Реквизиты международного письма

Письма, используемые в практике общения зарубежных органи­заций, могут включать следующие реквизиты:

1) сведения об отправителе (Issuer Field) — наименование организации, ее почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса, телефакса и т.д.;

2) ссылки на индексы отправителя (Reference Line);

3) дату (date);

4) внутренний адрес (Inside Address), включающий наименова­ние получателя письма (лицо, организация) и его почтовый адрес;

5) указание на конкретное лицо «К сведению»(Attention Line);

6) вступительное обращение (Salutation);

7) заголовок к тексту (Subject Line);

8) основной текст письма (Body of the Letter);

9) заключительную формулу вежливости (Complementary close);

10) подпись (Signature);

11) указание на приложение (Enclosure);

12) указание на рассылку копий данного письма (Connotation).

Сведения об отправителе. На бланке письма организации ука­зывают наименование организации, ее товарный знак, почтовый и телеграфный адреса. Под наименованием организации может указываться род ее деятельности. Например, фирма ВЯМ, занимающаяся совершенствованием работы с деловой документацией, указывает на бланке: «Хранение информации и управление инфор­мационными потоками».

Ссылки на индексы отправителя. В зарубежной практике в письме приводятся его поисковые признаки — цифровые или буквенные обозначения составителя письма, отдела, фирмы, номера дела и др. Например: 453/12, где 453 — порядковый номер письма, а 12 — номер дела.

Ссылка может иметь такой вид:

• In your please refer to EL/KA/15621 (В Вашем ответе просим ссылаться на EL/KA /15621);

• Kindly mention Ex 16/1716 in your reply (Просим упомянуть Ех 16/1716 в Вашем ответе) и т. п.

Дата письма проставляется обычно в верхней правой части бланка. Определенные сложности могут возникнуть при цифровом написании даты. Стандарт ИСО 8601: 1998 рекомендует цифровое оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день. Например: 2004.04.01. Из-за различия между английской и американской традициями цифрового написания даты могут воз­никать ошибки при ее толковании. Так, дата 06,07.2004 в Велико­британии будет восприниматься как 6 июля 2004 г., а в США — как 7 июня 2004 г.

Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно-цифро­вое оформление. Например: 10 June 2004 (10 июня 2004).

К традиционным британским способам относятся следующие варианты оформления даты: 20 Feb. 2004; 20 February 2004. В аме­риканской традиции принята иная последовательность элементов даты: 20 February 2004. Названия месяцев на английском языке пишутся с заглавной буквы.

Адресат. Почтовый адрес должен быть написан компактно, без промежутков между буквами и без подчеркивания элементов слов. Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения.

Строки адреса должны быть выровнены с левой стороны.

Количество знаков в строке в почтовом адресе не должно пре­вышать 30. Адрес, содержащий более 30 знаков в строке, можно написать, используя меньший шаг письма.

В стандарте ИСО 11180: 1993 содержится лишь рекомендация придерживаться при написании адреса предложенной последователь­ности адресных элементов, по возможности группируя их и руководствуясь правилами и обычаями страны назначения.

Для написания полного почтового адреса частных лиц исполь­зуются следующие элементы:

1) наименование адресата (указание семейного положения или титула лица). Например: мистер, мисс, миссис, Его Святейшество, Его Превосходительство, Ее Величество;

2) имя (имена), фамилия, приставка к имени:

• имена (прозвища, особенные имена) в сочетании с фамилией для различения лиц в семье (например, Джон, Майкл, Дуди, Милли);

• фамилия семьи (слово или группа слов), используемая для обозначения семьи (например, Райдер, Смит, Чизмен);

• приставка к имени (например, старший, младший);

3) занятие, функция, по адресу (через):

• определенное занятие (например, инженер, судья, нотариус);

• по адресу (через) — указывается связь с другим лицом или учреждением (например, по адресу Эйси Браун Бовери; по адресу семьи Смит);

4) пункт доставки:

• вид улицы (бульвар, авеню, дорога, площадь и т.д.);

• название улицы (например, Станционная авеню, Станционная улица, Станционная площадь, станция Виктория, станция Лайм-стрит);

