Electronic Brainstorming

Електронна мозкова атака (Electronic Brainstorming) — це інструментальний засіб генерування ідей, який надає змогу учасни­кам спільно, одночасно і анонімно висувати й використовувати ідеї щодо специфічного запиту, який адресований групі. Коментарі кож­ного учасника розповсюджуються між формулярами обговорення. Коментарі, які містять специфічні ключові слова (keywords), авто­матично будуть розміщені у відповідних видах дискрипторів (клю­чових слів). Електронна мозкова атака уможливлює ефективне розв'язання принципових корпоративних питань, зокрема, вивчення того, як можна збільшити частку ринку, обговорення питань про найважливіший продукт чи послугу тощо.

На рис. 11.10. наведені два вікна, що використовуються в разі електронної мозкової атаки: звичайне та вікно та з коментарем учас­ника. Вікно для коментарів учасників електронної мозкової атаки дає їм змогу вводити свої коментарі, що стосуються запиту, який адресований групі. Учасник вводить свої коментарі в нижній час­тині вікна, а переглядає групові відповіді у верхній.

Рис. 11.10. Екрани електронної мозкової атаки (Electronic

Brainstorming) GroupSystems for Windows:

a — звичайний екран; b — вікно з коментарем учасника

Засіб створення групової єрархічної структури (Group Outliner)

Цей засіб використовується для генерування і/або упоряд­кування ідей щодо проблеми, яка обговорюється, у вигляді дерево­видної єрархічної структури. Інформація може бути скопійована з попередніх сесій або може використовуватися та, яка була введена

протягом зустрічі. Учасники вводять коментарі за допомогою по­двійного клацання на будь-якому переході (гілці) контура. Візуаль-ність поліпшується завдяки можливості розділяти і об'єднувати гіл­ки, розгортати і згортати їх залежно від потреби у рівні деталізації. Group Outliner підходить також для створення бізнес-планів компа­ній, накреслення контурів пропозицій стосовно дотацій (грантів), організації торгівлі компанії, визначення послідовності дій тощо. Є можливість автоматично добавляти номер «розділу» для кожної те­ми. Звіт Group Outliner дуже структурований і зручний для перегля­ду навіть тими людьми, що не брали участі в сесії.

рою деревовидну схему проблеми підвищення прибутковості умов­ного ресторану. Стрілками показані можливості розтягування (або зменшення) гілки для кращого перегляду. Розташування статей (на­прямів поліпшення стану) можна легко змінювати і перетягувати в будь-яке місце.

Згідно з маркетинговими дослідженнями думок покупців клю­човими критеріями якості були названі: їжа, сервіс, обстано­вка та ціна. Ці показники включені в Group Outliner, як гілки першого рівня. Протягом зустрічі учасники обговорювали різні компоненти кожного зі складників якості. Якість їжі визначаєть­ся ЇЇ виглядом, смаком та запахом. Ці підкритерії вмить вносили­ся в структуру і показувалися учасникам на загальному екрані. Один з учасників запропонував, що, можливо, краще було б скон­центруватися на бізнесменах і бізнес-ланчах. Ця ідея була при­йнята, і учасники почали думати, у який спосіб вони могли б за­довольняти потреби бізнесменів. Пропонувалися телефони, те­лефакси і багато інших засобів. Кожна ідея відразу ж відобража­лася на загальному екрані. Коментарі до певних тем висвічу­валися нижче їх назв. Це давало змогу простіше концентруватися на певній темі і водночас бачити весь контекст. Візуалізація та­кож сприяє розвитку творчого процесу.

Тематичний коментатор (Topic Commenter)

Тематичний коментатор використовується для швид­кого отримання коментарів учасників стосовно різних тем. При­кладами застосування може бути коментар багатьох завдань що­до нового плану, обговорення сильних або слабких сторін політики чи організації тощо. Теми подаються учасникам на еле­ктронних картах. Учасники вводять свої коментарі відносно пев­ної теми, двічі клацнувши на ній, посилають їх і починають пра­цювати над наступною темою. Кращі ідеї з попередніх сесій можуть бути подані учасникам групи. Кожний учасник розглядає певні ідеї і вчасно записує свої коментарі до них. Коментарі всіх Учасників редагуються і організовуються фасілітатором. Діючи у такий спосіб, можна швидко отримати всі коментарі від різних членів групи в одному документі. За пару хвилин можна отрима­ти широкий спектр відношень до різних ідей, а оскільки ко­ментарі анонімні, то вони будуть більше відповідати сравжнім Думкам у порівнянні з використанням усного спілкування. Учасники можуть переглядати коментарі на загальному або ін-

дивідуальних екранах. На рис. 11.12 показано звичайний екран тематичного коментатора. Теми відрізняються одна від одної кольорами. Кольори можуть також використовуватися для кла­сифікації тем чи стану ситуації. Наприклад, зелений колір мо­же відповідати сприятливим наслідкам, а червоний — загрозі тощо.

