Читайте также:
|
Як усне, так і писемне мовлення кожної людини свідчить про її рівень освіченості і культури взагалі, а в діловому спілкуванні – про рівень її ділової компетенції.
Основним видом писемного професійного спілкування є документ -зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, які дозволяють її ідентифікувати. Носій - це матеріальний об’єкт, що використовується для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової чи зображувальної інформації..
Разом із папером нині широко використовується й нові носії - магнітні стрічки, дискети, диски, які дозволяють використовувати для документування технічні й автоматичні засоби.
Документування –регламентований процес запису інформації на папері чи іншому носії, який забезпечує її юридичну силу.
Юридична сила - здатність офіційного документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком його оформлення. Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожної різновидності документів комплексом реквізитів - обов’язкових елементів укладання документа.
Будь-який документ виконує декілька функцій, завдяки чому він задовольняє різноманітні потреби в різних сферах суспільного життя.
Традиційно розрізняють загальні й специфічні функції документа. До загальних функцій документа належать:
· інформаційна–будь-який документ створюється для збереження й передачі інформації;
· соціальна-документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його складання зумовлене тією чи іншою соціальною потребою;
· комунікативна-документ є засобом зв’язку між фізичними особами, підприємствами, установами, організаціями, державними органами, їх підрозділами філіями, представництвами тощо;
· культурна-документ є засобом закріплення та передавання культурних традицій. Ця функція найчастіше простежується на великих комплексах документів(науково-технічної сфери), у яких знаходить відображення рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства
До специфічних функцій документа належать:
· управлінська-документ є інструментом управління. Ця функція притаманна низці управлінських документів(плановим, звітним, організаційно-розпорядчим тощо), які спеціально створюються для організації та регулювання процесів управління;
· правова-документ є засобом установлення, зміни та припинення правових норм і правовідносин у суспільстві. Ця функція є визначальною в нормативно-правових актах та в інших документах, які набувають правової функції тимчасово;
· історична-документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства. Цієї функції набуває документ лише після того, як він виконає свою оперативну роль і надійде до архіву на зберігання.
3. Класифікація документів
Як зазначалося, документи різняться між собою за призначенням, формою, структурою, тому постає потреба класифікації їх за ознаками.
Класифікація - це розподіл документів на класи за узагальненими ознаками споріднення та відмінності.
Мета класифікації полягає у підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців.
Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема ставлення зафіксованої в ньому інформації до особи, структури, предмета чи напряму діяльності укладача чи адресата.
Згідно з унормованими вимогами за ознаками класифікації та групами вирізняють певні групи документів
1. За найменуванням: заява, автобіографія, довідка, пояснювальна записка, запрошення, лист, протокол, контракт тощо
2. За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:
письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної техніки;.
графічні, в яких зображення об’єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю; в них можна зафіксувати ті явища і процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;
фотодокументи – такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію.
3. За змістом і спеціалізацією: загальні, з адміністративних питань, з питань планування оперативної діяльності, з питань підготовки та розподілу кадрів тощо.
4. За призначенням: організаційно – розпорядчі, щодо особового складу, довідково-інформаційні, господарсько-договірні, обліково-фінансові тощо.
5. За способом виготовлення, структурними ознаками і ступенем стандартизації та регламентації: типові, трафаретні, індивідуальні.
Типові (стандартні) – це документи, які мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності за суворо обов’язковими правилами (паспорт, свідоцтво, атестат, диплом тощо).
Індивідуальні (нестандартні) укладаються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих проблем. Їх друкують чи пишуть від руки (і кожного разу по-новому). Це заява, доповідна записка, автобіографія, характеристика тощо.
Трафаретні документи виготовляються друкарським способом: незмінна частина їх тексту друкується на бланку, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Ця форма набуває все більшого поширення, бо дає можливість економити час і полегшує машинну обробку (довідка, перепустка, положення тощо)
6. За складністю документи бувають:
прості, що містять інформацію з одного питання чи факту;
с кладні, які містять інформацію щодо двох і більше питань чи фактів.
7. За місцем укладання розрізняють такі документи:
внутрішні, що мають чинність лише всередині тієї структури, в якій їх складено; зовнішні – це документи, які входять чи виходять за межі структури, тобто вони є результатом спілкування структури з іншими організаціями, закладами тощо.
8. За напрямом: вхідні, що надходять до установи закладу, організації тощо; вихідні, що адресовані за межі установи, організації.
9. За терміном виконання:
термінові, що укладаються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, а також документи з позначкою „терміново”;
дуже термінові – зі спеціальною позначкою строку;
нетермінові – це такі документи, які виконуються в порядку в порядку загальної черги або в строк, зазначений керівництвом структури.
10. За походженням документи поділяються на:
службові, які укладаються організаціями, підприємствами та службовими особами, які офіційно уповноважені від імені установи, закладу для вирішення службових питань. Вони виконуються в установленому порядку;
офіційно - особисті, які стосуються конкретних осіб і створюються поза сферою їх службової діяльності.
11. За гласністю документи є звичайні (загального користування ), для службового користування, таємні, цілком таємні, конфіденційні тощо.