• идентификационный номер на улице; номер подъезда или здания,

•) гажа и квартиры (например, 27/307, подъезд № 27,4-й этаж, квартира № 7);

• название дополнительного адресного компонента, относящего­ся к зданию, кварталу, башне, комплексу и т.д.;

• название села, местечка, деревни, квартала, региона (Ткхилл, Доклендз, Ерлхем, Кэдмен, Сохо);

• почтовый ящик и номер (для обладателя ящика);

• общая доставка;

5) почтовый код или номер почтового маршрута, местность, наименование учреждения, осуществляющего доставку:

• почтовый код, который обычно используется для итоговой сортировки местным или региональным узлом доставки; к) гим кодам могут добавляться другие цифры или буквы (напри­мер, 750 15; ВН 120);

• номер почтового маршрута, код, включающий несколько цифр и/или букв, указывающих маршрут для направления почты к месту назначения (например, 67 — дорога Беллизона Аироло; К1А — отправка на сортировочный участок);

• название учреждения доставки, название учреждения, ответ­ственного за доставку почтового отправления адресату в место назначения (например, Берн 31 (почтовый ящик));

6) название территории или провинции и/или название страны:

• название региона, графства, района, кантона и т.д. (например, Техас, Йоркшир, Уэльс);

• название страны назначения (например, Швейцария, Франция, Великобритания, США).

Приведем несколько примеров написания адресов частных лиц:

Mr. Walter EGGERS Mr. Costars MAVRIKIS

3040 Idaho Ave NW 81 Pine Brook Dr

Apt #621 LARCHMONT N.Y. 10538

WASHINGTON D.C. 200016 USA

USA

MR. Adam SIMPERINGHAM Mr. Erin SIMPERINGHAM

37 Franklin Road Freemen Bay 127 Salisbury Road

AUCKLAND CAMPERDOWS NSW 2050

NEW ZEALAND AUSTRALIA

Для написания полного почтового адреса юридических лиц ис­пользуются следующие элементы:

1) название организации (например, Nestle Ltd; Kodak Ltd; UNESCO);

2) указание на род деятельности или изделия (например, фирма по гражданскому строительству, общая трастовая компания, продажа семян);

3) название отдела или подразделения организации (например, отдел внешней торговли, отдел цветных металлов, общий отдел);

4) пункт доставки;

5) почтовый код или номер почтового маршрута, название местности, наименование учреждения, осуществляющего достав­ку;

6) название территории или провинции и/или название страны. Последние три элемента при написании адреса юридического лица указываются так же, как при написании адреса частного лица.

Если письмо адресуется организации, то сначала указывают ее название, а затем почтовый адрес.

Например:

Continental Supply Company

3 12 Sixth Avenue.

New York, N.Y. 11011

USA.

Если письмо адресуется должностному лицу, то сначала указы­вают его фамилию, должность, строкой ниже — название фирмы, затем — почтовый адрес.

Например:

Mr. G.H.Black, Chairman,

A. Smith and Ch., Ltd.

London SWL 75 C.

England

Если адресат — мужчина, то перед его фамилией ставят сокра­щенное слово Мг. — от Mister («господин»). В Великобритании вместо этого слова нередко употребляют сокращение Esq. («эсквайр»), которое ставится после фамилии.

Например:

E.F. White, Esq..

Перед фамилией следует указывать имя или инициалы.

Например:

Mr. Harold Brown Mr. A. White

Если адресат — женщина, то перед фамилией ставится сокра­щенное слово Мsr. — от Mistress («госпожа») или слово Miss, если женщина не замужем.

Например:

Mrs. Rosalinda Jones

Miss. G.Black

Имя и фамилию при адресовании рекомендуется писать так же, как они даны в подписи на поступившем документе: если имя в подписи указано полностью, то и при адресовании оно должно быть дано полностью; если в подписи стоят только инициалы, то и при адресовании нужно указывать только инициалы. В отличие от русского языка в английском инициалы лица не пишутся после фамилии, а всегда перед ней.

