Протокол № 1

загальних зборів студентів І курсу економіко-правового факультету МДГУ

20.09.2008 м.Маріуполь

Голова – Кривенко О.Л.

Секретар – Олійник В.О.

Присутні: декан економіко-правового факультету, доц. Свірський Б.М., доц. Хараджа Н.В., доц.Черних Є.М., асистенти Литвин.Т.Д., Пономарьова Я.С., студенти І курсу – 250 чол.(список додається).

Порядок денний:

1. Підготовка до святкування Дня економіко-правового факультету Маріупольського державного гуманітарного університету.

2. Заходи щодо впорядкування та озеленення аудиторій факультету.

І .СЛУХАЛИ:

Свірський Б.М. – інформація декана про заходи щодо святкування Дня економіко-правового факультету МДГУ.

Текст виступу додається.

ВИСТУПИЛИ:

1 .Дзюбенко В.А., староста гр. 103 –запропонував провести КВК між групами І курсу на честь святкування Дня факультету.

2. Литвин А.І., студ. гр. 102 – нагадала присутнім, що з нагоди свята відбудеться концерт і запропонувала усім, хто бажає, взяти в ньому участь.

УХВАЛИЛИ:

1.Провести КВК між студентами І курсу спеціальностей “Правознавство” і “Міжнародна економіка”.

2.Взяти участь у святковому концерті на честь Дня економіко-правового факультету.

ІІ.СЛУХАЛИ:

Рожков В.Г., голова профкому економіко-правового факультету – інформація щодо впорядкування та озеленення аудиторій університету.

ВИСТУПИЛИ:

1.Кисельов С.Ю., студ. гр. А спеціальності “МЕК” – запропонував утворити групи за добровільним принципом для впорядкування та озеленення аудиторій.

2.Семенова І.В., студ. спеціальності “МО” – внесла пропозицію звернутися за посадковим матеріалом до міського розсадника.

УХВАЛИЛИ:

1.Формувати групи студентів для впорядкування та озеленення аудиторій за добровільним принципом.

2.Затвердити графік робіт та призначити відповідальним за його дотримання студ. гр.103 спеціальності “Правознавство”Марченка С.О.

Додатки:

1) список учасників зборів на 1 арк. в 1 пр.;

2) текст виступу декана Свірського Б.М. на 3 арк. в 1 пр.

Голова (підпис) О.Л.Кривенко

Секретар (підпис) В.О.Олійник

Витяг із протоколу

Витяг із протоколу - один із найпоширеніших видів документації. Він є короткою (усіченою) формою повного протоколу й відображає конкретне окреме питання.

Витяг надається окремим особам чи надсилається організаціям, установам на їх письмовий запит. У протоколі, із якого зроблено витяг, зазначають, на якій підставі, кому і коли подано чи надіслано документ.

Реквізити:

1. Назва документа.

2. Номер документа, із якого робиться витяг.

3. Назва організації, установи, яка проводила засідання, нараду.

4. Дата проведення зборів, засідання.

5. Номер питання, що розглядалося, і його суть (як його сформульовано в протоколі).

6. Текст (винесена ухвала щодо питання, яке розглядалося).

7. Посада, прізвище та ініціали того, хто підписав оригінал (без його підпису).

8. Дата укладання витягу.

...........................................................................................................................................................

Зразок

Витяг із протоколу № 14

засідання профспілкового комітету

Маріупольського державного гуманітарного університету

від 15.05.2008

ІІІ. СЛУХАЛИ:

Бондаренко І.В. – заява з клопотанням про надання путівки до пансіонату “Лісова пісня”, м.Святогірськ.

УХВАЛИЛИ:

Надати асистенту кафедри економічних теорій Бондаренко Ірині Валеріївні путівку до названого пансіонату.

Оригінал підписали:

Голова М.А.Лобинцева

Секретар С.Ю.Коваль

З оригіналом згідно:

Секретар-референт (підпис) Л.В.Карпенко

20.05.2008

.....................................................................................................................................................

Факс

Факс – це узагальнена назва різноманітних за змістом документів, що надходять до установ, організацій, фірм за допомогою спеціального апарата (телефаксу) телефонними каналами зв’язку.

Факс – це ксерокопія документа, що передається до організації.Наразі цей зв’язок використовують як засіб листування між агенціями, фірмами та установами.

