Тематический заголовок (не обязателен)

Необходимо обратить внимание, что в стандарте теперь рекомен­дуется закрытие боковых частей таблицы (вся таблица как бы в рамке): «Таблицы слева, справа и снизу, как правило, ограничивают линиями».

Таблицы в тексте (за исключением таблиц приложений) нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией.

Таблица каждого приложения обозначается отдельным номером (арабскими цифрами) с добавлением перед номером обозначения приложения.

Таблица может иметь заголовок (название), который кратко, но точно отражает ее содержание. Заголовок пишется над таблицей с прописной буквы жирным шрифтом, в конце заголовка точка не ставится. Головка отделяется линией. от остальной части таблицы. В документе таблица помещается сразу под текстом, где она впервые упоминается, или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу.

Если все строки или графы не помещаются на формате страницы или таблица переносится на другую страницу, то ее можно разделить на части, которые помещаются одна под другой. Над каждой последующей частью пишут «Продолжение таблицы...» или «Окончание таблицы...», повторяют ее головку и боковик. Для размещения таблицы может быть задана альбомная ориентация страницы, на которой эта таблица находится. Для этого надо выделить таблицу и создать ориентацию Альбомная в меню Параметры страницы, закладка Размер бумаги. При этом выделенная часть документа считается отдельным разделом и в начале и в конце выделения будет помещен маркер разрыва раздела. Чтобы избежать накладок в расположении всего документа, рекомендуется оформле­ние таблицы проводить после создания документа. Следует обратить внимание на корректную нумерацию страниц и расположение колон­титулов.

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф — со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной, — если они имеют самостоятельное значение. Заголовки, подзаголовки граф указыва­ются в единственном числе, в конце заголовка и подзаголовка таблиц точки не ставятся.

При размещении таблицы на нескольких страницах вверху таблицы повторяются заголовки граф или, если графы пронумерованы, — номера граф. В этом случае головка таблицы копируется в колонтитул и автоматически повторяется на всех страницах раздела. Чтобы головка таблицы не выводилась на первой странице документа. в Параметрах страницы должна быть установлена опция «Различать колонтитулы первой страницы». Если таблица занимает несколько страниц в середине многостраничного документа, то для того чтобы колонтитул с головкой таблицы располагался только на страницах с таблицей, ее лучше расположить в отдельном разделе документа. Для этого перед таблицей и после нее не вставляется разрыв раз­дела на текущей странице (команда Разрыв в меню Вставка). Таким образом, головка таблицы будет располагаться только на тех страни­цах, где это необходимо.

Государственный стандарт не допускает включать в таблицу само­стоятельную графу «Номер по порядку». Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковые номера ставятся в боковике таблицы непосредственно перед наименованиями показателей (строк).

Перед числовыми значениями величин и обозначениями типов, марок, видов продукции порядковые номера не проставляют.

Нумерация в таблице осуществляется автоматически установ­кой функции «Нумерованный список» (Команда Список в меню Формат) или нажатием кнопки на панели инструментов Форма­тирование. При этом открывается дополнительное окно «Нуме­рация в таблице». Чтобы каждая строка таблицы была пронумеро­вана только один раз, необходимо отметить опцию «Только один номер в ячейке». В противном случае в ячейках, содержащих не­сколько абзацев, все абзацы будут пронумерованы.

Государственный стандарт подробно описывает порядок обозна­чения физических величин и их числового значения, поэтому такие данные следует ввести в память компьютера, чтобы всегда иметь под рукой при оформлении подобных таблиц.

Числовые значения показателя должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя. Для этого при работе в Word 97 для числовых данных в таблице устанавливается выравнивание по нижнему краю с помощью кнопок линейки инструментов «Таблицы и границы». Еще больше возможностей по оформлению таблиц имеет MS Word 2000.

При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак тире).

Например:

Наименование показателя	2002 г.	2003 г.	2004г.
Пропуск занятий учащихся группы за год			—

Необходимо иметь в виду, что если в пределах одной графы текст, состоящий из одного слова, повторяется, а в таблице нет горизон­тальных линий, это слово заменяется кавычками.

Например:

Прием учащихся в учреждения начального профессионального образования	2003 г.	2004 г.
От 14 до 15 лет» 1 6 лет	2500 20000	2600 21000

Повторяющиеся числа, математические символы и знаки заме­нять кавычками не допускается; если в таблице строки разделены горизонтальными линиями, то такой элемент повторяется полнос­тью. Часто таблицы с цифровыми показателями создаются в про­грамме «Электронные таблицы», наиболее распространенным при­мером которой является МS Ехсеl. Создание таблицы в такой про­грамме позволяет оперативно пересчитывать данные при измене­нии какого-либо показателя или при добавлении в таблицу новых строк или ячеек. Созданную в МS Ехсеl таблицу можно импорти­ровать (вставить) в создаваемый документ Word, сохранив воз­можность обновления данных в документе в случае их изменения в исходной таблице.

Для лучшего сопоставления текстовой информации ее можно расположить в несколько колонок. Фиксированное расположение на странице частей текста одна относительно другой достигается с помощью таблицы с невидимыми ячейками. При необходимости такую таблицу можно преобразовать в обычный текст.