12. За юридичною силою розрізняють такі документи:
справжні(істинні) – це ті, які видані в установленому законом порядку з додержанням усіх правил. Справжні документи бувають чинні і нечинні. Документ стає нечинним, якщо втрачає юридичну силу з будь-якої причини;
підроблені (фальшиві) – це ті, в яких зміст чи оформлення не відповідає істині. Підробними документи можуть бути внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки. Перша буває тоді, коли до змісту справжнього документа замість правильних вносять неправильні відомості, роблять виправлення, підчистки тощо. Інтелектуальна підробка виражається у складанні документа свідомо неправильного змісту, хоч і правильного з формального боку.
13. За стадією створення розрізняють такі документи:
оригінал – перший або єдиний примірник офіційного документа. Він має підпис керівника установи і в разі потреби завіряється штампом і печаткою;
копія – це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов’язково робиться помітка ”Копія” вгорі праворуч. Різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат.
Відпуск – повна копія відправленого із установи документа, яка залишається у відправника.
Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться витяг.
Дублікат – другий примірник документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу. В юридичному відношенні оригінал і дублікат рівноцінні.
14. За терміном зберігання розрізняють:
документи постійного зберігання;
документи тривалого зберігання (понад 10 років);
документи тимчасового зберігання (до 10 років).
15. За способом викладу мовного матеріалу усі документи можуть бути поділені на дві категорії.
1. Документи, в яких можна заздалегідь передбачити і сформулювати лише окремі найбільш узагальнені відомості; сам же спосіб викладу залежить кожного разу від конкретного змісту того, що викладається, від ситуації, певних обставин ділового спілкування. Це документи з порівняно невисоким рівнем стандартизації.
2.Документи, в яких може бути передбачений не лише формуляр документа, а навіть слова, словосполучення й речення, що в них може бути викладена думка, за винятком цілком конкретних відомостей. Це документи з високим рівнем стандартизації. З такими документами ділова людина працює досить часто (звіт, заява, протокол, характеристика тощо).
4. Реквізит – елемент документа. Прийняті стандарти щодо оформлення документів
Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами. Під час оформлення документів слід дотримуватися основних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документу юридичної сили.
Розрізняють постійні і змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка; змінні – фіксуються на бланку в процесі заповнення.
Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр - зразок – це модель побудови однотипних документів.
Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Кожна установа, організація, підприємство повинні мати два види бланків: а) для листів; б) для інших документів. Бланки виготовляються двох форматів – А4 (210х297 мм) та А5 (148 х 210 мм).
Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом. Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розміщення штампа.
Поздовжнє розміщення доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може розміститись на площі, відведеній для кутового штампа.
Бланк з кутовим штампом доцільніший, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізити: „адресат”, „гриф обмеження доступу до документа”, „гриф затвердження”, „резолюцію”.
У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Оформляючи конкретний документ, застосовують не всі реквізити, а лише ті, які необхідні й обов’язкові для виготовлення документів цього типу. Склад реквізитів залежить від змісту, призначення та способу підготовки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце, що робить документ зручним для сприйняття, спрощує його опрацювання.
Реквізити документів та їх оформлення
Для оформлення документів використовують такі реквізити:
1. Державний Герб України (для державних організацій) –зображують відповідно до Постанови Верховної Ради України „Про Державний герб України”, герб Автономної Республіки Крим - відповідно до нормативно-правових актів Автономної Республіки Крим. На бланках з кутовою розташованістю реквізитів розміщують на верхньому березі бланка над серединою рядків з назвою організації, на бланках з поздовжньою розташованістю реквізитів – у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота – 17 мм, ширина – 12 мм.
2. Емблема (логотип, фірмовий знак) організації – з лівого боку від назви організації. Емблему не відтворюють, якщо є зображення Державного герба України. Зображення емблеми реєструють згідно з установленим порядком. На бланках недержавних організацій дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому березі документа, на бланках документів державних організацій – зображення Державного герба..
3. Зображення державних нагород розташовують у верхньому лівому кутку або посередині документа..
4. Код організації за класифікатором підприємств і організацій (УКПО) розташовують у верхньому правому кутку.
5. Код форми документа за класифікатором управлінської документації (УКУД) розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи.
6. Назва міністерства чи відомства (для державних організацій), якому підпорядковується установа, розташовується посередині сторінки. Зазначають скорочено, якщо відсутнє офіційно зареєстроване скорочення – повністю.
7. Назва організації - автора документа розташовується окремим рядком у центрі. Ця назва повинна відповідати назві, зазначеній в установчих документах організації. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в Статуті. Подають її в дужках (або без них) нижче повної назви.
8. Назву філії, територіального відділення, структурного підрозділу розміщують нижче назви організації, автора документа. Зазначають тоді, коли вони є авторами документа.
9. Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону (факсу), вихідні дані електронних засобів зв’язку, номер рахунка та назва банку розташовуються у верхньому лівому кутку, оформляються відповідно до поштових правил. Наприклад:
вул.Тургенівська, 7, м.Київ, 04054
Тел.271-90-09, факс 245-65-43
Для здійснення розрахунково-грошових операцій у банку вказується номер рахунка у відділенні банку. Наприклад:
Розрахунковий рахунок № 13468793
у Солом’янському УСБ м. Києва
МФО №465382
10. Назва документа – обов’язковий його елемент, який не проставляється лише у листах. Назва документа наявна на бланку або вдруковується в лівому верхньому кутку чи посередині рядка. Залежно від назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу.
11. Дата – обов’язковий реквізит усіх документів; оформляється арабськими цифрами в одному рядку в такій послідовності: день місяця, місяць, рік.
