Некоторые виды писем

Письма-просьбы. Количество ситуаций, дающих повод для из­ложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений, практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. 11ростейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы сои падает с формой личного или коллективного заявления.

Письмо-просьба может излагаться от первого лица единствен­ного числа («Прошу...»), от первого лица множественного числа («Просим...»), от третьего лица единственного числа (в этом слу-чпе употребляются существительные с собирательным значени­ем: «Дирекция просит...», «Администрация просит...», «Совет тру-доиого коллектива просит...» и т.п.), от третьего лица множествен­ного числа, если употребляется несколько существительных с со­бирательным значением. Приведем образец письма-просьбы на бланке частного предприятия:

Наименование организации Директору___________________

Наименование

Почтовый адрес организации

Телефон. Расчетный счет

Адрес электронной почты

ОГРН, ИНН/КПП ___________________

Инициалы, фамилия

от _______________№______________

На №____________от _____________

О заключении договора

Организация в течение многих лет является крупным поставщи­ком трикотажных изделий для предприятий и организаций.......... на сумму около........... руб.

В настоящее время организация не обеспечена сырьем и вынуж­дена прекратить поставки продукции для........... В целях сохранения сложившихся связей убедительно просим найти возможность для заключения договора из...........процентного фонда о выделении орга­низации........... тонн сырья.

Директор Личная подпись Инициалы, фамилия

Фамилия исполнителя, номер телефона

Могут быть и другие варианты текстов писем-просьб.

Директору ООО "Сибвест"

И.И. Петрову

Общество с ограниченной ответственностью... убедительно просит предоставить имеющуюся на Вашем предприятии модель профес­сионального телефакса.

Гарантируем возврат в месячный срок с момента доставки.

Благодарим за Вашу готовность оказать нам поддержку в этом деле.

Директор Личная подпись Инициалы, фамилия

Закрытое акционерное общество не внесено в реестр предприя­тий-монополистов. При поставке своей продукции фирма увеличи­ла цену в 5 раз. В действиях общества усматриваются признаки нарушения__________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________

Название закона, номер статьи

в навязывании контрагенту невыгодных условий договора, выра­женных в повышении цен и нарушении ценообразования.

Прошу рассмотреть вопрос о включении общества в реестр пред­приятий-монополистов и возбудить дело по признакам нарушения _________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Название законодательства

Должность Личная подпись Инициалы, фамилия

Анализ социально-экономической ситуации в промышленном ком­плексе показывает, что осуществление конверсии, структурной пе­рестройки и перепрофилирования производства на предприятиях... сопровождается сокращением объемов выпуска продукции, частичной или полной остановкой подразделений и производств.

В связи с этим ожидается значительное сокращение численнос­ти работающих на промышленных предприятиях. Перед руковод­ством... встает задача принятия необходимых мер по обеспечению занятости населения.

Для разработки программы занятости населения прошу представить сведения об ожидаемом высвобождении численности работающих и возможности их использования на предприятиях в 2003 г.

Организация при строительстве пусковых объектов Агропрома и жилых домов города и области испытывает дефицит в арматурной стали, поставляемой фирмой...

Прошу изыскать возможность для бартерного обмена организа­ции на........... тонн металла...... тыс. штук кирпича.

_______________________________________________________________________________

Название организации

просит Вас снять налог на прибыль и добавленную стоимость с предприятий, ассоциаций, агентств, занимающихся издательской деятельностью, причислив их продукцию к товарам народного потреб­ления.

Сэкономленные средства будут направлены исключительно на раз­витие производства.

Открытое акционерное общество... специализируется на выпус­ке ветроэлектрических агрегатов, предназначенных для преобра­зования энергии ветра в электрическую, которые могут быть ис­пользованы для электропитания установок различного назначения, в том числе:

— отопления жилых домов;

— горячего водоснабжения жилых домов.

Просим рассмотреть вопрос об использовании данных экологи­чески чистых агрегатов в Вашей области.