Нередко после фамилии должностного лица сокращенно (за­главными буквами) указывают на принадлежность к какой-либо организации, партии, на наличие звания или ордена.

Например:

E.F.Jens, DM (Doctor of Medicine — доктор медицинских наук) A. B. Smith, M.P. (Member of Parliament — член парламента) G.D.Diack, K.C.V.O. (Knight Commander of the Victorian Order г — кавалер ордена Королевы Виктории)

Когда фамилия лица, занимающего определенную должность в данной организации, неизвестна, то адресат обозначается следу­ющим образом:

The Chairman, Председателю компании

A.Smith & Co., Ltd A. «Смит и К°. Лимитед»

Указание должности без фамилии лица, ее занимающего, возможно лишь тогда, когда эта должность является единственной в организации, указанной в адресате (Chairman — председатель, President — президент, председатель, Managing Director — директор-распорядитель, Secretary — секретарь, Chief Accountant — глав­ный бухгалтер). В этом случае перед названием должности ставится артикль the (The Chairman, The Secretary и т.д.).

Если же известны и фамилия, и должность адресата, то они указываются следующим образом:

R.S. Jones, Р.С.Джонсу,

Chairman, A.Smith & Co., Ltd председателю компании

«А.Смит и К°. Лимитед»

Артикль перед названием должности в таких случаях не упот­ребляется.

При написании почтового адреса принята такая последователь­ность элементов: номер дома, название улицы, название города и индекс, название страны.

Например:

Industrial House «Индастриал Хаус»

34-41 Crag Road 34-41 Крейг роуд

Bolton BL 4 8TF Болтон БЛ4 8ТФ

UK ВЕЛИКОБРИТАНИЯ

Слова Street, Avenue, Place, Stresses пишутся с заглавной буквы.

Если письмо направляется в США, то после названия города дается название штата, часто сокращенное. При адресовании писем в Великобританию может быть указано графство.

Приведем примеры написания адресов юридических лиц:

American National Standards Institute City Bankers Association

11 West 42^nd Street Mr. Ian SCORER

13"¹ floor 12 Bolingbroke Grove

NEW YORK, N.Y./ 10036 LONDON

USA GREAT BRITAN

SW 11 6ER

Указание на конкретное лицо «К сведению». Альтернативой включения имени и должности получателя в реквизит адрес может оказаться внесение их в графу «К сведению». Если в адресе не указаны эти данные, то они могут содержаться в особом элементе письма, который не является обязательным, но присутствует в том случае, когда автор заинтересован, чтобы его письмо поступило конкретному лицу. Эта отметка — указание на конкретное лицо — помещается отдельной строкой под адресом.

Например:

Attention: Mr. P.Cooper

Или

Attention of: P.Cooper

или

For the Attention of Mr. P.Cooper

Вместо фамилии лица может указываться должность или назва­ние отдела, в который направляется письмо.

Например:

Attention of the Sales Manager

Attention — Sales Department

Вступительное обращение. В деловых письмах используются следующие обращения:

• «Уважаемые господа» — к организации в целом:

Dear Sirs

Gentlemen (в США),

• «Уважаемый господин» — к мужчине, если неизвестно его имя Dear Sirs

• «Уважаемая госпожа» — к женщине, если неизвестно ее имя:

Dear Madam

• «Уважаемый г-н Смит» — к мужчине: Dear Mr. Smith

• «Уважаемая г-жа Смит» — к замужней женщине: Dear Mrs. Smith

• «Уважаемая г-жа Смит» — к незамужней женщине: Dear Miss Smith

• «Уважаемая г-жа Смит» — к женщине, если неизвестно ее семейное положение:

Dear Miss Smith

• «Дорогой Джон» — к человеку, которого вы хорошо знаете, например, к другу:

Dear John

Менее официально выглядят обращения «Уважаемый г-н Джон» (Dear Mr. John) или «Уважаемый г-н Джон Смит» (Dear Mr. John Smith)

После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США).

Заголовок к тексту письма включает краткое его содержание. Например: «О возобновлении поставок», «О заполнении договора».