Якщо день місяця або порядок місяця позначається цифрою до 10, то перед нею пишеться 0 (нуль).Рік зазначається лише двома останніми цифрами без крапки після них (якщо це не кінець речення), без слова „рік” і без скороченої позначки „р.”, напр.: 27.09.99, 01.12.98, але 10.07.2000, 23.11.2007. Подібний уніфікований і спрощений спосіб датування не потребує кодування дат під час обробки документів за допомогою обчислювальної техніки.
У міжнародній практиці листування та в документах, що містять відомості фінансового характеру, дату зазначають словесно-цифровим способом, тобто назва місяця пишеться літерами, а цифри року –повністю зі скороченою позначкою слова „рік” (р.) із крапкою, наприклад: 4 травня 1999р. або 24 травня 2007 р.
Дати на певну тривалість події, заходу, роботи тощо зазначають у такий спосіб:
10 – 15. 07. 2005 ( у межах одного місяця );
з 16.09 до 09.10.99 ( протягом двох місяців, у межах одного року);
на 07.12.99 – 07.04. 2000 (протягом п’яти місяців, у межах двох років).
Роки, що не збігаються з календарними, слід подавати так:
2006 /07 бюджетний рік; 2006 / 2007 навчальний рік.
Позначення десятиріч і сторіч слід подавати за таким шаблоном: у 60-ті роки ХХ ст..; у Х-ХУ сторіччях.
Документ датується днем його підписання або затвердження На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом документа.
Увага! Коли визначається час за роком, слід користуватися Р. відмінком іменника, а не прийменником у (в).
Наприклад: народився 1979 р. (року)...; 1999 р. (року) закінчив..., вступив..., була зарахована
12. Індекс ( вихідний номер документа розташовують у верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково - інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс об’єднує в собі три пари арабських цифр, де перша пара – індекс структурного підрозділу, друга – номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя – порядковий номер за журналом обліку. Складові індексу відокремлюються одна від одної правобіжною скісною рискою. Наприклад: № 03-12\213, де 03 – шифр структурного підрозділу; 12 – номер справи документа, 213 – реєстраційний номер документа за журналом обліку вихідних документів та канцелярії. Якщо документ підготували дві чи більше організації, то реєстраційний індекс складають з індексів кожної з цих організацій, їх проставляють теж через риску згідно з послідовністю підписів авторів документа.
13. Посилання на індекс та дату вхідного документа розташовують у верхній частині сторінки зліва під датою і номером. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка видала документ. Наприклад: На №03 – 12\213 від 15.05.02, де 03 – шифр структурного підрозділу, 12 – номер справи за номенклатурою, 213 – порядковий номер.
14. Місце укладання та видання. Цей реквізит вказує на назву міста чи населеного пункту, де видано документ. Наприклад: м. Київ. Розташовують на одному рівні з такими реквізитами як дата та індекс документа. Зазначають на всіх документах, крім листів, які містять ці відомості у довідкових даних про організацію.
15. Гриф обмеження доступу до документа проставляють на документах, що містять інформацію для обмеженого кола осіб. Гриф обмеження доступу проставляється у відповідності з діючим законодавством і розміщується праворуч від середини у верхньому куті робочої площі на першій сторінці без лапок. Якщо необхідно вказати номер примірника, він ставиться нижче грифу обмеження доступу через півтора інтервалу і центрується відповідно до нього. Гриф може формулюватися так:
Цілком таємно
Для службового користування
Таємно
Конфіденційно
Комерційна таємниця
Не для друку
16. Адресат. Кожний елемент цього реквізиту подають із нового рядка, бажано без перенесення Якщо документ адресовано службовій особі (керівникові), то назва установи є складовою назви посади адресата.
У Н. відмінку Міністерство у справах захисту
населення від наслідків аварії
на Чорнобильській АЕС
Відділ розселення потерпілих
У Д. відмінку п. Корнієнку К.А.
У документах (циркулярних листах), адресованих декільком однорідним організаціям чи службовим особам., які обіймають однакові посади, можна написати узагальнене значення.
У Д. відмінку множини Інспекторам у справах неповнолітніх
У Р.відмінку Донецької обл.
Якщо до складу реквізиту „адресат” входить і поштова адреса, то вона зазначається в документі після назви організації, структурного підрозділу й прізвища службової особи. У порядку адресування поштових відправлень по Україні відповідно до постанови Кабінету Міністрів України №1446 від 22 грудня 1997 року відбулися зміни. Адреси адресата й адресанта зазначаються у такій послідовності:
1) ім’я, по батькові та прізвище адресата (для організацій – найменування підприємства, організації, установи);
2) вулиця, номер будинку, квартири;
3) населений пункт; номер відділення зв’язку;
4) район і область (у разі потреби).
У Д. відмінку Директорові
У Р. відмінку Маріупольської ЗОШ №3
У Д. відмінку Зелененку Ярославу Юрійовичу
У Н. відмінку вул.Апатова, 134
м.Маріуполь Донецької обл., 78520
Але поштову адресу не зазначають у документі, якщо він (лист) адресований до урядових установ, органів державної влади
У Н.відмінку Вищий арбітражний суд
Відділ листів
У Д. Відмінку Зленку Г.О.
Адресу відправника (адресанта) зазначають у лівому верхньому куті конверта. Адресу одержувача (адресата) – у правому нижньому куті конверта.
