Знакомство с Microsoft Project

Знакомство с MS Project. Общие принципы управления проектами.

Цель работы

Ознакомиться с приложением Microsoft Project. Изучить технологию сетевого управления проектами на этапах структурного и календарного планирования.

Задачи работы

Научиться устанавливать параметры проекта, определять критический путь проекта и анализировать календарные графики.

Требования к организации рабочего места

Рабочее место должно быть оборудовано персональным компьютером с процессором не ниже Pentium 100 МГц, ОЗУ 16 Мбайт. В качестве программного обеспечения должен быть установлен пакет прикладных программ MS Project.

Общие положения

Основные понятия

Проект (Project) - это уникальный комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение конкретной цели при определенных требованиях к срокам, бюджету и характеристикам ожидаемых результатов. Проектирование позволит правильно спланировать и оперативно управлять выполнением, поставленной задачи.

Создание каждого проекта начинается с определения его цели, которая должна быть четкой и реальной. После того, как цель проекта установлена, следующая задача - определить во всех деталях, как и когда цель будет достигнута.

Шаги, которые необходимо предпринять для достижения цели, называются работами (Tasks). Работы могут выполняться одновременно или последовательно. Список работ и времени, необходимого для их выполнения, называется графиком работ, или планом (Schedule). По плану можно определить, когда должна начинаться и заканчиваться та или иная работа и как долго она будет продолжаться. Количество времени, отведенное на ее выполнение, называется длительностью (Duration).

Также можно определить промежуточные цели, или контрольные точки (Milestone), которые будут использоваться для отражения промежуточных итогов проекта. Контрольные точки помогают организовать работы в логические последовательности или группы.

Управление проектом – это процесс планирования, организации и контроля за состоянием задач и ресурсов проекта, направленный на своевременное достижение цели проекта. При управлении проектом должны решаться следующие задачи:

· соблюдение сроков завершения проекта;

· рациональное распределение материальных ресурсов и исполнителей между задачами проекта, а также по времени;

· своевременная коррекция исходного плана в соответствии с реальным положением дел.

Управление проектом заключается в отслеживании состояния работ и определении, выполняются ли они в соответствии с планом. Если выполнение отстает от плана, то следует либо изменить план, либо принять меры для ликвидации задержки.

В настоящее время в процессе управлении проектами широко используется технология сетевого планирования и управления, которая содержит в себе три основных этапа: структурное планирование, календарное планирование и оперативное управление. Этап структурного планирования начинается с разбиения исследуемой операции (программы, проекта) на четко определенные шаги (работы), необходимые для достижения цели операции. Затем определяются оценки продолжительности работ, и строится сетевой график.

Сетевой график состоит из элементов двух видов - работ и событий, и позволяет в наглядной форме представить структуру проекта с точки зрения входящих в него работ. Сетевой график позволяет определить временные характеристики проекта и входящих в него работ. В этом отношении наиболее важное значение при построении плана проекта имеют так называемые критические работы. Работа считается критической, если задержка ее начала приводит к задержке срока окончания проекта в целом. Критический путь представляет собой непрерывную последовательность критических работ, связывающую исходное и завершающее события сети (сетевого графика).

Знакомство с Microsoft Project

Наиболее удобным средством создания и управления проектами является Microsoft Project, который позволяет легко вводить и корректировать график работ, необходимых для достижения целей, поставленных перед проектом. MS Project автоматически корректирует план в соответствии с внесенными изменениями, а также предоставляет информацию о том, какие ресурсы перегружены и какие работы не могут быть выполнены в срок. С помощью различных режимов просмотра информации о проекте и отчетов можно определите виды работ, выполнение которых задерживается или стоимость которых превышает бюджет проекта.

Общая схема разработки проекта средствами MS Project состоит из следующих шагов: первый шаг – это описание структуры проекта, т.е. состава задач и взаимосвязей между ними. Эта процедура может быть выполнена в окне сетевой диаграммы или в окне диаграммы Ганта; второй шаг – установка параметров проекта в целом и отдельных задач проекта. На начальном этапе планирования должны быть заданы: календарь рабочего времени, способ привязки временных параметров проекта к календарю, единицы измерения длительностей и трудозатрат, параметры расчета резервов времени задач и стоимости. К параметрам задач относятся: длительность, способ планирования, вид связи с предшествующими задачами, приоритет; третий шаг состоит в ресурсном планировании проекта, т.е. внесении всех видов ресурсов в соответствующую таблицу и распределением между задачами, а также назначение требуемых ресурсов непосредственно на задачи проекта и получении обобщенной информации о них в таблице ресурсов; на четвертом шаге происходит более детальное рассмотрение различных вариантов распределения ресурсов – стоимостной анализ проекта; на пятом шаге анализируются возможные риски при реализации проекта.

