Построение и организация системы внутреннего контроля

Для успешной деятельности организации, повышения уровня рентабельности, сохранения и приумножения его активов необходим отлаженный механизм управления, важнейшим элементом которого выступает повседневный внутренний контроль. Руководство организации несёт ответственность за разработку и фактическое применение системы внутреннего контроля. От него зависит, чтобы эта система отвечала размерам и специфике деятельности предприятия, функционировала регулярно и эффективно.

Система контроля должна быть экономически оправданной, то есть затраты на её функционирование должны быть меньше потерь предприятия из-за её отсутствия.

Если система внутреннего контроля будет эффективно функционировать, это позволит сократить расходы на проведение внешнего аудита.

При формировании эффективной системы внутреннего контроля администрация обычно должна обеспечить:

· надёжную информацию, необходимую для успешного руководства деятельностью предприятия;

· сохранность активов и документов – предотвращение фактов хищения, порчи и нецелевого использования имущества, уничтожения или разглашения информации (в том числе содержащейся в учётных регистрах, компьютерных базах данных);

· эффективность хозяйственной деятельности – исключение посредством контрольных процедур дублирования, непроизводительных затрат, нерационального использования всех видов ресурсов, оптимизация налоговых платежей;

· соответствие предписанным учётным принципам – обязательное исполнение сотрудниками установленных на предприятии инструкций и правил, а также требований нормативных актов;

· обеспечение надежной системы бухгалтерского учёта.

Система внутреннего контроля (СВК) включает три основных элемента - среду контроля, учётную систему и процедуры контроля. Каждый элемент подразумевает наличие правил, методик, положений и документации, разработанных для достижения указанных выше целей. В сочетании все элементы системы контроля обеспечивают организации снижение риска в деловой и финансовой деятельности, а также в бухгалтерском учёте.

1. Среда контроля – понятие, характеризующее общее отношение, осведомленность и практические действия руководства проверяемой организации, направленные на установление, поддержание и развитие системы внутреннего контроля в организации. При оценке среды контроля выделяются следующие элементы: стиль и основные принципы управления; организационная структура, распределение ответственности и полномочий, управленческие методы контроля, работа с персоналом, влияние внешних факторов.

Стиль и основные принципы управления организациейвыражаются в отношении администрации ко многим элементам деятельности, например степени готовности администрации идти на риск при осуществлении хозяйственных операций, либо стремлении избегать любых форм риска, установлении планов по прибыли как «наилучших», либо «наиболее вероятных», формировании динамичной и компактной структуры управления, либо сохранении неповоротливой и бюрократической структуры с диктатом одного или двух лиц, соблюдении высшими руководителями этических норм поведения, либо нарушении финансовой дисциплины. Следствием авторитарного стиля руководства или постановки нереальных рабочих целей может быть высокая текучесть административных кадров. Необоснованность целей может создавать и условия для искажения финансовой информации.

Организационная структура организацииопределяет существующие формы власти и подчинения на предприятии, регламентирует области полномочий и ответственности сотрудников, порядок составления отчётов. Уровень совершенства организационной структуры предприятия частично зависит от размеров и назначения предприятия. Если для крупного предприятия характерна многоступенчатая организация с определённым порядком составления документов и отчетности, то на малом предприятии она будет мешать прохождению требуемого потока информации.

Распределение ответственности и полномочиймежду персоналом предприятия призвано гарантировать правильное ведение хозяйственных операций. С этой целью разрабатываются и доводятся до сотрудников в письменном виде должностные инструкции, планы мероприятий, рекомендации и указания. Для предотвращения попыток отдельных лиц нарушать требования контроля следует обеспечивать разделение несовместимых функций. Функции данного сотрудника являются несовместимыми, если их сосредоточение у одного лица может способствовать совершению ошибок и нарушений и затруднять их обнаружение. Обычно подлежат распределению между различными лицами следующие функции: непосредственный доступ к активам, разрешение на совершение операций с активами, непосредственное осуществление хозяйственных операций, отражение хозяйственных операций в бухгалтерском учёте.

Для контроля за работой организации администрация использует различные управленческие методы,включая определение квалификации сотрудников, оценку системы обработки информации и составления отчётов, анализ достигнутых результатов финансовой деятельности и сравнение их с запланированными, изучение деятельности отдельных подразделений и др. Важное значение имеет порядок осуществления внутреннего управленческого учёта и подготовки отчётности для внутренних целей. Частью системы управленческого контроля на предприятии является специально создаваемая служба внутреннего аудита.

