|
Читайте также: |
Якщо є додатки, то ліворуч під текстом роблять позначку про їх наявність. Є кілька способів оформлення цього реквізиту:
Додаток: на 4 арк. у 3 прим.
Додатки:
1) проект оформлення приміщення: на 3 арк. в 1 прим.;
2) специфікація матеріалів: на 5 арк. у 2 прим.
Додаток: відповідно до списку на 9 арк.
У діловому житті найчастіше використовуються такі види листів: інформаційні листи, листи-пропозиції, листи-прохання, листи-відповіді, супровідні листи, гарантійні листи, листи-вітання тощо.
Метою інформаційних листів є повідомлення адресата про якісь події чи факти, наприклад, про проведення семінару, призначення ділової зустрічі, відвантаження товарів, відкриття філії, зміну адреси підприємства, призначення нового керівника тощо. Розглянемо особливості оформлення деяких із них.
Різновидом інформаційних листів є рекламні листи, які містять опис товарів чи послуг
В інформаційних листах використовуються такі вирази:
Повідомляємо, що...
Сповіщаємо, що...
Інформуємо Вас, що...
Доводимо до Вашого відома, що...
Хочемо повідомити Вам...
Користуючись нагодою, повідомляємо Вам...
Раді повідомити Вам, що...
З приємністю повідомляємо, що...
На жаль,змушені повідомити Вам, що...
Цим повідомляємо Вам, що...
...........................................................................................................................................................
Зразок інформаційного листа
Київська міська Президентові
державна адміністрація Міжрегіональної Академії
управління персоналом
Щокіну Г.М.
252044, м.Київ, вул.Хрещатик, 36
тел./факс (380 044) 229-8926
21.01.2001 № 020-43
Шановний Георгію Васильовичу!
Київська міська державна адміністрація у лютому-травні 2001 р. проводить міський міжвузівський конкурс на краще студентське художньо-публіцистичне есе ”Як тебе не любити, Києве мій!” (Якою я бачу столицю України в ХХІ столітті і що я особисто для цього хотів(ла)зробити?).
Надсилаємо Вам Положення про проведення зазначеного конкурсу та просимо сприяти у проведенні внутрішньовузівського та міського етапів цього заходу з відзначенням перед колективом вузу студентів – переможців конкурсу та викладачів, які роблять вагомий внесок у виховання молодого покоління.
Матеріали за підсумками внутрішньо вузівського конкурсу відповідно до Положення просимо надіслати до Головного управління з питань внутрішньої політики Київської міської адміністрації за адресою: 01044, м.Київ, вул.Хрещатик, 36, тел. 221-27-76.
Додаток: Текст Положення та заяви учасника конкурсу на 3 аркушах.
З повагою
Заступник голови А Толстоухов
.....................................................................................................................................................................
Листи-пропозиції
У діловій сфері надзвичайно поширені листи-пропозиції про співробітництво.Такі листи включають інформацію про специфіку підприємства і можливі напрями співпраці.
.....................................................................................................................................................................
Зразок листа-пропозиції
Шановний абоненте!
Звертаємося до Вас із цікавою і корисною інформацією, яка могла б сприяти Вашій відпустці та нашій роботі в літній період.
Щоб не переривати власний відпочинок і заощадити час, щоб не турбуватися про несплату за послуги кабельного телебачення, уникнути заборгованості протягом літа та повторного платного підключення, Ви можете оформити попередню абонплату, вказавши можливу для Вас суму (за 2, 3 або 4 місяці) в рядку „ Сплачено іншу суму”.
Бажаємо Вам чудового відпочинку!
З повагою та сподіванням на плідну співпрацю.
Адміністрація КТП
.....................................................................................................................................................................
Листи-відповіді
Листи-відповіді за змістом залежні від ініціативних листів, оскільки їх тема і характер були вже задані запитом, проханням та ін., на дату і номер яких повинно бути обов’язкове посилання. Лист-відповідь викладає характер проблеми чи вирішення, прийняття чи відмову пропозиції тощо, заявлених в ініціативному листі.
Головні умови, що висуваються до змісту листа-відповіді, полягають у чіткості формулювань щодо попередніх прохань (запитів), міри чи ступеня, часу та якості її виконання. Відмова, зміна обсягу робіт, послуг і часу їх виконання повинні бути вагомо обґрунтовані й коректно викладені.
...............................................................................................................................................................
