Х а р а к т е р и с т и к а

учня 10-го класу Українського гуманітарного ліцею м. Чернігова

Дорошенка Андрія Івановича, 1981 року народження

Дорошенко А.І. навчається в Українському гуманітарному ліцеї м. Чернігова з 1995 року. До навчання ставиться сумлінно, постійно працює над підвищенням свого інтелектуального рівня, бере участь у роботі семінарів, науково-практичних конференцій. Виступав із зміс-товними доповідями з питань розвитку української літератури, органі-зував виставку ілюстрацій до творів І.С. Нечуя-Левицького та В. Сте-фаника.

Дрошенко А.І. сумлінно виконує громадські доручення. Дисци-плінований, скромний, вимогливий до себе, користується повагаю у товаришів і викладачів ліцею.

Характеристика видана для спортивної школи м. Чернігова.

15.09.01

Директор ліцею

Розділ V

КОМПОЗИЦІЙНІ ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТІВ

План

1. Визначення поняття “композиція”

2. Склад реквізитів документів за нормами держстандарту

3. Характеристика обов´язкових реквізитів

4. Композиція тексту документа

1. Визначення поняття “композиція”

Будь-який документ має свою композицію. Ми виходимо з того, що композиція (від лат. compositio – складання, створення, поєднання) – це побудова документа, яка обумовлена його матеріалом; це послідовне і логічне розміщення всіх його складових частин (компонентів) залеж-

но від мети документа.

Композиційної стрункості документам надає послідовний виклад, вдале розміщення матеріалу, оптимально визначені характер та обсяг відомостей. У процессі викладу змісту не варто перевантажувати доку-мент зайвими словесними прикрасами, другорядними деталями, фак-тами. Найбільш раціональною вважається структура, композиція доку-мента, що складається з трьох частин.

- заголовочну частину (до неї відносять реквізити, що розміщені до реквізиту “текст”);

- основну частину (реквізити “текст” і “додатки”);

- оформлення (реквізити, що розміщуються нижче реквізитів “текст”, “додатки” – це реквізити “дата”, “підпис”, “печатка”).

2. Склад документів за нормами держстандарту

Кожний документ складається з окремих елементів, які мають назву реквізит. Реквізит – це складовий елемент, властивий окремому виду документа, наприклад, дата, текст, підпис. Сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів документа утворює формуляр документа. Типові формуляри служать базою для створення бланків окремих видів документів.

Бланк – це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію. Найпоширенішими є бланки довідок, наказів, службових листів, протоколів. Усі основні документи повинні оформлюватися за допомогою бланків. Це полегшує їх виконання і подальше використання. Кожна установа, організація, підприємство чи фірма повинні розробити і використовувати бланки різних видів, найменше двох: для листів і для всіх інших документів.

Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів. Ми маємо на увазі розташування реквізитів на бланку та їх відповідне мовне оформлення. Визначають уніфіковані правила оформ-лення документів, насамперед офіційних. При складанні документів особистого характеру автор має більше можливостей довільно викла-дати інформацію про себе. Документи офіційного характеру оформля-ють у відповідності до формуляра-зразка.

Формуляр-зразок – це єдина модель побудови комплексу доку-ментів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розташованих в усталеній послідовності. За нормами держстандарту максимальна загальна кількість реквізитів дорівнює 31.

3. Характеристика обов´язкових реквізитів

У практиці складання ділових паперів авторові треба чітко уявляти, що з максимального числа реквізитів (31) можна виділити такі, що постійно відтворюються у службових зовнішніх документах. Залежно від виду документа їх кількість може коливатися у межах від 7 до 14. Наприклад, у заяві про прийняття на роботу їх кількість дорівнює 8 реквізитам: адресат (одержувач, тобто кому), адресант (відправник), поштова адреса відправника, назва виду документа, текст, підпис, дата, відмітка про наявність додатка.

До обов’язкових реквізитів листів відносять наступні:

1) назва міністерства або відомства (вищої організації або заснов-ника);

2) повна назва установи, організації або підприємства (адресант, відправник);

3) назва структурного підрозділу;

4) індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, № телетайпа (абонентського телеграфу), № телефону, факсу, № рахунка в банку. Наприклад: 83000, Донецьк, вул. Артема, 58, тел.: [phone], факс [phone];

5) назва виду документа (акт, заява, тощо, крім листів);

6) дата (25.08.01);

7) індекс (номер документа);

8) місце складання або видання документа (м. Донецьк тощо);

9) адресат (одержувач, тобто кому) листи, записки, довідки;

10) заголовок до тексту (Про додаткову поставку сировини та ін.);

11) текст;

12) відмітка про наявність додатка;

13) підпис;

14) печатка.

Нагадаємо правила оформлення деяких обов’язкових реквізитів документів. Так, заголовок (назва) документа залежно від способу розташування реквізитів (повздовжній або кутовий) розміщують у лівому верхньому куті бланка через один інтервал після всіх інших постійних реквізитів або посередині бланка.

Адресат. Документ адресують організації, структурному підроз-ділові, службовій або приватній особі.

За умови адресування документа приватній особі, наприклад, при відповідях на листи й заяви трудящих, можна вказувати лише прізвище адресата. Якщо документа адресовано керівникові організації, то назва організації входить до складу назви посади адресата.

