Организация учета с использованием автоматизированной формы

Помимо традиционных форм ведения учета при использовании пер­сональных компьютеров, можно применять и автоматизированную[9], которая базируется на системе автоматизированных рабочих мест бухгалтера. Переход к ней весьма ответственное мероприятие, тре­бующее от руководства и исполнителей четкого понимания целей, задач и открывающихся перспектив использования бухгалтерской информационной системы в общей системе управления.

В качестве примера рассмотрим роль и место бухгалтерской информационной системы (рис. 4.4) в общей информационной системе хозяйственного субъекта, определим принципы ведения бухгалтерского учета на основе использования АРМ специалиста по отдельным учетным работам. В соответствии с методологией сбора, обработки и передачи данных выделены уровни, на кото­рых возникает и обрабатывается информация.

На каждом уровне иерархии организованы автоматизирован­ные рабочие места специалистов - учетчиков, кладовщиков, та­бельщиков, экономистов, аналитиков, бухгалтеров, обеспечиваю­щие многоуровневую обработку информации с использованием локальной вычислительной сети и модемной связи.

Система характеризуется использованием на предприятии и в его структурных подразделениях информационных технологий. Функциональный подход реализуется с помощью системы АРМ, которые включают функциональную информационную технологию либо частично, либо полностью.

Технология обработки характеризуется законченным циклом дви­жения информации от момента ее возникновения (первичный учет) до формирования аналитической информации для руководства.

В рассматриваемой системе каждый уровень иерархии харак­теризуется соответствующей детализацией обработки информа­ции и формирует данные для вышестоящего уровня. Весь цикл сбора и обработки информации замыкается на верхнем - I уров­не. Именно здесь происходит принятие решений, определяющих политику, которую должно проводить предприятие. Рассматри­ваемая модель системы обеспечивает руководство необходимой информацией, исключая ее избыточность.

На уровне Vl (нижнем) выполняется сбор и регистрация пер­вичной информации, возникающей в структурных подразделени­ях, с использованием АРМ специалистов, занимающихся первич­ным учетом: табельным учетом отработанного времени и неявок, первичным учетом готовой продукции и ее реализации (а также оказанных услуг и их оплаты), первичным материальным учетом. Здесь же имеется инструментарий для подготовки различных справок и документов.

На основании АРМ "Табельный учет" (АРМ-ТУ) автоматизиро­ван процесс ведения табеля учета рабочего времени и неявок на работу, что обеспечивает, помимо ликвидации рутинной работы, получение данных для расчета заработной платы по различным системам и видам оплаты труда.

АРМ кладовщика по учету материальных ценностей на складе обеспечивает автоматизированное ведение количественного уче­та материальных средств структурного подразделения и позволя­ет, кроме получения оперативной информации по запросам поль­зователя о состоянии хозяйственного инвентаря по видам, груп­пам учета, материально-ответственным лицам и операциям движения, формировать необходимую информацию в виде инвен­таризационных описей и других справочных электронных форм при проведении ежегодных инвентаризаций основных средств, материальных ценностей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП), Из данного АРМ информация передается на верхние уровни в АРМ по учету МБП и по учету основных средств и нематериальных активов, а также в АРМ бухгалтера по учету за­трат на производство.

АРМ по учету выработки рабочих в цехе применяется при ис­пользовании в первичных подразделениях сдельной системы оп­латы труда и передает информацию о сдельных видах оплат и произведенных начислениях по каждому работающему в бухгал­терию - в АРМ по расчетам с персоналом по оплате труда.

АРМ кладовщика по учету готовой продукции формирует све­дения о выпущенной продукции и переданной на склад, а также об отгруженной и реализованной продукции.

Если основной деятельностью предприятия является выполне­ние каких-либо работ или оказание услуг, то вместо АРМ кладов­щика по учету готовой продукции на складе используется АРМ по учету услуг (работ), оказанных (выполненных) данным структур­ным подразделением предприятия (его филиалом).

В течение отчетного периода, продолжительность которого может занимать любое время, в базу (таблицу) данных заносится информация по каждой услуге, по каждому предприятию, с кото­рым осуществлялась работа (хозоргану), и по каждому платель­щику. После завершения ввода и выверки сумм выставляются счета-фактуры и формируются требуемые отчетные документы и справки. Таким образом автоматизируется вся технологическая цепочка - от заявки на выполнение работ до выдачи плательщику счета-фактуры.