Голосування (Vote)

Електронне голосування застосовується для вибору методики оцінювання альтернатив, прийняття загального рішен­ня і/або досягнення згоди. Фасілітатор може вибрати один з кіль­кох різних сценаріїв голосування, наприклад, «так/ні», «оціню­вання за шкалою» (scaling), «хибний/істиний» тощо. На рис. 11.13 зображені типові екрани для оцінювання альтернативних рішень за шкалами: «відповідає/не відповідає»; за 10-бальною шкалою; «так/ні». Наприклад, голосування за першим сценарієм (рис. 11.13 а) здійснюється за допомогою натискування мишкою на відповідну клавішу згідно з оцінюванням за п'ятьма рівнями шкали «відповідає/не відповідає» (SA — дуже відповідає, S — відповідає, N — нейтральна, D — не відповідає, SD — зов­сім не відповідає).

Рис. 11.13. Звичайний екран голосування (Vote) GroupSystems for Windows:

a — за шкалою, «відповідає/не відповідає»; b — за 10-бальною шкалою; с — так/ні.

Дані з будь-якого сеансу GroupSystems (з текстових файлів ^або з файлів Lotus Notes) можуть бути переміщені в інструмент голосування, де вони будуть оцінені учасниками. Результати

миттєво обчислюються системою і подаються різними способа­ми у формі певних статистичних даних, як у вигляді електронних таблиць, так і у графічному вигляді (рис. 11.14). Результати мож­на сортувати за різними критеріями для кращого візуального сприйняття. Наприклад, сортування за стандартним відхиленням надає можливість показати проблеми, щодо яких колектив при­йшов до найменшої згоди. Результати у вигляді електронних таб­лиць можуть бути переміщені в інші додатки, наприклад в Ехсе!.

Рис. 11.14. Звичайний екран GroupSystems for Windows: подання результатів голосування

Під час сеансу GroupSystems анонімність гарантується, ніхто не може визначити почерк учасників. Фасілітатор може показу­вати статистичні звіти на загальному екрані, якщо вони вже го­тові, або почекати, поки всі проголосують. Учасники можуть пе­ревіряти певні результати і на своїх індивідуальних екранах.

Опитування (Survey)

Опитування є додатковим інструментом, що уможлив­лює електронні опитування (рис. 11.15). Ідея полягає в спрощенні звичайного інтерв'ювання, що забирає оагато часу, завдяки наяв­ній можливості подавати відповіді безпосередньо в електронному форматі. У такий спосіб результати опитування можна побачити вмить, як тільки будуть отримані відповіді.

Форма Survey уможливлює використання різних комбінацій 11 методів оцінювання: Yes/No — відповіді типу так/ні; True/ False — хибність/істина; Rank Order — ранжування; Multiple Selection — багаторазовий вибір; 10 point scale — десятибальна шкала; Allocation — розподілення по місцях; Agree/Disagree (5 point) — згодний/не згодний (5 позицій); Agree/Disagree (4 point) — згодний/не згодний (4 позиції); Numerical — поряд­ковий; Open-Ended — відкрито/закрито; Customized — за мето­дами, запропонованими клієнтами.

GroupSystems Survey корпорації «Ventana» забезпечує автома­тизовані, швидкі й ефективні засоби збирання інформації від ве­ликої кількості респондентів (відповідачів). Зазвичай, організації витрачають величезну кількість часу і енергії, щоб зібрати, нада­ти табличної форми та проаналізувати інформацію, важливу для успіху. Survey дає змогу отримати таку інформацію швидше і лег­ше, ніж це робилося традиційними методами. Опитування щодо продуктивності, зосередження групи на організації торгівлі, фор­мальні огляди управління і неформальні анкети є тільки деякими прикладами використання цієї багатофункціональної програми.

