Читайте также:
|
Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии, учреждении должна составляться номенклатура дел.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, учреждения, кроме технической документации и печатных изданий.
При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащихся в:
8. государственной системе документационного обеспечения управления;
9. основных правил работы ведомственных архивов;
10. перечней документов с указанием сроков хранения.
Номенклатура дел предприятия, учреждения разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты:
- наименование предприятия,
- наименование вида документа,
- дату,
- индекс,
- место составления,
- гриф утверждения,
- заголовок к тексту,
- текст,
- подпись,
- гриф согласования (одобрения).
Форма номенклатуры дел предприятия (пример)
Концерн "Дубки" УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Генеральный директор
25.12.2005 №7 Концерна «Дубки»
на 2006 г. подпись И.В.Аронов
25.12.2005
| Индекс | Заголовок дела (тома) | Кол-во дел | Срокхран., ст. по перечню | Примечание |
| 1-1 1-2 1-3 1-4 1-5 1-6 1-7 1-8 1-9 1-10 1-11 1-12 1-13 1-14 1-15 1-16 1-17 | 1. Секретариат Устав предприятия Положение о секретариате Протоколы заседаний Совета директоров Протоколы собраний коллектива предприятия Должностные инструкции работников секретариата Приказы руководства по основной деятельности Распоряжения по оперативным вопросам Нормативные акты по профилю деятельности организации Документы проверок организации финансовыми, налоговыми и др. органами Годовые планы организации Годовые отчеты организации Служебные (докладные) записки, направляемые руководству организации Переписка с внешними организациями (исх.) Переписка с внешними организациями (вх.) Журнал, регистрации корреспонденции Инструкция по делопроизводству организации Дело фонда (номенклатура дел, описи документов, сданных в архив, акты об уничтожении документов) | пост. ст. 13 пост. ст. 16 пост. ст. 5а пост. ст. 5д пост. ст. 35а пост. ст. 6а 5 лет ст. 6в 3 года после замены новыми ст. 106 пост. ст. 48 пост. ст. 88 пост. ст. 114а 1 год ст. 408 3 года ст. 62 3 года ст. 62 3 года ст. 726 пост. ст. 10а пост. ст. 73 | ||
| 2-1 2-2 | 2. Производственный отдел Протоколы оперативных, диспетчерских совещаний (вып. месячных планов, охрана труда и т. п.) …… | 5 летст.315 |
Референт подпись К.Ф. Кладова
Зав. архивом подпись Л.В. Марков
Итоговая запись о количестве дел, заведенных в 2005 г.
Всего: 39 (Тридцать девять) дел
Референт подпись К.Ф. Кладова
Зав. архивом подпись Л.В. Марков
В графе 1 указывается делопроизводительный индекс дела, который должен включать:
- индекс структурного подразделения по классификатору подразделений или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);
- порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления деятельности.
В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел.
Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел.
Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности предприятия, учреждения.
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело.
В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно – распорядительную документацию, далее содержащие плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.
При составлении заголовков дел следует учитывать, что:
- заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;
- заголовок должен быть кратким, четко сформулированным.
Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.
Состав заголовка дела образуют следующие элементы:
- название вида (переписка, журналы и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы и т.д.);
- название предприятия или его структурное подразделение;
- адресат или корреспондент документа;
- краткое содержание документов дела;
- название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела.
Графа 3 «Количество дел» (томов) заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела и номер статьи со ссылкой на перечни номенклатуры дел.
В графе 5 проставляются отметки:
- о незавершении дел;
- о переходящих делах;
- об уничтожении дел;
- о месте хранения подлинников.
Здесь же даются названия перечней, из которых взяты сроки хранения документов.
При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течении календарного года на предприятии.
По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения.
Дата добавления: 2015-12-07; просмотров: 223 | Нарушение авторских прав