Зразок листа-відповіді
Харківське акціонерне об’єднання „Поліграф”
61003, Харків-3, пров. Замковий, 5, тел. 240-081
№ 02-9/91 13.06. 2006
Президентові фірми „Дніпро”
п.Коновалову В.О.
39004, Кременчук-4
вул. Паркова, 15
про рекламні матеріали
На Ваш лист № 21-1/97 від 25.05.2006 повідомляємо, що проспекти, календарі та візитки буде виготовлено до кінця грудня поточного року.
Директор (підпис) Д.С.Горбенко
Супровідний лист
Супровідний лист – документ, що інформує адресата про раніше надіслані документи, товари чи інші матеріальні цінності.
Листи такого типу можуть надсилатися разом із комерційними документами(рахунком-фактурою, накладними, чеками тощо), доповнювати креслення, схеми, плани, каталоги, прейскуранти, зразки товарів тощо й виконують допоміжну інформаційно-супроводжувальну функцію.
Супровідний лист може бути також доповненням, проханням, рекомендацією-характеристикою та виконувати роз’яснювальні функції щодо службової особи у відрядженні.
.....................................................................................................................................................................
Зразок супровідного листа
АТВТ” Фастівський Директорові
деревообробний комбінат” ЗАТ „Столярні вироби”
08500, Київська обл. Максимову А.О.
м. Фастів, вул.Курчатова, 8
Тел.: (256) 6 -30-22
12.10. 2006 р. № 45
Надсилаємо Вам для погодження договір про оренду Вами складських приміщень на території нашого підприємства. Просимо Вас розглянути договір протягом місяця. З усіх спірних питань Ви можете звертатись до начальника відділу комерційних послуг Руденка В.Л. (тел. 264-56-42).
З повагою
Заступник директора АТВТ підпис С.Р.Потапенко
.....................................................................................................................................................................
Гарантійний лист
Гарантійний лист – документ, що є юридичним гарантом виконання викладених у ньому зобов’язань.
Укладається з метою підтвердження певних угод, умов або фінансово-розрахункових зобов’язань і має підвищену правову функцію.
Цим листом організація, установа, заклад гарантує погашення кредиту, оплату за виконану роботу, надану послугу тощо.
Обов’язкові реквізити: номер розрахункового рахунка із зазначенням назви банку, термін остаточного розрахунку, сума (згідно з тарифами або попередньо обумовлена), підписи вищої посадової особи та головного бухгалтера гаранта.
.....................................................................................................................................................................
Зразок гарантійного листа
Харківське акціонерне виробниче об’єднання „Гетьман”
61115, Харків-115, просп.Гагаріна, 8,
тел. 511-429, телефакс 522-430
№ 07/ 146 09.10.2006
Голові Харківського
телерадіокомітету
п. Литвину П.Д.
61022, Харків-22
майд. Свободи, 3
про рекламні послуги
Просимо прорекламувати продукцію АВО „Гетьман” під час футбольного матчу „Динамо” Київ – „Спартак” Москва.
Додаток: текст для рекламного ролика на 10 с. у 2 пр.
Оплату згідно з тарифом гарантуємо протягом 30 днів після ефіру.
Наш р/р №.....................відділення банку.
Директор (підпис) В.А.Олійник
Головний бухгалтер (підпис) В.М. Козаченко
....................................................................................................................................................................
Рекламаційний лист
Рекламаційний лист – це документ, який обґрунтовано доводить про виявлення певних недоліків або дефектів у виконаній роботі, виробленій продукції чи наданій послузі, а саме:
1.Недотримання попередньо обумовлених термінів, технологічних нормативів, пакування, транспортування та зберігання продукції, товару, що призвело до псування товарного вигляду, погіршення якості тощо.
2.Обґрунтування недоброякісності може підтверджуватися доданими копіями актів, висновками фахівців-експертів.
.....................................................................................................................................................................
Зразок рекламаційного листа
Харківське приватне підприємство”Колос”
61014, Харків-14, пров. Молодіжний, 142,
тел. 442-301, телефакс 440-327
№07-5/96 02. 11.2006
Директорові АТ
„Одеська книжкова фабрика”
п. Зарудному В.Д.
65008, Одеса-8
вул. Приморська, 186
про рекламацію на продукцію
Повідомляємо, що партія рекламної продукції (проспекти) в кількості 800 (вісімсот) прим., які надійшли на ст. Харків-Товарний 01.11.2006 за накладною №1256/01, виявилися зіпсованими. Акт додається.
