Изменения в титульном листе

Титульный лист трудовой книжки обязательно должен быть подписан лицом, ответственным за выдачу и ведение трудовых книжек, заверен печатью организации или печатью отдела кадров, где впервые заполнялась трудовая книжка. Работники кадровых служб нередко ставят в правом нижнем углу титульного листа свою личную подпись, не обращая внимания на пометку "разборчиво".

Все изменения личных данных по определенным причинам в записях, сделанных на титульном листе, в соответствии с п.2.3.

Инструкции выносят на внутреннюю сторону обложки. При замене фамилии, имени, отчества и даты рождения одной чертой зачеркивается прежняя информация, а затем записывается новая (для фамилии - ниже, на следующей строке; для имени и отчества и даты рождения - выше или рядом, на той же строке). Недопустимо при замене этих данных зачеркивать отдельные буквы или цифры с пометкой "Исправленному верить", как это нередко делают неопытные работники кадровых служб. Внесенные в титульный лист изменения обязательно подтверждаются ссылками на соответствующие документы: паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о заключении (расторжении) брака. Ссылки на эти документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью руководителя организации или работника кадровой службы и печатью организации или печатью отдела кадров.

Например:

Фамилия изменена на __________ на основании свидетельства о браке 1-КТ 111111 от 20.09.2004, выданного Калининским отделом ЗАГС г. Тюмени

Инспектор ОК подпись, печать

В таком же порядке при необходимости вносятся сведения об образовании, профессии, специальности.

Например:

Образование изменено на высшее на основании диплома АВС № 1111111 от 20.06.2004, выданного Тюменским государственным университетом.

Инспектор ОК подпись, печать

Если есть ошибки в записях

Принимая трудовую книжку от гражданина, поступающего на работу, сотрудник кадровой службы обязан проверить правильность написания всех сведений на титульном листе, сравнив их с паспортом и документами об образовании. При выявлении ошибки, сделанной на прежнем месте работы и своевременно не обнаруженной, администрация по новому (последнему) месту работы должна внести изменения в записи титульного листа. Малейшая неточность в записи может привести к тому, что для оформления пенсии работник будет вынужден обращаться в суд с заявлением об установлении юридического факта принадлежности ему трудовой книжки. Решение о назначении пенсии будет принято только при положительном решении суда.

Содержательная часть трудовой книжки имеет табличную форму и включает 4 графы:

1 - порядковый номер записи,

2 - дата (число, месяц, год),

3 - сведения о работе (о награждении),

4 -основание внесения записи.

В графе 3 раздела "Сведения о работе" в виде заголовка пишется полное наименование организации, а также сокращенное наименование, указанное в ее учредительных документах (уставе, положении).

Например:

Общество с ограниченной ответственностью "Импульс" (ООО "Импульс")

Муниципальное унитарное предприятие "Колос" (МУП "Колос")

Закрытое акционерное общество "Геолог" (ЗАО "Геолог").

При заполнении сведений о работе кадровик должен помнить, что в соответствии со ст.20 ТК РФ, в качестве работодателя - юридического лица может выступать только юридическое лицо (организация), а не его обособленное структурное подразделение (филиал, представительство). Поэтому в трудовую книжку должно вноситься наименование организации, а филиал или представительство (если они указаны в трудовом договоре в разделе "место работы") должны быть указаны ниже, в записи о приеме на работу.

Например:

Общество с ограниченной ответственностью "Темп" (ООО "Темп") Принята в Тюменский филиал на должность старшего экономиста

Если в период работы организация сменила свое наименование, об этом делается отдельная запись в графе 3. В графе 4 дается ссылка на соответствующий документ работодателя с указанием его номера и даты (п.3.2 Инструкции). Аналогично нужно поступать и в том случае, когда меняется организационно-правовая форма предприятия или когда происходит его реорганизация.

В графе 1 ставится порядковый номер каждой вносимой записи (нумерация нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника). Записи не прерываются, не исправляются и не зачеркиваются.

В графе 2 указывается дата приема на работу, перевода на другую работу, увольнения.

Датами записей являются даты, взятые из приказов по личному составу. В отдельных случаях дата издания приказа о приеме на работу может не совпадать с датой начала работы (в соответствии со ст.68 ТК РФ приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

Даты должны быть написаны восемью арабскими цифрами, без исправления и зачеркивания.

В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименовании должности, специальности, профессии с указанием квалификации:

Закрытое акционерное общество "Термосталь" (ЗАО "Термосталь")

1. 05 04 2004 Принята в отдел труда экономистом

Приказ от 05.04.2004 № 14к

Закрытое акционерное общество "Термосталь" (ЗАО "Термосталь")

1. 05 04 2004 Принят в литейный цех заливщиком металла 3 разряда

Приказ от 05.04.2004 № 15к

Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т.п.), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись:

25 09 2004 Присвоен 4 разряд заливщика металла

Приказ от 25.09.2004 № 47к

Типичной ошибкой при внесении сведений о приеме на работу является неверное понимание работниками кадровых служб требования о точном соответствии записей о приеме на работу тексту приказа. Это положение понимается иногда настолько буквально, что в трудовую книжку переписывается вся информация из приказа, в том числе и явно лишняя, так как Инструкция (п.3.1) требует внести в эту запись сведения, условно говоря, по формулам: "куда и кем", или "куда и зачем" принят работник, без указания отдельных особенностей и характера работы: Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений. После внесения записи о приеме на работу, о переводе внутри организации, присвоении разряда и т.п. не требуется никаких удостоверяющих элементов (подписи, печати), которые по ошибке и незнанию вносят некоторые работники кадровых служб.