Основной текст письма. Текст большинства писем состоит из трех частей. После приветствия или обращения («Уважаемый г-н...») следует начало основного текста, где говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подроб­ностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т.д.

В первой части могут использоваться следующие фразы:

... Мы пишем, чтобы узнать (навести справки) о..(We are writing to inquire about..);

Мы пишем в связи с... (We are writing in connection on with...);оп

Мы интересуемся (заинтересованы) и хотели бы узнать (We are interested in... and we would like to know...)и т.п.

Предложение, содержащее основное сообщение, может начинаться такими словами:

. Мы хотим сообщить;... (We would advise ...);

С удовольствием сообщаю, что... (It is my pleasure...)

Имеем честь сообщить Вам, что... (We bed to inform you that...)

и т.п.

Просьба сообщить необходимую информацию начинается сло­вами:,

Сообщите, пожалуйста,... (Could you please tell me...);

Пожалуйста, сообщите... (Please let me know if...);

Я был бы рад узнать и т.п.... (I should be glade to know if...)

Письмо-ответ может начинаться с таких фраз:

Благодарю Вас за письмо от (дата)... (Thank you for your letterof (date)...);

Мы получили Ваше письмо (дата)... ... (We have received your letter of (date)...)

И Т.П.

В деловой переписке используются следующие выражения бла­годарности и внимания:

Очень любезно с Вашей стороны... (It is very kind of you to...);

Пишу, чтобы поблагодарить Вас за...(I am writing to thank you very much indeed for..)

и т.п.

После изложения основной причины письма, деталей и подроб­ностей приводятся заключительные фразы:

Буду ждать Ваш ответ... (May I take this opportunity of thanking you for...);

С нетерпением жду ответа... (Looking forward to hearing from you...) и т.п.

В заключительной части может быть дана оценка приведенной в письме информации:

Надеюсь, что эта информация Вам поможет (I hope that this information will help you);

Пожалуйста, без колебаний свяжитесь со мной, если Вам нужна более подробная информация (Please, do not hesitate to contact me if you need any further information)

и т.п.

Заключительная формула вежливости. В качестве заключи­тельной фразы в письмах к организациям используются такие вы­ражения:

Yours faithfully Faithfully yours

Yours truly Truly yours

Yours very truly Best wishes

Указанные фразы можно перевести как «С уважением», «Искренне Ваш», «Наилучшие пожелания».

В Англии наиболее распространенными сочетаниями вступитель­ного обращения и заключительной формулы вежливости являются следующие:

Dear Sirs/Sir/Madam Yours faithfully

Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Smith Yours sincerely

Best wishes Dear John

В данных формулах заключительная фраза соответствует нача­лу письма. Эти же формулы часто используются в письмах рос­сийских организаций.

Подпись. В письмах иностранных корреспондентов подпись раз­мещается обычно под заключительной формулой вежливости. Фамилия лица, подписавшего документ, помещается под личной подписью, а затем указывается должность.

Например: Yours sincerely

Mr. S. Basuki

Manager

Подпись выглядит иначе, если письмо подписывает работник фирмы по поручению руководства.

Например:

For A. Smith and Co., Ltd

D.Which

Export Department

Перед подписью может стоять отметка «р.р.» — «за», «от име­ни», или «Per pro» — «по доверенности» (от латинского выражения «per procura»). Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают письма от имени своих руководителей.

Указание на приложение. В письмах зарубежных корреспон­дентов отметка о наличии приложений располагается в нижнем левом углу, под подписью. Она состоит из слова «Enclosure», если приложение одно, или «Enclosures», если их несколько. При этом обычно указывают их количество.

Например:

2 Enclosures

Возможно сокращенное обозначение: Encl. или Enc.

В отметке о приложении могут быть названы документы-при­ложения.

Указание на рассылку копий письма. В письмах зарубежных корреспондентов бывает специальная отметка о копиях письма. Такая отметка проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение «с.с.» (от «карбоновые копии») и название фирмы, которой выслана копия.

Например:

c.c. Messrs Paul and Jackson Ltd., Lawyers

Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, он делает отмет­ку «без копий» («without copies»).

Дата добавления: 2015-07-26