Документов. Это запись учетных данных о документе по установленной форме

Это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения путем присвоения ему порядкового номера. Регистрация и учет поступающих в прокуратуру обращений должны проводиться в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации (п. 2.3.2).

Регистрация преследует цели учета документов, контроля за их исполнением и справочной работы по документам. Регистрация придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ (например, приказ, представление, протест) не зарегистрирован, не получил своего номера, не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, прокуратура за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден. В первую очередь регистрируются документы особого контроля, поручения руководства прокуратуры и обращения с личного приема. Корреспонденция, изъятая из ящика “Для обращений и заявлений”, регистрируется в общем порядке.

Поступающая в органы прокуратуры корреспонденция регистрируется в зависимости от вида и содержания документа в алфавитной или ведомственной картотеке.

Входящие документы следует регистрировать только на карточках либо компьютерах. Журнальная форма регистрации не должна применяться ввиду ее серьезных технологических недостатков: формального характера закрепления документа за валовым порядковым номером, сложности ведения по журналу поисковой, справочной и контрольной работы, обязательной многократной регистрации и отсутствия возможности отразить движение документа в процессе рассмотрения и исполнения.

В районных прокуратурах, где ежегодный документооборот не превышает 200 единиц, допускается регистрация в книгах с указанием всех данных, предусмотренных карточками (п. 2.3.1.2 Инструкции).

Документы регистрируются один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания.

Регистрация, учет обращений и жалоб, а также заявлений, сообщений и сигналов о преступлениях имеют свои особенности ¹.

Регистрация, учет обращений и жалоб производятся в соответствии с правилами, изложенными в п. 2.3.2 Инструкции по делопроизводству, а регистрация заявлений, сообщений и сигналов о преступлениях в прокуратуре – в соответствии с п. 2.3.5 Инструкции по делопроизводству. Поступающие в прокуратуру города (района) обращения, жалобы и относящиеся к ним документы регистрируются в алфавитной картотеке. Алфавитная карточка должна заводиться на лицо, по делу которого поступило обращение, а ссылочная карточка – на заявителя, если обращение поступило не от самого лица. Заявления, сообщения и сигналы о совершенном или подготавливаемом преступлении либо о признаках преступного деяния регистрируются в книгах № 1 и 2.

В книге № 1 регистрируются сообщения руководителей государственных, общественных учреждений, организаций, предприятий, акционерных обществ, финансовых и коммерческих структур и заявления граждан о совершенных или готовящихся преступлениях, поданные в установленном законом порядке.

В книге № 2 регистрируется иная информация (сигналы) о преступлениях: сообщения по телефону, телеграфу, телетайпу и иным средствам связи, а также информация в виде магнитных записей, видеозаписей и др.

Если сообщение по телефону, зарегистрированное в книге № 2, заявитель подтвердит при явке в прокуратуру (письменное заявление либо протокол устного сообщения), то эта информация переносится в книгу № 1, о чем в книге № 2 делается отметка.

Регистрация должна производиться в течение суток после принятия решения руководителем прокуратуры (подразделения) о порядке проверки заявления или сигнала о преступлении. Заявления и сообщения о преступлениях, учтенные в книге № 1, регистрируются в алфавитной картотеке. При этом алфавитные карточки заводятся на лиц, которым вменяется в вину совершение преступления, а ссылочные – на лиц, от которых они поступили.

Анонимные заявления, из которых усматривается совершение или приготовление к совершению преступления, учитываются в книге № 2 и направляются в органы МВД и другие правоохранительные органы для оперативного использования. Остальные анонимные письма и заявления не регистрируются, разрешению не подлежат и списываются в надзорное производство.

Если информация о преступлениях и происшествиях приобщается к находящимся в производстве уголовным делам или проверочным материалам, то в книгах № 1 и 2 делаются соответствующие отметки.

Материалы об отказе в возбуждении уголовного дела должны регистрироваться в книге учета материалов, по которым вынесены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела.

Регистрация ведомственной корреспонденции, т.е. документов, поступающих из прокуратур, учреждений, предприятий, организаций, по вопросам, не относящимся к уголовным и гражданским делам, осуществляется на корреспондентских карточках. В прокуратуре города (района) корреспондентская карточка заполняется в одном экземпляре. Календарная шкала корреспондентской карточки используется для контроля за исполнением документов.

До разрешения документа карточка хранится у специалиста (работника канцелярии) в контрольной картотеке. После исполнения документа специалистом (работником канцелярии) заполняются соответствующие графы карточки, и она переставляется в картотеку исполненных документов. Карточки в картотеках расставляются по корреспондентам. В работе находятся картотеки за текущий и прошедший годы. Общий срок хранения карточек – три года.

Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах. Специалисты прокуратур (работники канцелярий) на основе этого банка данных обязаны за несколько минут ответить на вопросы двух типов:

1) у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;

2) в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Владение всей совокупностью информационно-документаци­онных ресурсов – главнейшая задача службы делопроизводства. Для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.

Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись также с использованием компьютеров. Введение автоматизированных систем позволяет значительно расширить возможности информационно-справочного обслуживания, так как с помощью компьютера можно наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа, затрачивая минимальное время.

Дата добавления: 2015-08-18