Содержание работы

2.1Запустить приложение Microsoft Project. Ознакомиться с областями экрана.

2.2 Создать проект, исходными данными задачами которого является разработка компьютерной программы, состоящей из двух модулей (рис. 1).

Рисунок 1 Сетевой график разработки компьютерной программы

Сетевой график отображает структуру работ при создании программного продукта. Изображенные на рисунке дуги соответствуют следующим видам работ:

А₁₂ — разработка алгоритма первого модуля;

А₁₃ — разработка алгоритма второго модуля;

А₂₄ — программирование первого модуля;

А₃₄ — программирование второго модуля;

А₄₅ — комплексная отладка модулей;

А₅₆ — разработка программной документации.

Входящие в сетевой график работы имеют следующую продолжительность (в днях):

t₁₂=6; t₁₃=8; t₂₄=9; t₃₄=10; t₄₅=4; t₅₆=5.

2.3 Создать новый проект на основе сетевого графика, начиная с установки даты планирования. Для этого необходимо запустить работу мастера (команда Следующие шаги и связанные действия (Панель инструментов Консультант)4 Определение проекта. Предположим, что дата начала проекта 10 октября 2006года.

При создании проекта необходимо учесть, что нельзя начать программировать модуль до тех пор, пока не завершена разработка его алгоритма. Также невозможно перейти к совместной отладке модулей, пока не отлажен каждый из них в отдельности. Конкретный план действий выглядит следующим образом:

Перейти в окно календарного графика (Вид4 Диаграмма Ганта). В столбец Новые задачи внести работы проекта, указать их длительность. Автоматически в правой части окна будет отражена Диаграмма Ганта (рис.2).

Рисунок 2 Календарный график проекта

Чтобы иметь возможность получать суммарные данные по проекту, следует выполнить команду Сервис4 Параметры 4 вкладка Вид4 флажок Показывать: суммарную задачу проекта.

2.4 Создать проект, цель которого - выпуск рекламного буклета для выставки. Создание буклета должно начинаться с разработки содержания и эскизов будущих иллюстраций. Затем пишется текст, создаются сами иллюстрации, после чего текст отправляется на литературное редактирование. Далее к работе подключается верстальщик, который готовит макет буклета; одновременно художник разрабатывает макет обложки. На следующем этапе макет и обложка подвергаются корректуре, после окончания, которой выполняется цветоделение. Проект должен завершаться сдачей макета в типографию. Для упрощения в описание задач не включены работы, связанные с внесением редакторской правки и корректуры.

Для каждого вида перечисленных работ необходимо указать предполагаемую продолжительность. Описание видов работ и их предполагаемой длительности может выглядеть следующим образом (табл. 1).

Таблица 1

№	Название работы	Предполагаемая длительность
	Разработка содержания	5 дней
	Разработка эскизов иллюстраций	З дня
	Написание текста	14 дней
	Создание иллюстраций	7 дней
	Литературное редактирование	4 дня
	Верстка	5 дней
	Разработка макета обложки	8 дней
	Корректура	4 дня
	Цветоделение	З дня
	Сдача в типографию	1 день

2.5 Выполнить установку даты начала проекта (команда Проект4Сведения о проекте). Установить в календаре дату начала проекта 3 января 2003 года.

Сделать настройку базового календаря (команда Сервис4Параметры4Календарь). В проекте рабочая неделя должна начинаться с понедельника, финансовый год должен начинаться с января, рабочий день должен начинаться в 9:00 и заканчиваться в 18:00, рабочих часов в день - 8, а рабочих часов в неделю - 40. После можно указать нерабочие, праздничные и сокращенные предпраздничные дни, чтобы график выполнения работ автоматически создавался с учетом таких дней (команда Сервис4Изменить рабочее время). Для этого создать новый календарь (в открытом диалоговом окне кнопка Создать), назвать его Календарь 1. Подключить созданный календарь к проекту (команда Проект4Сведения о проекте4Календарь). Прежде чем продолжить создание проекта, его следует сохранить под именем Буклет. Файл будет иметь расширение. mmp.

2.6 Ввести работы и их длительности (см. таблица 1). На диаграмме Ганта создать контрольные точки, которые отражают промежуточные итоги проекта. Контрольная точка - это работа нулевой длительности. Для создания контрольных точек Начало работ и Завершение проекта применить команду Вставка4Новая работа, в поле Длительность установить продолжительность работы 0 дней.

2.7 Установить взаимосвязи между работами, учитывая, что, верстка не может начаться прежде, чем будет написан текст и созданы все иллюстрации, а корректура должна выполняться только после окончания верстки. При этом некоторые виды работ могут выполняться одновременно, например, создание иллюстраций и написание текста.