Оскільки Ви порушили умови п. 17 укладеної спільно Угоди № 4 від 10.03.2006 щодо пакування виготовленої продукції у водонепроникну тару під час транспортування залізницею, ми наполягаємо на виготовленні нової партії проспектів до 25.11.2006.
Просимо надіслати підтвердження в отриманні рекламаційного листа за №07-5/96 від 02.11.2006.
Додаток: копія акта за № 403 від 02.11.2006 на 2 с. в 1 прим.
Директор (підпис) Я.Л.Романенко
............................................................................................................................................................
Лист-претензія – документ, близький до рекламаційного листа, але менш категоричний за змістом. Цей лист скоріше тактовне нагадування чи коректне висловлення незадоволення, що повинно передувати накладанню штрафних санкцій і позову до арбітражного суду, які містяться в рекламаційному листі.
Рекомендаційний лист – документ, близький до характеристики, але не обов’язковий. Незважаючи на довільний виклад, у ньому слід зазначити термін роботи працівника в даній організації, установі, просування по службі, його ділові та моральні якості, коло зацікавлень тощо. Інформація повинна бути об’єктивною та виваженою, оскільки це справа честі й імені вашої організації та подальша доля рекомендованого.
Існує інший тип рекомендаційного листа, який заочно рекомендує пред’явника й допомагає йому швидко заручитися підтримкою за місцем перебування.
Таким чином, службовий лист – найпоширеніший вид довідково-інформаційної документації, один із способів обміну інформацією, основний засіб встановлення та підтримання офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. У майбутній професійній діяльності вам, безперечно, доведеться укладати ці документи і ви зможете переконатися у їх важливості.
Запитання і завдання для самоконтролю
1.Що таке службовий лист?
2.Які виділяються листи за функціональними ознаками?
3.Які розрізняють листи за кількістю адресатів?
4.Які бувають листи за тематичною ознакою?
5.Назвіть реквізити листа та правила їх оформлення.
6.Які є типи листів?
7.Яких правил під час оформлення листа пропонують дотримуватися фахівці з проблем культури ділового мовлення?
8.Наведіть приклади найпоширеніших звертань у листах.
9.Наведіть приклади початкових фраз різних типів листів.
10.Як варто розпочинати листа-нагадування?
11.Як ви сформулюєте відмову?
12.Наведіть приклади завершальних речень листа.
13.Наведіть типові мовні звороти, якими можна скористатися у листах-вибаченнях, подяках, вітаннях.
Лекція 5.Обліково-фінансові документи
План викладу
Ключові терміни та поняття:
- обліково-фінансові документи - акт
- доручення - розписка
- список - накладна
- таблиця
1. Поняття про обліково-фінансові документи
Здійснення фінансово-розрахункових операцій не проводиться без підтвердження їх відповідними документами.Це робиться, щоб забезпечити:
- повну схоронність грошей та інших цінностей;
- точне виконання фінансових, банківських та інших операцій;
- своєчасне відображення виробничих операцій;
- запобігання фінансових порушень і зловживань;
- можливість документального обґрунтування відповідальності службових осіб;
- складання бухгалтерської та іншої звітності;
- право здійснення грошово-розрахункових операцій у фінансових і банківських установах.
Фінансово-розрахункова документація відзначається високим рівнем стандартизації.
До цієї групи документів належать такі: акт, відомість, відмови від акцепту, заява-зобов’язання, квитанція, накладна, платіжне доручення та інші. Зупинимось на деяких із них.
Акт
Акт – це офіційний документ, який підтверджує факти, події, вчинки, пов’язані з діяльністю установ, підприємств, організацій та окремих осіб. Його складають у разі приймання-здавання справ, після переобліку, під час проведення випробувань нової техніки, при нещасних випадках, після приймання завершених об’єктів будівництва та інших подіях.
Акти – це документація постійних експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників організацій. Вони оформляються комісією, що створює керівник установи, організації чи підприємства.
Текст акта мусить мати дві частини: вступну і констатуючу.
У вступній частині вказують підстави для складання акта, перелічують осіб, що склали акт, а також тих, хто був присутній під час його складання.
Після слова “Підстава” вказується документ чи усне розпорядження службової особи.
Після слова “Складений”перелічують осіб, які складали акт або були присутні при його складанні, з обов’язковим зазначенням їхніх посад, прізвищ та ініціалів. Якщо акт готується комісією, то першим друкується прізвище голови, прізвища інших членів комісії розташовуються в алфавітному порядку. Якщо були присутні, то перелічуються їхні прізвища, ініціали та посади.
