ТЕМА 7. Особенности организации учета и контроля движения ДС-в в группе компаний

1.Необходимость организации учета и контроля движения ДС-в в группе компаний.

2.Варианты схем организации движения финансовых потоков.

3.Этапы создания эффективной системы учета и контроля движения ДС-в в группе компаний.

4.«Положение о системе казначейства» - ключевой документ в организации управления ДС-ми группы компаний.

1. Необходимость организации учета и контроля движения ДС-в в группе компаний.

Современное развитие бизнеса требует от его участников быстрой реакции на изменение внешних условий и хорошей внутренней дисциплины. Поэтому управление финансовыми ресурсами групп компаний, имеющих в своем составе территориально-распределенную сеть филиалов или региональных компаний требует ческой организации управления. Особую необходимость они испытывают в организации плановой и контрольной работы, наряду с традиционно ведущейся учетной. В процессе организации управления ДС-ми корпоративный структуры сталкиваются с проблемами, обусловленными их спецификой. В первую очередь это необходимость координации ДП-ов между территориально-распределенными компаниями с возможностью концентрации финансовых ресурсов и их перераспределения. Распределенность финансовых потоков диктует необходимость централизованного контроля использования ДС-в в региональных компаниях.

Для эффективного управления необходимо добиваться прозрачности и оперативности процессов, связанных с движением денег.

2. Варианты схем организации движения финансовых потоков

Первый вариант (самый жесткий)

Подразумевает полностью централизованное поступление ДС-в в управляющую компанию. Региональные компании работают в рамках утвержденных смет затрат. Они формируют заявки на оплату, передают в управляющую компанию. Там они рассматриваются и при принятии положительного решения оплачиваются. В региональные компании поступает только информация о проведенных оплатах.

Централизованное управление движением ДС-в в группе компаний

Недостатки работы схемы:

1) ответственность за платежи полностью лежит на управляющей компании;

2) в региональных компаниях ограничивается возможность отслеживания своевременности проведения платежей.

Вывод: такая схема применима в случаях, когда положение чрезвычайное и требуется жесточайший внешний контроль над финансовыми потоками.

Второй вариант

Более демократичный вариант организации контроля за движением ДС-в – перераспределяющий. В этом случае по-прежнему ДС-ва поступают централизованно в управляющую компанию, но при наличии положительного решения по оплате заявок ДС-ва перечисляются региональным компаниям, которые уже самостоятельно осуществляют оплаты.

Перераспределяющее управление движением ДС-в в группе компаний

При этой схеме региональные компании получают некоторую свободу действий, в рамках регламента осуществления платежей. Так же региональные компании получают возможность контролировать своевременность оплат. При такой организации финансовых потоков ответственность распределяется между управляющей компанией и региональными компаниями.

Третий вариант

ДС-ва поступают не в управляющую компанию, а в региональные компании.

Управляющая компания осуществляет контроль за расходованием ДС-в и может перераспределять ДС-ва, перенаправляя их от одних компаний к другим.

Перераспределительно - контролируемое управление движением ДС в группе компаний

Четвертый вариант

Управляющая компания может ограничиться рассмотрением заявок от региональных компаний и формированием разрешений на оплату, а получение ДС и оплаты компании осуществляют самостоятельно. Финансовые потоки не идут в управляющую компанию, в ней сосредоточены только функции контроля и координации.

При любом варианте организации движения ДС-в, общим в этих схемах является то, что решение об оплате принимается в управляющей компании. Это дает возможность контролировать финансовые потоки дочерних предприятий не по факту, а оперативно.

3. Этапы создания эффективной системы учета и контроля движения ДС-в в группе компаний.

Выбор схемы организации движения финансовых ресурсов – первый шаг по созданию эффективной системы контроля. Вторым шагом будет внедрение разработанной схемы. На этом этапе могут возникнуть проблемы, обусловленные необходимостью вовлечения в процесс многих субъектов:

1) методические проблемы, связанные с учетом специфики каждой компании. Для их решения необходимо сформировать оперативный платежный календарь, определить очередность платежей, разработать единый формат заявки на оплату для всех структур группы компаний;

2) проблемы организационного характера (по поводу регламента и координации). Для их решения необходимо привести все компании к единой процедуре заявки на оплату. Здесь можно столкнуться с противодействием исполнителей различных уровней. В его преодолении важен комплексный подход, который выражается в разработке системы финансово – экономического управления, которая должна включать следующие фазы:

1. создание методической базы. На этом этапе необходимо проработать модель финансового документооборота, описать процедуры формирования, согласования и исполнения заявок на оплату и закрепить их в нормативной документации компании. Возможно, на этом этапе потребуется коррекция организационно – функциональной структуры компании. Итого этой работы должен стать документ «Положение о казначействе».

2. организация процесса заключается в том, чтобы разработанные на первом этапе документы ввести в действие во всех компаниях.

3. выбор инструмента (варианта системы организации, см. вопрос 2).

4. «Положение о системе казначейства»

«Положение о системе казначейства» должно отражать:

1) цель, принципы и структуру системы казначейства;

2) процедуры формирования и согласования заявок на осуществление платежей;

3) процедуры получения данных о фактическом движении финансовых ресурсов;

4) типовые процедуры принятия управленческих решений;

5) регламент казначейства.

В процессе работы над документом могут быть сформированы или доработаны следующие документы: Положение о финансовой структуре, функциональные обязанности служб, должностные инструкции.

Для автоматизации этого процесса можно применять разработанную автоматизированную систему «Казначейство» на платформе 1С 8.0.

Система «Казначейство» ориентирована на средние и крупные предприятия, в которых существует потребность в контроле за исполнением БДДС, минимизации кассовых разрывов и поддержание необходимого уровня платежеспособности предприятия.

С помощью инструментария системы «Казначейство» можно отслеживать не только внешние, но и внутренние финансовые потоки, использовать различные способы оплаты и оперативно получать информацию, необходимую для принятия управленческих решений.

Система позволяет создать заявку, проконтролировать ее на соответствие бюджету и оплатить. В этой системе реализован контроль за использованием ДС-в строго по целевому назначению.

Схема бизнес – процесса контроля заявок

Заявка создается исполнителем на местах, в региональных компаниях и после проверки на корректность заполнения передается в управляющую компанию, где и происходит утверждение заявки и распределение ее на оплату. В процессе распределения заявок принимается решение о том, кто будет плательщиком. Система позволяет назначить плательщиком компанию, отличную от заявителя. Это позволяет осуществлять гибкое управление финансовыми ресурсами.

Автоматизированная система «Казначейство», внедренная на предприятии, позволит осуществлять централизованное управление и добиться прозрачности финансовых потоков предприятия, минимизировать кассовые разрывы, осуществить поддержание необходимого состояния платежеспособности, контролировать исполнение БДДС в разрезе структурных подразделений и в целом по предприятию, а также повысить ответственность подразделений за планирование и исполнение бюджетов.

Дата добавления: 2015-07-24