Записи в трудовую книжку вносятся от руки, и как всякий рукописный документ, книжка может иметь ошибки, которые невозможно "стереть", как при компьютерной подготовке документа. Распространенной ошибкой работников кадровых служб является исправление неверных записей путем зачеркивания и внесения рядом с зачеркнутым словом правильной записи с пометкой на полях "Исправленному верить", удостоверенной печатью.

Неправильные, неточные или недействительные записи зачеркивать ни в коем случае нельзя. Под такой записью нужно поставить следующий порядковый номер и написать: "Запись за номером таким-то недействительна", а после этого сделать правильную запись. А при исправлении записи об увольнении или переводе, признанной недействительной, к отметке о недействительности добавляются слова "восстановлен на прежней работе". Если же работнику не нравится такая "подпорченная" незаконным увольнением или переводом трудовая книжка, он вправе потребовать дубликат без недействительной записи.

Например:

ООО "Компьютерная компания"

5 12 07 2000 Принята в отдел продаж на должность экономиста

Приказ от 12.07.2000 №58к

6 09 01 2001 Переведена на должность менеджера отдела продаж

Приказ от 09.01.2001 №1к

7 15 01 2001 Запись за №5 недействительна. Принята в отдел продаж на должность консультанта

Приказ от 12.07.2000 №58к

Исправление записей в трудовой книжке производится той организацией, которая внесла неверную запись. Если эта организация ликвидирована, исправления вносятся правопреемником, а при его отсутствии - вышестоящей организацией, которой была подчинена ликвидированная организация. Если вышестоящая организация больше не существует, то владелец трудовой книжки должен хранить собранные им архивные документы (копии приказов о приеме, перемещении, увольнении, трудовой договор и.т.п.), подтверждающие трудовой стаж, до момента оформления пенсии. Никакие исправления в записях в этом случае не делаются.

Раздел трудовой книжки "Сведения о награждениях" заполняется аналогично разделу "Сведения о работе": в графе 3 в виде заголовка пишется наименование организации; ниже в графе 1 указывается порядковый номер записи (нумерация нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 ставится дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается на основании какого документа внесена запись, со ссылкой на дату и номер.

Сведения об увольнении заносят в книжку в последний день работы. Записывая причину увольнения, нужно использовать точные формулировки Трудового кодекса с указанием конкретной статьи и пункта. Никаких, даже общеупотребительных сокращений, в трудовой книжке делать нельзя.

Например:

Уволена по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Уволена в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволена по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволена в связи с переводом в (указывается наименование организации) пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволена в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволена по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Очень важное нововведение, закрепленное Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Теперь при увольнении работника все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются не только подписью работодателя и лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации, но и подписью самого работника (п.35 разд.IV Правил).

На практике это выглядит следующим образом. После внесения записей об увольнении сотрудника, сделанных в строгом соответствии с требованиями вышеназванных Правил и Трудового кодекса РФ, увольняющийся сотрудник при получении трудовой книжки на руки проверяет правильность внесенных в нее сведений и удостоверяет свое согласие с содержанием и оформлением произведенных записей своей подписью как в личной карточке (форма № Т-2, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1), так и в самом бланке трудовой книжки после подписей должностных лиц, скрепленных печатью.

Бывает, что уволенный сотрудник не может (или не хочет) получить трудовую книжку. Тогда ему следует направить официальное письмо с предложением явиться за ней или дать согласие на пересылку книжки по почте (без согласия работника отправлять книжку почтой запрещено). С момента, когда такое письмо направлено, организация освобождается от ответственности за несвоевременную выдачу трудовой книжки.

Инструкция и Правила по ведению трудовых книжек достаточно ясно и понятно разъясняют, как правильно оформлять трудовые книжки. Если каждый работник кадровой службы внимательно изучит Инструкцию и Правила, то у него не возникнет сложностей при заполнении трудовых книжек работников.

! При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается его ближайшим родственникам или высылается по почте по их требованию. При этом в трудовой книжке под очередным номером делается запись: "Работа прекращена в связи со смертью". Если работник длительное время отсутствует на работе по невыясненным причинам и место его нахождения неизвестно, требуется судебное решение о признании работника безвестно отсутствующим. На основании этого решения трудовой договор с работником прекращается, а в трудовой книжке делается запись: "Работа прекращена с признанием судом безвестно отсутствующим". Указанные записи вносятся в трудовую книжку на основании изданного руководителем организации приказа об исключении работника из списочного состава

Дата добавления: 2015-07-18