Кошториси і бюджет проекту

В процесі планування витрат складаються кошториси.

Кошторис – це план витрат за проектом, який отримують на базі комплексу детальних документальних розрахунків (калькулювання).

Кошторис має подвійне значення:

· як документ, що визначає вартість проекту;

· як інструмент контролю й аналізу витрат коштів і ресурсів на проект.

Інформацію для оцінки витрат проекту отримують шляхом структуризації проекту (перелік і обсяг робіт, виконавці), побудови мережевих графіків (тривалість робіт і проекту), ресурсного планування і призначення ресурсів роботам. При кінцевих оцінках витрат проекту на стадії розробки робочої документації використовують контракти, пояснюючі записки, відомості потреби в матеріалах, дані про трудозатрати і час використання обладнання машин і механізмів, виробничі норми витрат матеріалів, збірники ресурсних кошторисних норм.

Для визначення кошторисної вартості проекту і окремих його етапів застосовують різні методи.

1. Ресурсний – полягає в калькулюванні в поточних або прогнозованих цінах (для матеріально-технічних ресурсів) і тарифах (для трудових ресурсів) елементів ресурсів, необхідних для реалізації проекту. Цей метод є найбільш трудомісткий і дорогий, але при цьому і найбільш точний.

2. Експоненціальний метод – припускає, що витрати є пропорційні потужності обладнання і підпорядковуються експоненціальному розподілу.

3. Покроковий метод – передбачає, що витрати залежать від виробничої потужності підприємства. Для певних галузей розроблені стандартні таблиці, які базуються на емпіричних даних і відображають співвідношення між потужністю підприємства і окремих видів затрат. Ці співвідношення (коефіцієнти) є різними для певного рівня WBS проекту.

Існує три типи кошторисів:

1. Зведений кошторисний розрахунок – основний документ, який визначає вартість проекту. Складають його на основі об’єктних і локальних кошторисів, а також розрахунків на додаткові витрати, які не враховані в цих типах кошторисів.

2. Об’єктні кошториси – включають витрати на об’єкт, а також частину резерву коштів на непередбачені роботи й витрати.

3. Локальні кошториси – складають за робочими кресленнями на кожен вид робіт і передбачають розрахунок вартості конструктивних елементів і видів робіт.

Загальна кошторисна вартість розбивається на окремі статті:

1. Кошторисна вартість матеріалів, конструкцій, деталей і напівфабрикатів(витрати на упакування, доставку, заготівельно-складські витрати).

2. Витрати на придбання устаткування, приладів, інструменту й виробничого інвентарю (упакування, доставка, тара)

3. Витрати на експлуатацію машин і механізмів (доставка, монтаж, демонтаж, амортизаційні відрахування, капітальний і поточний ремонт та ТО, з/п обслуги, ПМ і обтиральні матеріали, змінні пристосування і матеріали.

4. Накладні витрати - призначені для організації, управління і обслуговування процесу матеріалізації проекту.

5. Інші капітальні витрати – на виконання НДР, ПК і ПР робіт, освоєння будівельного майданчика, відшкодування вартості відчужуваних земель, переселення, підготовку експлуатаційних кадрів і т.д.

6. Резерв на непередбачені роботи і витрати – для компенсації вартості робіт і витрат, не завжди можна передбачити, але які можуть виникнути в майбутньому. Повинен бути таким, щоб забезпечити виконання проекту без потреби в додатковому фінансуванні.

7. Кошторисний прибуток – прибуток, який необхідний для розвитку підприємства, стимулювання працівників, розвитку соціальної сфери.

Отримана кошторисна вартість ілюструє загальну вартість проекту, але не може буде використана для організації фінансування і поточного контролю проекту. Тому наступним етапом проекту є розробка бюджету проекту.

Бюджет проекту – розподіл кошторисної вартості проекту в часі за календарним планом. В процесі бюджетування створюється план витрат: визначається коли, скільки і за що будуть виплачуватися грошові ресурси. Загальний бюджет відбиває витрати коштів за роками на протязі усього періоду його реалізації. На перший рік бюджет складають з великим ступенем точності з поквартальним і помісячним поділом. Бюджети наступних років можуть коректуватися зі зміною цін.

Бюджет може складатися у вигляді:

1. Матриці розподілу розходів.

2. Стовпчастих діаграм затрат або кумулятивних затрат.

3. Графіків кумулятивних затрат.

4. Календарних планів-графіків затрат.

Бюджетування проекту (процес складання і прийняття бюджету) — це процес призначення оцінок вартості всім операціям у проекті. В результаті всі витрати й ресурси проекту розподіляються за окремими операціями.

Різним стадіям життєвого циклу проекту відповідають різні типи бюджетів:

1. Попередній (оцінний) бюджет

2. Затверджений (офіційний) бюджет (cost baseline).

3. Поточний (коректований) бюджет.

4. Фактичний бюджет.

Результатом процесу розробки бюджету видатків є створення базового плану за вартістю (cost baseline), який має такі характеристики:

1) базовий план за вартістю є очікуваною фактичною вартістю проекту;

2) базовий план за вартістю включає бюджет проекту, але не дорівнює йому. Базовий план за вартістю ще повинен включати бюджет робіт, які проводяться з метою відхилення, передачі або зниження ризиків;

3) важливо передбачити бюджет для непередбачених обставин для всіх ідентифікованих ризиків, які можуть реалізуватися, а можуть і не реалізуватися. Для неідентифікованих ризиків у бюджеті також повинен бути закладений резерв.

Розрізняють бюджет на непередбачені обставини (contingency budget) і управлінський резерв (management reserve).

Бюджет на непередбачені обставини визначається для ризиків, які ідентифікуються.

Управлінський резерв — це гроші, які призначені для подолання ризиків, які не вдалося ідентифікувати, проте досвід або інтуїція менеджера проекту підказує, що ці гроші будуть необхідні.

5 проблем бюджетування проекту:

1. Проекти, виконання яких вимагає тривалого часу, збільшують неточність розрахунків.

2. Заздалегідь встановлений час реалізації може сильно вплинути на розрахунки часу й витрат.

3. Людський чинник теж може бути джерелом помилки при розрахунках.

4. Оцінки того, як люди працюють — на ставку або півставки, показують, що ті, хто працює на повну ставку, працюють більш продуктивно.

5. Іноді чинник плинності кадрів (він явно в бюджеті не відображається) може істотно вплинути на розрахунки.

Перед плануванням витрат виконують такі роботи:

– на основі календарного плану складають перелік робіт, які необхідно виконувати в кожний часовий період (рік, квартал, місяць);

– з кошторисної документації визначають вартість цих робіт;

– розраховують собівартість робіт за статтями витрат (сировина та матеріали, устаткування, заробітна плата, накладні витрати).

При складанні бюджету проекту витрати планують від загального до конкретного.

Загальні рекомендації для формування бюджету проекту:

1. План бюджету варто розробити не пізніше, ніж за рік до початку проекту.

2. Структура статей витрат повинна передбачати розбивку витрат по проекту на логічні компоненти, що полегшують можливість обліку й контролю витрат.

3. Необхідно визначити цикл перегляду бюджету для внесення в нього виправлень у міру надходження додаткових даних.

4. Зміни в бюджетні документи повинні вноситися відразу ж у міру їхнього виникнення. Ці зміни використовуються для наступної корекції бюджету

Дата добавления: 2015-07-12