Целью работы с персоналомявляется наличие в организации необходимого количества сотрудников, обладающих достаточными знаниями и опытом для выполнения своих обязанностей. Система отбора, найма, продвижения по службе, обучения и подготовки кадров должна обеспечивать высокую квалификацию и честность персонала. Целесообразно реализовывать на практике мероприятия и программы, позволяющие осуществлять контроль и оценку деятельности работников, их стимулирование, обучение.

Внешние факторы, как правило, не являются объектом контроля со стороны администрации, но также могут воздействовать на работу организации. Прежде всего это требования действующего законодательства, которым должна в целом соответствовать хозяйственная деятельность организации. Например, требование налоговых органов относительно ежеквартального (или даже чаще) представления расчётов по отдельным налогам обусловливает более пристальное внимание управленческого звена к процедурам контроля, связанным с ведением учёта.

2. Учётная система– это совокупность процедур по сбору, регистрации, обработке и представлению данных об активах, источниках и хозяйственных операциях организации. Эффективная система бухгалтерского учёта должна обеспечивать полноту, реальность, своевременность отражения хозяйственных операций, их правильную оценку, классификацию и обобщение.

Для понимания учётной системы организации необходимы изучение и оценка следующих сведений о его хозяйственной деятельности:

- учётная политика и основные принципы ведения бухгалтерского учёта;

- организационная структура подразделения, ответственного за ведение бухгалтерского учёта и подготовку бухгалтерской отчётности (бухгалтерии);

- распределение обязанностей и полномочий между сотрудниками бухгалтерской службы;

- организация подготовки, оборота и хранения документов, отражающих хозяйственные операции;

- порядок отражения хозяйственных операций в учётных регистрах, формы и методы обобщения данных таких регистров;

- порядок подготовки бухгалтерской отчётности на основе данных бухгалтерского учёта;

- роль и место вычислительной техники в ведении учёта и подготовки отчётности;

- критические области учёта, где риск возникновения ошибок или искажений бухгалтерской отчётности особенно велик;

- средства контроля, предусмотренные в отдельных областях системы учёта.

3. Процедуры контроля– это методы и правила, разработанные администрацией для того, чтобы иметь уверенность в том, что все совершаемые хозяйственные операции зарегистрированы полностью и точно; все ошибки в процессе ведения дел и регистрации данных по ним обнаруживаются максимально быстро; целостность данных обеспечена учётными регистрами или файлами компьютера; доступ к активам и связанным с ними документам ограничен. Это значит, что процедуры контроля дают уверенность в том, что цели контроля, заключающиеся в обеспечении полноты, точности, законности, защите активов и файлов данных, будут достигнуты и будет выдана надёжная финансовая информация.

При отсутствии компьютера все процедуры контроля выполняются вручную, а при наличии компьютера некоторые из них осуществляются с использованием компьютерных программ и называются «программируемыми». Оба вида процедур применяются взаимосвязано. Например, ведение «Книги покупок» с помощью компьютера позволяет проверить все неоплаченные счета-фактуры продавцов на определённую дату с использованием соответствующего файла. Такая проверка проводится перед оплатой очередного, ранее зарегистрированного счёта-фактуры. Если соответствие имеется, то счёт-фактура передается на оплату. Если обнаружены расхождения в данных, указанных в списке и счёте-фактуре, либо информация отсутствует, контролёр, проверяющий ведение учёта процесса заготовления, снимает вопрос об уплате, указывая, что материалы либо не поступили, либо имеются расхождения в данных (последнее подлежит уточнению).

На практике осуществляются самые различные процедуры контроля полноты данных, точности данных, разрешения (санкционирования) операций, сохранности активов и записей, внутрихозяйственные проверки.

Процедуры контроля полноты данныхпредназначены для уверенности в том, что данные по всем хозяйственным операциям внесены в учётные регистры (компьютерные файлы) и приняты на обработку. При их отсутствии существует вероятность потери документов, их неправильной сортировки, а значит, и неправильной регистрации данных по хозяйственным операциям. К таким процедурам относятся:

· нумерация всех первичных документов в момент совершения хозяйственных операций (или предварительно) и учёт их после обработки;

· проверка обработки всех данных путём применения «проверочных сумм» (сравнение количества документов до и после обработки, способ двойной записи, балансовый метод и др.);

· согласование данных из разных источников (например, сравнение данных по выписанным счетам-фактурам и накладным на отгрузку продукции);

· определение того, что информация по всем хозяйственным операциям была внесена в документы;

· сравнение входных данных с показателями, указанными в других документах.

При компьютерной обработке информации контролируется полнота внесения данных, обработанных компьютером, включая определение, пополнение и суммирование данных по хозяйственным операциям. Эти действия выполняются с использованием программируемых процедур бухгалтерского учёта (программных комплексов).