Survey GroupSystems може використовуватися в кімнаті для нарад або на віддалених робочих місцях учасників. Особи, які не мають можливості доступу до мережевої програми, можуть брати участь в опитуваннях за допомогою використання окремої версії цієї програми на дискеті. Ця програма опитування (групового об­говорення) може виконувати багато функцій, зокрема: надавати учасникам різні варіанти способів відображення своїх міркувань; вибирати елементи списків, розподіляти та упорядковувати спи­ски або відмічати альтернативи; нагромаджувати і невідкладно аналізувати тисячі відповідей у сукупності; забезпечувати учас­ників можливістю реагувати на запити в режимі відкрито/за­крито; фільтрувати відповіді за категоріями учасників для дослі­дження підгруп відповідей; створювати, зберігати і багатократно використовувати стандартні огляди; розподіляти запитання в ло­гічні групи; графічно відображати результати.

Результати опитування можна передавати записаними на дис­кетах або відправляти електронною поштою різним членам орга­нізації. Єдина річ, яку суб'єкти мусять мати, щоб бути спромож­ними давати відповіді у разі опитувань, — це доступ до комп'ютера. У такому разі відповіді будуть написані у файлі, що відправляється в збірник даних. Наприклад, якщо група вирішує, що за обговорення питання стосовно підвищення ефективності функціонування ресторану потрібно враховувати думки клієнтів,

то комп'ютер ставлять в окрему кімнату ресторану, де суб'єкти можуть анонімно відповідати на запитання. Через тиждень, коли 100 клієнтів дадуть відповідь, обстеження можна закінчити. Ре­зультати опитування протягом п'яти хвилин можна надрукувати у вигляді різних статистичних аналізів. На рис. 11.15. подано ва­ріант обстеження, яке містить різноманітні запитання.

Рис. 11.15. Звичайний екран GroupSystems for Windows: опитування (Survey)

Альтернативний аналіз (Alternative Analysis)

Альтернативний аналіз є новим додатковим інструмен­том GroupSystems for Windows (це комбінація інструментів Ms-DOS: Alternative Evaluation — альтернативного оцінювання, Group Matrix —^групової матриці і Stakeholder Analysis — аналізу акці­онерів). Його інструментами є засоби голосування або аналізу, що призначені для багатокритеріального оцінювання. Учасники нарад мають можливість виражати результати свого голосування у вигляді матриці або електронної таблиці, чи комбінувати їх. Ре­зультати у вигляді електронних таблиць можна переміщати в різ­ні статистичні додатки, наприклад в Excel.

Альтернативний аналіз дає змогу групам оцінювати список альтернатив за допомогою різних критеріїв, використовуючи фор­мат електронної таблиці. Результати оцінювання можуть бути пе-

реглянуті в багатьох різних форматах, включаючи графіки, стовп­цеві чи секторні діаграми, розгорнені таблиці голосування і тек­стові звіти. Додатково групи можуть проводити дослідження за сценарієм «що..., якщо...?» за допомогою регулювання вагових коефіцієнтів усіх критеріїв. Типовими завданнями, які розв'я­зують за допомогою альтернативного аналізу, є: вимоги клієнтів; оцінювання технічних вимог; процес ідентифікації акціонерів; оцінювання персоналу і продуктів; вибір продавців (постачаль­ників). Альтернативний аналіз забезпечує специфічну підтримку, щоб дати змогу групам дійти згоди.

Процес альтернативного аналізу починається з того, що учасни­ки складають список результатів/альтернатив і список критеріїв, які використовуються для оцінювання альтернатив (рис. 11.16 я). Як тільки списки готові, учасники оцінюють кожну альтернативу за вибраними критеріями, використовуючи різні методи визначення рейтингу (рис. 11.16 Ь). Кінцевим кроком процесу є аналіз. Учасни­ки мають змогу дивитися на результати у вигляді розгорненої таб­лиці (рис. 11.17а) або у графічних форматах (рис. 11.17 Ь).

Рис. 11.16. Звичайний екран альтернативного аналізу

GroupSystems for Windows:

a — формування альтернатив і критеріїв; b — оцінювання альтернатив

11.4.5. Вибір відповідного інструмента

Перед зустріччю фасілітатор і голова зборів (це може бути та сама особа) вибирають інструменти GroupSystems, які будуть використовуватися під час електронної наради для об­говорення конкретної проблеми і створення рішення. Для цьо­го потрібно попередньо спланувати роботу групи, щоб розпо­ділити ролі учасників і зрозуміти призначення інструмен­тальних засобів під час сеансу ГСППР GroupSystems. З цією метою можна використати матрицю відповідності групових дій (дій команди) і електронних засобів допомоги. У табл. 11.4 відповідність інструментальних засобів GroupSystems для Ms-DOS (інструменти, пов'язані з версією для Windows, зазначені в дужках) і групових дій відображена в клітинках таблиці зна­ком плюс.