Адреса відправника
Вадим Олегович Тимошенко
вул. Грінченка, 20, кв.45
м. Івано-Франківськ, 16
04016 Адреса одержувача
Василю Семеновичу Паленку
вул. Сонячна, буд.104, кв. 24
м. Маріуполь Донецької області
87512
17. Гриф затвердження. – це особливий спосіб введення документа в дію. Документ, що підлягає затвердженню, набирає чинності тільки з часу його затвердження відповідними керівниками установ чи посадовими особами, до компетенції яких входить вирішення питань, викладених у цих документах.
Затвердження документа здійснюється двома способами., які мають однакову силу. Якщо затвердження документа відбувається посадовою особою, гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), повного найменування посади, особистого підпису з розшифруванням та дати затвердження. Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Президент Акціонерного товариства
„Агат ЛТД”
(особистий підпис) В.В.Власенко
23.07.2008
Якщо документ затверджується кількома посадовими особами, їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні. Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається із:
Наприклад:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ міністра освіти і науки України
18.11.2008 № 56
Як у першому, так і у другому випадках гриф затвердження розміщують у верхній правій частині документа.
18. Резолюція – змінний реквізит, який містить інформацію про подальшу роботу з документом. Резолюція пишеться від руки і проставляється у верхньому правому куті під текстом документа. Якщо документ містить більше однієї резолюції, то друга і наступні проставляються на будь-якому вільному місці лицьового боку документа. Якщо вільного місця немає, то резолюція може бути оформлена на додатковому аркуші формату А 6. Складається з таких елементів:
- прізвище та ініціали виконавця, якому направлено документ;
- вказівка про порядок у характері виконання документа;
- термін виконання документа;
- особистий підпис керівника;
- дата.
Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, наведена в резолюції першою. За змістом резолюції бувають кількох видів:
Резолюція – підтвердження. Якщо документ не вимагає ніяких дій з боку заступників та колективу, керівник передає його секретареві, супроводжуючи резолюцією: „ До наказу”, „ До протоколу”, „ До виконання” тощо, залежно від того, в якому внутрішньому документі установи враховується його зміст. У такій резолюції зазначається підпис керівника і дата, термін виконання не вказується, бо мається на увазі найближчий за часом відповідний внутрішній документ установи.
Резолюція – розгляд. Якщо документ потребує вжити заходів чи пропонується на розгляд колективу установи, то керівник вказує безпосередньо виконавця; термін виконання; ставить підпис і дату. Резолюції цього виду формулюються так: „ Підготувати відповідь до...”, „ Вжити заходів”, „Розглянути питання”, „Обговорити на засіданні...” тощо.
Резолюція – відповідь. У випадку, коли документ надходить до установи з кур’єром, можлива така резолюція, особливо якщо відповідь негативна. За обсягом ця резолюція більша за попередні, але коротша за лист-відповідь, хоч подібна за змістом до нього: „ На жаль, змушені Вам відмовити з причини...”, „Про результати і вжиті заходи повідомте додатково”, „Слід розглянути питання детальніше й доповісти в тижневий термін ” тощо. Вона використовується для оперативності ділового листування. У ній вказується основний текст, дата, підпис, посада відповідальної особи, яка розглядала документ і приймала рішення.
19. Заголовок до тексту друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа або великими літерами, якщо розміщується під датою і номером документа. Заголовок має бути лаконічним, точним і максимально повно розкривати суть документа. До нього ставиться запитання „Про що?”, „Кого?”, „Чого?” і дається відповідь: Про надання матеріальної допомоги, Про заохочення працівників, Про роботу комісії, Про відкриття фірми,Посадова інструкція секретаря-референта,Протокол засідання правління тощо.
Максимальна довжина рядка заголовка72 мм (28 друкованих знаків). Якщо заголовок до тексту перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого берега.
Крапка після заголовка не ставиться, певний текст не береться в лапки.
Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволено подавати без заголовка. Заголовок не складається до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.
Наявність чітких заголовків скорочує час ознайомлення з документом і період його проходження серед службових осіб та структурних підрозділів до реального виконавця.
20. Позначка про контроль розташовується з лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа. Її проставляють за формою „К” або „Контроль”.
21. Текст- містить інформацію, заради якої було створено документ. Складається з таких логічних елементів:
- вступу;
- доказу;
- закінчення.
Розташовується по всій ширині сторінки (від поля до поля).
22. Позначка про наявність додатка розташовується ліворуч у верхній половині сторінки. Є два способи оформлення додатків:
1) якщо документ має додатки, згадувані в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так:
Додаток: на 2 стор. у 3 прим.;
2) якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх потрібно перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку й кількості їх примірників:
Додаток: „Проект реконструкції ділянки” на 5 стор. у 2 прим.
Якщо додаток залишається у справі, то зазначається:
Додаток: на 2 стор. лише адресатові.
При великій кількості додатків окремо складається їх список, а в самому документі після тексту зазначається:
Додаток: відповідно до списку на 7 стор.