В программе МS Word 2000 появилась возможность начинать печатать текст с произвольного места на листе, просто следует сделать в таком случае двойной щелчок в требуемом месте. Однако нужно учитывать, что эта возможность достигается автоматическим добавлением необходимого числа знаков таблицы и табуляции.

Значительно улучшает восприятие информации, прежде представ­ленной в числовом выражении, ее графическое оформление — в виде графиков и диаграмм, которые обычно используются при подготовке отчетов, докладов, в материалах для заседаний колле­гиальных органов. Поскольку таблицы достаточно сложны для вос­приятия в ходе публичных выступлений, то в документах, которые планируется проецировать на экран в ходе доклада, выступления, используются цветные диаграммы.

Порядок представления графического материала в документах определен ГОСТ Р. 1.5-92.

Диаграммы, таблицы, рисунки и другие элементы могут автома­тически нумероваться (команда Название в меню Вставка), Это позволяет автоматически изменять нумерацию при добавлении но­вого элемента и вставлять в текст документа ссылки на соответ­ствующие таблицы, диаграммы и другие элементы с автоматичес­ким обновлением как номера элемента, так и номера страницы, на которой этот элемент находится.

Текстовые редакторы представляют значительно больше возмож­ностей для оформления текста, чем пишущая машинка. Использо­вание подзаголовков, абзацных отступов, увеличенных пробелов между строками текста, выделение жирным шрифтом, курсивом, жирным курсивом, обычным и двойным подчеркиванием, измене­ния размера и типа шрифта — все это позволяет улучшить воспри­ятие содержания самого документа. Однако применение в одном документе большого количества шрифтов различных гарнитур не рекомендуется, так как это отвлекает внимание и затрудняет вос­приятие содержания. Не следует использовать более двух-трех шрифтов одновременно.

Для того чтобы документы, передаваемые с компьютера на ком­пьютер, везде выглядели одинаково, на всех компьютерах органи­зации должны быть установлены одинаковые русские шрифты. Лучше всего при подготовке документов использовать только входящие в комплект русской версии Windows шрифты Times New Roman, Courier New, Аrial, которые имеются во всех версиях Windows — 95, 98, 98SЕ, NТ4, 2000. Эти шрифты в различных сочетаниях с использо­ванием жирного начертания, курсива, разного размера шрифта и подчеркивания могут обеспечить достаточно выразительное офор­мление документов. При необходимости на компьютеры организа­ции можно установить дополнительно Один-два русских шрифта.

Для выделения важных моментов в тексте можно использовать цветовое оформление. Однако следует иметь в виду, что при рас­печатке на черно-белом принтере некоторые цвета дают слишком темный фон и делают выделенный текст трудночитаемым.

Программа MS Word осуществляет проверку орфографии в фоновом режиме одновременно с созданием документа и подчеркивает красной волнистой линией незнакомые слова, возможно, содержащие ошибки, а в контекстном меню предлагаются варианты замены неправильно набранного слова. Тем не менее рекомендуется по завершении создания документа запустить проверку грамматики с одновременной проверкой орфографии. Грамматические проверки позволяют выявить неправильно расставленные знаки препинания, несогласованность слов и другие ошибки.

При подготовке текста дополнительную помощь оказывают сло­вари синонимов, антонимов, а при подготовке текстов на иностран­ных языках — англо-русские, русско-английские (или, соответственно, немецкие, французские и др.), позволяющие моментально просмотреть нужную статью словаря.

При оформлении реквизитов документа необходимо знать, что текст документов печатается на бланках формата А4 через полтора межстрочных интервала, а на бланках формата А5 — через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два меж­строчных интервала.

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Остальные части реквизитов (адресат, гриф утверждения, отметка о наличии приложения, гриф согласования) отделяют друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами.

Например:

СОГЛАСОВАНО

[1,5]

Руководитель

организации

[1-2]

Л.И. Петров

Реквизиты документа отделяются друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами.

Название вида документа печатают прописными буквами.

Расшифровку подписи в реквизите Личная подпись печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов составляет 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе и оформления документа сводятся к следующему:

• от границы левого поля печатают реквизиты: заголовок к тексту, текст (без абзацев), отметка о наличии приложения, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, наименование должности в реквизитах подпись и гриф согласования, завершительную надпись Верно, а также слова: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ;

• отступив 5 печатных знаков от границы левого поля, печатают начала абзацев в тексте;

• отступают 16 печатных знаков для составления таблиц и тра­фаретных текстов;

• отступив 32 печатных знака, печатают реквизит адресат;

• отступив 40 печатных знаков, печатают реквизит гриф утверждениям гриф ограничения доступа к документу,

• отступив 48 печатных знаков, печатают расшифровку подписи в реквизите подпись.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная сразу от левого поля документа и 5-го положения табулятора.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова Примечание и Основание печатают от левого поля документа, а относящийся к ним текст — через один межстрочный интервал.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница (стр.} и знаков препинания.

Дата добавления: 2015-07-26