У констатуючій частині викладають мету й завдання акта, характер проведеної роботи, перелічують встановлені факти, а також висновки.
У кінці акта (перед підписами) повідомляється кількість примірників акта і вказується місце їх зберігання.
Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні.
Отже, до формуляра акта входять такі реквізити:
Акти складають у 3-х примірниках: 1-й із них передають до вищої установи (або директору); 2-й – керівникові організації (або бухгалтерії); 3-й – до справи (або касирові заводу).
Акти прийому-передавання, обстеження чи ревізії набувають юридичної сили лише після затвердження вищою інстанцією або відповідальним керівником установи чи організації.
....................................................................................................................................................................
Зразок
ВАТ “Маріупольська кондитерська фабрика”
ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор фабрики
........... А.А.Левченко
М. П. (дата)
АКТ
№4
07.09.2008
Про результати ревізії каси м.Маріуполь
Підстава: наказ директора фабрики від 06.09.2008 за № 36-б.
Укладено комісією:
Голова – заступник головного бухгалтера Полікарпова К.Г.
Члени комісії: бухгалтер Гуменна О.О., старший економіст Покровська З.Н.
Присутні: касир фабрики Боженко О.А., голова профспілки Ковальов В.С.
У результаті проведеної ревізії встановлено:
1.Залишок грошей у касі станом на 07.09.2008 згідно з касовою книгою та даними бухгалтерського обліку 874 (вісімсот сімдесят чотири) грн 85 коп.
2.Фактичний залишок готівки 547 (п’ятсот сорок сім) грн 65 коп.
3.Нестача готівки становить 330 (триста тридцять) грн.
Комісія пропонує касирові фабрики Боженко О.А. відшкодувати нестачу в сумі 330 (триста тридцять)грн до 20.09.2008.
Акт укладено у трьох примірниках:
1-й – директорові;
2-й – до бухгалтерії;
3-й – касирові.
Голова комісії К.Г.Полікарпова
Члени комісії: О.О.Гуменна
З.Н.Покровська
Присутні: О.А.Боженко
В.С.Ковальов
...........................................................................................................................................................
Доручення – це письмове повідомлення, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати певні юридичні чинності або отримувати матеріальні цінності.
Доручення видаються на розпорядження майном, отримання грошових і матеріальних цінностей. Вони поділяються на особисті та офіційні.
Особисті доручення видаються окремими особами, які передають свої права іншим особам (право на отримання заробітної плати, поштового переказу та ін.). Обов’язковою умовою правомірності особистого доручення є наявність підпису службової особи й печатка установи, підприємства, що засвідчує підпис довірителя (доручення, які видаються студентам, можуть засвідчуватись навчальним закладом).
В офіційному дорученні обов’язково зазначаються:
Офіційні доручення можуть бути разовими, спеціальними й загальними.
Разові видаються на виконання одноразової двї (отримання товарно-матеріальних цінностей, одержання заробітної плати, пенсії, стипендії, поштового переказу).
Спеціальні – на здійснення приватною чи службовою особою однотипних дій (представництво в органах суду, виконання банківських операцій у межах певного терміну).
Загальні – на виконання широких повноважень (отримання документів, ведення справи в усіх судових, арбітражних і адміністративних установах з усіма правами, що надані законом позивачеві, відповідачеві; укладання угод, одержання майна тощо).
Для багатьох доручень є друковані бланки, куди від руки вписують прізвище, ім’я та по батькові того, кому доручається, що саме, де треба одержати, та завіряють підписом і круглою печаткою. Завіряється також підпис особи, на ім’я якої написано доручення.
Завірені нотаріально доручення можна передавати телеграмою. Телеграма-доручення складається з тексту доручення, який може бути відповідно скорочений, та посвідчувального напису з підписом нотаріуса й печаткою нотаріальної контори. Підпис нотаріуса засвідчується органом зв’язку, через який передається телеграма-доручення. Таке доручення має силу оригіналу.
.....................................................................................................................................................................
Зразки
ЗАТ “Київстар”, м.Київ
вул.Сосюри, 34
рахунок № 09876549444 у Печерському
відділенні Промінвестбанку м.Києва
Доручення дійсне до
14 березня 2008 р.
Дата добавления: 2015-08-05; просмотров: 950 | Нарушение авторских прав
| <== предыдущая страница | | | следующая страница ==> |
| Протокол № 1 | | | СПИСОК № 4 |