Процедуры контроля точности данныхнеобходимы для уверенности в том, что данные по каждой хозяйственной операции отражены в учёте своевременно и в полном объёме, правильно разнесены по счетам. Точность достигается внедрением процедур контроля за результатами расчетов, общей стоимостью, добавлениями и классификацией счетов. К таким процедурам относятся: арифметическая проверка правильности учётных записей, сверка расчётов. При ручном ведении учёта может проводиться двойная проверка операций с привлечением лица, которое повторяет расчёты, вносит добавления и указывает корреспонденцию счетов. В компьютеризированной системе учёта проверка точности внесения данных проводится для получения уверенности в том, что данные точно зарегистрированы и внесены в компьютер. Для этого анализируются остатки по счетам, номера и даты введённых документов, значения их показателей и суммы. Большое значение имеет контроль отражения хозяйственных операций в нужное время (по мере оприходования товаров, отпуска продукции и передача отчётов со склада в бухгалтерию и т.п.).

Процедуры контроля разрешения (санкционирования) операций направлены на обеспечение законности операций. К ним относятся:

· проверка правильности осуществления документооборота;

· выдача разрешения на совершение отдельных хозяйственных операций или подтверждение целесообразности их совершения уполномоченными сотрудниками администрации (подписание расчётно-платёжных документов, утверждение авансовых отчётов, актов списания имущества и т.п.); установление круга лиц, уполномоченных на совершение определённых операций (получение средств из кассы в подотчёт на хозяйственные нужды или на командировочные расходы, отпуск продукции или материалов со склада, получение товарно-материальных ценностей у поставщиков и др.);

· осмотр товарно-материальных ценностей при их оприходовании или отпуске и сравнение их содержания, количества и состояния с данными первичных документов (накладных, счетов-фактур, актов приёмки-передачи и др.).

Процедуры контроля сохранности активов и записейоснованы на ограничении доступа к активам предприятия лиц, не имеющих на то полномочий, предупреждении хищений, уничтожения или порчи активов. Они включают: создание надёжной контрольно-пропускной системы на предприятии, установку средств охраны, сигнализации, сейфов, устройство оборудованных складских помещений и т.п., а также периодическое проведение внутренних ревизий и инвентаризаций.

В компьютеризированных системах учёта процедуры контроля обеспечивают ограничение доступа к программным файлам и файлам информации путём установки паролей, ключей доступа, регламентирования возможностей отдельных терминалов (рабочих мест). Важное значение имеют процедуры контроля, гарантирующие, что обработка данных по операциям ведётся с использованием всей ранее введённой информации, что файлы данных полностью восстановлены после сбоя в программе или поломки компьютера. При ручной обработке информации должны быть приняты меры по сохранению документов путём установления и контроля исполнения графика документооборота, правил работы с документами, их передачи в архив, определения ответственности должностных лиц.

Внутрихозяйственные проверки предполагают тщательный и непрерывный обзор выполнения предыдущих контрольных процедур, способствуют своевременному обнаружению ошибок, нацеливают сотрудников на квалифицированное исполнение своих обязанностей. Они включают отдельные административные действия по наблюдению за выполнением всех предписанных процедур контроля, результаты которых представляются в виде отчётов, докладных записок. Полезно также исследование динамики хозяйственных показателей, сравнение плановых и сметных показателей с фактически достигнутыми и выяснение причин расхождений.

Основными функциями службы внутреннего контроля в организациях являются:

· проверка достаточности и соответствия действующим нормативным актам и учредительным документам системы внутренних регламентов и процедур контроля (приказов, распоряжений, инструкций, распределение полномочий и ответственности между сотрудниками и др.);

· проверка наличия, состояния, правильности оценки активов, эффективности использования всех видов ресурсов, соблюдение расчётной дисциплины, полноты и своевременности внесения налоговых платежей;

· экспертиза правильности организации, методологии и техники ведения бухгалтерского учёта, достоверность бухгалтерской отчётности;

· проверка достоверности учёта затрат на производство, полноты отражения выручки от реализации, точности формирования финансовых результатов, порядка использования прибыли и фондов;

· разработка предложений по улучшению организации системы контроля, бухгалтерского учёта, расчётов, изменению структуры производства и управления, повышению эффективности программ развития;

· анализ внешних факторов и оценка их влияния на деятельность предприятия;

· консультирование учредителей и сотрудников администрации по вопросам бухгалтерского учёта, налогообложения, анализа хозяйственной деятельности, менеджмента, права и др.;

· организация подготовки к проведению внешнего аудита, проверок налоговых и других контрольных органов.