23. Підпис – обов’язковий реквізит більшості документів, який засвідчує законність документа та відповідальність особи за його зміст і наслідки дії. Складовими підпису є:
- назва посади особи, яка підписує документ (повна, якщо документ оформляють не на бланку; скорочена, якщо на бланку), -ліворуч;
- підпис (між назвою посади й прізвищем);
- ініціали й прізвище особи, що підписала документ, - праворуч. У розшифруванні підпису другий ініціал (ім’я по батькові) допускається не зазначати. Наприклад:
Директор Чернігівського виробничого об’єднання
„Меридіан” Підпис П.А.Ганжа (або П.Ганжа)
У бланкових документах назва установи не зазначається, назву посади дозволено скорочувати. У наказах, розпорядженнях, деяких видах листів тощо право підпису належить лише керівникові організації. У випадках його відсутності або за відсутності особи, підпис якої зазначено на проекті документа, право підпису належить особі, яка виконує її обов’язки. При цьому обов’язково зазначається посада, ініціали та прізвище особи, яка підписала документ та її тимчасовий статус (в.о., зам.).У цих випадках не допускається підписання документа з прийменником за, чи з похилою рискою перед найменуванням посади. Наприклад:
В.о. директора, доц. (підпис) В.А.Марчук
У вищих навчальних закладах, навчальних установах при посаді вказується вчений ступінь і звання. Наприклад:
Завідувач кафедри політичних наук
професор, доктор історичних наук (підпис) Б.П.Кравченко
Підписи кількох службових осіб розташовують одна під одною в послідовності ієрархії посад. Наприклад:
Ректор академії (підпис) В.С.Горобець
Голов. бухгалтер (підпис) А.Ф.Лукашенко
Голова профкому (підпис) Р.О.Тимощук.
Підписи осіб, що обіймають рівнозначні посади, розташовують на одному рівні. Наприклад:
Проректор з адміністративно - Проректор з навчально-
господарських питань виховної роботи
(підпис) П.М.Лісовський (підпис) К.Ф.Кудрич
В актах, висновках та подібних документах, укладених групою або комісією, позначають не посади осіб, які підписували документ, а розподіл їх обов’язків у конкретній комісії. Після підпису голови – за абеткою підписи членів комісії, групи чи свідків. Наприклад:
Голова комісії (підпис) Б.О.Єрьомін
Члени комісії: (підпис) К.Г.Мороз
(підпис) Д.С.Бойко
(підпис) Я.М.Куценко
У витягах із наказу чи протоколу прізвище та ініціали керівника або голови, а іноді й секретаря зборів, позначають без їхнього підпису. Наприклад:
Оригінал підписали:
Голова Лавренчук П.М.
Секретар Наєнко Т.Ю.
З оригіналом згідно:
Секретар-референт (підпис) В.Р.Романенко
Увага! Розшифрування підпису (ініціали та прізвище)в дужки не береться.
24. Гриф узгодження. Розрізняють дві форми узгодження документів – внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) і зовнішнє (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями).
Узгодження використовується для поліпшення якості документа, уникнення недоречностей, чогось зайвого чи навпаки, його доповнення.
Гриф узгодження складається із:
- слова УЗГОДЖЕНО або ПОГОДЖЕНО;
- назви посади службової особи (включаючи назву установи);
- особистого підпису;
- розшифрування підпису;
- дати.
Гриф узгодження виконується у двох варіантах: узгодження з конкретною посадовою особою і узгодження з іншим документом, найчастіше листом, протоколом. Наприклад:
УЗГОДЖЕНО УЗГОДЖЕНО
Директор зош № 4 Протокол засідання Вченої Ради
(підпис) А.Б.Красюк держуніверситету
20.08.08 № 225
У першому випадку після слова УЗГОДЖЕНО вказується назва посади із зазначенням назви організації, ставиться особистий підпис, дається повне його розшифрування і ставиться дата. У другому випадку – вказується вид документа, його дата і номер.
Слово УЗГОДЖЕНО пишеться великими літерами без лапок. Місце грифу узгодження нижче реквізиту „підпис” на лицевій стороні документа.
25. Віза – реквізит, близький за змістом і призначенням до грифа узгодження. Підвищує якість внутрішнього документа шляхом компетентної оцінки, редакції. Оформлення відповідними службовими особами.
Віза може складатися з:
- назви посади службової особи;
- підпису та його розшифрування;
- однозначного лаконічного рішення (позитивного, негативного);
- дати візування. Наприклад:
Керівник проекту (підпис) В.А.Оверченко
Зауважень немає
19.10.07
або
Не заперечую
Голов.інженер (підпис) Р.О. Горбань
12.09.07
Якщо віз кілька, то реквізит оформляють один під одним.
У разі непогодження з документом, наявності зауважень і доповнень до проекту вони викладаються на окремому аркуші. Тоді віза виконується так:
Із зауваженнями....
Особистий підпис ініціали, прізвище
Місце візи – нижче підпису або на лівому полі документа на останньому аркуші того примірника, який буде знаходитись в установі. Для внутрішніх документів – це перший примірник, для тих, що виходитимуть з установи – другий.
Проекти розпорядчих документів: наказів, вказівок, постанов колегіальних органів, як правило, візуються на зворотному боці останнього аркуша першого примірника документа.
26. Відбиток печатки с тавиться на підпис відповідальної особи для засвідчення оригіналу. В установах, як правило, печатки бувають двох видів: гербова (чи прирівнювана до неї в комерційних організаціях) і кілька простих. Гербова печатка кругла, всередині дається зображення Герба, а по кругу вказується повна назва установи.
Гербова печатка чи прирівнювана до неї в недержавних установах ставиться на оригіналах документів, які вимагають особливого засвідчення: договорах, документах, що засвідчують особу, трудовий стаж, кваліфікацію (паспорт, трудова книжка, диплом тощо).
