Читайте также:
|
|
Организационные документы. Функционирование организаций и предприятий основано на реализации решений, осуществляемых аппаратом управления посредством административных действий, предусматривающих принятие организационных и оперативных мер, обеспечивающих достижение поставленных целей.
Распорядительная и исполнительная деятельность фирмы базируется на создании своеобразного набора документов, дающих возможность начать работу, решать возникающие вопросы повседневной деятельности и при необходимости завершать ее.
Основополагающая роль в наборе управленческих документов принадлежит группе организационных, распорядительных и информационно-справочных документов (так называемых ОРД), однако, помимо них важное место занимает документация по личному составу (приказы по кадрам, трудовые договоры, трудовые книжки, личные дела и др.).
Кроме того, к указанному набору документов относятся и некоторые другие:
• финансово-бухгалтерские документы (бухгалтерские балансы, акты ревизий и инвентаризаций товарно-материальных ценностей, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и пр.);
• нормативные документы, которые регулируют различные вопросы деятельности предприятия и организации (налоговые, административные, экономические и пр.);
• коммерческие документы (договоры, соглашения, товарные спецификации, накладные и др.).
Предметом нашего рассмотрения являются лишь организационно-распорядительные документы (ОРД) и документы по личному составу.
Организационные документы рассмотрены в гл. 3 «Организация офиса». В главе 5 коснемся вопроса распорядительных и информационно-справочных документов.
Документы по личному составу подлежат рассмотрению в гл. 8 «Управление персоналом офиса».
Распорядительные документы Посредством распорядительных документов решаются важнейшие вопросы управления. В состав распорядительных документов входят указы, постановления, распоряжения, решения, приказы, указания, поручения, инструкции.
Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации.
Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.
Постановления принято определять как правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллективного управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.
Решение как распорядительный документ принимается, как правило, также коллегиальным органом для решения более ограниченных задач, касающихся данной организации (коллегия министерства, ведомства, ученый совет, собрание акционеров и т.п.).
Распоряжение — акт управления, издаваемый в рамках компетенции и прав руководящего должностного лица, имеющий властный характер и обязательный для исполнения теми организациями и лицами, которым он адресован.
Распоряжение может быть длительного действия или касаться конкретного вопроса, отдельного случая.
Указание — распорядительный документ, издаваемый преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также связанный с исполнением приказов, инструкций и других актов.
Приказ — правовой акт, издаваемый единолично руководителями государственных органов управления, а также организаций и предприятий, действующими на основе единоначалия.
Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данной организацией, и является самым распространенным видом распорядительного документа.
Поручение — это распорядительный документ, обязывающий исполнить задание руководителя, касающегося в основном краткосрочных единичных вопросов деятельности организации.
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной:
1) констатирующая часть по существу является введением в существо вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано издание распорядительного документа. В ней могут излагаться
факты, события, дается их оценка.
Здесь может кратко излагаться содержание распорядительного документа вышестоящего органа, послужившее основанием для издания своего распорядительного документа;
2) распорядительная (постановляющая) часть несет основную на-
грузку в распорядительных документах. Здесь излагается суть документа, даются конкретные указания, что необходимо предпринять,
кому это поручается, назначается срок исполнения и определяются
ответственные за исполнение. Распорядительная часть может состо-
ять из отдельных пунктов, подпунктов, конкретизирующих смысл
указаний.
Образцы распорядительных документов даны в приложениях 5.2 и 5.3.
Информационно-справочные документы. Эта группа документов создается как непосредственно в организациях и предприятиях, так и поступает в них извне. Она содержит информацию для установления юридических фактов о складывающейся обстановке в хозяйстве, о положении дел с решением определенных вопросов, о состоянии рынка и конкурентной среды и т.п.
Организационно-справочные документы в отличие от организационно-распорядительных документов не обязывают производить какие-либо действия, они призваны уяснять и оценивать фактическое положение дел и побуждать к принятию определенных решений либо принимать поступившую информацию к сведению.
К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы, факсограммы, иные сообщения, сводки, обзоры и др.
Справки — это документы, описывающие и подтверждающие какие-либо факты и события.
Существует два вида справок — внутрислужебные и выдаваемые на сторону заинтересованным организациям и гражданам.
Первые составляются не на бланке и подписываются исполнителем, вторые оформляются на бланке с печатью и подписываются руководителем организации.
Докладная записка — документ, адресуемый руководству своей или вышестоящей организации.
В ней докладывается о сложившейся ситуации, состоявшемся факте, о выполнении работ и пр. Затем высказываются соответствующие предложения.
Служебные записки составляются как по указанию руководства, так и по собственной инициативе.
Объяснительная записка — это документ либо поясняющий содержание основного документа, либо объясняющий сущность и причины совершения какого-либо поступка.
В первом случае такой документ оформляется на бланке и подписывается уполномоченным на то должностным лицом; во втором случае — на чистом листе бумаги с подписью составителя.
Текст объяснительной записки должен быть доступным для понимания, убедительным и доказательным.
Акт — документ, составленный уполномоченными лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие (приложение 5.4).
Акт обычно составляется комиссией постоянного состава либо назначаемой распорядительным документом для конкретного случая. В состав комиссии входят несколько человек, в том числе председатель и члены комиссии.
Однако акт правомочен к составлению и отдельным лицом, представляющим надзорный орган (пожарная, санитарно-эпидемиологическая служба, административная инспекция и др.).
Сводка — подбор справочных документов, содержащих информацию по определенному вопросу или соответствующей тематике (например, сводка писем и предложений, сводка показателей, сводка происшествий и др.).
Обзор — систематизированная информация о состоянии дел, научных разработках, специальной литературе и т.п.
Контрольные вопросы
1. Сформулируйте понятие «документирование управленческой деятельности» и раскройте сущность процесса документационного обеспечения управления.
2. Что такое документ, его предназначение и предъявляемые к нему
требования?
3.Изложите порядок регулирования создания, согласования и подписания управленческих документов.
4.Какова сущность унификации и стандартизации документов?
5.Назовите правила оформления управленческих документов. Что такое формуляр-образец организационно-распорядительной документации?
6.Расскажите о видах бланков служебной документации и их оформлении.
7.Перечислите реквизиты управленческих документов и раскройте смысл каждого из них.
8.Что такое роль и виды основных групп управленческих документов?
9.Каковы состав, предназначение и оформление распорядительных документов?
10. В чем заключаются особенности составления текста распорядительных документов?
11.Дайте характеристику информационно-справочной документации, перечислите документы, входящие в эту группу, и раскройте их содержание и оформление.
Глава 6
Дата добавления: 2015-12-07; просмотров: 334 | Нарушение авторских прав