В адрес... обратилось руководство производственного коопера­тива... с просьбой оказания помощи в проектировании и изготовле­нии шахтного оборудования, машин и механизмов угледобываю­щим предприятиям.

Учитывая важность укрепления связей предприятий... с угледо­бывающими районами, прошу изучить возможность участия Ва­шего предприятия в выполнении заказов... (перечень проблем при­лагается).

...свои предложения направить... в срок до...

В письмах-просьбах часто встречаются, например, такие слово­сочетания:

«Просим...»

«Вас проверить качество изготовления станков»

«выслать в наш адрес более подробную информацию

по этому вопросу»

«включить в план изобретений»

«Прошу...»

«принять меры...»

«сообщить данные о сроках поставки...»

«направить нам договор...»

«подтвердить по телефаксу получение документов».

Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:

1) повторение просьбы, на которую составляется ответ;

2) обоснование причины-отказа (если это письмо-отказ);

3) констатация отказа.

Приведем образец письма-отказа на бланке частного предприя-[. тоя или организации:

Наименование Директору концерна

организации ЗАО «Ятрань»

Адрес, ОГРН, ИНН/КПП Г.И. Сидорову

От ____№______

на №__ от _____

Заголовок

Ваша просьба об оказании содействия коллективу в выходе его из ЗАО... и регистрации госпредприятием рассмотрена. Объедине­ние... согласно указу... отнесено исключительно к федеральной соб­ственности, решения о прекращении деятельности или реорганиза-ции-таких предприятий принимаются...

На основании изложенного Ваша просьба отклоняется.

Должность Личная подпись Инициалы, фамилия

Фамилия исполнителя, номер телефона

Варианты текстов писем-отказов могут быть такими:

Вашу просьбу об изменении срока поставки копировального обо­рудования выполнить не можем из-за отсутствия его в настоящее время на наших складах. Поэтому копировальное оборудование бу­дет поставлено в сроки, указанные в договоре.

Сообщаем, что выделить дополнительные места для отдыха на Комфортабельном теплоходе... нет возможности из-за отсутствия I свободных мест.

Ваше ходатайство по вопросу предоставления налоговых льгот наприбыль и добавленную стоимость фирме... рассмотрено дирекцией компании...

В соответствии с законом... Ваша продукция не включена в пе­речень товаров, освобождаемых от налога на добавленную сто­имость. Этот перечень товаров является единым по всей террито­рии... и расширению не подлежит.

Учитывая изложенное, Вашу просьбу удовлетворить не можем.

Ваша заявка о приватизации хлебозавода не может быть приня­та, так как имущество данного предприятия включено в перечень объектов, не подлежащих приватизации.

Сообщаем Вам о том, что Ваше предприятие не может высту­пать покупателем в соответствии со статьей закона...

Уведомляем Вас о том, что Ваше предприятие не может высту­пать покупателем, так как указанное в заявке предприятие уже при­ватизировано.

В письмах-отказах часто встречаются следующие словосочетания:

«Ваше предложение отклонено по следующим причинам...»

«Считаем нужным сообщить Вам...»

«Предлагаемые Вами сроки проведения...»

«Ваше предложение не получило поддержки».

Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо состав­ляется при отправке адресату каких-либо документов или матери­альных ценностей.

Подтверждая факт отправки каких-либо документов в опреде­ленный срок, сопроводительное письмо является надежным сред­ством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью от­правляемых документов.

Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5. Варианты сопроводительных писем могут быть следующими:

1. Направляем заявку на... необходимых Вашему заводу в 2003 г. для...

2. Высылаем наложенным платежом...

3. Возвращаем проект... на... с. со следующими замечаниями...

4. Представляю на утверждение проект плана...

5. Направляем протоколы испытания... Испытание показало следу­ющие результаты...

6. В соответствии с нашей договоренностью (Вашей просьбой) на­правляем (высылаем, посылаем)...