Прості печатки бувають різні за формою: кругла, квадратна, трикутна. На них немає зображення Герба, а відтворюється назва установи чи структурної частини. В установах таких печаток може бути декілька, їх відбиток ставлять на довідках, перепустках, копіях документів, які виходять за межі установи, розмножених примірниках розпорядчих документів при їх розсилці тощо.
Печатка ставиться перед особистим підписом таким чином, щоб відбиток її захоплював частину слів назви посади (звання) і підпису особи, яка засвідчила документ Наприклад:
Начальник М.П. (підпис) В.А.Сидоренко
(звання)
Перелік документів, на яких ставиться печатка, визначається органом на підставі діючих нормативних актів.
27. Відмітка про засвідчення копії. Часто доводиться завіряти відповідність копії документа оригіналу. Позначка про завірення копії розміщується нижче реквізиту „підпис документа.” Відповідно до ДЕСТу проставляють запис „ Згідно з оригіналом”, називають посаду (звання) особи, яка завірила копію. Її особистий підпис, його розшифрування та дату завірення. Наприклад:
Згідно з оригіналом:
Начальник відділу по роботі
з персоналом (підпис) А.А.Аврамчук
12.02.2006
Якщо копія документа пересилається до іншої організації чи видається на руки, то, крім підпису про завірення, проставляють відбиток печатки.
28. Позначка про виконавця. На документах, які виходять з установ, ставиться позначка про виконавця із зазначенням прізвища працівника, який виконував документ, з номером його телефону. Така позначка дозволяє у разі необхідності швидко зв’язатися з виконавцем, який добре знає питання, що порушувались у документі, і дати вичерпну інформацію. Так як позначка пропонує звернення до виконавця, бажано вказати не тільки прізвище, але й повністю ім’я та по батькові. Це зробить спілкування кращим і допоможе ввічливо встановити контакт з виконавцем.
Позначка про виконавця може знаходитись як на лицевій, так і на зворотній стороні останнього аркуша документа у лівому нижньому кутку. Наприклад:
Шевченко Надія Павлівна
234-32-65
Державний стандарт допускає ставити цю позначку і без назви імені та по батькові Наприклад:
Виконав: Ковалець, 245-45-45
29. Позначка про виконання документа й направлення його до справи проставляється відразу після вирішення питання, розглянутого в документі, або направлення відповіді. Позначка про виконання документа особливо важлива на бухгалтерських документах. Вона свідчить про те, робота над документом закінчена. Після виконання цієї позначки документ підшивається до справи. Відмітка може містити посилання на дату й номер документа, що засвідчують його виконання, чи при відсутності такого, короткі дані про виконання, слова „ До справи ”, номер цієї справи, підпис, дату. Підписує і ставить дату виконавець, який працював з документом, або керівник структурного підрозділу. Цей реквізит розмішують на нижньому полі ліворуч. Наприклад:
Відповідь направлено
10.07.05 № 02-12\123
До справи 12-12
М.Мороз
або:
Розглянуто на Вченій раді
Протокол від 30.06.05 № 16
До справи 04-10
М.Мороз
30. Позначка про перенесення даних на машинний носій розміщується після тексту в нижчій частині документа. Містить запис „Інформація перенесена на машинний носій”, підпис особи, яка несе відповідальність за перенесення даних, дату перенесення.
31. Позначка про надходження містить скорочену назву організації, що отримала документ, дату надходження. Позначка робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації, який містить: назву організації, дату надходження, індекс документа. Позначка проставляється праворуч на нижньому полі документа.
32. Запис про державну реєстрацію фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України „Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади”. Його розташовують після номера акта чи після грифа затвердження.
5. Текст як реквізит документа
Основний реквізит документа – це текст, який має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи.
Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Він оформлюється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.
Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.
Форма анкети використовується під час викладення цифрової або словесної інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Анкетними текстами послуговуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту.
Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, планових та інших документах.
Укладаючи документ, слід дотримуватися певних технічних вимог оформлення тексту:
· підпис укладача чи відповідальної (керівної) особи можна переносити на другу (іншу) сторінку лише за умов наявності на ній не менше двох рядків тексту;
· у складних документах текст членується (рубрикується) для зручності та швидшого опрацювання й уникнення плутанини.
Рубрикація – це поділ тексту на логічні частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації, кольору тексту чи тла, фактури паперу тощо. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового документа. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа.
Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци. Абзац – це відступ праворуч у початковому рядку, яким починається виклад нової думки в документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Інформація, що вміщена в межах одного абзацу, повинна виражати закінчену думку.
Нумерація може здійснюватися в цифровій (1.; 1.1.; 1.2.;...) та цифро-буквеній (1.; а) б) в)...) формах. Нумерація рубрик тексту існує для чіткого зазначення та вказування на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів і їх підпорядкування, а також підкреслює необхідність самостійного розгляду кожного з нумерованих елементів. Розрізняють комбіновану (традиційну) й нову системи нумерації
Комбінована(традиційна) базується на використанні символів, слів, літер, арабських та римських цифр і доповнює абзацне членування тексту(нумерування пунктів, правил, тез), яке залежить від змісту, обсягу й форми документа (розділ, частина, пункт тощо).Ця система вимагає чіткого дотримання правил пунктуації, повинна мати логічну будову й до однотипних рубрик застосовувати однорідні засоби нумерації або лаконічні, однозначні заголовки. Заголовок має бути лаконічним, але логічно повноцінним – однозначним і несуперечливим, а також точно відповідати змістові документа або його частини.
