Международная деловая переписка

При составлении писем иностранным деловым партнерам необходимо учитывать, что они составляются по другим правилам.

Деловое письмо международного образца имеет четкую структуру, определенный набор реквизитов и стабильное расположение каждого из них [1], [4].

Письма иностранным компаниям печатаются на бланке с полями по 1 дюйму (2,54 см).

В левом верхнем углу или в центре верхней части листа располагается эмблема и наименование фирмы (реквизит 1). Если из наименования компании не ясно, чем она занимается, может быть указан профиль ее деятельности, например «Фрахт судов», «Организация туров», «Продажа недвижимости», «Научные разработки».

На нижнем поле листа или под наименованием фирмы указывают юридический адрес фирмы, содержащий почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов и факсов, название банка, адреса и телефоны правительств компании и ее филиалы (реквизит 2).

Ссылка (номер) документа (реквизит 3) может быть цифровой или буквенно-цифровой, например:

Reference: 101;

Ref: DB;

Ref: DB/101;

Ref: DB/AP/101;

где Reference: 101 – ссылка; DB–инициалы автора; АР – инициалы секретаря или исполнителя; 101 – порядковый номер документа (номер документа может содержать другие условные обозначения, на­пример, структурного подразделения, дела, файла и т. д.).

Если письмо является ответом, то в реквизите 3 указывается исходящий номер инициативного письма, например:

Your reference 12

Дата (реквизит 4) располагается справа и указывается буквенно-цифровым способом (без добавления «th» к числу), например:

17 August 2003

Все последующие реквизиты письма печатаются от границы левого поля.

Адрес получателя (реквизит 5) состоит из расположенных построчно:

- имени и фамилии получателя;

- наименования компании;

- номера дома, улицы;

- города;

- штата (графства), почтового округа (указанного цифрами);

- страны.

При написании адреса чаще всего используется «открытая пунктуация» – без запятых и точек.

Вступительное обращение (реквизит 6) пишут с новой строки, отступив четыре межстрочных интервала.

Деловое письмо начинается со слов «Dear». В зависимости от того, кому письмо адресовано, могут использоваться следующие фразы:

Dear Sir, Dear Madam – если имя получателя неизвестно;

Dear Mr Neil –господину, фамилия которого известна;

Dear Mrs Fella –замужней женщине;

Dear Miss Jones –незамужней женщине;

Dear Ms Morrison – замужней или незамужней женщине.

Заголовок письма (реквизит 7) указывается после вступительного обращения и обозначается:

Re – сокращение слова "regarding" (относительно);

In re – сокращение сочетания "In regard to" (касательно);

Subject (предмет, тема, вопрос).

Заголовок – необязательный реквизит, его указание является скорее правилом хорошего тона.

Текст (реквизит 8) может печататься как от границы левого поля, так и с отступлением начала каждого абзаца на 5 интервалов (с красной строки).

Абзацы могут отделяться друг от друга дополнительным межстрочным интервалом. Текст письма обычно не превышает одной страницы.

Через два межстрочных интервала после текста письма указывается заключительная формула вежливости (реквизит 9). Она должна соответствовать по форме приветствию и положению (званию) получателя письма.

Если письмо начинается словами: Dear Mr/Mrs/Miss/Ms, то заканчивается выражением Sincerely yours (искренне Ваш).

Если в приветствии слова: Dear Sir/Sirs, Madam, то окончание Yours faithfully (преданный Вам).

Первое сочетание используется в деловой переписке гораздо чаще, особенно в официальных письмах.

После заключительной формулы вежливости делается не менее пяти межстрочных интервалов для личной подписи автора письма (реквизит 10).

Ниже подписи указывается ее расшифровка: имя и фамилия, на следующей строке – должность лица, подписавшего документ.

Если к письму имеются приложения (реквизит 11), то они указываются следующим образом:

Enclosure (приложение): Order № 34

или сокращением

End: Contract № 1 I/Si 15.

При направлении копий письма («carbon copy» или «cc») нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым oтправлены копии (реквизит 12). Формуляр международного письма приведен в Приложении Г (цифрами указаны реквизиты письма).

Таким образом, порядок реквизитов следующий:

- эмблема и название фирмы отправителя;

- адрес отправителя (сведения об организации);

- ссылки;

- дата;

- адрес получателя;

- обращение;

- краткое содержание вопроса (заголовок);

- текст;

- заключительная форма вежливости;

- подпись;

- имя, фамилия автора;

- должность;

- приложения;

- копии.

Пример английского письма приведен в Приложении Д.

Дата добавления: 2015-08-13