Для выполнения своих функций служба внутреннего контроля должна быть укомплектована квалифицированными и заслуживающими доверия специалистами, которые хорошо знают специфику организации, её организационную структуру, объекты контроля, круг вопросов, подлежащих проверке, законодательные и нормативные акты, владеют техникой и методикой проведения проверок, умеют обобщать и анализировать учётно-экономическую информацию, формулировать выводы и рекомендации по результатам проверок. Должны быть созданы необходимые условия для работы сотрудников службы, выделены помещения, транспорт, предоставлена компьютерная и оргтехника, программные средства, нормативная и справочная базы данных. Важно обеспечить охрану труда, повышение квалификации внутренних аудиторов, определить уровень их оплаты в штатном расписании.

Служба внутреннего контроля действует на основании положения утверждаемого руководителем организации или собранием учредителей (акционеров). На должность руководителя и ведущих специалистов службы целесообразно назначать высококвалифицированных специалистов с высшим экономическим образованием, опытом бухгалтерской и экономической работы, отсутствием судимости, имеющих аттестат аудитора или профессионального бухгалтера-эксперта. Сотрудниками службы могут быть квалифицированные специалисты по другим профилям для осуществления контроля за технологическими процессами производства.

Должностные инструкции для внутренних аудиторов должны предусматривать общие положения, конкретные должностные обязанности, права и персональную ответственность.

В практической работе служба внутреннего контроля руководствуется законодательными и нормативными актами РФ, министерств и ведомств, органов местного самоуправления, правилами (стандартами) аудита, а также учредительными документами, приказами и распоряжениями руководителя предприятия, инструкциями, положениями и т.п.

Штат и структура службы зависят от особенностей финансово-хозяйственной деятельности предприятия, объёма, сложности и условий осуществляемых контрольных процедур. Численность и оплата труда работников могут быть предусмотрены в штатном расписании.

Работники, осуществляющие внутренний контроль в организации, должны выполнять функции, возложенные на них должностными инструкциями. Они обязаны также соблюдать этические принципы аудиторской деятельности (профессионализм, компетентность, честность, объективность, ответственность, конфиденциальность информации), проводить проверки в соответствии с требованиями стандартов аудита.

Деятельность службы внутреннего аудита должна осуществляться в соответствии с планом внутреннего аудита. Такой план разрабатывает руководитель службы, а утверждает руководитель организации. Конкретные работы по контролю того или иного объекта выполняются аудиторами в соответствии с программой внутреннего аудита. Программы формируют ведущие специалисты аудиторской службы на основании плана внутреннего аудита, они утверждаются руководителем этой службы.

Служба внутреннего контроля должна иметь следующие права:

· проверять первичные документы, учётные регистры, планы, сметы и другие документы по финансово-хозяйственной деятельности;

· знакомиться с учредительными документами, приказами, распоряжениями должностных лиц, решениями и протоколами общих собраний учредителей, проектами и уже заключёнными хозяйственными договорами;

· обследовать территорию предприятия, складские, производственные, хозяйственные и служебные помещения, объекты строительства;

· проверять наличие, состояние и сохранность имущества у материально ответственных лиц;

· требовать проведения и проводить лично полную или частичную инвентаризацию имущества и обязательств предприятия, при необходимости опечатывать сейфы, кассы, склады, архивы и другие места хранения ценностей и документов;

· наблюдать за правильностью отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учёте;

· проверять достоверность показателей бухгалтерской и статистической отчётности, правильность расчётов и своевременность уплаты налогов;

· требовать от руководителей структурных подразделений, сотрудников администрации необходимые для проверки документы, справки, расчёты, а также устные и письменные объяснения по возникающим вопросам;

· проводить экспертизу эффективности системы управления и анализ производственно-хозяйственной деятельности и финансового состояния предприятия;

· подготавливать предприятие к внешнему аудиту и налоговому контролю, представлять при необходимости имущественные интересы предприятия в суде и арбитражном суде.

Служба внутреннего контроля должна нести ответственность:

· за обоснованность и своевременность представления заключений о состоянии бухгалтерского учёта и отчётности, о достигнутом уровне и факторах эффективности производственно-хозяйственной и финансовой деятельности, о соответствии учредительных и внутрихозяйственных документов действующему законодательству;

· обоснованность представленных предложений по улучшению организации системы контроля, бухгалтерского учёта, материальной ответственности должностных лиц, программ развития видов деятельности, проектов оптимизации производственных затрат, налогообложения, привлечения внешних ресурсов, распределения прибыли, создания и использования средств различных фондов и др.;

· правильность консультаций, оказываемых учредителям, руководителям, специалистам и работникам аппарата управления предприятия по вопросам организации производства, системы управления, ведения бухгалтерского учёта, налогового и хозяйственного законодательства, методам анализа финансово-хозяйственной деятельности и др.

Дата добавления: 2015-07-17