Формирование кадровых документов в дела и организация их текущего хранения

Все документы, образующиеся в деятельности организации, формируются в дела. И документы кадровой службы не исключение.

Документы по личному составу, создаваемые кадровой службой, имеют особое значение, ведь они содержат персональные данные работников, подтверждают их трудовой стаж со всеми его особенностями. Учитывая большую ценность содержащихся в таких документах сведений, они должны храниться в условиях, которые бы обеспечивали их защиту от вредных воздействий окружающей среды, повреждений и утраты.

Документы по личному составу должны быть сформированы в дела и храниться надлежащим образом. Более того: в части первой статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» документы по личному составу особо выделены в числе тех архивных документов, сохранность которых обязаны обеспечивать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица. Сохранность документов обеспечивается в течение предусмотренных сроков хранения.

Основные правила формирования дел. С наступлением нового календарного года каждая организация начинает формировать свои документы в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Как правило, это происходит децентрализовано, т. е. не в целом по организации, а в отдельных структурных подразделениях. Так, кадровая служба самостоятельно формирует в дела кадровые документы. При этом в службе может быть работник, ответственный за формирование дел. Документы, образующиеся в деятельности кадровой службы, хранятся в делах, в виде журналов (книг), в виде картотек. Можно выделить несколько правил формирования дел. Правило 1. Документы формируются в дела строго в соответствии с номенклатурой дел организации.

Признак для формирования дел	Принцип формирования документов в дело	Пример оформления заголовка дела
Номинальный	По названию разновидности документов	Приказы по основной деятельности
Предметно-вопросный	По содержанию документов	Документы по вопросам подбора и найма персонала (справки, объявления, списки)
Авторский	По автору документа. Предполагает группировку в дело документов одного автора	Протоколы заседаний аттестационной комиссии
Корреспондентский	Используется для группировки переписки. В заголовке дела указывается корреспондент, с которым ведется переписка, и раскрывается содержание вопроса	Переписка с учебными заведениями о производственной практике студентов
Географический	Служит для объединения в одном деле нескольких корреспондентов	Переписка с организациями Восточной Сибири по вопросам организации работ вахтовым методом
Хронологический	Используется для группировки документов за какой-либо определенный период	Квартальные отчеты о работе отдела кадров в 2010 г.

Независимо от того, каким образом перечень дел закреплен в номенклатуре, дела должны формироваться строго в соответствии с номенклатурой. Включать документы в дела иным образом запрещается.
Правило 2. Дело считается заведенным с момента подшивки в него хотя бы одного документа.
Правило 3. Одновременно с включением в дело документов оформляется его обложка.
Оформление обложки дела состоит в нанесении на нее определенной информации:
- наименование организации;
- наименование структурного подразделения;
- индекс (номер) дела;
- заголовок дела;
- срок хранения документов дела.
Наименование организации и наименование структурного подразделения указываются в точном соответствии с официально установленным названием.
Индекс дела переносится на обложку из номенклатуры дел. Заголовок записывается на обложке дела в точном соответствии с номенклатурой дел службы кадров.
Срок хранения документов также указывается в соответствии с номенклатурой дел.
Вопрос.

Правило 4. В дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, содержащие все необходимые реквизиты.
Правило 5. В дело включается по одному экземпляру каждого документа.
Правило 6. В дела включаются подлинники документов, за исключением некоторых случаев.
Дело может содержать копию документа тогда, когда подлинник отсылается в другую организацию (или гражданину), а у автора остается второй экземпляр (копия). В основном это касается переписки. Если в организации ведутся личные дела работников, то в них помещаются копии следующих документов:
- приказы по личному составу (о приеме, переводах, увольнении, поощрении и др.);
- документы об образовании, повышении квалификации, присвоении разряда или второй профессии и др.
Большинство кадровых документов хранится именно в подлинниках: приказы по личному составу и другие распорядительные документы, локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции и др.), личные карточки работников, учетные и регистрационные книги, журналы, служебные записки, трудовые договоры и др. Правило 7. Не помещаются в дела проекты документов, дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату.
Правило 8. Некоторые виды документов необходимо группировать в дела отдельно.
Раздельно группируются:
• документы постоянного и временного хранения;
• разные виды распорядительных документов;
• подлинники и копии документов;
• годовые, квартальные и месячные планы и отчеты;
• утвержденные документы и их проекты.
Правило 9. В дело помещаются документы одного календарного года.
Исключение из этого правила составляют: переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы конкретного сотрудника, документы комиссий, которые группируются в дело в период их деятельности, и некоторые другие документы.
Правило 10. В дело помещается не более 250 листов (толщина дела при этом составляет не более 4см). При большем количестве документов формируются тома (части) дел.
Правило 11. Внутри дела документы располагаются в определенном порядке.
Документы в делах группируются по хронологическому или тематическому признаку либо их сочетанию.

Дата добавления: 2015-08-13