Реквізити факсу такі:

1. Назва документа.

2. Дата.

3. Назва адресанта, установи, яка передає факс.

4. Прізвище, посада особи, яка підписала документ.

5. Назва адресата, організації та службової особи – одержувача факсу.

6. Тема.

7. Текст.

8. Кількість сторінок.

Текст факсу складається без скорочень.

Після закінчення передавання факсу адресант має одержати підтвердження(CONFIRMATION REPORT) про те, що адресат отримав інформацію.

Реквізити підтвердження такі:

1. Нава (код) фірми-одержувача.

2. Номер телефаксу.

3. Дата.

4. Кількість одержаних сторінок.

5. Результат (RESULTS) – у разі одержання факсу повністю й без помилок проставляється”OK “; якщо були помилки, то вказуються сторінки, на яких сталися перебої. Стандартний бланк факсу має такий вигляд:

Назва організації

ФАКС

Кому: [наберіть прізвище] Від:[ наберіть прізвище]

Факс:[ номер факсу] Сторінок: [кількість сторінок]

Телефон: [номер телефона] Дата:.....................р.

Тема: [тема повідомлення] Копія:

Терміново Для ознайомлення

Потребує відповіді Повернути Підтвердити

З позначками отримання

Текст [Наберіть текст.].............................................................................................................

..........................................................................................................................................................................................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................

Зворотна адреса [Наберіть зворотну адресу]............................................................................

.....................................................................................................................................................

Зразок

Товариство з обмеженою відповідальністю “Джерела”

2 жовтня 2008 р. № 02-04 / 138

Директорові заводу

“Росинка”

панові Діденку І.П.

ФАКС [phone]

Про постачання турбогенераторів

ФАКС

Згідно з договором постачання № 4 /24 від 18 вересня 2008 р. Ви повинні були постачити нам 5 турбогенераторів (МФ-165). Просимо терміново відвантажити обладнання.

Наша адреса: вул.Грінченка,

м.Київ,

Україна,

01045

Оплату гарантуємо.

З повагою

Президент фірми (підпис) О.П.Корнієнко

Отже, у роботі економіста, менеджера, бухгалтера тощо інформаційно-довідкові документи мають дуже велике значення.Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії, послужити підставою для прийняття організаційно-розпорядчих документів (наказів, розпоряджень, вказівок та ін.). Тому фахівці повинні володіти навичками складання найуживаніших видів довідково-інформаційних документів.

Запитання і завдання для самоконтролю

1. Які документи належать до інформаційних?

1. Що таке довідка?
2. Які можуть бути довідки?
3. Назвіть реквізити довідки.
4. Що таке доповідна записка?
5. Які типи доповідних записок розрізняють?
6. Що таке пояснювальна записка?
7. Які реквізити містять доповідна і пояснювальна записки?
8. Що таке оголошення? На що обов’язково вказують в оголошенні?
9. Що таке протокол?
10. На які види поділяються протоколи за обсягом фіксованих і них відомостей?
11. Які реквізити містить протокол?
12. На які розділи проділяється текст протоколу?
13. Що таке план?
14. Які реквізити характерні для плану?
15. Що таке звіт?
16. Яку схему має звіт?
17. З якою метою пишеться звіт?
18. Яке повідомлення називається факсом?
19. Які основні реквізити факсу?

Лекція 4. Сучасне ділове листування

План викладу

1. Лист як один із різновидів інформаційних документів.
2. Класифікація листів.
3. Основні реквізити службового листа.
4. Деякі поради щодо змісту і оформлення службових листів.
5. Складання і оформлення листів.

Ключові терміни та поняття:

- службовий лист - гарантійні листи

- інформаційні листи - листи-подяки

- листи-пропозиції - листи-вітання

- листи-прохання - листи-запрошення

- листи-відповіді -етикет ділового листування

- супровідні листи

1. Лист як один із різновидів інформаційних документів

Лист – це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією. Службові листи належать до основних засобів встановлення та підтримання офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.З іншого боку, це найскладніший вид документації, бо тексти листів майже не підлягають стандартизації.

2.Класифікація листів

За тематичною ознакою (досить умовно) поділяють кореспонденцію на:

• ділову;
• комерційну.

Комерційні листи фіксують укладення і виконання комерційної угоди. У них вирішуються питання збуту продукції (послуг) і постачання. До чисто комерційних видів ділової кореспонденції належать:

• листи-запити;
• пропозиції;
• листи-рекламації;
• відповіді на ці види листів.

