Формы представления документов при проведении анализа бизнес-процессов. Структура и классы документов. Рекомендации по использованию методик схематического изображения.

Формы представления документов:

1. Формы

2. Схемы

3. Записи

4. Списки

5. Информация, отображаемая на экране

6. Фотографии

7. Аудио-пленки

8. Графики

9. Книги

Структура и классы документов:

Структура документации – системно-логический способ описания различных элементов организации в справочнике организации, содержащий описание процессов и 5 вариантов документации.

1. Организационные требования. Документы разрабатываются высшим руководством для определения направления деятельности.

2. Руководства или справочники – документы, определяющие, что должно быть сделано. Определяют функциональные стратегии и обязанности.

3. Процедуры – документы, которые используются для определения основных процессов, существующих в рамках предприятия. Операционные процедуры, направленные на ближайшее будущее.

4. Инструкции: Должностные Рабочие

5. Записи. По результатам – контроль.

Рекомендации по использованию методик схематического изображения:

1. Количество факторов на одной схеме должно быть ограничено (оптимально 3-6, до 8).

2. Документация должна ориентироваться на нужды пользователя.

3. Документация должна быть удобна для пользователя, наглядна.

4. Использование символов должно быть ограничено.

5. Текст диаграммы не должен быть слишком ярким (цвет) и избыточным.

6. Схемы должны придерживаться одного формата.

7. Схемы должны читаться слева направо, сверху вниз. Линии не должны пересекаться, только горизонтальные и вертикальные и должны легко отслеживаться.

8. Документ должен содержать легенду.

Организационная структура проекта по улучшению бизнес- процессов. Основные функции участников проекта по улучшению бизнес-процессов. Состав средств регламентирующих деятельность участников проекта.

Заказчик (высшее руководство)

Руководитель проекта (лидер) КУП

ВБП1 ВБП2

Рабочая группа КУлП

КГ КГ КГ

КУП – команда управления проектом
КУлП – команда по улучшению проекта
КГ – контактная группа
ВБП – владелец бизнес-процесса

КУП создается для управления и координации мероприятий по улучшению БП, которые проводятся в рамках проекта.

КУлП – рабочая группа – не является частью проекта, но будет рассматривать наиболее ценные, нацеленные на будущее решения. Всю документацию, результаты проведенного анализа, результату улучшения.

КГ имеет право давать технические указания или рекомендации.

Задачи КУП:

· Организация проекта

· Планирование фаз проекта

· Принятие окончательного решения относительно предложений внесенных КУлП

· Одобрение окончательного предложения

· Распространение информации о проекте в рамках организации

· Формирование и управление КУлП

· Отслеживание хода работ

· Определение бюджета

· Определение процедуры аудита

· Одобрение предложенного и наиболее ценного, нацеленного на будущее решения

· Согласование проекта в повседневной, операционной деятельности и др. проектами

Задачи ВБП:

· Обеспечение ежедневного руководства проектом

· Управление бюджетом проекта

· Контроль за исполнением методов, приемов и инструментов

· Координирование КУлП

· Инструментирование и обучение КУлП

· Информирование и консультирование КГ

· Отчет перед КУП и принятие решений от своего имени

ВБП должен знать методы планирования и построения бюджета

Обязанности КУлП:

· Составление графика административных БП и документации в соответствии с выбранной методикой и стандартами документирования

· Выполнение анализа, проведение исследований и составление отчетов

· Составление проектных предложений, определяющих наиболее ценное, нацеленное на будущее решение и внедрение одобренных процессов

Задачи КГ:

· Предоставление информации членам КУлП

· Одобрение документации по административным БП, составленных КУлП

· Обсуждение результатов КУлП, устранение проблем, критика

· Контроль над модификацией существующих БП

· Обсуждение и критика рабочих предложений, подготовка КУлП

Дата добавления: 2015-08-18