Наименование работы

Получено	Номер пачки	Количество документов	Контрольные числа	Расписка в полу­чении заказчика
Дата	Часы		При­нято	Воз­вра­щено					Дата	Час	Под­пись

Арифметическая обработка включает простые и сложные опе­рации. В ходе первых для получения результата приходится вы­полнять одно-два арифметических действия, а вторых - последо­вательно производят многие арифметические действия. В учете преобладают простые вычислительные работы.

В большинстве случаев обработка производится с помощью персонального компьютера на основании первичных документов. Это не относится к выписке документов типа счетов-фактур, ли­митно-заборных карт и других, в которых необходимо печатать небольшой текст и выполнять вычислительную обработку данных.

Важнейшей стадией технологического процесса является по­лучение контрольных итогов, которые необходимы для сверки на­копительных и отчетных сводок. Их получают при вводе инфор­мации в компьютер по видам документов или другим группировочным признакам (даты, виды работ, склады, счета). Для этих целей обычно предусматривают возможность просмотра на экра­не или печати протокола ввода данных.

Группировочные и отчетные сводки составляются на персо­нальном компьютере в виде экранных форм (видеограмм) или выводятся на печать. При этом контролируется четкость печати, правильность расположения группировочных признаков. Далее производится последующий контроль сводки путем сопоставле­ния ее итогов с контрольными числами, созданными в процессе обработки первичных документов, и их оформление (при необхо­димости разрезка и брошюровка), после чего сводки используют­ся в повседневной работе, хранятся в бухгалтерии или передают­ся заинтересованным службам и лицам.

На всех операциях технологического процесса необходимо преду­смотреть надежные методы контроля (может быть предварительным, текущим и последующим). Предварительный контроль для преду­преждения возникающих ошибок осуществляется при приемке пер­вичных документов, проверке и настройке компьютера и т.д. Теку­щий применяется для проверки тех или иных операций в момент их выполнения, чтобы предупредить брак (например, выверка отчетных разработок в процессе составления), а последующий - для обнару­жения и исправления ошибок, допущенных в предыдущих операциях. Наиболее часто используемые методы контроля - зрительный, логи­ческий, балансовый, прямое сопоставление, дублирование, выполне­ние работ разными способами.

Зрительный контроль предусматривает проверку заполнения пер­вичных документов (четкость записи, отсутствие помарок, качество печати и т.д.) при вводе данных в компьютер. После ввода информа­ции одного документа на экране появляется сообщение: "Все введе­но. Верно: "Да", "Нет". Бухгалтер проверяет правильность ввода и подтверждает с помощью курсора и клавиши "Ввод" ("Да"). В про­тивном случае курсор" возвращается к первой записи и можно произ­вести корректировку. Логический контроль является продолжением и дальнейшим развитием зрительного - проверяется увязка между по­казателями на всех операциях автоматизированной обработки ин­формации. Контроль прямым сопоставлением предусматривает считку записей, а методом дублирования - вторичное выполнение операции теми же (или аналогичными) приемами, что и при первом выполнении. Контроль исполнением работы разными способами яв­ляется развитием предыдущего метода, но повторное выполнение той же операции осуществляется с помощью других технических средств (например, платежные поручения проверяются пользовате­лем при вводе с этих документов информации в компьютер). Балан­совый метод нужен в тех случаях, когда между несколькими подсчи­тываемыми графами документа или отчетной сводки есть арифмети­ческая зависимость.

Применение тех или иных методов зависит от характера опе­раций. При этом возможно использование сплошного и выбороч­ного контроля. Как правило, при внедрении автоматизированного учета на всех операциях применяется сплошной контроль.

Дата добавления: 2015-07-11