При установке связи между работами нужно указать тип связи: выполняется ли одна работа после другой или перед ней. Если же работы выполняются параллельно, то должны ли они одновременно начинаться или заканчиваться. Существует четыре типа возможных связей:

· Окончание - начало - последующая работа начинается после окончания предыдущей);

· Начало - начало - работы начинаются одновременно;

· Окончание - окончание - работы заканчиваются одновременно;

· Начало - окончание - одна работа не может закончиться до тех пор, пока другая не начнется.

2.7.1 Для того, чтобы установить связи между работами необходимо выделить их и нажать кнопку на панели инструментов Стандартная. Между выделенными видами работ будет установлена связь типа Окончание – Начало, которая отобразится на диаграмме в виде стрелки. Этот тип связи означает, что работа Написание текста будет начинаться после окончания работы Разработка содержания. Как и большинство операций, установка связей между видами работ может быть отменена (кнопка на панели инструментов Стандартная). Если устанавливать связь между этими же видами работ, выделив их в обратном порядке, то работа Разработка содержания будет начинаться только после окончания работы Написание текста. Такие ошибочные связи можно удалить.

2.7.2 Создать связь между видами работ Разработка содержания и Написание текста – связь ОН; Разработка содержания и Разработка эскизов иллюстраций – ОО. Эти виды работ должны заканчиваться одновременно, поэтому тип связи между ними нужно изменить. Для этого необходимо дважды щелкнуть мышью на стрелке, обозначающей связь на диаграмме, выбрать в открывающемся списке Тип связь Окончание - Окончание.

2.7.3 Рассмотрим еще один способ создания множественных связей. Выделить в таблице работу Написание текста, нажать кнопку на панели инструментов Стандартная или дважды щелкнуть мышью на названии работы. На экране появится диалог Сведения о задаче, выбрать вкладку Предшественники, щелкнуть мышью на поле Название работы в первой строке таблицы диалога, в выбранной ячейка появится открывающийся список, из которого следует выбрать Разработка содержания.

Некоторые виды работ должны выполняться с запаздыванием или опережением по отношению к предшествующим. Например, следующая операция по обработке окрашенной детали должна начинаться с задержкой на время, необходимое для полного высыхания краски. Или, в рассматриваемом проекте, Создание иллюстрации может начинаться не после Написания текста, а с некоторым опережением: когда текст закончен только на 60%. Установить эту связь, задав в поле Запаздывание 40%. Знак «минус» означает, что Создание иллюстраций должно начинаться с 40% опережением (рис. 5).

Рисунок 5 Диалоговое окно Сведение о задаче

Работа Литературное редактирование должна начинаться после окончания Написание текста (связь Окончание - Начало). Верстка может быть выполнена только после того, как закончено Литературное редактирование и Создание иллюстраций. Эта связь множественная. Чтобы ее установить нужно дважды щелкнуть мышью на названии работы Верстка. На вкладке Предшествующие в первой строке поля Название задачи выбрать предшествующую работу Литературное редактирование. Нажать клавишу [Enter]. Выбор будет зафиксирован. Затем во вторую строку поля Название задачи выбрать из списка Создание иллюстраций и зафиксировать выбор (рис. 6).

Рисунок 6 Задание множественной связи

Остальные связи установить самостоятельно. Создать связь между Разработкой макета обложки и Версткой таким образом, чтобы эти виды работ заканчивались одновременно. Корректура должна начинаться после окончания Верстки и Разработки макета обложки. Цветоделение должно быть выполнено после того, как закончится Корректура. Последний вид работы - Сдача в типографию - следует за Цветоделением. В заключение установить связи первой и последней работы с контрольными точками Начало работ и Завершение проекта.

Рисунок 5 Диаграмма Ганта. Созданная структура работ

2.8 Просмотреть критический путь, отобразить его на диаграмме.

2.9 Выделить на календарном графике критические работы. Для этого необходимо:

· щелкнуть правой кнопкой мыши на свободном участке календарного графика и в контекстном меню выбрать команду Стили отрезков;

· выбрать первую свободную ячейку в столбце Название и ввести в ней наименование интересующего типа задач (например, Критические);

· щелкнуть в соседней ячейке столбца Вид и в нижней части окна с помощью элементов управления, имеющихся на вкладке Отрезки, установить подходящий стиль символа для критических задач (например красный);

· щелкнуть в соседней ячейке столбца Отображать для след. задач и с помощью раскрывающегося списка выбрать интересующий нас тип задач - Критическая задача, закончить диалог. После этого все критические задачи проекта окажутся выделены на календарном графике с помощью выбранного стиля.

Рисунок 6 Диалоговое окно Стили текста

2.10 Отформатировать стили текста, установив стиль как на рисунке 7.

Дата добавления: 2015-07-20