Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 8 декабря 2008 г. № 2742-6-1

<…>

4. В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 г. № 225, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

С учетом изложенного, принятие работодателем от гражданина, впервые поступающего на работу, бланка трудовой книжки для последующего его ведения не соответствует вышеперечисленным положениям действующего законодательства.

Начальник Правового управления А.В. Анохин

На работника, поступившего на работу на условиях совместительства, трудовая книжка оформляется и ведется работодателем по месту основной работы.

Если же трудовая книжка у поступившего на работу сотрудника отсутствует в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине, то в силу части пятой ст. 65 ТК РФ работодатель обязан оформить этому работнику новую трудовую книжку, но только по его письменному заявлению, в котором должны быть указаны причины отсутствия у него трудовой книжки. Если же такое заявление от работника не поступает, то по последнему месту его работы (то есть у предыдущего работодателя) ему должен быть оформлен дубликат трудовой книжки (п. 31 Правил).

Важно помнить, что ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя (п. 45 Правил). Этим лицом может быть только работник организации (индивидуального предпринимателя, далее – ИП ), поскольку обязательные для исполнения приказы работодателя могут издаваться лишь в отношении работников. Данный работник принимает и выдает трудовые книжки, оформляет их, исправляет в них ошибки, заверяет своей подписью внесенные в них записи и т.д.

Если же лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек работодателем не назначено, то вся ответственность будет возложена непосредственно на работодателя (то есть на руководителя организации или индивидуального предпринимателя).

Раздел V Правил предусматривает, что если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов (то есть раздела «Сведения о работе» или раздела «Сведения о награждениях»), в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

Форма вкладыша в трудовую книжку была утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», а образец этого документа – приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках».

Важно помнить, что при выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Поскольку вкладыш выдается в ситуации, когда заполнены все страницы одного из разделов трудовой книжки, то во вкладыше нумерация записей должна продолжать нумерацию, имеющуюся в соответствующих разделах трудовой книжки. К примеру, если последняя запись в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки имела номер 30, то во вкладыше первая запись, внесенная в раздел «Сведения о работе», будет иметь номер 31.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник также расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 41 Правил).

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из них (п. 37 Правил). С учетом положений п. 43 Правил речь в данном случае идет о ближайших родственниках умершего сотрудника (отец, мать, сын, дочь, брат, сестра, дедушка, бабушка).

Аналогичные правила применяются и в тех случаях, когда имеет место увольнение с работы в связи с признанием работника умершим или безвестно отсутствующим.

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение
(п. 47 Правил). Напоминаем, в силу части четвертой ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику надлежащим образом оформленную трудовую книжку в день прекращения трудового договора (то есть в последний день работы). Следовательно, указанная плата может взиматься с сотрудника только при его увольнении с работы.

В силу пункта 47 Правил плата за бланк трудовой книжки и (или) вкладыша в нее не взимается с работника в следующих случаях:

– при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);

– при неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша в нее;

– при порче трудовой книжки или вкладыша в нее не по вине сотрудника.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, которые не были получены работниками при увольнении (либо их ближайшими родственниками в случае смерти работника, признания его умершим или безвестно отсутствующим), хранятся до востребования у работодателя (в организации или у индивидуального предпринимателя) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством РФ об архивном деле.

Дата добавления: 2015-07-18