Разновидности деловых писем

Деловое (служебное) письмо — обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности [1]. К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.

Письма можно классифицировать:

- по содержанию и назначению;

- по степени сложности;

- по степени гласности;

- по обязательности.

По содержанию и назначению письма могут быть: гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рек­ламационные, письма-запросы, сопроводительные письма, письма-извещения, письма-приглаше­ния, письма-напоминания, и др.

Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции.

К информационным условно относятся письма, содержащие со­общения, просьбы, напоминания, предложения.

Рекламные письма содержат рекламу, цены предлагаемых товаров, услуг.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращения покупателей к продавцам дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложение (оферту) на поставку товара, ответы продавцов, рекламации, ответы на рекламации, кредитные письма.

В рекламационных (претензионных) письмах предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации).

При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма (L/C – Letter of credit), в которых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров или услуг.

В письмах-запросах предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму/контрагента (или государственную организацию) дать ответное письмо.

В некоторых случаях составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки. Если же сопроводительные письма не несут смысловой нагрузки, то их составлять не следует, так как в этом случае они становятся ненужной формальностью.

Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое изложение, содержание документов и перечень материальных ценностей. Письмо-подтверждение может заканчиваться дополнительной просьбой или справочной информацией.

Письма-извещения –письма, в которых что-либо сооб­щается или утверждается. Обычно эти письма являются ответом на запрос и начинаются со слов «На Ваш запрос сообщаем», «Извещаем Вас».

Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее исполнению.

Письма-приглашения адресуются индивидуальному или коллективному адресату. При боль­шом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографским способом трафареты, в ко­торых свободные места заполняются от руки.

Письма-напоминания направляются в тех случаях, ког­да не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполне­нии взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

По степени сложности письма классифицируют на про­стые и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных – рассматрива­ется несколько вопросов.

По степени гласности различают письма открытые (несекретные) и письма с ограниченным доступом. Письма с ограниченным доступом бывают раз­ной степени секретности (совершенно секретные, секрет­ные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), конфиденциальные документы (например, содержащие коммерческую тайну организации).

По степени обязательности письма бывают информаци­онные, содержащие сведения и факты о производствен­ной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения.

Дата добавления: 2015-08-13