Ділові листи вирішують організаційні питання, правові проблеми, а також питання економічних відносин кореспондентів. Ділові листи відрізняються різноманітністю форм: це можуть бути розписка, повідомлення, запрошення або протокол, рекламний проект, що викладаються на багатьох сторінках.

Ділова кореспонденція завжди має офіційний характер.

За функціональною ознакою ділові листи поділяються на ті, що потребують відповіді, і ті, що її не потребують.

1) Листи, що потребують відповіді:

• листи-прохання;
• листи-звернення;
• листи-пропозиції;
• листи-запити;
• листи-вимоги.

2) Листи, що не потребують відповіді:

• листи-підтвердження;
• листи-нагадування;
• листи-попередження;
• листи-повідомлення;
• супровідні листи.

За кількістю адресатів ділові листи поділяються на звичайні та циркулярні. Звичайний лист надсилається на одну адресу, циркулярний лист направляється з одного джерела на кілька адрес, як правило, підпорядкованих інстанцій (організацій).

Діловий лист може відправлятися традиційною чи електронною поштою, факсимільним, телеграфним зв’язком тощо.

За структурними ознаками ділові листи поділяються на регламентовані (стандартні) і нерегламентовані (нестандартні). Регламентовані листи вирішують типові питання регулярних економіко-правових ситуацій. При їх складанні використовуються стандартні фрази, конструкції, стандартний формат паперу, реквізити тощо. Регламентовані листи мають чітко визначену структуру: вступ-мотивацію і основну частину.

Нерегламентований діловий лист являє собою авторський текст. Такий лист, порівняно з регламентованим, є менш формалізованим, може містити експресивні мовні елементи. У нерегламентованих ділових листах також використовуються шаблони, але зловживати ними не варто. У цьому жанрі офіційно-ділового стилю автор може продемонструвати своє вміння користуватися виразними засобами мови і неординарність викладу думок.

За композиційними особливостями ділові листи поділяються на одноаспектн і й багатоаспектні. Одноаспектний лист розглядає одну проблему, питання, а багатоаспектний – кілька. Багатоспектний лист може містити пропозицію, прохання й нагадування одночасно.

1. Основні реквізити службового листа

До основних реквізитів службового листа відносять:

• державний герб;
• емблему організації;
• зображення державних нагород;
• код організації;
• назву міністерства (для державних структур);
• повну назву установи – автора листа (адресанта);
• назву структурного підрозділу;
• індекс підприємства зв’язку, поштову й телеграфну адресу, номери телетайпу, телефону, факсу, електронної пошти, розрахункового рахунку у відділенні банку(для здійснення розрахунково-грошових операцій);
• номер і дату листа;
• назва й адреса установи (закладу) адресата, його посада, прізвище та ініціали;
• текст;
• позначку про додатки (кількість примірників додатків з їх найменуванням і позначкою про кількість сторінок);
• підпис службової особи;
• печатку (за потреби).

Текст службового листа має бути простим і розкривати бажано тільки одне питання. Це спрощує його реєстрацію та контроль за проходженням. Якщо ж лист містить кілька питань чи тем, що контролюються різними відділами, то доводиться робити копії.

Останнім часом ділове листування відходить від сухої офіційності й обміну надто заштампованими канцеляризмами, наближаючись до приватної кореспонденції. Проте існують деякі умовності, яких бажано дотримуватися. Це передусім стосується структури службового листа – логічних елементів тексту та правил його оформлення. Загальноусталений принцип побудови службового листа такий:

а) вступ;

б) аргументація;

в) висновки;

г) закінчення.

Використання ж усіх цих компонентів зумовлюється характером листа й конкретними обставинами справи.

У вступі викладають причини, що спонукали написати листа.

В аргументації наводять факти, цифрові дані та логічні висновки, у яких переконують адресата в правомірності постановки питання й необхідності позитивного розв’язання його.

Важливими структурними елементами змісту листа є висновки й закінчення, у яких викладають суть питання: згоду, відмову, пропозицію, нагадування, прохання тощо.

