджменту до процедур и регистрируемых данных. При наблюдении рассматривайте не только основные процессы, но и все структурные подразделения компании, включая служебные помещения, склады, удаленные службы и т.п. Собеседование следует проводить не только с управляющими, но и с рядовыми сотрудниками, имеющими отношение к выполнению интересующей вас деятельности.

Помните, что вам нужно собрать максимум точной информации. Требование проверять регистрируемые данные или наблюдать за системой в действии будет зависеть от типа работ, выполняемых в интересующем вас отделе. Безусловно, проверка в отделе продаж значительно отличается от проверки в механическом цехе. Однако, один основополагающий принцип проведения аудита действует везде - обеспечьте естественный ход событий.

Ранее мы обсуждали методику проведения собеседования, невербальный язык и язык телодвижений. Сейчас мы рассмотрим другие способы получения доказательств.

АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИИ

Анализ документации включает широкий круг возможностей: от оценки руководства до подробного анализа регистрируемых данных с указанием рабочих параметров. У аудитора нет времени изучать каждый компьютерный файл и каждый лист бумаги с записями, однако, выборочная проверка должна быть тщательной. Процесс выборки осуществляется по усмотрению аудитора; предоставление выборочной документации проверяемой стороной не допускается.

В отношении объемов выборки нет каких-то специальных правил. Если на данном участке существует незначительный объем зарегистрированных данных, аудитор может изучить их все. Например, можно рассмотреть 20 заявок на закупку продукции из примерно 100 экземпляров, но, безусловно, не нужно изучать 20% из, скажем, 1000 заявок.

Выборка должна отражать состояние деятельности. Рассмотрим, как сделать выборку из заявок на закупку продукции. Логично будет выбрать заявки, относящиеся к разным категориям закупаемой продукции, например, сырью, комплектующим, материалам для обслуживания, работе субподрядчиков и т.п. Можно также произвольно выбрать заявки за интересующий период времени (например, с момента предыдущего аудита).

Одновременно с проверкой содержания документации и регистрируемых данных, аудитор должен обратить внимание на то, как осуществляется управление ими. Доступны ли нужные документы в тех местах, где им полагается быть? Обновляются ли они?

Документированные процедуры должны быть точными и простыми в исполнении. Регистрируемые данные должны находиться в указанном месте и быть доступными в случае необходимости. Аудитор изучает регистрируемые данные для выяснения эффективности работы системы в прошлом и ищет указания на несоответствия среди имеющейся информации. С помощью регистрируемых данных можно обнаружить систематические нарушения в руководстве. Изучая проблему подробнее, аудитор делает вывод, чем обусловлены такие недостатки - отсутствием обученного персонала, неверно работающим оборудованием и т.п.

Дата добавления: 2015-09-06