Укладення договору поставки

Розглянемо практичні аспекти укладення договорів поставки. По-перше, при укладенні договорів поставки необхідно застосовувати ті самі правила, що й при укладенні договорів інших видів; по-друге, існують деякі особливості в підході до укладення саме договорів поставки, пов'язані з їх специфікою.

Спочатку звернемося до загальних рекомендацій, які можуть стати в нагоді при укладенні договорів поставки. Первісна стадія вчинення правочину потенційними покупцем і постачальником вимагає пильної уваги, оскільки правильне складання самого договору й дотримання ряду формальних умов є запорукою уникнення в майбутньому можливих ризиків, які можуть обернутися значними втратами, включаючи складнощі в поверненні дебіторської заборгованості, неможливість стягнення неустойки, визнання угоди недійсною тощо.

Найпершим кроком при укладенні договору поставки мають стати заходи, спрямовані на те, щоб переконатися: контрагент є зареєстрованим суб'єктом підприємницької діяльності. Для цього достатньо перевірити свідоцтво про його державну реєстрацію. Укладаючи договір, також необхідно впевнитися, що всі відомості, викладені у свідоцтві про державну реєстрацію суб'єкта підприємницької діяльності, точно зазначені в договорі і співпадають з інформацією, що міститься на його печатці (йдеться передусім про найменування та ідентифікаційний код). Додатково можна перевірити довідку з ЄДРПОУ. Власне, за невелику плату її можна самостійно замовити в територіальному управлінні статистики станом на поточну дату, і щонайбільше за кілька днів отримати найсвіжішу статистичну інформацію про підприємство-контрагента, включаючи інформацію про його організаційно-правову форму, назву, код ЄДРПОУ, основні види діяльності, керівника тощо Це стане беззаперечною гарантією того, що договір укладається з особою, відомості про яку містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців, а отже, є вона реально існуючим суб'єктом господарювання. Якщо контрагентом за договором є фізична особа-підприємець, то додатково необхідно витребувати в неї копію її паспорту, крім зразку підпису і тієї інформації, що міститься у свідоцтві про державну реєстрацію, оскільки в майбутньому можуть знадобитися додаткові відомості про особу, які містяться в паспорті (наприклад, при виконанні рішення суду стосовно фізичної особи можливе одержання формальної відмови державного виконавця за відсутності у виконавчому документі ряду відомостей, наприклад, дати народження фізичної особи-боржника). Про поточний рахунок контрагента в банківській установі можна дізнатися з наданої ним довідки про відкриття рахунку, що містить відомості про номер рахунку, найменування установи банку та її код (МФО).

Окрему увагу необхідно приділити питанню мінімізації ризику визнання договору неукладеним чи недійсним.

Відповідно до ст. 638 ЦК України, договір є укладеним, якщо сторони в належній формі досягли згоди з усіх істотних умов. Таким чином, для того щоб договір був укладений, необхідно дотриматися двох умов – укласти договір у належній формі та передбачити в ньому всі істотні умови.

Належною формою договорів поставки є проста письмова форма: згідно з ч. 5 ст. 265 ГК України, поставка товарів без укладення договору поставки може здійснюватися лише у випадках і в порядку, передбачених законом. Відповідно до ст. 208 ЦК України, у письмовій формі належить вчиняти правочини між юридичними особами, а також правочини між фізичною та юридичною особою, крім правочинів, передбачених ч. 1 ст. 206 ЦК України. У свою чергу, згідно з цією нормою, усно можуть вчинятися правочини, які повністю виконуються сторонами в момент їх вчинення, за винятком правочинів, що підлягають нотаріальному посвідченню та (або) державній реєстрації, а також правочинів, для яких недодержання письмової форми має наслідком їх недійсність. Таким чином, в основному, якщо виконання зобов'язання за договором не збігається з моментом його укладення (а в договорах поставки ці моменти якраз не збігаються), договір має бути укладений у письмовій формі (п. 3. Роз’яснення ВАСУ від 6 жовтня 1994 р. № 02-5/706), адже “свобода вибору у підприємства, установи, організації, що укладає угоду, між усною та письмовою формами угоди є винятком, а обов'язкова письмова форма угоди – правилом” (п. 6 Роз’яснення ВАСУ від 12 березня 1999 р. № 02-5/111).

Враховуючи викладене, вважаємо, що договори поставки мають укладатися у простій письмовій формі і не рекомендуємо укладати їх усно, обмежуючись тільки підписанням накладної, яка за своєю природою є документом, що підтверджує прийом-передачу товару і не може містити всіх умов, які є істотним для договору поставки.

