Требования к изготовлению документов. Оформление документов с помощью персонального компьютера

Подготовка документов в настоящее время чаще всего ведется на компьютере, который повсеместно вытеснил пишущую машину из делопроизводства и стал основным средством редактирования и печатания документов.

Внедрение компьютерной техники позволяет выявлять и изучать большой объем информации при подготовке текста документа, сократив при этом время по сбору необходимых данных, исключать многократную перепечатку в процессе подготовки документов и поднять культуру их внешнего оформления.

В памяти компьютера должны быть формы документов, которые разрабатываются в соответствии с нормативами. Если создаются документы, на которые нет утвержденных форм, то самими сотрудниками организации могут быть разработаны свои трафаретные тексты или типовые «шаблоны».

Шаблон может быть не заполненным текстом, содержащим лишь некоторые параметры оформления документа (размер бумаги, поля, шрифты и т.п.). Набор шаблонов позволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их оформление, унификацию, а значит, и облегчить восприятие документов. Но шаблоны надо сначала создать и заложить в память компьютера. При создании шаблона важно правильно разместить реквизиты каждого вида документов.

В зависимости от назначения документа трафаретные тексты соз­даются как на чистом листе бумаги (для внутренней документации), так и на базе спроектированных бланков организации.

Как правило, типовой текст уже имеет заранее заданное оформление (форматирование). Шаблон может также иметь и другие заранее выстроенные параметры оформления документа, рас­положения реквизитов.

Например:

Направляем справку (место для заголовка)

Приложение: на _________л. в ______ экз.

Начальник управления Г.Д. Петров

Шаблоны могут содержать текстовые поля, которые подсказывают составителю документа, куда и в какой последовательности надо вводить конкретную информацию данного документа. Такие поля могут выполняться скрытым текстом, который не выводится на печать, но виден на экране в режиме просмотра скрытых символов. Особенно удобно это для документов, которые почти полностью формализованы с точки зрения состава данных, но индивидуальны

по содержанию.

В кадровой службе должны быть шаблоны приказов по личному составу, например, при составлении приказов по командировкам, об изменении фамилии и т.д. Эти шаблоны выполняются на основе бланка приказа организации.

Использование заранее разработанных типовых текстов и шабло­нов значительно ускоряет процесс составления документов и уменьшает количество -возможных ошибок.

Создание шаблонов рационально строить в определенной последовательности. Сначала создается шаблон, содержащий наиболее общие параметры: формат бумаги, поля, нумерация страниц и т.п. На его основе строятся бланки документов (общие для письма, отдельных видов документов). А на их основе, в свою очередь, строятся шаблоны конкретных документов. Таким образом, все элементы оформления и содержания документа будут повторяться во всех документах, создаваемых на основе общих шаблонов.

Особенно облегчается при работе с компьютером составление таблиц. Оформление таблиц регламентирует ГОСТ Р. 1.5-92. Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению и содержанию стандартов. П. 4.5.4, Таблицы.

Указанный стандарт называет обязательные элементы таблицы и порядок их графического расположения:

Дата добавления: 2015-07-26