Договорные письма. Разновидностью сопроводительного пись­ма является договорное письмо, которое подтверждает факт от­правки договора. Приведем образец текста договорного письма:

Направляем подписанный с нашей стороны договор №... от... Справ­ка о финансировании будет выслана...

Данное письмо следует считать неотъемлемой частью настоя­щего договора.

Приложение: договор о... №... на 3 л. в 3 экз.

Варианты текстов договорных писем могут быть, например, такими:

1. Возвращаем подписанный и заверенный печатью договор №... от..., а также..., которую просим считать его неотъемлемой час­тью.

2. Направляем... экземпляра подписанного нами договора №... на поставку...

Просим... и один экземпляр договора №..... возвратить нам.

Письмо-напоминание. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напомина­ние, как правило, состоит из двух логических элементов: напомина­ния о выполнении действий и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоми­нании являются формы глагола «напоминать».

Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, уже подчер­кивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не по­лучил письма, отправленного ему ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыду­щего письма.

В одном и том же письме часто выражается не только напоми­нание, но и требование выполнить те или иные обязательства.

Например:

Директору фирмы _____________________

____________________________________________________________________________

Своим письмом сообщали Вам, что в связи с увеличением производственной мощности арендного предприятия МЖК «Элект­рон» имеем возможность дополнительно изготовить и поставить Вашей фирме в 2004 г. кирпича на сумму до... рублей сверх ранее утвержденной поставки продукции. Однако до настоящего време­ни ответа не получили.

Напоминая об этом, просим в 10-дневный срок подтвердить Ваше согласие на получение дополнительной продукции. При неполуче­нии Вашего ответа в 10-дневный срок указанная дополнительная продукция будет нами поставлена другим потребителям.

Должность Личная подпись Инициалы, фамилия

Приведем еще несколько вариантов писем-напоминаний.

1. Напоминаем, что согласно договору №..... Ваше предприятие дол­жно было закончить работы по... к 10.05.2003.

Предлагаем Вам закончить предусмотренные указанным дого­вором работы к 20.05.2003. В противном случае будем вынуждены подать на Вас иск.

2. Напоминаем, что Ваша задолженность по оплате стеклоплитки составляет... Срок оплаты истекает...

3. Несмотря на неоднократные напоминания с просьбой рассмот­реть возможность участия Вашего предприятия в производстве сель­скохозяйственной техники, комплектующих изделий, мы до сих пор не получили от Вас соответствующей заявки. Срок представления заявок истекает...

В письмах-напоминаниях часто встречаются следующие слово­сочетания:

«Напоминаем, что...»

«по проекту совместного строительства Вы должны...»

«в соответствии с... Вы должны...»

«Напоминаем Вам, что...»

«Ваша задолженность по оплате... составляет...»

«срок представления условий договора истекает...»

«Несмотря на неоднократные напоминания,»

«Ваша фирма до сих пор не представила...»

«мы до сих пор не получили...»

Информационные письма. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другой организации или заинтере­сованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в за­висимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руково­дитель предприятия, организации, учреждения.

Объем информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообще­ния, занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций.

Приведем пример текста информационного письма:

О публикации статей

В соответствии с планом изданий в 2003 г. институтом будет из­даваться сборник «Свойства припоев и паяных соединений меди». Просим направлять статьи объемом не более... страниц до... 2002 г.

Письма-приглашения. Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адреса­ту. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые, напеча­танные типографским способом тексты-приглашения, так и трафареты.

Письмо-приглашение на бланке может быть, например, таким:

Наименование организации Адресат

Адрес

от_____№__________

на №___ от _________

Приглашение

Глубокоуважаемый Александр Васильевич!

16 апреля 2004 г. в 12 часов в конференц-зале нашей академии состоится обсуждение проекта новой линии электропередачи.

Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогрес­са в промышленности, направляем Вам проект и просим принять участие в его обсуждении.

Если Вы не сможете принять участие в обсуждении, просим на­править Ваши замечания и предложения по адресу...

Приложение: проект линии электропередачи на 32 л. в 1 экз.