Кілька слів про печатку. Відповідно до ст. 207 ЦК України, правочин, що його вчиняє юридична особа, підписується належним чином уповноваженими особами та скріплюється печаткою. Згідно з ч. 1 ст. 181 ГК України, господарський договір за загальним правилом викладається у формі єдиного документа, підписаного сторонами та скріпленого печатками. Як видно з викладеного, норми ЦК України пред'являють вимогу про наявність печатки на договорі в разі укладення правочину юридичною особою. А ГК України, у свою чергу, висуває таку вимогу щодо господарських договорів взагалі, не диференціюючи договори на ті, що укладені юридичними особами, і ті, що укладені фізичними особами-підприємцями. Таким чином, договір поставки, укладений з фізичною особою-підприємцем, який не виготовив печатку, є потенційно небезпечним з погляду можливості визнання його неукладеним. Отже, не рекомендується укладати договори поставки з фізичними особами-підприємцями, які не користуються печаткою.

Що до істотних умов, то згідно зі ст. 638 ЦК України та ч. 2 ст. 180 ГК України, істотними умовами договору є умови про предмет договору, умови, що визначені законом як істотні або є необхідними для договорів даного виду, а також усі ті умови, щодо яких за заявою хоча б однієї зі сторін має бути досягнуто згоди. Отже, в обов'язковому порядку в договорі поставки сторони мають визначити умови, передбачені Цивільним і Господарським кодексами України.

Відповідно до ст. 215 ЦК України, підставою недійсності правочину є недодержання в момент вчинення правочину стороною (сторонами) п'яти вимог, які встановлені ст. 203 ЦК України:

1) зміст правочину не може суперечити актам цивільного законодавства, а також моральним засадам суспільства;

2) особа, яка вчиняє правочин, повинна мати необхідний обсяг цивільної дієздатності;

3) волевиявлення учасника правочину має бути вільним і відповідати його внутрішній волі;

4) правочин має бути спрямований на реальне настання правових наслідків, що обумовлені ним;

5) правочин, що вчиняється батьками (усиновлювачами), не може суперечити правам та інтересам їхніх малолітніх, неповнолітніх чи непрацездатних дітей.

Нас найбільше цікавитиме питання наявності у сторін договору обсягу цивільної правоздатності, достатнього для вчинення правочину. Річ у тім, що саме дефект цивільної правоздатності є підставою визнання правочину недійсним, що найчастіше трапляється при укладенні договорів. Питання достатнього обсягу повноважень має особливе значення у випадку, коли контрагентом (контрагентами) в договорі є юридична особа (юридичні особи). Відповідно до ст. 92 ЦК України, юридична особа набуває цивільних прав та обов'язків і здійснює їх через свої органи, які діють відповідно до установчих документів та закону. Отже, особа, яка вчиняє правочин від імені юридичної особи, діє в межах інституту представництва та має бути уповноважена або установчим документом підприємства (найчастіше це статут), або відповідним договором чи довіреністю.

Для того щоб у подальшому не виникало спірних питань з приводу того, чи могли дії тієї чи іншої особи створити цивільні права та обов'язки конкретної юридичної особи, рекомендуємо при вчиненні правочинів (у тому числі укладенні договорів поставки) перевірити повноваження представника юридичної особи.

Якщо від імені юридичної особи діє її керівник (директор, генеральний директор, голова правління тощо), необхідно здійснити наступні дії. По-перше, ознайомитися з положеннями статуту підприємства про повноваження виконавчого органу та встановити, чи передбачає статут певні обмеження у здійсненні виконавчим органом повноважень щодо вчинення від імені підприємства правочинів. Якщо такі обмеження встановлені (як правило, це можуть бути обмеження або щодо виду правочину, або щодо суми договору), необхідно визначитися, до компетенції якого з органів юридичної особи належить право надання дозволу виконавчому органу на підписання того чи іншого договору. В основному таким органом є вищий орган управління підприємства (наприклад, у товаристві з обмеженою відповідальністю – загальні збори учасників, а в акціонерному товаристві – загальні збори акціонерів), який шляхом оформлення відповідного документа (як правило, протоколу) в кожному окремому випадку вирішує питання про надання виконавчому органу повноважень на укладення того чи іншого договору, підписання якого виходить за межі його компетенції.

Таким чином, ознайомившись з окремими розділами статуту, а за необхідності і з протоколом вищого органу управління підприємства, можна зробити висновок про достатній для вчинення правочину обсяг повноважень керівника, а отже, можливість створення ним обов'язків юридичної особи-контрагента, які передбачені договором поставки. Під час перевірки повноважень виконавчого органу також слід звернути увагу, на який строк зазвичай призначається керівник підприємства: на підставі цих даних можна зробити висновок про чинність його повноважень на дату укладення договору поставки. По-друге, необхідно пересвідчитися в тому, що саме та особа, яка виступає від імені підприємства, дійсно є його керівником чи, як варіант, іншим уповноваженим статутом членом виконавчого органу. Для цього достатньо ознайомитися з рішенням (протоколом зборів) вищого органу управління, до компетенції якого належить призначення на посаду керівника підприємства. При підписанні договору поставки також доцільно витребувати пред'явлення паспорту керівником підприємства для того, щоб переконатися в тому, що угода укладається належним представником.

