Автоматизація розрахунків з підзвітними особами

Лабораторна робота № 16

Тема: Облік розрахунків з підзвітними особами підприємства в інформаційної базі 1С «Підприємство» 8.2

Мета: Розрахунки з підзвітними особами. Авансовий звіт. Навчити формувати документи по розділу розрахунки з підзвітними особами. Зрозуміти і освоїти методику формування авансового звіту в «1С:Бухгалтерія 8.2».

Обладнання та програмне забезпечення: ПЕС, інтегрований пакет програм Microsoft Office; програма «1С:Бухгалтерія 8.2».

Основні теоретичні відомості Загальні відомості про програму

Автоматизація розрахунків з підзвітними особами

Грошові розрахунки з підзвітними особами відбиваються зазначеними раніше лабораторними роботами, документами (Видатковий касовий ордер і Прибутковий касовий ордер) із зазначенням відповідного виду операції, підзвітної особи та суми. При поверненні заборгованості (у документі Прибутковий касовий ордер) додатково вказується документ, за яким було видано кошти підзвітній особі. Інший спосіб погашення заборгованості підзвітної особи - за допомогою документа Авансовий звіт (меню Банк і каса - Авансовий звіт).

У документі Авансовий звіт на закладці Аванси вказуються документи, за якими видавалися грошові кошти та суми, за які підзвітна особа звітує. На інших закладках визначається призначення витрачених підзвітною особою сум.
Дані, зазначені в різних табличних частинах документа, визначають рахунка дебету, які будуть значитися в проводках в кореспонденції з рахунком 372 «Розрахунки з підзвітними особами». На закладці Товари вказується перелік товарно - матеріальних цінностей (ТМЦ), які вибираються з довідника Номенклатура. При підстановці користувачем тієї або іншої номенклатурної позиції з довідника Номенклатура система автоматично вносить відповідні рахунки для бухгалтерського та податкового обліку номенклатури та обліку ПДВ за замовчуванням. Вважається, що перераховані ТМЦ надходять на склад, зазначений у поле Склад в верхній частині форми документа.

Розрахунки з підзвітними особами здійснюються в наступній послідовності:

1 Видача грошових коштів під звіт співробітникові організації здійснюється документом Видатковий касовий ордер з видом операції Видача грошових коштів під звіт (рисунок 1).

2 Для звіту про витрачених підзвітних сумах заповнюється документ Авансовий звіт. Його можна заповнити на підставі документа Видатковий касовий ордер. Для цього в журналі Витратні касові ордери вибрати потрібний ВКО і ввести на підставі документ Авансовий звіт, заповнити вкладку Товари, якщо купувався товар, заповнити вкладку Оплата, якщо підзвітна особа оплачував щось з підзвітних сум, заповнити вкладку Інше на інші витрати (рисунок 2).
3 Залежно від суми отриманої в Авансовому звіті заповнити ПКО або ВКО.
Суму по підзвітній особі можна отримати в ОСВ по 372 рахунку. Увійти в меню Каса в журнал Авансові звіти, вибрати потрібний авансовий звіт і ввести на підставі ПКО. Організація може перераховувати кошти підзвітним особам на банківські картки. При цьому можуть використовуватися як особисті банківські картки співробітників, так і корпоративні банківські карти. Перерахування коштів працівнику на особисту банківську картку оформляється документом Платіжне доручення вихідне (або Платіжний ордер на списання грошових коштів) з видом операції Перерахування коштів підзвітній особі.

Співробітник за допомогою карти оплачує товари та послуги, а також може знімати готівку. На вчинені витрати співробітник складає авансові звіти та надає їх до бухгалтерії (аналогічно розрахункам готівкою).

У документі Авансовий звіт в разі розрахунків з підзвітною особою з використанням банківських карт на закладці Аванси вказуються банківські платіжні документи (Платіжне доручення вихідне, Платіжний ордер на списання грошових коштів). У друкованій формі АТ - 1 підзвітні суми, отримані за безготівковим розрахунком, відображаються окремим рядком.

Рисунок 1 Екрана форма вікна документу ВКО

Рисунок 2 Екрана форма вікна документу Авансовий звіт

Для розрахунків з підзвітними особами через корпоративні банківські карти організація повинна відкрити в банку спеціальний картковий рахунок, отримати у банку необхідну кількість платіжних карт, «прив'язаних» до цього рахунку і видати ці карти співробітникам.

Власником карти є організація, а власником картки - конкретний співробітник (як правило, карти іменні, тобто здійснювати операції по них може конкретна людина). Карткові рахунки можуть бути відкриті як в гривнях, так і у валюті.
На відміну від звичайного банківського рахунку, всі операції по витраті грошових коштів з карткового рахунку вважаються видачею під звіт співробітникові - держателю корпоративної банківської карти.

Перерахування коштів на спеціальний картковий рахунок при використанні розрахункової (дебетової) корпоративної картки відображається документом Платіжне доручення вихідне з видом операції Переклад на інший рахунок організації.

Зарахування кредиту на спеціальний картковий рахунок оформляється документом Платіжний ордер на надходження грошових коштів з видом операції Розрахунки за кредитами і позиками.

Для відображення оплати послуг банку, пов'язаних з відкриттям та обслуговуванням спеціального карткового рахунку (кошти перераховуються з розрахункового рахунку організації), використовуються документи Платіжне доручення вихідне (або Платіжний ордер на списання грошових коштів) з видом операції Інший витрата.

Витрата грошових коштів власником картки для оплати товарів, робіт, послуг або інші цілі, оформляються документом Платіжний ордер на списання грошових коштів з видом операції Перерахування коштів підзвітній особі.
На всі скоєні по карті витрати співробітник складає авансові звіти та надає їх в бухгалтерію.
У документі Авансовий звіт в разі розрахунків з підзвітною особою з використанням банківських карт на закладці Аванси вказуються банківські платіжні документи (Платіжне доручення вихідне, Платіжний ордер на списання грошових коштів).

По кнопці Друк можна сформувати регламентовану друковану форму авансового звіту. Для оформлення довіреності підзвітній особі на отримання матеріальних цінностей зручно використовувати документ Довіреність (меню Купівля - Довіреність). Даний документ не відображається у бухгалтерському та податковому обліку (рисунок 3).

Рисунок 3 Екранна форма вікна документа Довіреність

Дата добавления: 2015-07-11