Данные, формируемые на уровне Vl поступают на уровень V. Информация об объемах отгруженной продукции, оказанных услу­гах и их оплате, а также динамике тарифов за эти услуги переда­ется экономистам для формирования фонда оплаты труда, а так­же в АРМ по учету затрат на производство и калькулирование себестоимости работ (услуг), в котором аккумулируются данные в целом по предприятию.

Уровни с V - I сосредоточены непосредственно в управленчес­ких структурах предприятия.

На уровне V формируются учетные регистры, в которых акку­мулируются хронологические и систематические записи, текущие хозяйственные операции. Объекты учета отражаются в первичных учетных документах с помощью натуральных, трудовых и денеж­ных показателей, поэтому можно полно и точно отразить и про­контролировать отдельные хозяйственные операции и их резуль­таты.

Уровень IV включает информацию о состоянии безналичных денежных средств на основе использования АРМ бухгалтера по учету банковских операций (состояние расчетных, спецссудных, валютных счетов), расчетов по кредитованию с использованием АРМ бухгалтера по учету кредитных договоров. На данном уровне осуществляется учет затрат на производство и калькулирование себестоимости услуг, а также пообъектный учет капитальных вло­жений. Учет затрат на предприятии, работающем в условии ры­ночных отношений, - основа всей его системы управления. От то­го, насколько эффективно выбрана соответствующая методика автоматизации учета затрат, зависит качество показателей, отра­жающих себестоимость, прибыль и финансовые результаты.

Бухгалтерская информационная система позволяет свести к минимуму дублирование технологических операций по вводу ин­формации и высвободить сотрудников для выполнения других ра­бот. Табель ведется в электронном виде в структурных подразде­лениях и представляется в группу УТЗП бухгалтерии, где бухгал­тер-расчетчик не вводит, а только проверяет данные, а затем на­жатием клавиши осуществляет их подкачку в АРМ УТЗП. Исклю­чение дублирования предусмотрено и при организации автомати­зированной обработки других компонентов производственного и финансового учета. Так, АРМ по учету кассовых операций ориен­тирован на совместное использование в финансовой группе бух­галтерии и кассе предприятия. На основании командировочного удостоверения в финансовой группе из данного АРМ выписыва­ется расходный кассовый ордер на получение наличных денег. После его утверждения у руководства работающий направляет­ся в кассу, где на экране монитора кассира высвечивается список фамилий работающих, на которых выписаны приходные и расходные кассовые ордера за данный отчетный день. При получении оформленного кассового ордера кассир выдает ра­ботающему наличные денежные средства и нажатием клавиши отмечает, что данная хозяйственная операция произошла. По­сле этого она считается зарегистрированной, и информация заносится в базу данных.

В любой момент времени заинтересованные лица могут полу­чить сведения о наличии денежных средств в кассе предприятия. Ежедневно в конце рабочего дня кассир формирует "Отчет касси­ра" и печатает пронумерованную страницу за отчетный день в "Книгу кассовых операций", которая накапливается полистно в те­чение года, а затем прошивается и опечатывается печатью пред­приятия. Одновременно автоматически производится передача данных в АРМ бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами, чтобы исключить дублирование. На основании этих данных еже­месячно формируется результатная информация. Аналогичным образом осуществляются операции при внесении наличных де­нежных средств в кассу. Такая технология позволяет осуществ­лять эффективный контроль ситуации, при которой приходные и расходные документы за отчетное число выписаны, а денежные средства не выданы из кассы или не внесены в нее.

АРМ бухгалтера по учету банковских операций взаимосвязан с АРМ по выписке платежных поручений, что позволяет исключить повторный ввод (вначале при выписке платежных поручений, а затем при вводе данных с банковской выписки) и осуществлять контроль за расходной частью счетов в банке. Пользователь про­веряет исполнение выписанных ранее платежных поручений на основании поступившей по модемной связи выписке и ее бумаж­ному аналогу. Данный АРМ взаимосвязан также с АРМ бухгалтера по расчетам с покупателями и заказчиками и обеспечивает кон­троль поступлений на счета в банках.