Система арабських цифр (нова) базується на чіткому поділі на частини, які включають усі цифри відповідних складових частин вищих ступенів поділу.
Розділи повинні мати порядкову нумерацію в межах викладення суті змісту й позначатися арабськими цифрами (1.).
Підрозділи повинні мати нумерацію в межах кожного розділу. Номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою (1.1.).
Пункти повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу або підрозділу. Номер пункту складається з номера розділу й порядкового номера пункту або з номера розділу, порядкового номера підрозділу та порядкового номера пункту, відокремлених крапкою (1.1.1.). Якщо текст поділяють тільки на пункти, їх слід нумерувати, за винятком додатків, порядковими номерами.
Номер підпункту складається з номера розділу, порядкового номера підрозділу, порядкового номера пункту й порядкового номера підпункту, відокремлених комою (1.1.1.1.).
Якщо розділ, не маючи підрозділів, поділяється на пункти й далі – на підпункти, номер підпункту складається з номера розділу, порядкового номера пункту і порядкового номера підпункту, відокремлених крапкою (1.1.3.).
Якщо розділ або підрозділ складається з одного пункту чи пункт складається з одного підпункту, його не нумерують.
Застосування нової системи нумерації відповідає вимогам ДСТУ- 95 і спрощує обробку документів, уніфікує їх, бо дає можливість не вживати словесних найменувань і символів.
Текст документа (окрім документів, текст яких складається з одного речення – заява на відпустку, заява про звільнення тощо) складається з таких логічно взаємозумовлених частин:
· вступної – у якій зазначають привід та причину складання документа;
· доказової (фактологічна) – у якій наводяться конкретні факти, докази, пояснення, міркування, розрахунки, посилання на інші матеріали тощо (розкривається суть питання, проблеми);
· висновкової – яка містить пропозиції, рішення, висновки тощо (формулюється кінцева мета документа).
Наявність тих або інших елементів тексту, порядок їх послідовності залежить від конкретного документа, його змісту і мети.
Для зручності зіставлення показників і наочності цифровий матеріал, як правило, оформляють у вигляді таблиць, що відповідають вимогам чинних нормативних документів. Нумерують таблиці, якщо їх більше однієї в документі, арабськими цифрами. Система нумерації може бути наскрізною (напр., „Таблиця 1”; „Таблиця 2” і т.д.) або індексаційною (окрім таблиць, що наводяться в додатках), і тоді номер складається з номера розділу й порядкового номера таблиці, відокремленого крапкою (напр., „Таблиця 5, 3” – третя таблиця п’ятого розділу).
Назва таблиці визначає її тему і зміст і має бути точною, виразною, лаконічною й відповідати змістові таблиці. Якщо таблиця переноситься на інші сторінки, то там назву не повторюють, а пишуть: „Продовження табл.3 ” або „ Закінчення табл.2 ”. Назву можна не давати, якщо таблиця не має самостійного значення, тобто потрібна по ходу читання основного тексту. У продовженні таблиці на наступних сторінках допускається заміна заголовків граф їх нумерацією арабськими цифрами. Нумерація граф і рядків таблиці застосовується й тоді, коли на них треба робити посилання в тексті документа.
Незакінчену таблицю нижньою горизонтальною лінією не обмежують.
Заголовки гриф наводять переважно в Н. відмінку однини без довільного скорочення слів. Множину застосовують:
- коли серед текстових показників графи є такі, що стоять у множині;
- коли значення заголовка передається лише у множині;
- коли слово в однині не вживається.
Залежно від розміру таблиці її розміщують:
- безпосередньо після тексту, до якого вона належить;
- на наступній сторінці,
- у додатку.
Якщо в сусідніх рядках графи текст повторюється:
- його заміняють лапками (кількість лапок за кількістю слів), коли текст уміщується в один рядок;
- його заміняють словами „ Те саме ”, які в разі подальшого повторення тексту заміняють однією парою лапок, коли текст не вміщується в один рядок;
- і повторюється також початкова частина тексту, а кінець тексту – змінна частина, то частина тексту, що повторюється, заміняють словами „ Те саме ”, але якщо є горизонтальні лінійки, то текст слід повторювати.
Увага! Не дозволяється заміна лапками:
1) цифр і знаків;
2) позначення одиниць величин;
3) буквених абревіатур;
4) марок машин, механізмів, матеріалів і под.;
5) скорочення позначень нормативних документів із номерами.
За відсутності відомостей ставлять три крапки (...) або пишуть: „Немає відом.” Якщо явище не спостерігається, тобто немає й не буде можливості проставити в комірці таблиці відомості, то ставлять тире. Залишати комірку порожньою не дозволяється.
Якщо треба пояснити чи доповнити якісь табличні дані, роблять підтабличні примітки, що можуть бути пов’язані з таблицею або за допомогою знака виноски, або за допомогою заголовка „Примітка” 14, с. 25 – 29
На всі таблиці мають бути посилання в тексті документа.
Як оформлюється сторінка документа?
Організаційно-розпорядчі документи оформлюють на папері формату А4 (210х297) та (210х148). Для зручності з обох боків залишають вільні береги: лівий – 30 мм; правий – 10 мм; верхній та нижній – 20 мм.
Текст документів, оформлених на папері формату А4, треба друкувати через 1,5міжрядкового інтервалу, а формату А5 – через 1 – 1,5міжрядкового інтервалу.