Таблиця 11.4

МАТРИЦЯ ВІДПОВІДНОСТІ ІНСТРУМЕНТІВ GROUPSYSTEMS І ГРУПОВИХ ДІЙ

Інструмент GroupSystems	Групова дія
генеру­вання ідей	організа­ція ідей	оцінювання ідей і визначення пріоритетів	дослі­дження ідей	розроблен­ня і експо­зиція ідей
Electronic Brainstorming	+
Topic Commenter	+			+
Idea Organizer (Categorizer)		+		+
Categorizer		+
Group Outliner	+	+		+
Group Matrix (Alternative Analysis)			+
Alternative Evaluator (Alternative Analysis)			+
Vote			+
Stakenholder analysis (Alternative Analysis)			+
Assumption surfacing			+
Group Writer				+	+
Team Graphics					+
Screen Prototyper					+

Розділ 12

ВИКОНАВЧІ ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ

12.1. Вступ до виконавчих інформаційних систем

12.1.1. Визначення виконавчих інформаційних систем

До початку 80-х років двадцятого століття досить по­ширеною була думка, що системи підтримки прийняття рішень призначені виключно для керівників вищих і середніх ланок ад­міністративної єрархії, причому вважалося, що менеджери висо­кого рівня рідко виявляються серед кінцевих користувачів цих систем і що такі системи впливають на ефективність прийняття рішень переважно непрямим способом, тобто за рахунок викори­стання СППР менеджерами нижчих рівнів і співробітниками, ко­трі обслуговують керівників високого рангу (топ-менеджерів, ви­конавців). Проте з розвитком інформаційних систем та завдяки підвищенню комп'ютерної грамотності виконавців багато вищих менеджерів переконалися, що прямий (on-line) доступ до органі­заційних даних є корисним. Ця обставина послужила передумо­вою для появи нового різновиду СППР — виконавчих інформа­ційних систем (ВІС).

Цей тип інформаційних систем нового покоління орієнтова­ний на задоволення нерегламентованих (ad hoc) інформаційних потреб керівників вищого рівня; допомагає топ-виконавцям у разі необхідності проводити аналізи поточної продуктивності й коре­гувати заплановані дії; надає виконавцям легкий доступ до внут­рішньої і зовнішньої інформації, доречної щодо критичних фак­торів успіху їхньої діяльності; допомагає розробляти точніше, актуальніше й цілісніше подання операцій організації, а також її конкурентів, постачальників і споживачів [103, 114].

Виконавча інформаційна система — це комп'ютеризована си­стема, яка забезпечує прямий інтерактивний (on-line) доступ до релевантної і актуальної інформації в зручному і здатному до навігації по системі форматі для підтримки створення мене-

джерами виконавчих рішень з використанням мережевих робо­та станцій.

Релевантна і актуальна інформація — це відповідна потребам своєчасна, точна і дійова інформація про різні аспекти справ, що викликає професійний інтерес з боку вищих менеджерів. Зруч­ність і здатність до навігації (наприклад, рух по дереву меню) си­стеми означає, що ВІС спеціально розробляються для викорис­тання особами з обмеженим часом для обдумування проблем, недостатньою майстерністю працювати з клавіатурою і незнач­ним досвідом роботи з комп'ютерами.

Виконавчі інформаційні системи відрізняються від традицій­них інформаційних систем. Вони мають низку характерних оз­нак, зокрема:

• спеціально створюються для забезпечення інформаційних потреб виконавців вищого рівня і використовуються ними безпо­середньо без сторонньої допомоги;

• розробляються з орієнтацією на те, що користувачі мають поверхневу комп'ютерну підготовку або не мають ніякої;

• уможливлюють доступ до даних про специфічні організа­ційно-управлінські питання і проблеми, а також до агрегованих звітів;

• забезпечують користувачів багатьма оперативними (on-line) інструментальними засобами аналізу, включаючи аналіз трендів, генерування повідомлень про особливі ситуації (про відхилення) і практичне оброблення «зверху-вниз» (drill-down);

• надають можливість доступу до широкого діапазону внут-рішньокорпоративних і зовнішніх джерел даних, забезпечують інтегрування інформації;

• особливо легкі для використання (за допомогою звичайної мишки або сенсорного екрана), часто настроюються на індивіду­альні потреби користувачів;

• спроможні вибирати, фільтрувати, стискувати і відслідкову­вати критичні фактори успіху або ключову індикаторну інформа­цію про діяльність організації.

