I.3. Организация делопроизводства

И рассмотрениЯ обращений граждан

в прокуратуре города (района)^*

I.3.1. Понятие делопроизводства в прокуратуре района.

Делопроизводство

В органах прокуратуры

Это деятельность, обеспечивающая совокупность работ по документированию и осуществлению документооборота в прокуратуре. Согласно Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации (утверждена приказом Генерального прокурора РФ от 28 декабря 1998 г.) ответственность за организацию делопроизводства в городских и районных прокуратурах возлагается на прокуроров городов (районов), которые должны обеспечить изучение работниками Инструкции и осуществлять контроль за ее исполнением. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляют специалисты (заведующие канцеляриями) и другие работники канцелярий. Все работники прокуратуры несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции в части, относящейся к кругу их служебных обязанностей.

От оперативности обработки и четкости движения документов зависит скорость получения информации, необходимой для принятия прокурорского или следственного решения. Поэтому необходимо уделять большое внимание рациональной организации документооборота, сократив до минимума сроки прохождения документов из канцелярии прокуратуры до конкретного исполнителя.

Вся документация делится на три документопотока:

1) входящие (поступающие) документы;

2) исходящие (отправляемые) документы;

3) внутренние документы.

Количество документов всех потоков за год составляет объем документооборота конкретной организации. В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:

Прием и первичная обработка документов

↓

Предварительное рассмотрение и распределение документов

↓

Регистрация

↓

Рассмотрение документов прокурором

↓

Контроль за исполнением

↓

Информационно-справочная работа

↓

Исполнение документов и отправка

↓

Подшивка документов в дело

Прием и первичная

Обработка входящих

Документов

Движение документа в прокуратуре начинается с приема его сотрудником канцелярии.

Имеет ли право напрямую, минуя канцелярию, кто-то из сотрудников прокуратуры принять документ? Ответ отрицательный. Если следователю принесли документ, который имеет отношение только к уголовному делу, находящемуся в его производстве, он должен рекомендовать сдать его в канцелярию для регистрации. Незарегистрированный документ в материалы уголовного дела не должен попадать, у всякого знакомящегося с материалами возникает вопрос, как он туда попал, через кого. Обращения, прочие документы, полученные работниками прокуратуры на личном приеме, при выезде в другие прокуратуры, учреждения и организации или доставленные нарочным, передаются в экспедицию не позднее следующего дня с отметкой о времени и месте получения документа.

Первичная обработка документа заключается, прежде всего, в проверке правильности доставки, целостности упаковки и наличии вложений. Ошибочно присланная корреспонденция пересылается по принадлежности либо возвращается в почтовое отделение. Сотрудник канцелярии проверяет правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов, наличие приложений. При отсутствии листов или приложений ставится в известность отправитель письма и составляется акт в трех экземплярах. Первый экземпляр посылается отправителю, второй – приобщается к документу, третий – остается в канцелярии. Такой же акт рекомендуется составлять при обнаружении денег, акций, иных ценных бумаг и материальных ценностей (см. образец).

Акт

«___» ___________ 200__ г. Город____________________

Мы, нижеподписавшиеся сотрудники общего и особого делопроизводства

прокуратуры города (района)

составили акт в том, что при вскрытии почтового отправления_______________ _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

В нем оказались: ______________________________________________________________

(деньги, другие ценные вложения, недостающие вложения)

Настоящий акт составлен в трех экземплярах.

Подписи:

Особенно важна эта операция по документам, которые в дальнейшем будут приобщены к материалам уголовного дела с тем, чтобы не было претензий к следователю, что часть материалов он «утаил», не приобщил к делу.

При вскрытии корреспонденции необходимо сохранять конверт или ту часть упаковки, на которой указаны почтовые реквизиты, в случаях: если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа (исковые заявления, судебные повестки, жалобы граждан, кассационные жалобы и протесты); если на документе вообще отсутствует дата; если дата документа или его регистрации существенно отличается от даты получения документа; если адрес отправителя можно установить только с помощью конверта; если в конверте отсутствуют отдельные документы или установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте. В таких случаях конверт присоединяется к документу и вместе с ним поступает в дело.

Полученные документы затем распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых проставляется отметка о поступлении – в виде штампа автоматическим нумератором. Штамп с указанием даты поступления проставляется на обращениях граждан на свободном от текста месте лицевой стороны первой страницы; на документах, поступивших из учреждений, – на нижнем поле в правом углу лицевой стороны первого листа; на почтовых отправлениях, не подлежащих вскрытию (пакеты с пометкой “лично”), – на обратной стороне конверта. Ценные письма, бандероли и посылки, поступающие в прокуратуру, учитываются в Книге учета ценных писем, бандеролей, посылок.

Дата добавления: 2015-08-18