| Документы
| Правила группировки документов в дела
|
| Входящие документы
| Группируются в дела по датам поступления
|
| Исходящие документы
| Группируются в дела по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов
|
| Локальные нормативные акты, утвержденные в качестве самостоятельных документов
| Группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года
|
| Локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами
| Являются приложениями к распорядительным документам (приказам, распоряжениям, решениям, постановлениям) и группируются в дела вместе с указанными документами
|
| Приказы по основной деятельности
| Группируются отдельно от приказов по личному составу. Подлинные экземпляры систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров
|
| Документы к приказам по основной деятельности
| Группируются и подшиваются отдельно от приказов по основной деятельности и хранятся у лица, готовившего их проекты
|
| Приказы по личному составу
| Группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения
|
| Переписка
| Группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается в дело за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.
|
| Протоколы
| Располагаются в хронологическом порядке по датам их составления
|
| Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению
| Группируются в дела по направлениям деятельности организации
|
| Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные списки
| Группируются отдельно от их проектов
|
| Плановые и отчетные документы
| Хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления
|
| Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет
| Формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению этих планов - в деле последнего года
|
| Документы в личных делах
| Располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления
|
| Личные карточки работников
| Формируются в дело по алфавиту фамилий
|
| Лицевые счета по заработной плате работников
| Группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий
|