Такі характеристики виконавчих інформаційних систем зумо­вили бурхливий розвиток їх різних версій розробок та високий темп упровадження. Зокрема, ще на початку 90-х років ВІС були встановлені на більше ніж половині пультів управління вищих адміністраторів найбільших компаній, а темп зростання світового продажу програмного забезпечення ВІС перевищує 18 % на рік.

Щоб зрозуміти привабливість і продуктивність виконавчих ^формаційних систем для вищих адміністраторів, розглянемо

для прикладу зображене на рис. 12.1. типове вікно виконавчої інфор­маційної системи відділення корпорації «Локхід» — «Локхід-Джорджія», яке є піонером розроблення й застосування СППР для менеджерів високого рівня. Екран ВІС може мати багато різномані­тних форм, проте графічні зображення, таблична та текстова інфор­мація можуть бути скомбіновані в єдину форму подання.

Рис. 12.1. Типовий екран ВІС корпорації «Локхід-Джорджія»

Вікно показує обсяг продажу (у млн дол.) за грудень 1996 на момент останнього поновлення даних. Для доступу до системи включається кнопка F1, що розташована у верхньому лівому куті екрана. Локхід-система дає змогу користувачам або безпосеред­ньо працювати з вікном, коли користувачу відомий його номер, або знаходити бажану інформацію за допомогою низки операцій меню (мишкою). У системі передбачено режим звертання до вік­на шляхом уведення спеціального номера користувача.

Особа, відповідальна за показ інформації (в даному разі Джордж Ватсон), за допомогою телефону в Джорджії (його номер зображено як х-хххх у верхньому правому куті демонструємого екрана) полегшує користувачам послідовно виконувати будь-які запити щодо даних. У верхньому правому куті також показано но­мер документа (як хххх), що є джерелом інформації. Зауважимо, що в деяких виконавчих інформаційних системах (не ВіС Локхід) надається змога користувачам натискувати на ім'я особи і тим само автоматично набирати номер її телефону.

У системі Локхід графічна інформація відображається у верх­ній частині вікна. Графіки забезпечують швидке візуальне сприйняття інформації. Табличні дані наводяться нижче графіч­них образів. Натискуючи на кнопку comments, можна отримати на екрані текстові коментарі щодо презентуємої інформації.

Графіки на рис. 12.1 відображають відповідно історичні (що­річні), поточні (щомісячні) і прогнозовані обсяги продажу. Істо­ричні й поточні дані завжди відображаються як стовпчикові діаг­рами, у той час як прогнози зображаються лінійними графіками. Така компоновка екрана дає змогу легко зрозуміти його зміст та потенційно зменшує неправильне тлумачення. Світліші стовпчи­ки (на реальному екрані — жовті) відображають фактичні обсяги продажу (actual), тоді як плановий збут (budget) зображено тем­нішими (блакитними) стовпчиками. Висота й ці два кольори стовп­чиків використовуються послідовно у всій системі для відо­браження фактичних і планових показників. Інші кольори вико­ристовуються за іншим призначенням.

Допоміжні (підтримуючі) дані подаються у вигляді таблиць. Світлові образи графіка використовуються у системі Локхід та у більшості інших систем для виокремлення спеціальних умов. Чер­воним кольором позначаються несприятливі умови, типу нестачі. Зелений колір показує, що умова значно краща за прогнозовану, наприклад, що проект завершено раніше запланованого терміну. Багато систем дають змогу користувачу шляхом натискання на освітлений колір у режимі drill-down отримувати деталізованіші дані про фонові й спеціальні умови.

У разі необхідності можна отримувати текстові пояснення, чому трапилася та чи інша подія, яке значення вона має і як довго продовжуватиметься, що скореговано у зв'язку з цим, що робить­ся для уникнення несприятливих умов тощо. Забезпечення такого виду інформації є доволі трудомістким процесом, проте значно покращує якість подання інформації.

Дата добавления: 2015-08-13