Контроль своевременной оплаты выставленных счетов по ос­новной деятельности и выявление неплательщиков осуществляет­ся в АРМ бухгалтера по расчетам с покупателями и заказчиками, куда из АРМ по первичному учету оказанных работ (услуг) пере­даются данные о плательщиках и ожидаемых поступлениях.

Таким образом, пользователю предоставлен удобный инстру­ментарий контроля наличных и безналичных денежных средств. Во всех АРМ при передаче данных осуществляется контроль ошибок. На протяжении всего сеанса работы пользователю пре­доставляется возможность активизировать режим помощи.

Уровень III предназначен для ведения сводного учета и фор­мирования отчетности на основе данных аналитического и синте­тического учета, поступивших с нижних уровней. В результате об­работки информации производится формирование Главной книги, регистров синтетического и аналитического учета, оборотного и сальдового баланса. На основании данных Главной книги форми­руется баланс и отчетные формы.

Уровень II обеспечивает организацию внутреннего аудита, что позволяет отслеживать изменения в системе бухгалтерских стан­дартов, анализировать хозяйственную ситуацию и законода­тельство, новые способы ведения учета, вырабатывать предложе­ния по ведению учетной политики, осуществлять налоговое пла­нирование, т.е. изыскивать законные возможности минимизации налоговых выплат, осуществлять камеральную проверку отчетных форм. АРМ бухгалтера по расчетам с бюджетом и фондами по­зволяет производить проверку данных с налоговыми и финансо­выми органами, осуществлять контроль по уплате налогов в бюд­жеты различных уровней. С помощью АРМ внутреннего аудитора можно осуществлять эффективный контроль ведения всех участ­ков производственного и финансового учета. Еще одной особен­ностью этого уровня является наличие гипертекстовых справочно-правовых баз, например "Гарант", "Консультант", "Кодекс", "Дело и право" и т. п., содержащих исчерпывающую информацию по юридическим, финансовым, бухгалтерским вопросам.

На уровне I функционирует АРМ финансового директора. По запросу в любой момент времени пользователи могут оперативно получать информацию с требуемой степенью детализации о парт­нерах и конкурентах, хозорганах, плательщиках, банках, заклю­ченных договорах и их оплате, автотранспорте, результатах ин­вентаризации основных средств, материальных ценностей и МБП, о личном составе и заработной плате, делопроизводстве, место­расположении интересующего клиента с визуальным отображени­ем на электронной карте города, о состоянии кредитных линий, расчетном, валютном и других счетах в банках, дебиторской и кредиторской задолженностях, суммах, взятых в подотчет, а так­же различные экономические показатели и динамику их движения в виде таблиц и графических диаграмм, результаты анализа, про­гнозы, справочно-правовые данные.

На уровне I осуществляется анализ и прогнозирование, чтобы обеспечивать формирование аналитической информации для приня­тия управленческих решений. Данные финансового учета использу­ются при планировании и прогнозировании экономической политики

предприятия, определении основных направлений развития, финан­совом менеджменте и полном экономическом анализе информации (по финансам, по результатам ревизий и инвентаризаций, по произ­водственно-хозяйственной деятельности).

Взаимодействие блоков АРМ данной системы, как и любой другой, построенной по модульному принципу, осуществляется через узлы связи. Система позволяет минимизировать использо­вание бумажных носителей и ориентирована на использование нового типа документа - электронной таблицы (видеограммы).

В соответствии с представленной выше информацией структу­ра бухгалтерии может выглядеть примерно таким образом, как показано на рис. 4.5.

Как видно из схемы, руководство работами по функциониро­ванию АРМ осуществляет заместитель главного бухгалтера по ав­томатизации учета. Бухгалтерия становится автоматизированным офисом, резко сокращается время обработки данных. Все это способствует улучшению качества учета, повышению его опера­тивности и сокращению трудоемкости. Изменяется вся обработка учетных данных - она сосредоточивается на рабочих местах ис­полнителей. Отпадает также необходимость в подготовке бумаж­ных носителей. Кроме того, высвобождаются работники бухгалте­рии, которые могут быть использованы для выполнения других работ либо вообще будут не нужны. Бухгалтеры, работающие на компьютере, должны получать более высокую заработную плату, что будет стимулировать быстрейшее внедрение АРМ.

Дата добавления: 2015-07-11