4. Деякі поради щодо змісту й оформлення службових листів

Головна мета листа – поінформувати, пояснити, переконати, довести й спонукати до потрібної дії адресата (одержувача). Службовий лист є документом, тому він повинен бути чітким, лаконічним, зрозумілим, не містити нічого зайвого, що заважало б сприйняттю основної інформації. Але оскільки лист усе ж відмінний від наказу, акта чи доручення, то ваше письмове спілкування з адресатом може не обмежуватися лише сухими канцеляризмами. Варто добирати потрібні слова й вирази залежно від мети листування, ступеня знайомства, статі та необхідності дотримання субординації.

Оскільки листування виключає вербальні контакти спілкування, доцільно в текстах листів використовувати словосполучення й звороти, які засвідчують ставлення адресанта до партнера. Із тексту службового листа повинен вимальовуватися образ автора – надійного партнера, постійного клієнта й чесного конкурента. Ділова кореспонденція – це обличчя організації, установи, фірми, компанії. Безперечна умова – дотримання міри, доречності й такту. Слід враховувати такі поради:

• стиль службових листів – діловий, з традиційною, класичною (з граматичного погляду) структурою: підмет – присудок – обставина місця і т.д., майже повна відсутність займенників;
• лексика, граматика й орфографія мають бути бездоганними;
• короткий, але змістовний, аргументований, послідовний виклад – знак поваги до адресата;
• уже написаний текст не відправляйте відразу, відкладіть, щоб потім ще раз перечитати. Слід пам’ятати, що бездоганно оформлена ділова кореспонденція - це свідчення вашої поваги до адресата;
• суть справи слід викладати чітко, зрозуміло, без двозначностей і багатозначностей, які можуть викликати сумніви чи запитання;
• дотримання правил етикету в листуванні є свідченням ввічливості, вихованості; сприяє налагодженню добрих стосунків між колегами, партнерами.

Отже, золоте правило ведення ділової кореспонденції – ввічливість, коректність, аргументованість.

Крім того, існують певні правила реагування на листи за строками. Відповідь слід дати не пізніше, ніж через десять днів. Якщо запит, прохання тощо потребує ґрунтовнішого вивчення, то протягом трьох днів сповіщають адресатові, що інформацію отримано й над розв’язанням питання вже працюють. Остаточну відповідь слід дати не пізніше, ніж через місяць.

Вимоги щодо адресування листів і оформлення конвертів подаються в Правилах надання послуг поштового зв’язку, затверджених постановою Кабінету Міністрів України № 1155 від 17 серпня 2002 року „ Про затвердження Правил надання послуг поштового зв’язку”. Зазначимо основні з них.

Листи надсилають:

• фізичним особам – на домашню адресу, адресу за місцем роботи (навчання, лікування, оздоровлення), до запитання або на абонементну скриньку;
• юридичним особам – на юридичну адресу або на абонементну скриньку.

Адреса відправників і адресатів пишеться відправником розбірливо, чорнилом чи кульковою ручкою (крім червоного, жовтого та зеленого кольорів) або друкуються. Адреса зазначається в такому порядку:

1) найменування адресата в називному відмінку (для фізичних осіб – прізвище, ім’я та по батькові, для юридичних осіб – повне найменування підприємства, установи, організації, а також посада, ім’я та прізвище). На простих і рекомендованих листах (крім з позначкою „До запитання”) може бути зазначено лише прізвище та ініціали або ім’я та прізвище адресата. На листах, адресованих до населених пунктів, які не мають вулиць і нумерації будинків, прізвище, ім’я та по батькові адресата зазначаються повністю;

2) найменування вулиці, номер будинку, квартири;

3) найменування населеного пункту, району, області;

4) поштовий індекс;

5) країна призначення (для міжнародних листів).

Адреса, за якою пересилаються внутрішні та міжнародні поштові відправлення, розміщуються вгорі праворуч у поздовжньому напрямку.

Адреса відправника розміщується вгорі ліворуч з лицьового боку або у верхній частині зворотного боку поштового конверта. Адреса повинна бути вичерпною та повністю виключати необхідність в уточненні даних під час пересилання листа. В адресі не повинно бути скорочених найменувань чи будь-яких знаків, що не стосуються адреси. Поштові відправлення юридичних осіб без зазначення індексів для пересилання не приймаються.

Якщо лист кладуть у конверт з прозорим віконцем, то адресу пишуть один раз – у лівому верхньому куті листа. Потім лист складають так, щоб адреса одержувача просвічувалася через віконце конверта.