Председатель

ученого совета академии Личная подпись П.Н. Сергеев

Секретарь ученого совета Личная подпись Л.Д. Сухов

Письма-предложения. Письмо-предложение может представ­лять собой, к примеру, заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это мо­жет быть ответ той или иной организации на ее запрос.

Например:

Директору фирмы ____________________________________________

_________________________________________________________________________________

Представленные Вами ходатайства и учредительные документы о согласии на регистрацию ассоциации... рассмотрены. Ваше хода­тайство отклоняется, так как нарушен порядок создания объедине­ния государственных предприятий, определенный законом... Предлагаем Вам переработать учредительные документы и пред­ставить их в...

Или:

Администрация Октябрьского района г. Новосибирска рассмот­рела учредительные документы..., ходатайство о согласии на реги­страцию этого предприятия и считает необходимым рекомендовать переработку пунктов 1.5, 1.9. Кроме того, в протоколе общего со­брания коллектива нет результатов голосования рассматриваемого вопроса.

На основании вышеизложенного предлагаем Вам в срок до 15 мая 2004 г. переработать учредительные документы и проинформиро­вать об этом...

Письма-разрешения. Существует отдельный вид писем, в ко­торых содержится разрешение на выполнение той или иной просьбы. Приведем примеры текстов писем-разрешений:

[Наименование организации] разрешает вывоз в... строительно­го леса для... в количестве... в счет обязательных поставок по меж­областному обмену.

[Наименование организации] рассмотрела учредительные доку­менты ассоциации предприятий-производителей и не возражает ^против регистрации данной ассоциации.

[Наименование организации] рассмотрела заявление и прилагаемые документы Международной электротехнической товарно-фондовой биржи и считает возможным выдать ей лицензию на право биржевой деятельности.

Письма-подтверждения. Письмо-подтверждение содержит со­общение о получении какого-либо отправления (письма, телеграм­мы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) или о том, что ранее составленный документ (например, договор, инструкция и т.п.) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, дей­ствие, телефонный разговор.

Например:

Фирма «Адрон» подтверждает свою готовность установить вза­имовыгодное и долгосрочное сотрудничество с фирмой... и готова подписать соответствующие документы с учётом предложений Вашей стороны.

В... поступило обращение от ряда магазинов по поводу их прину­дительного включения в акционерное общество...

Из представленных документов следует, что данные коллекти­вы были включены в это акционерное общество с нарушением дей­ствующего законодательства. Поэтому решение о регистрации ЗАО считается недействительным и может быть обжаловано в судеб­ном порядке.

Предприятия торговли вправе получить статус самостоятельно­го государственного предприятия с правами юридического лица.

ОДО... республиканского коммерческого центра рассмотрела пись­мо директора предприятия... от... и сообщает:

малому предприятию... на 2004 г. выделены два грузовика; при подтверждении согласия может быть выделен автобус «Ика­рус» по договорной цене... рублей.

Объединение... не возражает против создания и совместной экс­плуатации станции спутниковой теле- и радиосвязи.

Для ведения переговоров направляются руководители отделов объединения...

[Наименование организации] рассмотрела Ваше заявление от... №... о незаконном взимании денежных средств железной дорогой за оказание различного рода услуг. Информация принята к сведе­нию. Дело производством не возбуждается, так как нарушения Закона «О конкуренции...».не усматривается. Имеет место недобросовес­тное отношение к соблюдению устава железных дорог.

Возврат сумм, незаконно полученных железной дорогой, Вы имеете право требовать через арбитражный суд.

В письмах-подтверждениях часто встречаются, например, та­кие словосочетания: «Подтверждаем...»

«получение документов на...»

«Ваши условия поставки оборудования...»

«С благодарностью подтверждаем...» «получение Вашего письма от...»

«получение Вашего заказа и приступаем к его выполне­нию...»

«ПТ "Комкан" подтверждает...»

«свой запрос о строительстве моста...» «условия поставки видеомагнитофонов...»

Дата добавления: 2015-07-26