Реквізити документів (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів „Адресат”, „Гриф затвердження”, „Гриф погодження” відокремлюють одну від одної 1,5 – 2 міжрядковими інтервалами.
Назву виду документа друкують великими літерами. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тексту) – 73 мм (28 друкованих знаків).
Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа:
· не відступають від межі лівого берега, оформлюючи реквізити “Дата документа”, „Заголовок до тексту документа”, „Текст” (без абзаців); „Відмітка про наявність додатків”, „Прізвище виконавця і номер його телефону”, „Відмітка про виконання документа і направлення його до справи”, назва посади в реквізиті „Підпис”, засвідчувального напису „Згідно з оригіналом”; а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.
На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні – на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту. Тексти документів постійного зберігання друкують з одного боку аркуша, документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому й зворотному боці аркуша.
У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.
Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово „сторінка” не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначення.
Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому рядку, а парні – у лівому верхньому рядку аркуша.
Укладаючи документ, слід дотримуватися певних правил, які допоможуть виробити точний, стислий, ясний та послідовний стиль письма, а саме:
1. Використовувати мовні засоби, які були б зрозумілими широкому загалу та відповідали нормам літературної мови, конкретному стилю чи підстилю.
2. Від 1-ї особи викладати текст у таких документах, як:
- автобіографія (Я,...народилася,....навчаюся...);
- заява (прошу зарахувати...., працюю на посаді...);
- наказ (Наказую...);
- скарга (Звертаюся до..., я повідомляв...);
- службова записка (Доводжу до..., Вважаю, що...).
3. Від 3-ї особи однини викладати текст у таких документах, як:
- акт (Комісія пропонує..., дійшла висновку...);
- трудова угода, контракт, договір (ЗАМОВНИК отримує..., а ВИКОНАВЕЦЬ зобов’язується...);
- інструкція (АТ „Довіра” встановлює..., кожен акціонер стає...);
- запрошення, оголошення (Банк надає..., Училище запрошує...).
4. Доцільно вживати прямий порядок слів у реченнях:
- коли підмет передує присудкові;
- коли означення стоїть перед означуваним словом;
- коли додаток стоїть після керуючого слова;
- коли вставні слова стоять на початку речення.
5. Уникати вживання багатозначних слів, а наявні пояснювати в певному контексті.
6. Уникати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій та суб’єктивного ставлення до викладеного. Тон службового документа має бути нейтральним.
7. Не переобтяжувати текст іншомовними словами, якщо є українські відповідники.
8. Використовувати лише загальноприйняті, стандартні скорочення та абревіатури.
9. Уникати немилозвучності, одно звучності з іншими скороченнями.
10. Уникати вживання скорочень назв грошових та фізичних одиниць (крім формул); одиниць виміру, символів, знаків: %, №, якщо вони без цифрових позначень і не в таблицях, схемах.
11. Слідкувати за дотриманням логічної послідовності викладу матеріалу, фактів. Підкреслюючи наступність визначення причинно-наслідкових зв’язків між фактами, подіями чи явищами, треба викладати їх у зв’язній черговості здійснення: у першу чергу, насамперед, спочатку, одночасно, водночас, потім, після, у підсумку, завершуючи, насамкінець та ін.
12. Надавати перевагу простим реченням, мовним кліше.
13. Пам’ятати, що лише своєчасність і актуальність інформації, викладу факту чи оперативного реагування робить документ дієвим, доцільним і потрібним.
Отже, ми з’ясували: що таке документ, які його функції; дізналися про класифікацію документів та значення, яке вона має; усвідомили, що реквізити – це обов’язкові складові елементи будь-якого документа; переконалися в тому, що існують певні стандарти щодо оформлення документів. Наступні лекції будуть присвячені вивченню різних видів документів за призначенням, правилам їх складання та оформлення
Знай, папери в житті – не химери
і не плід канцелярій нудних:
ділові необхідні папери
у стосунках людей ділових
Д.Білоус
Запитання і завдання для самоконтролю
1. Поясніть особливості писемного ділового мовлення.
2. Поясніть функції документа у суспільному житті.
3. Поясніть вимоги до документа, кваліфікуючи їх за правовими, лінгвістичними, технічними та логічними ознаками.
4. Що таке класифікація документів? Яка її роль?
5. Що таке реквізит? З якого часу і за яким стандартом введено реквізити?
6. Назвіть усі реквізити, які входять до цього стандарту.
7. Що таке бланк документа? Які ви знаєте види бланків?
8. Якими є вимоги до реквізитів?
9. Яку роль відіграє текст як реквізит? Якими є вимоги до тексту документа?
10. Яка роль резолюції як реквізиту? Наведіть приклади і напишіть резолюції, які були б висловлені керівником щодо суті розглянутих питань.
11. Поясніть значення заголовка як реквізиту в документах. Доберіть кілька прикладів заголовка та напишіть їх.
Лекція 2. Документи з особового складу
План викладу
Ключові терміни та поняття:
- документи щодо особового складу - резюме
- заява - трудова книжка
- адресат - особовий листок з обліку кадрів
- адресант - характеристика
- автобіографія
Дата добавления: 2015-08-05; просмотров: 215 | Нарушение авторских прав
| <== предыдущая страница | | | следующая страница ==> |
| Усне мовлення Писемне мовлення | | | Поняття про документи з особового складу |