На листах, що адресуються до запитання або на абонентну скриньку, зазначається прізвище, ім’я та по батькові одержувача чи найменування юридичної особи (у разі відправлення листа на абонентну скриньку), а також найменування об’єкта (поштампу, вузла поштового зв’язку) або номер відділення поштового зв’язку місця призначення й робиться позначка „До запитання” або „Абонентна скринька №...” На внутрішніх простих листах, що адресуються до запитання, замість прізвища, імені та по батькові адресата можна зазначити дані його паспорта або іншого документа, що посвідчує особу.

На міжнародних поштових відправленнях адреса одержувача зазначається латинськими літерами та арабськими цифрами. У разі, коли адреса написана мовою країни призначення, під нею повторюється найменування населеного пункту й країни призначення українською мовою (великими літерами).

Адреса відправника зазначається українською мовою або латинськими літерами та арабськими цифрами. У разі зазначення адреси українською мовою найменування населеного пункту й країни повторюється латинськими літерами. На міжнародних поштових відправленнях, що пересилаються до країн СНД, адреса одержувача та відправника може зазначатися російською мовою.

Залежно від виду, категорії та розряду листа у верхній частині конверта зазначають:

• на рекомендованих листах – „Рекомендований”;
• на рекомендованих листах, що підлягають врученню особисто адресатові, - „Вручити особисто. З рекомендованим повідомленням”;
• на листах з оголошеною цінністю – „Лист з оголошеною цінністю...гривень”;
• на листах з оголошеною цінністю з описом – „Лист з оголошеною цінністю...гривень. З описом”;
• на листах з оголошеною цінністю з путівками до оздоровчих закладів, квитками на проїзд залізничним, повітряним чи автомобільним видом транспорту, документами – “З путівками”, „З квитками”, „З документами”.

До стандартної письмової кореспонденції належать поштові картки розміром 105х148 міліметрів, листи в поштових конвертах розміром 110х220 міліметрів, 114х162 міліметри, 114х229 міліметрів і 162х229 міліметрів.

Зразок адресування поштового відправлення в межах України

Адреса відправника, індекс

Карпенко Надія Вікторівна

вул. Артема, буд.20, кв. 86

м. Маріуполь Донецької області

77500

Адреса одержувача, індекс

Шевчук Ніна Петрівна

вул. Світанкова, буд.14

с. Демківці

Старокостянтинівський р-н

Хмельницька область

5. Складання й оформлення листів

Заголовок і дата

Заголовком службового листа слугує найменування й адреса відправника, надруковані друкарським способом. Як правило, службові листи складаються на бланку, що містить віддруковані координати установи, підприємства, організації. Якщо лист друкують на чистому аркуші, то в правому верхньому куті пишуть дату (день, місяць, рік) словесно-цифровим способом.

31 жовтня 2006 року або 31 жовтня 2006 р.

Адресат

Листи адресують приватній або службовій особі, підприємству, установі, організації. Назву підприємства, установи, організації, структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади та прізвище – у давальному.

Товариство „Просвіта”

Відповідальному секретареві

Семенюку В.А.

Якщо листа адресовано керівникові установи, назва якої входить до найменування посади, то прізвище й посаду подають у давальному відмінку, а назву установи – у родовому.

Голові Маріупольської міської держадміністрації

Хотлубею Ю.Ю.

В адресі можна вказувати лише назву посади (без прізвища та ініціалів особи), яка цю посаду обіймає, якщо ця посада єдина на підприємстві, в організації, установі.

Комерційному директорові

заводу „Титан”

Якщо особа, якій надсилають листа, має вчене звання або науковий ступінь, то ці відомості подають перед прізвищем. Ступені й звання можна записувати в скороченій формі.

Ректорові Маріупольського державного гуманітарного університету

проф. Балабанову К.В.

До реквізиту „Адресат” може входити поштова адреса. Якщо лист адресовано установі, поштову адресу вказують після назви установи, структурного підрозділу та прізвища службової особи.

Правління ВАТ „Маркохім”

Відділ збуту

Софронову М.М.

вул.Бальзака, 16

Маріуполь – 24

77524

Реквізити адресата друкують праворуч у верхній частині сторінки. Кожний елемент (назва установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу) подають з нового рядка й з великої літери. На конверті повторюють адресу одержувача листа.

---

Дата добавления: 2015-08-05