Внедрение проекта

После составления проекта и его утверждения приступают к за­вершающему этапу - его внедрению. Этот процесс включает про­ведение подготовительных мероприятий и внедрение основных положений и рабочей части проекта.

К подготовительным мероприятиям относятся размножение клас­сификаторов учетных номенклатур в виде справочников, печатание бланков измененных форм первичных документов, пробное состав­ление накопительных регистров и отчетных сводок на компьютере, инструктаж работников тех служб и отделов, которые будут сдавать первичные документы и получать отчетные сводки.

Внедрение проекта на любом предприятии может быть осу­ществлено по различным схемам.

По первой схеме на протяжении определенного периода одни и те же учетные работы выполняются одновременно вручную и автомати­зированным способом. Когда бухгалтеры освоятся с ведением учета на персональном компьютере, ручное ведение учета отменяется. Этот вариант распространен достаточно широко, хотя и ведет к перегруз­ке учетных работников, так как одну и ту же работу приходится вы­полнять дважды (значительная трудоемкость).

Вторая схема предполагает внедрение проекта автоматизации последовательно по отдельным объектам (цехам, отделам, скла­дам) без выполнения этих работ вручную. Здесь учитывается опыт, накопленный на предыдущих участках, и совершенствуются положения проекта. Такая схема затягивает этап внедрения и применяется обычно при приобретении персональных ЭВМ.

При третьей схеме предусматривается автоматизация одно­временно по всем объектам без выполнения этих работ вручную (полное внедрение). Здесь требуется тщательно продуманные подготовительные мероприятия и высокий уровень подготовки бухгалтеров, работающих на компьютере. Обычно такое внедре­ние проекта применяется в тех бухгалтериях, где имеются компь­ютеры и ведутся работы по их эксплуатации. Из рассмотренных схем она наиболее эффективна, поскольку сокращаются сроки внедрения при минимальных затратах.

Внедрение проекта обычно начинают с первого числа месяца, причем предварительно разрабатывают и доводят до сведения поль­зователей соответствующие классификаторы. Если шифры являются постоянными для данного вида документов, то целесообразно отпе­чатать в них типографским способом вид оплат, коды складов и т.п. Если внесены изменения в формы первичных документов, то они также должны быть заново отпечатаны и переданы пользователям. Одновременно проводится инструктаж о порядке заполнения доку­ментов и сроках сдачи их в бухгалтерию. Пользователей также зна­комят с содержанием разрабатываемых на компьютере группировочных ведомостей и отчетных сводок. Если сводки предназначены для подразделений предприятия, то проводится инструктаж исполните лей о порядке использования этих регистров. Отчетные сводки должны быть тщательно выверены, так как ошибки, допущенные в этот период, наносят большой вред, вызывая недоверие работников к автоматизации в целом.

В период внедрения необходимо следить за тем, чтобы строго со­блюдались сроки сдачи первичных документов на обработку в бух­галтерию, осуществлялся контроль принятых документов в части их оформления и выполнялись предусмотренные проектом инструкции. После окончания отчетного периода необходимо подвести итоги вне­дрения, проанализировать выявленные ошибки и недостатки и при­нять меры к их устранению (уточнение сроков сдачи первичных до­кументов и составления отчетных сводок, изменение отдельных по­ложений инструкционных карт, шифров, программ настройки и т.п.). После этого следует внести исправления в проект. О сдаче-приемке проекта составляют акт. С этого момента проект является руководя­щим документом, по которому организуется работа на данном участ­ке учета. Срок внедрения проекта в среднем составляет полтора-два месяца, считая с момента внедрения классификаторов и до оконча­ния отчетного периода.

Дата добавления: 2015-07-11