Зрозуміло, що така позиція може бути сприйнята як акт недовіри до партнера, але якщо йдеться про безпеку бізнесу, такий крок може реально зменшити ризик підписання договору особою, не уповноваженою на вчинення правочинів, незважаючи на те, що всі інші документи (повноваження керівника підприємства та протокол про його призначення) будуть перевірені. В будь-якому випадку, якщо сторони підписують договір поставки не у присутності одна одної, необхідно витребувати копію паспорта представника контрагента, оскільки це, щонайменше, дозволить порівняти підпис на договорі та підпис, що міститься в паспорті, і, таким чином, зробити висновок про ідентичність чи неідентичність підписів на обох документах. Вимогу пред'явити копію протоколу про призначення керівника підприємства та копію його паспорта певною мірою можна замінити вимогою пред'явити наказ про вступ керівника підприємства на посаду: наказ, з одного боку, підтверджуватиме факт того, що керівник приступив до виконання своїх функціональних обов'язків, а з іншого, – міститиме зразок його підпису. Однак цей варіант є менш оптимальним, оскільки підставою для видання такого наказу є протокол вищого органу управління про призначення керівника на посаду, а сам наказ є актом похідного характеру і, відповідно, не останньою ланкою, яку необхідно перевірити при укладенні договору.

Якщо від імені юридичної особи-контрагента за договором діє особа, уповноважена довіреністю, то необхідно ознайомитися з довіреністю, перевіривши її на відповідність чинному законодавству. Згідно зі ст. 246 ЦК України, довіреність від імені юридичної особи видається її органом або іншою особою, уповноваженою на це її установчими документами, та скріплюється печаткою цієї юридичної особи. За загальним правилом, довіреність від імені юридичної особи підписується її керівником та скріплюється печаткою підприємства. Отже, щоб переконатися в тому, що довіреність підписана належним представником, рекомендується вчинити ті самі дії, які було описано вище, – ознайомитися зі встановленими статутом повноваженнями керівника підприємства, протоколом про його призначення, а також копією його паспорта. Крім того, необхідно пересвідчитись у тому, що представник, уповноважений довіреністю, і той, хто підписує договір поставки, є однією особою. Для цього слід лише перевірити паспорт довіреної особи.

Серед формальних ознак довіреності, які впливають на її дійсність, необхідно звернути увагу на такі: 1) дата довіреності (якщо в довіреності не вказана дата її вчинення, вона є нікчемною відповідно до ч. 3 ст. 247 ЦК України); 2) строк її дії (довіреність і, відповідно, повноваження представника, мають бути чинними).

Можливий випадок укладення договору поставки філією юридичної особи. За своєю юридичною природою філія є відокремленим підрозділом юридичної особи, який розташований поза її місцезнаходженням та здійснює всі або частину її функцій (ч. 1 ст. 95 ЦК України). Філія не має статусу юридичної особи і діє на підставі затвердженого підприємством положення про неї (ч. 4 ст. 64 ГК України). Отже, коли від імені головного підприємства при підписанні договору поставки виступає керівник філії, необхідно, крім документів підприємства, що підлягають юридичній перевірці, витребувати документи, що стосуються його філії. Такими документами насамперед є положення про філію, що містить положення про обсяг її функцій та повноваження її керівника, а також довіреність, видана на ім'я керівника філії за підписом керівника головного підприємства, скріпленим печаткою підприємства. Додатково можна перевірити довідку з ЄДРПОУ, що містить інформацію про наявність філій у головного підприємства. В іншому порядок перевірки аналогічний викладеному вище.

Іноді трапляються випадки, коли будь-яка зі сторін підписує договір не власноручно, а використовує факсиміле. Раніше питання можливості використання факсимільного підпису не було чітко врегульовано на законодавчому рівні, і при цьому існувала позиція кількох установ про невідповідність використання факсиміле при укладенні угод законодавству, оскільки воно передбачає вимогу наявності власноручного підпису уповноваженої особи (Листи Національної комісії регулювання електроенергетики України від 10 жовтня 2001 р. № 05-36-13/2583, Професійної асоціації реєстраторів і депозитаріїв від 14 вересня 2001 р. № 01-03/313, Мінекономіки від 27 березня 2002 р. № 83-20/246).

Із прийняттям ЦК України ситуація дещо змінилася: випадки правомірного використання факсиміле були регламентовані ст. 207 ЦК України. Згідно з ч. 3 цієї статті, використання при вчиненні правочинів аналогів власноручного підпису, включаючи факсимільне відтворення підпису, допускається лише у випадках, встановлених актами цивільного законодавства або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналогу їхніх власноручних підписів. Таким чином, використання факсиміле при укладенні договору поставки можливе лише у випадку досягнення сторонами договору згоди на використання факсимільного підпису з відображенням його зразка. Вважаємо, що така згода має міститися не в самому тексті договору, бути оформлена у вигляді окремого документа з посиланням на договір поставки та інші пов'язані з ним документи. В іншому випадку використовувати факсиміле при укладенні договору не рекомендується, оскільки існуватиме пряма загроза визнання неукладеними як угоди про використання факсиміле, так і самого договору поставки.

---

Дата добавления: 2015-07-20