Понятие и классификация кадровой документации. Основные требования к оформлению кадровой документации. Организация документооборота в кадровой службе

Задачи управления трудовыми отношениями можно решить только при наличии отрегулированной системы документального обеспечения работы с кадрами, надлежащей постановки кадрового делопроизводства. Под обобщающим понятием кадровой документации или документации по личному составу (ЛС) подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности КС. Эти документы подразделяются на следующие виды:

ü ОРД по кадрам

ü Персональные документы

ü Учетные документы

ü Плановые документы

ü Отчетно – статистические документы

1. Наиболее многочисленную группу составляет ОРД по кадрам, которая подразделяется на три вида:

-Организационные документы: положения о КС, должностные инструкции работников КС, правила внутреннего трудового распорядка (ВТР), положение о персонале, штатное расписание.

-Распорядительные документы – приказы, распоряжения, указания по вопросам кадровой работы (ОРД, относящаяся к основной деятельности), а также приказы или распоряжения по ЛС (отражающие процессы движения кадров).

- Информационно – справочные документы – протоколы заседаний аттестационных комиссий, переписка по работе с кадрами, графики отпусков.

2. Персональные документы – содержащие сведения о каждом работнике предприятия: трудовая книжка, справки с места работы, характеристики и рекомендательные письма, резюме.

3. Плановые документы, содержащие планирование основных мероприятий по работе с кадрами: перспективные и текущие планы мероприятий по работе с кадрами, личные планы работников КС.

4. Отчетно-статистические документы: различные виды текущей и государственной отчетности по кадрам.

5. Учетные документы – это документы по учету ЛС работников: приказы по ЛС, личные характеристики формы Т -2, и другие учетные формы, личный листок по учету кадров или анкета входящая в состав личного дела работника.

КС оформляет кадровые документы, осуществляет документирование и выполняет технологический процесс организации работы с документами и ведет делопроизводство в КС. Организация работы с документами в КС включает:

ü Организацию документооборота

ü Использование документов в текущей деятельности

ü Хранение документов

Документооборот включает в себя: регистрацию входящей или исходящей документации по кадрам, контроль за сроками исполнения, номенклатуру дел, создаваемых в КС, организацию хранения кадровых документов. Делопроизводство в КС осуществляется в соответствие с трудовым законодательством и нормативно – методическими документами. Организация делопроизводства определяется ГС ДОУ, введенной в действие в 1991 году в РФ.

В своей деятельности КС применяет унифицированные формы кадровых документов, содержащиеся в УСОРД: анкета и дополнения к ней, заявления, объяснительная и докладная записка, представление. Кроме того, документация по ЛС должна оформляться в соответствии с унифицированными формами первичных документации по учету труда и его оплате, введенными в действие Постановлением государственного комитета по статистике РФ от 5.01.2004 г. №1:

- №Т-1, №Т1-а: приказ о приеме на работу работника.

- №Т-2 – личная карточка работника.

- №Т-3 – штатное расписание

- №Т-4 – учетная карточка научного работника

- №Т-5, №Т5-а – приказ о переводе работника на другую работу.

- №Т-6, №Т6-а – приказ о представлении отпуска работнику.

- №Т-7 – график отпусков

- №Т-8, №Т8-а – приказ о прекращении трудового договора.

-№Т- 9,Т9-а – приказ о направлении работника в командировку

- №Т-10 – командировочное удостоверение

- №Т-10-а – служебное задание и отчет о его выполнении

- №Т-11, Т-11-а – приказ о поощрении работника.

Ведение этих форм является обязательным в КС организаций всех форм собственности. Однако организация вправе вносить дополнительные реквизиты в указанные формы применительно к особенностям деятельности (изменение отдельных реквизитов не допускается).

Оформление кадровых документы осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003, а также Рекомендациями по оформлению служебных документов на основе ГОСТ Р 6.30 – 2003.

Дата добавления: 2015-07-18