Назви установи й підрозділу подають у називному відмінку, посаду й прізвище – у давальному і розміщують у правому верхньому куті бланка.

У деяких випадках дозволяється узагальнене значення адресата, наприклад:

Керівникам промислових підприємств

Директорам шкіл

Завідувачам дитячих садків.

Дата. Необхідно правильно датувати документи, тому що без дати службовий папір втрачає юридичну силу. Дату позначають так: 20.04.01 або 20 квітня 2001 року. На бланку дату підписання вказують, у лівому верхньому куті, а на звичайному папері – нижче тексту в одному рядку їз підписом. Наприклад:

Директор (особистий підпис) Л.П. Семенова

10.01.01.

Заголовок до тексту. Цей реквізит відбиває головну ідею доку-мента і, як правило, починається з прийменника “про” (про що йдеться в документі).

Наприклад:

Про придбання факсимільної техніки

Про надання приміщення в оренду

Призначення заголовка до тексту полягає в прискоренні процесу обробки документа та його проходження через структурні підрозділи та службових осіб до реального виконавця.

До початку виконання документа з його змістом ознайомлюються завідувач канцелярією, референт, реєстратор, іноді керівник та інші особи. Кожен з них не завжди має читати документ повністю, досить з’ясувати, про що йдеться (це дозволяє зробити заголовок).

Заголовок до тексту є невід’ємною частиною документа, що оформлюється на бланку або аркуші паперу формату А4 незалежно від його виду й призначення. Він має бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа.

Допускають продовження заголовка до тексту при його великому обсязі до межі правого поля документа.

4. Композиція тексту документа

Найбільша кількість помилок при укладанні ділових паперів припадає на текст, бо текст – головний елемент (реквізит) кожного документа. Тому підготовка текстової частини, послідовність розташу-вання його складових частин є однією з найважливіших операцій при створенні документа. Композиційна завершеність ділових паперів багато в чому залежить від характеру та обсягу інформації, яка від-творюється в них.

Службовий документ бажано присвячувати розгляду одному питання. Незалежно від того простий документ чи складний, він не повинен вміщувати тематично разнорідні, логічно не пов’язані між собою відомості. Документ повинен бути компактним, по можливості, коротким.

У справочинстві найбільш раціональним вважається текст, який складається з трьох логічних елементів: вступу, доказу (основна частина), закінчення. Зазначимо, що не всі тексти документів мають всі три елементи. Так, супровідний лист може складатися з двох частин: у першій частині міститься повідомлення про матеріал, що надсилає-ться, у другій – відомості, які уточнюються. Наприклад: “Направляємо докладний опис автоматичних систем керування. Просимо підтвердити його отримання”.

Розглянемо докладніше структуру кожної частини тексту.

У вступі зазначається привід, що призвів до укладання документа, подається історія питання і т. ін. У доказі (основній частині) укладач розкриває суть питання, наводить аргументи, приклади, дає пояснення, які супроводжуються розрахунками, схемами, посиланням на законо-давчі акти, постанови. Але значна кількість цифр, прикладів, збільшує обсяг основної частини документа, ускладнює його зміст. У закінченні формулюють мету складання документа. Закінчення може бути актив-ним або пасивним. Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконати адресат. Наприклад:

… Підкреслюю необхідність додержання вимог, висловлених у головних розділах Product Manual Maintcnance: Instractions ma Warranty (з листа);

… Прошу Вашого розпорядження відповідним службам щодо проведення ремонтних робіт у приміщенні бібліотеки (зі службової записки).

Мета пасивного закінчення – проінформувати адресата про якийсь

факт, обставину. Виходячи зі своїх інтересів, автор документа вико-ристовує різні форми завершення викладу інформації – активне закінчення або пасивне. Наприклад:

… Оплата згідно з надісланими Вами розрахунками гарантується (з гарантійного листа).

… Пані Матвієнко Юлія Юріївна рекомендується на посаду головного бухгалтера (з атестаційної характеристики).

… Надсилаємо каталог виробів фірми (з листа).

Текст документа, який складається з одного закінчення, називають простим, а той, що містить також інші логічні елементи – складним. Розглянемо текст документа, який називають простим. Наприклад:

… Повідомляємо про нашу згоду на перенесення терміну закін-чення роботи над проектом МК -10 (з листа – відповіді).

Залежно від змісту документа застосовують прямий або зворотний порядок розташування логічних елементів. Прямий порядок розташу-вання вказаних вище логічних елементів означає, що після вступу іде доказ, потім – закінчення. При зворотному порядку спочатку викладає-ться закінчення, а потім – доказ. Вступ в таких документах відсутній. Для прикладу проаналізуємо текст заяви.

Прошу перенести термін складання сесії у весняному семестрі з червня по липень 2001 р. – з 05.07 по 20.07.01.

Підстава: довідка з міської лікарні № 3 м. Донецька.

Контрольні питання

1. Що означають слова “композиція”, “реквізит”?

2. Що таке “бланк”?

3. Що називають формуляром документа?

4. Скільки обов´язкових реквізитів повинно бути в більшості документів?

5. Дайте характеристику обов´язкових реквізитів.

6. З яких частин складається текст?

7. Який текст документа називають простим? Складним?

Дата добавления: 2015-08-05